ШЫҒыс қазақстан облысындағы мұРАҒат істері дамуының негізгі көрсеткіштерінің 2011 жылдың 1 тоқсанында орындалуы туралы есеп шығыс Қазақстан облысының мұрағат мекемелерінің есеп беру кезеңіндегі қызметі «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар

2011 жылғы 20 қаңтарда ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының облыстық мәжілісін өткізді, мұнда 2010 жылы атқарылған жұмыстар қорытындысы шығарылды және 2011 жылға арналған міндеттер белгіленді. Сондай-ақ, облыстың мемлекеттік мұрағаттарында да 2010 жылы атқарылған жұмыстар қорытындысы және 2011 жылға арналған міндеттер жөнінде мұрағаттар қызметкерлерінің жалпы жиналысы өткізілді.

Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырмасын орындауға орай ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы «Болашақтың іргесін бірге қалаймыз» атты Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығын іске асыру жөніндегі іс-шаралар жоспарын, Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 20 жылдығын мерекелеу бойынша іс-шаралар дайындау мен өткізу жоспарын, Сыбайлас жемқорлық көріністерінің алдын алу жөніндегі іс-шаралар жоспарын дайындады және іске асыруда.

Сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес жөніндегі өңірлік бағдарламаны іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимылдар жөнінде бірқатар шаралар өткізді: лауазымды тұлғалардың заңсыз іс-әрекеттеріне арналған азаматтар үндеулері үшін жәшіктер орналастырылды, жәшіктерді ашуға жауаптылар тағайындалды. Басқарманың «ШҚО мұрағат қызметі» веб-сайтында «Басқарманың сыбайлас жемқорлыққа қарсы қызметі» тарауы құрылды, мұнда сыбайлас жемқорлыққа қарсы сипаттағы материалдар тұрақты жарияланып тұрады.

«Электронды үкімет» мемлекеттік бағдарламасын орындау шеңберінде Шығыс Қазақстан облысында азаматтардың сұрақтарын, үндеулерін қабылдауды қамтамасыз ететін және оларды жауапты тұлғалар өңдейтін электронды қызмет – виртуалды қабылдау жұмыс істейді. 2011 жылдың 1 тоқсаны ішінде ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасына виртуалды қабылдау арқылы азаматтардың тұрғылықты жерін, еңбек өтілін жалақысын, мадақтамаларын және т.б. фактілерін растау туралы 84 үндеу келіп түсті.

«Болашақтың іргесін бірге қалаймыз» атты Қазақстан Республикасы Президентінің 2011 жылғы 28 қаңтардағы Қазақстан халқына Жолдауын түсіндіру іс-шаралары жоспарын іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында Жолдау ережелерін оқып, талдау ұйымдастырылды. ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы бастығы Жолдауды түсіндіру және насихаттау жөніндегі облыстық ведомствоаралық ақпарат-насихат топтарының басшысы ретінде Шығыс Қазақстан облысының Ұлан ауданының елді-мекендеріндегі тұрғындармен кездесулер өткізді.

Шығыс Қазақстан облысы әкімі сайтының және «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» web-сайтының құрылымдық рубрикаларын жаңарту үшін «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың 2011 жылға арналған негізгі бағыттары», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2010 жылы орындалуы туралы есеп», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2011 жылдың 1 тоқсанында орындалуы туралы есеп», облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының қатысуымен өткізілген облыстық мәжілістер туралы ақпараттар, облыстың мұрағат мекемелерінің мемлекеттік сатып алулар жөніндегі жылдық жоспары және т.б. ұсынылды.

Құжаттар жарияланымдары мен басылымдарының 2006-2010 жылдарға арналған жоспарының орындалуы туралы ақпарат, Экономикалық даму және сауда министрлігі қызметінде және сақтау мерзімдерінің сақталуымен оның жүйесі туралы ақпарат Ақпарат және мұрағаттар комитетіне жолданды.

