Асқаров Нұрлан Əуезханұлы Нəлібаев Жəнібек Бəкірұлы Белғара Біржан Байғараұлы

 
11
1-
ТАРАУ
 
Іс  қағаздарын  жүргізу  тарихы  жəне 
жіктемесі 
 
 
1.1. Құжат ұғымы жəне функциясы 
 
Адам  баласының  жазуды  меңгергеннен  кейінгі  ісінің  басы  құжат 
жасау  болған.  Бұған  адамзат  тарихында  затты-нақты  айғақтар 
жеткілікті.  Түрлі  болжамдар  мен  салмақты  ғылыми  ізденістер 
нəтижесінде  жарық  көрген  сүбелі  дүниелер  де  көп.  Оның  барлығына 
тоқталып  жатуды  былай  қойғанда,  атауларын  тізіп  шығудың  өзі  мол 
көлемді  талап  етеді.  Сондықтан  біз  бұл  жерде  тақырыпқа  қатысты 
негізгі  мəселелерді  қысқаша  тұжырымдап  берумен  шектелгенді  жөн 
көріп  отырмыз.  Сонымен,  іс  қағаздарын  жүргізудің  басты  өзегі  құжат 
дегеніміз не? 
Құжат  деп  қандай  да  бір  зат  туралы  ақпаратты  тіркеуге,  беруге 
жəне сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, 
құжат  –  ақпараты  бар  материалдық  тасымалдаушы.  Мұндай 
тасымалдаушы  ретінде  қағаз,  компьютер  дискісі,  фото  жəне 
кинопленка жəне т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты əкімшілік (басқару) 
ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.  
Фабрика  өнім  шығаратыны  секілді,  əкімшілік  басқармалары  құжат 
шығарады. Мұның айырмасы фабрика үшін өнім шығару оның мақсаты 
болса,  əкімшілік  басқарудың  мақсаты  басқару  қызметі  болып 
табылады. Оны іске асыру үшін ол құжатпен ресімделуі керек. 
«Құжат»  ұғымы  білімнің  көптеген  саласында  қолданылып,  тұтас 
бір  ғылыми  пəндер  қатарындағы  зерттеу  объектісі  болып  табылады. 
Бұл  ғылымдардың  əрқайсысы  құжатқа  анықтама  беруде  қандай 
өлшемдер  (құжаттың  мəні,  нысаны,  ақпаратты  жазу  мен  дыбыстап 
бейнелеу тəсілі т.б.) негіздеме ретінде алынғанына қарай өз тəсілдерін  
ұсынады. 
Құжат  ұғымына  берілген  анықтамаларды  көктей  шолғанда, 
зерттеу  нысанасы  мен  міндеттеріне  қарай  айырмашылықтардың  да 
бар екендігін байқаймыз. Құжат ұғымын деректану саласы кең ауқымда 
түсіндіреді.  Ол  бойынша,  құжат  –  объективті  өмір  шындығы  мен 
адамның ой қызметіне қатысты ақпараттарды арнайы материалға кез 
келген  тілде,  кез келген  тəсілмен  бекіту  құралы.  Деректануда  құжат  –
арнайы ақпарат жеткізуге арналған объект. 
Бұл  ретте,  біз  құжаттың  пайда  болу  тарихы  мен  эволюциясына 
көз жүгіртіп көрейік. «Құжат» ұғымы өзінің даму жолында айтарлықтай 
өзгерістерге  ұшыраған.  Латын  сөзі  doceo  алғашында  «үйретемін», 

