Документальное оформление движения основных средств

- акт приемки – передачи объекта основных средств (ф. № ОС-1);

- акт приемки - сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизованных объектов основных средств (ф. № ОС-3);

- накладная на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. № ОС-2);

- акт на списание объекта основных средств (ф. № ОС-4);

- акт на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4а);

- инвентарные карточки учета основных средств (ф. № ОС-6);

- инвентарная книга учета основных средств (ф. № ОС-6б);

- описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-10);

- карточка учета движения основных средств (ф. № ОС-12) и другие документы по мере необходимости.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт приемки – передачи объекта основных средств (ф. № ОС-1) на каждый объект в отдельности. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

После оформления акт приемки – передачи основных средств передают в бухгалтерию предприятия. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и другие документы).

На основании акта бухгалтерия открывает инвентарную карточку, после чего техническую документацию передают в технический или другой отделы предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах – для передающей и принимающей основные средства организации.

Приемку законченных работ по достройке и дооборудованию объекта, производимых в порядке капитальных вложений, оформляют актом приемки - сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизованных объектов основных средств (ф. № ОС-3).

Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. № ОС-2).

Операции по ликвидации всех основных средств, кроме автотранспортных, оформляют актом на списание объекта основных средств (ф. № ОС-4), а списание грузового или легкового автомобиля, прицепа или полуприцепа – актом на списание автотранспортных средств (ф. № ОС-4а).

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями и принадлежностями, выполняющими одну функцию.

Например, по отдельным классификационным группам основных средств инвентарным объектом считаются:

- по зданиям – каждое отдельное стоящее здание с его внутренними устройствами (система отопления, водо-, газопровод, канализация) и надворные постройки (сарай, забор и дт.);

- по сооружениям – каждое обособленное сооружение с устройствами, составляющими с ним органическое целое (мост вместе с опорами, фермами, подъездами и подходами к нему);

- по передаточным устройствам – каждое самостоятельное устройство, не являющееся составной частью здания или сооружения;

- по силовым машинам и оборудованию – каждая силовая машина с фундаментом и всеми приспособлениями к ней и принадлежностями, приборами и индивидуальным ограждением;

- по рабочим машинам и производственному оборудованию – каждый станок или аппарат, включая входящие в его состав приспособления, принадлежности и приборы, ограждение, а также фундамент, на котором смонтирован инвентарный объект;

- по транспортным средствам – каждый объект транспортных средств с включением относящихся к нему приспособлений и принадлежностей (автомобиль грузовой, включая запасные колеса с камерой и покрышкой и комплекс инструментов).

Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время его нахождения в эксплуатации, запасе или консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств.

Инвентарные номера выбывших объектов могут присваиваться другим, вновь поступившим основным средствам не ранее, чем через 5 лет после выбытия.

Арендуемые основные средства значатся у арендатора под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки учета основных средств (ф. № ОС-6). Оборотная сторона инвентарной карточки предназначена для краткой индивидуальной характеристики объекта. Составляется в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре.

В организациях, имеющих небольшое количество основных средств, пообъектный учет может быть организован в инвентарной книге учета основных средств (ф. №ОС- 6б).

Инвентарные карточки (книги) заполняют на основании первичных документов (актов приемки – передачи основных средств, технических паспортов и дт.), которые передают затем под расписку в соответствующий отдел предприятия.

С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек их регистрируют в описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС- 10), с указанием в них номера карточки, инвентарного номера объекта и его названия. Организации, учитывающие основные средства в инвентарной книге, описи не составляют.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, построенную по видам основных средств.

На основе инвентарной картотеки на каждый вид основных средств открывают карточку учета движения основных средств (ф. № ОС – 12). В карточке за каждый месяц указывают наличие основных средств на начало месяца, поступление и выбытие основных средств, сумму начисленной амортизации и затраты на капитальный ремонт. По их данным составляют оборотную ведомость движения основных средств, итоги которой, сверенные с итогами Главной книги, служат основанием для составления отчетности о наличии и движении основных средств.

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию, ведут на счете 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости. Счет активный, сальдовый, инвентарный.

Сальдо дебетовое – отражает сумму первоначальной стоимости действующих и находящихся в запасе и на консервации собственных основных средств предприятия.

Оборот по дебету – отражает поступление, оборот по кредиту – выбытие объектов по разным причинам.

К синтетическому счету 01 могут быть открыты 2 субсчета:

01 – 1 – Собственные основные средства,

01 – 2 – Арендованные основные средства.

Все затраты, связанные с поступлением основных средств, относят вначале в дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», а при принятии к учету объекта затраты со счета 08 списывают на счет 01 «Основные средства» по первоначальной стоимости.

Синтетический учет по счету 01 ведут в журнале – ордере №13 по кредиту счета 01 на основании актов на списание объекта основных средств (ф.ОС- 4) и актов приемки–передачи основных средств (ф.ОС – 1).[5, c.119].

Рассмотрим как отражаются операции по основным средствам в бухгалтерском учете на предприятии.

ТОО «SHYMTRANSKZ» приобрела агрегат. В счет – фактуре поставщика указано: Отпускная цена – 70000 тнг.

НДС - 12600 тнг.

Расходы по доставке и установке составили – 5000 тнг.

При выбытии основного средства в результате недостач недостача списывается на материально ответственное лицо по рыночной цене, убытки списываются на финансовый результат.