Есеп беру кезеңінде 2011 жылға арналған жұмыстар жоспарын іске асыру мақсатында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласындағы облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды тігу, картондау, жаңғырту, бояуы өшіп бара жатқан мәтіндерді қайта қалпына келтіру, қағаз және пленкалы тасығыштардағы құжаттардың қолда бары мен табиғи жай-күйін тексеру, аса құнды құжаттарды анықтау және оларға пайдалану қорын құру жөніндегі жұмыстар жүргізілді, «Электронды мұрағатқа арналған құжаттарды сканерлеу жөніндегі жұмыс жалғасты. Сондай-ақ, облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік есепке алу жұмыстарын жүргізді: жаңаларын жасау, қолда бар қорлар парақтарын, карточкаларын, қорлар құрамы мен көлеміне өзгертулер енгізу туралы мәліметтерді жалғастыру жұмыстарын жүргізді. 2011 жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша мұрағат қорының паспорттары жасалды.

ҚР ҰМҚ құру саласында облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдауды, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуді, ұйымдарға, мекемелерге істер номенклатурасын, сараптама комиссиялары мен ведомстволық мұрағатттар туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланктерді әзірлеуге әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді. Мемлекеттік емес формадағы ұймдармен және мекемелермен бірлесіп іс-қимыл жасауға келісімшарттар жасалды және ұзартылды. Ұйымдарда іс жүргізу жөнінде семинарлар, дәрістер өткізілді.

Мемлекеттік мұрағаттарда және ұйымдарда – Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорларын толықтыру көздерінде сақталатын жеке құрам жөніндегі құжаттардың орналасқан жері туралы анықтамаларды жасау жөніндегі жұмыс жалғасуда. Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарын жинақтау көздері – ұйымдар, мекемелер, кәсіпорындар және әлеуетті жинақтау көздерінің тізімдері жасалды.

2011 жылдың 1 тоқсанында мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау саласында ШҚО ҚЗТО СТҒӘК және басқарманың сараптау-тексеру комиссиясының отырыстарында басқару құжаттамасының 5.289 сақтау бірлігі, жеке құрам бойынша 4.136 сақтау бірлігі, 406 сақтау бірлігінде жеке бастекті құжаттары, 159 ЕБҚ ісі, 11 сақтау бірлігінде киноқұжаттар, 320 сақтау бірлігінде фотоқұжаттар, 165 сақтау бірлігі болатын 17 бірлік бейнеқұжаттарға арналған тізбелер және оларға арналған ғылыми-анықтамалық аппарат бекітілді.

Облыста ақпараттық-іздеу жүйесін құру аясында облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттарын, жеке шығу тегі құжаттарын, бейне және фото құжаттарын, істер тізбесін қайта өңдеумен құжаттарды каталогтаумен айналысты.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары мақалалар дайындап оларды республикалық және өңірлік БАҚ басылымдарында жариялады.

Облыстың мұрағат мекемелері мемлекеттік және мемлекетік емес ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерін, ҚР ақпарат және мәдениет министрінің міндетін атқарушының 2009 жылғы 25 қыркүйектегі №128 бұйрығымен бекітілген, сақтау мерзімдерінің көрсетілуімен мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде қалыптасатын үлгі құжаттарының тізбесін, Ұлттық мұрағат қорларының құжаттарын жинақтауды, сақтауды, есепке алуды және пайдалануды ұйымдастыудың бірыңғай ережелерін енгізуге көңіл бөледі. Облыстың мұрағат мекемелері мекемелер мен ұйымдардың іс өндірісі қызметтерінің қызметкерлеріне арнап семинарлар ұйымдастырады, кеңестік-әдістемелік көмек көрсетеді.

Облыстың мұрағат мекемелері бюджет қаражатын, соның ішінде мемлекеттік сатып алуларға бөлінген қаражатты дер кезінде игерді. Мемлекеттік сатып алулар Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заңына сәйкес жүргізіледі. «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заң талаптары әрекетіне түсетін мұрағат мекемелеріндегі мемлекеттік сатып алулар электронды тәсілмен жүргізіледі.