 
12
«хабарлаймын»  деген  мағынаны  берген.  Кейіннен  туындаған,  сөздің 
тар  мағынасында  алатын  болсақ  «айғақ,  дəлел»,  «куəлік»  мағынасын 
беретін documentum түрі ғылыми жəне практикалық қызмет саласының 
көпшілігінде ұзақ уақыт пайдалануда тұрақтап қалған. 
Орыс  тілінде  «документ»,  яғни  «құжат»  ұғымы  17-  ғасырда  пайда 
болды.  І  Петр  оны  «письменное  свидетельство»,  демек,  «жазбаша 
куəлік»  ретінде  аударып,  сол  арқылы  құжаттың  құқықтық  мəнін 
белгіледі. «Хаттамаларға қол қою туралы» деген Жарлық шығарған. 
ХІХ  ғасырда  құжаттың  басқару  ісіндегі  мəніне  деген  жаңа 
көзқарас  пайда  болды.  Нысан  бойынша  белгіленіп,  басқару  процесін 
жүргізуге арналған ақпарат құжат деп саналды. 
Төңкеріске  дейінгі  Қазақстан  жағдайына  келетін  болсақ,  XIX 
ғасырдың  алғашқы  жартысында  Бөкей  хандығында  іс  қағаздарын 
жүргізетін  кеңсе  болғандығы  мəлім.  Жəңгір  хан  ұйымдастырған  бұл 
арнайы  кеңсе  екі  бөлімшеден  тұратын.  Біріншісі  ханның  өз  қол 
астындағы  сұлтандармен,  екіншісі  –  ресейлік  шенеуніктермен 
қызметтік  байланыстарын  түркі-шағатай  жəне  орыс  тілдерінде 
əзірленетін іс қағаздары арқылы жүргізіп отырды.  
Құқықтық күшке ие жазбаша дереккөз тұрғысындағы құжат ұғымы 
ХХ  ғасырда  да  сақталған.  Мəселен,  С.И.  Ожеговтың  Орыс  тілі 
сөздігінде «құжат» ұғымына үш түрлі мəнде түсінік беріледі: 1. Қандай 
да  бір  фактіні  немесе  бір  нəрсеге  қатысты  құқықты  растайтын  іс 
қағазы.  2.  Ұсынушы  тұлғаны  ресми  куəландыратын  нəрсе  (төлқұжат 
жəне т.с.с.). 3. Жазбаша куəлік. 
Шетелдік  сөздердің  түсіндірме  сөздігінде  аздаған  өзгешеліктер 
болғанымен,  жалпы  мағынасы  жоғарыдағы  анықтамаларға  келіп 
саяды:  1.  Жазбаша  куəлік,  айғақ  –  мысалы,  оның  тарихи  құжаттық 
сипаты бар. 2. за . заң жүзінде белгіленген тəртіппен жасалып, заңды 
фактіні  куəландыратын  (туу,  некеге  тұру)  немесе  қандай  да  бір  іске 
құқық  беретін  (диплом,  өсиет)  акт,  сөздің  кең  мағынасында  –  заңды 
күші  бар  немесе  қызметтік  сипаттағы  кез  келген  жазбаша  акт.  3. 
Төлқұжат, жеке куəлік. 
«Мұрағат  терминдерінің  қысқаша  сөздігінде»  «құжатқа»  берілген 
анықтама бойынша: «Құжат – шын мəніндегі объективті жəне адамның 
ой  қызметі  барысындағы  фактілерді,  оқиғаларды,  нысаналарды, 
құбылыстарды жазу, кескіндеу, суретін салу, фотоға түсіру, дыбыстап 
жазу  немесе  басқа  тəсілмен  арнайы  материал  (папирус,  пергамент, 
қағаз, фото үлдір жəне т.б.) арқылы көрсетудің нəтижесі». 
Мұнда  «құжатты»  сипаттау  объектісі  ретінде,  сондай-ақ  оны 
жеткізуші негіздердің кейбір түрлерін ашып көрсетуге деген талпыныс 
айқын байқалады. 
Л.П. Крысинаның шет тілдерден енген сөздер түсіндірме сөздігінде 
қарастырылып  отырған  ұғымға  қандай  анықтама  берілетінін  келтіре 
кетейік: «Құжат. – 1. Қандай да бір фактіні немесе бір нəрсеге қатысты 
құқықты  растайтын  іс  қағазы.  2.  Ұсынушы  тұлғаны  ресми 