Есеп беру кезеңінде ШҚО мемлекеттік мұрағаты «Шығыс Қазақстан облысының электронды мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенін дамыту бойынша мемлекеттік сатып алулар жөніндегі конкурстың үшінші кезеңін өткізді. Бұл мақсаттарға 20 млн. 500 мың еңге бөлінді және игерілді. Нәтижесінде облыстың мемлекеттік мұрағаты мынадай жабдықтарды: 12 компьютер, А4, А3 форматты 19 сканер, мультимедиялық проектор және экран, кәсіби бейнекамера, бағдарламалық қамтамасыз ету, вирусқа қарсы бағдарламалар сатып алды. «Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатының» ақпараттық сайты нәтижелі жұмыс істеуде және ақпаратпен тұрақты түрде толтырылып отырады, мұнда байланыстан, анықтамалық ақпараттан, облыстың мемлекеттік мұрағаты тарихынан басқа мәліметтердің көрсетілген базасы, анықтамалықтар, құжаттар жинақтары, кітапшалар, баяндамалар мәтіндері, сканерден өткен құжаттар да орналасқан, облыстың мемлекеттік мұрағаты, жеке шығу тегі қорлары қызметінің бағыттары бойынша қажетті барлық тараулар қарастырылған, Электронды қызметтер орталығының виртуалды қабылдауымен интеграция ұйымдастырылған.

Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат министрлігіне Элетронды ресурстар мен ақпараттық жүйелердің мемлекеттік регистрінде Интернет-ресурсты тіркеу туралы өтінім жолданды.

Облыстың ҚЗТО-да ғимараттың жер төлелік үй-жайында өрт сөндіру жүйесін монтаждау жүзеге асырылды, мұрағат қоймаларының жылу жүретін калориферлік жүйесін жөндеу жүргізілді. Ұлан, Глубокое, Бесқарағай аудандарының мемлекеттік мұрағаттары үй-жайларға ағымдағы жөндеу жүргізді.

Облыстың мұрағат мекемелері қорғау-өрт дабылы мен газды өрт сөндіргіш жүйесіне қызмет көрсетуге шарттар жасады. ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, ТЖ кезіндегі әрекет бойынша оқу және практикалық сабақ жүргізілді.

Есеп беру кезеңі ішінде облыстың мұрағат мекемелері құжаттардың табиғи жай-күйін жақсарту мақсатында 1.587 істе қағаз негізіндегі құжаттардың 10.511 беті қалпына келтірілді, 2.898 с.б. тігілді, 166 іс тізімдемелерімен тігілді, 160 істер тізімдемесінің мұқабасы хатталды.

Мұрағат мекемелері 7.873 сақтау бірлігін картондады, 1.086 қорап қолдан жасалды, 1,303 қорап қайта шифрленді, құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдау барысында 557 ескірген жапсырмалар ауыстырылды, 1,329 жаңа жапсырмалар, 2.174 бумалар жасалды. Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 7.731 бет қайта нөмірледі, 1.157 с.б. қайта картондалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 621 бет өшіп бара жатқан мәтінді, соның ішінде электронды нұсқасын қалпына келтірді.

Облыстың ҚЗТО Семей қалалық халық депутаттары кеңесінің ҚОО-на және оның атқарушы комитетіне, Жұмысшы, шаруа және қызыл армия депутаттары кеңесінің атқарушы кеңесінің Семей губерниялық бөліміне, «Балалар досы» Қазақ Орталық қоғамдығының Семей бөліміне 32 с.б. 4.217 скан-бейне көлемінде сақтандыру қорын құру жөніндегі жұмысты жалғастыруда.

Электронды түрде әрі қарай сақтау үшін мұрағатшы, жазушы, өлкетанушы С.Е. Черныхтың жеке қорынан 1962 аса құнды құжаттың скан бейнесі / 9 с.б. (921 Мб) сканерленді. Бұлар жеке құжаттар, хат алмасулар, фотосуреттер.

Құжаттарды сандық жүйемен жөндеу төмендегідей жабдықтармен жүргізілді: «Элар ПланСкан-А» сканері (формат А3-Ц), компьютер Intel 2 DUO CPU E 6550, 2,33 Ггц, жедел есте сақтау 1,5 Гб, жесткий диск 220 Гб.

Облыстық мемлекеттік мұрағатының «Электрондық мұрағатын» толықтыру үшін «Өскемен қалалық халық депутаттары және оның атқарушы комитеті» қорының құжаттары сканерленді, барлығы 94 с.б. сканерленді, 19.238 скан-бейне (13962 м.б.) жасалды. Барлық сканерленген құжаттар «Мұрағат тіркеушісі» деректер базасына енгізілді. Базаға барлығы 955 с.б., 90.746 скан-бейне (с.қ. АҚҚ) енгізілді. Сканерден өткеннен кейін 83 с.б. ерекшеленді және басылды.

2011 жылдың 1 тоқсаны ішінде «Мұрағат қоры» бағдарламалық кешеніне мәліметтерді енгізу жалғасуда, 1 нұсқа.

Риддер қаласының мемлекеттік мұрағаты көрмелер дайындау және безендендіру үшін, жұмысқа арналып оқу залында 31 құжат сканерледі және басып шығарды. Есеп беру кезеңінде 38 парақ көшірмесі жасалды (әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындаған кезде зерттеушілер оқу залына және т.б.)

2011 жылғы 1 тоқсан ішінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары құжатар мен істердің қолда бары мен табиғи жағдайын тексеруді жүргізді – 38.775 сақтау бірлігі тексерілді. Сондай-ақ бұрын 2010 жылы пайдаланылуда болған істер де – 17.251 сақтау бірлігі және 2991 сақтау бірліктің санитарлық-биологиялық жай-күйі таңдап тексерілді. Тексерулер қорытындысы бойынша актілер жасалды және құжатты есепке алу және оның табиғи жай-күйі карточкалары толтырылды. 55 қордың есепке алу құжаттарын салыстырмалы тексеру жүргізілді.

Сұраныстарды орындау, оқу залында жұмыс істеу, тізімдемелерді қайта өңдеу, ҒАА жетілдіру, АҚҚ анықтау үшін мұрағат қоймаларынан есепті кезеңде 85.604 с.б., 12.294 іс тізімдемелерімен берілді. Облыстық мемлекеттік мұрағат уақытша пайдалануға 72 іс берді.

Мемлекеттік мұрағаттар мұрағат қоймаларында оңтайлы орналастыру мақсатында 4.595 іс және 724 бума мен қораптардың орны ауыстырылды.

Өрт қауіпсіздігін қамтамасыз етудің перспективалық жоспарына және 2010 жылға өрт қауіпсіздігін қамтамасыз ету бойынша іс-шаралар жоспарына сәйкес өрттен қорғану дабылына қызмет көрсету үшін облыстық мемлекеттік мұрағат «Пождитекс» ЖШС-мен келісімшартқа отырды. Кадрлық өзгерістерге байланысты ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, қызметкерлерге нұсқаулар жүргізіледі, өрт қауіпсіздігі бұрыштары жаңаланды.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағкат қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алу.
2011 жылдың 1 тоқсанында облыстың мемлекеттік мұрағаттары 2010 жылы өткен құрамға және қорлар көлеміне өзгертулер енгізу туралы мәліметтерді, 2011 жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша мұрағат қорларының көлемін де жасады.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарында жаңадан 7 парақ қор жасалды, 39 парақ қор жалғастырылды, 10 қорға 35 карточка жасалды, есепке алу кітабына 39 қор енгізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Мұрағат қоры» бағдарламалық кешеніне 276 тізбе, 40.970 сақтау бірлігі, 6,5 Мб. Арналған ақпарат енгізілді.

2. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру. Ведомстволық мұрағаттарға ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасау және мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізуіндегі құжаттарды ұйымдастыру. Мемлекеттік емес заңды тұлғалардың және олардың бірлестіктерінің мұрағаттарымен жұмыс.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттамаларының 2.981 сақ.бір., жеке құрам құжаттарының 12.803 ісін, жеке бас сипаттағы құжаттарының 400 сақ.бірлігін, бейне құжаттардың 20 сақтау бірлігін, фотоқұжаттардың 256 сақтау бірлігін, киноқұжаттарының 11 сақтау бірлігін мемлекеттік сақтауға қабылдады.

Есеп беру кезеңінде 113 ұйым бойынша құжаттама басқармасы, ведомстволық мұрағаттар қызметтері қызметкерлеріне істер номенклатурасын, ведомстволық мұрағат және сараптама комиссиясы туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланкілерді, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуге әдістемелік, практикалық көмек көрсетілді.

2011 жылдың 1 тоқсаны ішінде облыстың мемлекеттік мекемелері 55 ұйымның істер номенклатурасын: оның 4-құпия іс жүргізу, 1 – «ҚБП» грифімен; ұйымдардың сараптама комиссиялары туралы ережелерді, іс жүргізу туралы нұсқаулықтарды, ШҚО мемлекеттік мұрағаттары – 77 нтд әзірлеуге көмек көрсетті және келісті.