 
13
куəландыратын  нəрсе  (төлқұжат  жəне  т.с.с.).  3.  Қандай  да  бір 
жағдайды жазбаша куəландыру. 
Ақпарат бекітілетін «негіз» («носитель») ұғымы ғылыми айналымға 
алғаш 
рет 
социалистік 
елдердің 
қазіргі 
заманғы 
мұрағат 
терминологиясы  сөздігі  арқылы  енгізілді.  «Құжат»  ұғымы  мынадай 
сипатта  берілді:  «Құжат  –  жазу,  кескіндеу,  фотоға  түсіру,  дыбыс 
жазбалары  немесе  өзге  де  тəсілдер  арқылы  объективті  шындыққа 
қатысты нəрселер жайлы  жəне адамның ой қызметі туралы ақпаратты 
бекіту нəтижесі».   
«Құжат»  ұғымы  сөздіктермен  қатар  мемлекеттік  стандарттарда  да 
беки  бастады.  16487-70  Мемлекеттік  стандартында  «құжат»  «арнайы 
материалда  адамның  шын  мəніндегі  объективті  жəне  ой  қызметі 
барысындағы  құбылыстар,  фактілер  туралы  ақпараттарын  түрлі 
тəсілдермен бекіту құралы» ретінде көрсетіледі. Бұл ұғымда ақпаратты 
бекітудің  тəсілдері  мен  материалы,  құжаттың  міндетті  түрде 
сəйкестендірілуі секілді жаңа белгілері назарға алынған.  
16487-83  Мемлекеттік  стандарты  бұл  терминнің  семантикалық 
мəнін  ашып,  оны  толықтыра  түсті.  Мұнда  «құжаттың»  материалдық 
негізі  ондағы  ақпараттан  бөлек  алынып  қарастырылады:  «Құжат  – 
уақыт  пен  кеңістікке  тапсыру  үшін  адам  қолымен  жасалған  тəсілдер 
арқылы бекітілген ақпараты бар материалдық объект». 
Құжат анықтамасының даму барысын талдай отырып, бұл терминді 
түсіндірудің  негізгі  үш  тəсілін  бөліп  атауға  болады.  Біріншіден,  құжат 
қандай  да  бір  материалдық  объект  болып  табылады,  екіншіден,  жай 
ғана  материалдық  объекті  емес,  сонымен  қатар,  ақпарат  жеткізгіш, 
үшіншіден, əрі  ол құжатталған ақпарат (яғни, қайта өңдеу жəне сақтау 
мақсатында  материалдық  негізге  бекітілген  қандай  да  бір  əлеуметттік 
ақпарат.  Басқаша  айтқанда,  биологиялық  ақпараттың,  жанды  жəне 
жансыз табиғат ақпараттарының адам ойы жететін деңгейде жазылған 
немесе  осы  деңгейде  өңделген  түрлері  мен  формалары)  болып 
табылады. 
Осылайша,  құжаттану  тұрғысынан  алғанда  құжат  дегеніміз  мəтін, 
дыбыс  жазу  мен  бейнелеу  түріндегі  ақпарат  енгізілген  материалдық 
объект болып саналады.  
Соңғы  кезде  құжат  анықтамасының  мағыналық  жүгі  ауырлап, 
материалдық 
құрамнан 
ақпараттық 
құрамға 
ауысып 
келеді. 
«Құжатталған  ақпарат»  ұғымының  өмірге  келуі  ақпарат  (мəлімет)  пен 
материалдық  негіз  (рəміздер,  белгілер,  əріптер,  толқындар  т.б. 
түрінде)  ұғымдарының  екіжақтылық  сипатына  негізделген.  Құжаттау 
нəтижесінде мəліметтердің өзіндік сипатта материалдану жəне заттану 
процесі жүреді. Ақпарат негізге бекітіледі немесе оған тіпті «байланып 
қойылады»,  сол  арқылы  ақпарат  өз  жасаушысынан  жекеленеді. 
Осылайша,  құжат  екі  қосындының  тұтастығы  деп  қабылданбақ.  Рас, 
ұзақ  жылдар  бойына  бұл  бірліктегі  басты  орынды  ақпарат  жеткізуші 
негіз иеленіп келген-ді.  

 
14
М.В.  Ларин  «Управление  документацией  в  организациях» 
(Ұйымдарда  құжаттаманы  басқару)  атты  еңбегінде  құжатты  мынадай 
үш  басты  компонент  құрайтынын  атап  көрсетеді:  ақпарат,  негіз 
(материал  жеткізгіш)  жəне  ақпараттың  сəйкестендірілу  мүмкіндігі. 
Ақпарат  негізіндегі  сəйкестендірілу  мүмкіндігі  құжатты  басқа  ақпарат 
негіздерінен түпкілікті түрде ерекшелендіреді.  
Қазақстан Республикасында «құжат» ұғымының ресми түсіндірмесі 
ҚР  Экономика  жəне  сауда  министрлігі  Стандарттау,  метрология  жəне 
сертификаттау жөніндегі комитеттің 2001 жылғы 14 мамырдағы № 140 
бұйрығымен  бекітіліп,  күшіне  енгізілген  1037-2001  ҚР  СТ-да  былай 
баяндалады:  «Құжат  (құжатталған  ақпарат)  –  сəйкестендіру  мүмкіндігі 
бар  материалдық  жеткізгіште  тіркелген  ақпарат».  Қазіргі  заманғы 
отандық құжаттану ісі дəл осы анықтамаға сүйенеді.  
«Құжат» стандартталған термин, яғни бұл осы ұғымды айқындауға 
арналған  жалғыз  термин  болып  табылады.  «Құжатталған  ақпарат» 
термині  синоним-термин  рөлін  атқарады.  Аталмыш  стандартта  ол 
деректер анықтамалығы тұрғысында келтірілген. 
Сонымен  қатар,  осы  стандартпен  белгіленген  барлық  терминдер 
заңды  тұлғалар  қызметінде  түзілетін  құжаттама  түрінің  бəрінде, 
сондай-ақ ғылыми-əдістемелік, нормативтік-əдістемелік, іс қағаздарын 
жүргізу  жəне  мұрағат  ісі  жөніндегі  анықтамалық  пен  оқулық 
əдебиеттерде 
міндетті 
түрде 
қолданылуы 
қажет. 
Қазақстан 
Республикасындағы  «құжат»  терминіне  берілген  ресми  түсіндірме 
Ресей Федерациясы мемлекеттік стандарты бекіткен (МемСТ Р 51141-
98)  анықтамаға  қарағанда  өзгешелеу.  Толықтай  беріп,  салыстырып 
көрелік: «құжатталған ақпарат (құжат) – материал жеткізгішке тіркелген 
сəйкестендіруге мүмкіндік беретін деректемелері бар ақпарат».  
Анықтамадан  көріп  отырғанымыздай,  Қазақстанда  қабылданған 
түсіндірмеден  айырмашылығы,  ресейлік  анықтамада  құжаттың 
деректемелері ескеріледі. Бұл материал жеткізгішке тіркелген ақпарат 
анықтамасында айқындаушы орында тұр. 
Өнеркəсіптік,  ақпараттық  технологиялардың  қарқынды  дамуы 
дəстүрлі  құжаттау  тұрғысынан  алғанда  жаңа,  тек  өзіне  ғана  тəн 
ерекшеліктері  бар,  өзгеше  электронды  құжат  түрінің  түзілуіне  алып 
келді.  
Кеңселік  қызмет  барысында  құжат  еңбек  құралы  ретінде  де  əрі 
жұмыс  нəтижесі  ретінде  де  көрінеді.  Осыған  сəйкес  ұйымның 
тиімділікпен  қызмет  етуі  құжат  бойынша  жұмыс  жүргізу  ісін  дұрыс 
ұйымдастыруға тікелей байланысты.  
Құжат  функцияларын  жалпы  жəне  арнайы  функциялар  деп  екі 
салаға бөлуге болады. Жалпы функциялар құжаттардың бəріне ортақ. 
Ал  арнайы  функциялар  –  құжаттардың  тек  шектеулі  топтарына  ғана 
тəн. 
Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады: 