19 ұйымның сараптама комиссиялары туралы ережелері жасалды және бекітілді, 2 ұйымның ведомстволық мұрағаты туралы ереже келісілді, 12 ұйымның ҰӨҚ бланкілері келісілді.

Мемлекеттік емес меншік түрлерінің 22 заңды тұлғаларымен іс жүргізу және мұрағат істері саласындағы өзара қарым-қатынас және ынтымақтастық жөнінде келісімшарттар жасалды және мерзімдері ұзартылды: («Гармония» отбасылық емхана, «Семей қаласының орталық қаралу емханасы» ЖМ, «Халықтық және дәстүрлі медицина орталығы» мекемесі), «Орман шаруашылығының қазақ ғылыми-зерттеу институты» ЖШС Алтай филиалы», «Бұқтырма су электр станциясы» АҚ. Облыстың мемлекеттік мұрағаттары мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың істер номенклатурасын, сараптама комиссиялары мен ведомстволық мұрағаттар туралы ережелерді әзірлеуге және жасауға, құжаттарды ғылыми-техниалық өңдеуді жүргізуге, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелерін, сақтау мерзімдерінің көрсетілуімен (Астана – 2009) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде қалыптасатын үлгілік құжаттар тізбесін, Бірыңғай ережелерді енгізуге, жауапты қызметкерлерге 26 кеңес берілді.

2011 жылдың 1 тоқсаны ішінде облыстың мұрағат мекемелері құжаттандыру және құжаттарды ведомстволық сақтау мәселелері жөнінде 4 семинар өткізді: ШҚО Мемлекеттік мұрағаты – «Құжаттамалық қамтамасыз ету. Құжаттарды ресімдеуге қазіргі заман талаптары» тақырыбында меншіктің барлық түрлеріндегі ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізу қызметкерлері үшін 1 семинар өткізілді. Семинар «Ғылыми-техникалық ақпараттардың ұлттық орталығы» АҚ 2 семинар өткізілді.

2011 жылдың 1 тоқсанында мемлекеттік мұрағаттар мен ұйымдарда – Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын толтыру (жинақтау) көздерінде жеке құрам бойынша орналасқан жері туралы анықтама жасау жұмысы жалғасуда.

Кәсіпорындардың, ұйымдардың қайта таратылуымен, банкротқа ұшырауымен байланысты қызметінде Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының ажырамас құрамдас бөлігі болып табылатын құжаттары бар жаңа мекемелер құрылуымен облыстың мемлекеттік мұрағаттарын жинақтау көздері – ұйымдар, мекемелер, кәсіпорындар (ШҚО ГА – 398 ұйым) және әлеуетті көздер (33 ұйм) тізімі қайта жасалды.

Ұйымдармен жұмысты есепке алу карточкаларына мәліметтерді енгізу жөніндегі жұмыс жүргізілуде, негізгі есепте болып табылатын ұйымдардың қадағалау істері тұрақты толықтырылып отырады.

2011 жылдың 1 тоқсанында төмендегідей іс-шаралардың 7 бейне түсірілімі түсірілді: И.В. Бердустың 105 жылдығына арналған «След на Иртышской земле»; облыстың мемлекеттік мұрағатында өндірістік сабақ; «Азиада алауы 2011 жылы Өскеменде», «Алтай буыны» әдеби бірлестігінің 90 жылдығына арналған салтанатты кеш; Скапборо Айзек Мак Кеан (АҚШ) – ШҚО ҚМ оқу залында зерттеушімен интервью алынды; қазақтың қара сөз шебері Роллан Сейсенбаевпен кездесу, «Жидебай» әдеби журналыңын тұсаукесері өткізілді.

ШҚО ҚЗТО ҰОС басталғанына 70 жыл және Шығыс Қазақстан облысынан құралған әскери дивизиялардың құрылғанына 70 жыл толуына арналған іс-шаралар жоспары жасалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Тұтынушылар қоғамының Шығыс Қазақстан облыстық одағы» қоры істерін қайта өңдеу тізімін жасау жөніндегі жұмыс жалғастырыады (600 сақтау бірлігі), жұмыс баысында істер құндылығына парақтай сараптама жүргізілді, істе атаулары түзетілді.

2011 жылдың 1 тоқсанында облыстың мемлекеттік мұрағаты жеке құрам жөніндегі істер тізбесін қалпына келтіру жөніндегі жұмысты бастады, «Горпромторг» № 6 шаруашылық кәсіпорын» 65 сақтау бірлігі және «Қазақстанкоммунистік партиясының Ұлан аудандық комитеті» қорының 120 сақтау бірлігі жазылды. «Геологиялық-барлау экспедициясы және «Лениногор геологы» АҚ» бірлескен қорларының 27 атауы қалпына келтірілді.

«Халық депутаттарының Өскемен қалалық кеңесі және оның атқарушы комитеті», «Семей атқарушы комитетінің құрылыс және сәулет істері бөлімі», «Лениногор қаласы әкімінің аппараты» қорлары құжаттарын каталогтауды жүргізу кезінде 481 сақтау бірлігі қарастырылды және 786 карточка жасалды. Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Өскемен қаласы әкімі» қорының құжаттарын – 22 сақтау бірлігі/464 карточка каталогтау жөніндегі жұмысты бастады.

Бейне құжаттар (28 карточка) және фотоқұжаттар (150 карточка) каталогы каталогталды және қосылды.

«Лениногорская правда», «Вечерка», «ЛЗ-Сегодня» газеттерін тақырыптық әзірлеу нәтижесінде 30 карточка жасалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында НСА жай-күйі және есепке алу картотекасымен жұмыс жүргізілді – 95 қорға 536 карточка жасалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Әкімшілік-аумақтық бөлініс» мәліметтер базасымен жұмысты аяқтады (826 позиция), «Есімдер каталогы» мәліметтер базасына 2250 позиция, «Естелік кітабына» - 1200 позиция енгізілді.

ШҚО ҚЗТО ғылыми-насихат қызметі жоспарына сәйкес қосымша басылымы 2011 жылдың 2 тоқсанына жоспарланып отырған «Полигон» кітапшасына құжаттар іріктеу жүргізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары есеп беру кезеңінде облыстық, қалалық және аудандық газеттерде төмендегідей 17 мақала дайындады және жариялады: Қазақстан Республикасы Президентін сайлау алдында Н.Ә. Назарбаев туралы «Феномен – лидер», журналист, өлкетанушы, КСРО журналистер Одағының мүшесі П.А.Иевлевтың туғанына 105 жыл толуына орай «Такой знакомый и незнакомый Павел Алтайский», ҰОС Жеңісі күнінің 66 жылдығын тойлауға байланысты «Вся её жизнь посвящена людям…», «Он прошёл всю войну без ранений», «Память о Героях продолжает жить в сердцах родных и близких» мақалалары жарық көрді. ШҚО Аягөз ауданында орналасқан Қозы-Көрпеш Баян сұлу аңызының мавзолейі туралы сыр шертетін «Махаббат ескерткіші» мақаласы «Қазақстан мұрағаттары» журналына жолданды.

Есеп беру кезеңінде «Записки Казахского географического общества» журналында «Хахлову А.С. – 165 лет», «История энергетики ВКО в лицах – М.Ф.Кейлин, И.В.Бердус» мақалалары; «Чистяковские чтения» жинағында - «Документы о Г.Д.Чистякове в фондах ГА ВКО» және «Переписка Ф.М.Карбышева с М.И.Чистяковым» мақалалары жарияланды.

ЖТҚО оқу залында абайтанушы-ғалым, Қазақ КСР-нің алғашқы әнұранының авторы, профессор, Қазақ КСР мен КСРО-ның үздік ағартушысы, Абай халықаралық академиясының (Лондон) алтын медаль иегері, КСРО жазушылар Одағының мүшесі, «Алаш» халықаралық әдеби сыйлығының бірінші медалі иегері, Қазақстан жазушылар Одағының Абай халықаралық сыйлығының бірінші лауреаты Қайым Мұхамедхановтың 95 жылдығына арналған кеш-портрет өтті. Кешке Қ. Мұхамедхановтың балалары, ЖОО мен мектептер оқытушылары, қалалық газет журналистері шақырылды. Іс-шара барысында Қайым Мұхамедханов туралы фотоқұжаттар, фильм фрагменттері көрсетілді, оның даусы қосылды, Қайым Мұхамедхановтың оларға Карлагадан 1952 жылы жазған хаттары оқылды.

Мүдделі мекемелерге, мұрағатшыларға естелік және мерейтойлық күндерге 32 бастамалы-ақпараттық құжаттар дайындалып, жіберілді. Облыстың мемлекеттік мұрағаты өлкетанушы, «Русских личных имён» сөздігін құраушы Никандр Александрович Петровскийдің туғанына 120 жыл толуына орай С. Аманжолов атындағы Шығыс Қазақстан Мемлекеттік Университетіне ақпараттық құжат дайындады, Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаты Зырян ауданының және Зырян қаласының әкімдігіне Зырян қаласының 220 жылдығы туралы ақпараттық құжаттар дайындады және жолдады.

Облыста облыстың мемлекеттік мұрағатының құжаттарды пайдалана отырып: Қайым Мұхамедхановтың 95 жылдығына арналған «Адам-аңыз», «Чистота души и совести», «Юбилейный год» атты 6 фотодеректі көрме дайындалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты Жеңістің 66 жылдығына, Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 20 жылдығына арналған мектептік сабақтар, дәрістер өткізді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «И.В. Бердустың туғанына 105 жыл толуына орай» атты баяндамамен «След на Иртышской земле» атты шығармашылық кешке және «Эпистолярное наследие Анисимова С.М. в документах ГА ВКО» баяндамасымен «Алтай буыны» әдеби бірлестігінің 90 жылдық» салтанатты кешіне қатысты.

ШҚО ҚЗТО директоры ағартушы-өлкетанушы, педагог, қоғам қайраткері, тарих ғылымдарының кандидаты, доцент, М. Қозыбаев атындағы тарихи зерттеулер ғылыми орталығының директоры М.К. Кәрімовтың туғанына 60 жыл толуына орай өткен «Региональная история: новые источники и понятия, исследования» атты ғылыми-практикалық конференцияға «Сотрудничество ЦДНИ ВКО и Научного центра исторических исследований им.академика М.Козыбаева Семипалатинского государственного педагогического института» атты баяндамасымен қатысты.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты, ШҚО ҚЗТО А.С. Пушкин және Абай атындағы облыстық кітапханамен бірлесіп «Шығыс Қазақстанның айтулы және еске алу күндерінің 2011 жылға арналған күнтізбесін» жасады. Шығару мақсаты: облыстың аса мәнді саяси, қоғамдық, ғылыми және мәдени өмірі, танымал жерлестеріміздің өмірімен және қызметімен байланысты айтулы күндер туралы ақпараттандыру болып табылады.

ШҚО ҚЗТО № 6 мектеп-гимназиясының 10-11 сынып оқушыларына үшін Қ. Мұхамедхановтың мерейтойына арналған сабақтар өтті. Оқушылар «Человек-легенда» и «Чистота души и совести» көрмелерімен, Қ. Мұхамедхановтың биографиясымен және шығармаларымен танысты.

Семей қаласының орталық кітапханасында радиотехника және байланыс колледжінің студенттерімен Қ. Мұхамедхановтың мерейтойына арналған кездесу өтті, мұнда мұрағатшылар ШҚО ҚЗТО сақтауда болып табылатын айтулы ғалым-абайтанушының жеке қорының құжаттаы туралы мәліметтермен таныстырды.

Облыс мемлекеттік мұрағаттарының оқу залдарында 152 зерттеуші жұмыс істеді, 295 адам келді. Олар оқытушылар, студенттер, мұражай қызметкерлері, жеке адамдар. Зерттеу тақырыбы әртүрлі: өлкетану, елді мекендердің, көшелердің тарихы, ШҚО әлеуметтік-экономикалық дамуы, жеке үй салуға жер бөлу туралы шешімдер және т.б.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарына әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 11.213 сұраныс түсті, оның 11.492 (Қазақстан азаматтарынан – 10.588, ТМД елдерінен – 1.354) орындалды; оның 10.085 оң жауаппен қайтарылды. ҚР СІМ тарапынан 9 сұраныс түсіп, орындалды.

2011 жылғы 1 тоқсанда 249 тақырыптық сұраныс түсіп, орындалды. Бұл сұраныстар жерлерді жеке пайдалануға беру, ұйымдардың қайта аталулары, шағын, жеке фирмалардың, кәсіпорындардың жойылуы, ғимараттарды сату-сатып алу және т.б. туралы қалалық және аудандық әкімшілігінің, әкімдігінің шешімдерінің көшірмелерін берумен байланысты.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты Ұлан ауданының мемлекеттік мұрағаты қызметкерлеріне әкімнің халық алдында есеп беруі үшін Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 20 жылдығына арналған фотодеректі көрмеге құжаттар іріктеуге көмек көрсетті. «Қалалық атқарушы комитет шешімдері» мәліметтері базасына 1996 жылғы қаңтар айынан шілдеге дейін барлығы 23,1 Мб ақпарат енгізілді.
4. Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлар біліктілігін көтеру. Ұжымды әлеуметтік дамыту.
Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағат мекемелерінде құқықтық және өндірістік сабақтар жүргізілді. Өндірістік оқу жөніндегі сабақтар жоспарына Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрінің 2009 жылғы 29 желтоқсандағы № 185 бұйрығымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын жинақтау, сақтау, есебін жүргізу және пайдалануды ұйымдастырудың бірыңғай ережелері, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелері, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрі міндетін атқарушының 2009 жылғы 25 қыркүйектегі желтоқсандағы № 185 бұйрығымен бекітілген сақтау мерзімдерінің көрсетілуімен мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде қалыптасатын үлгілік құжаттар тізбесі жөніндегі тақырыптар енгізілген, ШҚО төтенше жағдайлар департаментінің Азаматтық қорғаныс басқармасының бас маманы облыстың мемлекеттік мұрағатында ШҚО авариялар, ықтимал апаттар, дүлей апаттар кезіндегі іс-қимылдар ережелері жөнінде мультимедиялық көрсетілімдермен өндірістік сабақ өткізді. Құқықтық сабақтар прокуратура, әкімдіктер, әділет басқармасы, Мемлекеттік қызмет істері агенттігі басқармасының, Еңбек және әлеуметтік қорғау департаментінің мамандарын шақыра отырып өткізілді.

Облыстың мұрағат мекемелері 2011 жылдың 1 тоқсаны ішінде облыстың мұрағат қызметкерлерін кезекті атестациялауды және жұмысқа жаңадан қабылданғандарды аттестациялауды өткізді.

Кәсіби білім алу жоспарында Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты мұрағатшылары «Мұрағат жүргізу және іс жүргізу», «Тарих және мұрағат жүргізу», «Мемлекеттік және жергілікті басқару» мамандықтары бойынша жоғары және орта арнайы оқу орындарында білім алады.

2011 жылдың 1 тоқсанында коммуналдық қызметтермен келісімшарттар жасалды, мемлекеттік сатып алулар жөніндегі 2011 жылға арналған жоспарға сәйкес мемлекеттік сатып алулар жөніндегі жұмыстар жүргізілуде.

ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы мамандары оқу жоспарына сәйкес Мемлекеттік қызметшілердің біліктілігін арттыру және қайта даярлаудың Шығыс Қазақстан өңірлік орталығында, Шығыс Қазақстан өңірлік орталығында қазақ тілін оқыту бойынша оқудан өтеді.

Облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында 8 наурыз, Наурыз мейрамдарын мерекелеуге арналған салтанатты іс-шаралар өткізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағат мекемелері ұжымдарында: «Болашақтың іргесін бірге қалаймыз» атты Қазақстан Республикасы Пезидентінің кезекті Жолдауы, Президент өкілеттілігін 2020 жылға дейін ұзарту, Қазақстан Республикасы Президентінің кезектен тыс сайлауына дайындалу туралы референдум талқыланды.

Есеп беру кезеңінде облыстың мұрағат мекемелері қажеттілігі шегінде компьютерлер мен ұйымдастыру техникаларын сатып алды, компьютерлер мен ұйымдастыру техникаларына қызмет көрсету және жөндеу, локальды есептеу желілерін реттеу, вирусқа қарсы бағдарламалар орнату, қажетті драйверлер орнату, «Тұлғалардың үндеулерін бірыңғай есепке алу» (ТҮБЕ) автоматтандырылған ақпараттық жүйесін іске қосу және жаңарту жүргізілді.

ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы және облыстың мемлекеттік мұрағаттары қызметкерлері ақшалай қаражат жинап оны Шығыс азақстан облыстық «Парыз» қайырымдылық қорына аударды.

ШҚО мұрағаттар және құжаттама

басқармасы бастығы А.Әубәкіров

Орындаған: А. Сүлейменова