 
15
1)  əлеуметтік  –  құжат  əлеуметтік  мəнге  ие  объект  болып 
табылады,  өйткені  ол  əлеуметтік  қажеттіліктен  туындаған  əрі  сол 
əлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады; 
2) а паратты  – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау жəне тарату 
құралы ретінде қызмет етеді; 
3)  арым- атынасты   –  құжат  қоғамдық  құрылымдар  мен  жеке 
адамдар  арасында  байланыс  құралы  ретінде  жүреді,  ол  жай 
хабарландырып  қана  қоймайды,  сонымен  бірге  қоғамдық  сананы 
шоғырландырып,  бірыңғай  пікір  қалыптастыруға,  ұжымдық  реакция 
туғызуға,  бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді; 
4)  мəдени  –  құжат  əлеумет  тəжірибесі  мен  мəдени  дəстүрлерді 
бекіту жəне оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді; 
 Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады: 
1)  + ы ты  – құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық 
қарым-қатынастарды бекіту жəне өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. 
Хабарланып  отырған  мəліметтерге,  оқиғаларға  баға  беру  арқылы 
құжат  құқықтық  сананың  қалыптасуына,  мінез-құлықтың  əлеумет 
тарапынан  қолдау  тапқан  үлгілерін  əзірлеуге,  моральдық-этикалық 
нормаларды игеруге ықпал етеді; 
2)  дəрістік  –  құжат  жинақталған  əлеуметтік  тəжірибелерді  ой 
елегінен  өткізе  отырып,  бұл  жөніндегі  білім  қазынасын  ұрпақтан 
ұрпаққа  жеткізуге  көмек  береді,  тұлғаның  қалыптасу  процесіне 
қатысады; 
3)  танымды   –  құжат  ой  елегінен  өткізіліп  жазылған  мəтін 
негізінде  шындықтың  неғұрлым  ауқымды,  абстрактылы,  теориялық 
үлгісін жасауға мүмкіндік береді.  
4)  бас арушылы   –  құжат  басқару  құралы  болып  табылады, 
қоғам  мүшелерінің  ұжымдық  қызметін  мейлінше  тиімді  ұйымдастыру 
мақсатына сəйкес жоспарлау, үйлестіру жəне реттеу ісіне көмектеседі; 
5)  мемориальды   –  құжат  қоғамның,  ондағы  жекелеген 
құрылымдардың  дамуы  туралы  жəне  дербес  тұлғалар  жайлы  тарихи 
дерек көзі ретінде көрінеді; 
6) есептік – құжат өндірістік жəне шаруашылық қызметтің барлық 
кезеңдерінде  атқарылған  жұмыс  процестерін  сүзгіден  өткізіп 
отыратындықтан,  оның  нəтижелерін  есептеп    шығаруға  мүмкіндік 
береді. 
7)  эстетикалы   –  құжат  өзінің  материалдық  негізі  құрамына 
болмысты образды-көркем игеру нəтижелерін түсіру арқылы жинақтап 
қорытылған эстетикалық тəжірибелерді сақтайды жəне таратады; 
8) 

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: