11 саба Пән: Делопроизводство на казахском языке Тақырыбы

1. 
   Берілген оқу материалын мұқият оқыңыз , конспект жазыңыз
   

Лауазымдық нұсқаулықты кадр қызметі жасайды, кәсіпорынның басшысы бекітеді. Лауазымдық нұсқаулыққа енгізілетін барлық елеулі өзгерістер бастықтың бұйрығымен ресімделеді. Лауазымдық нұсқаулық Қазақстан Республикасының еңбек заңдарының талаптарын ескере отырып, 1999 жылғы 16 қазандағы № 22 СмиС комитеті бекіткен Қазақстан Республикасының АК 01-0-99 жіктеу негізінде жасалады.

Сауатты жасалған лауазымдық нұсқаулық қызметкердің міндеттері туралы айқын түсінік береді және еңбек дауларын дұрыс шешіп отыруға көмектеседі. Әйтсе де, бұл нормативтік акті көп жағдайда бағаланбайды, оған немқұрайлы қарайды. Осыған байланысты лауазымдық нұсқаулықтың мән-маңызына және оны қалай әзірлеп, қалай ресімдеу керек екендігіне кеңірек тоқталғанды жөн көріп отырмын.

Еліміздің «Қазақстан Республикасындағы еңбек туралы» заңы бойынша қызметкерге деген кәсіби талаптар мен белгілі бір жұмыс түрлерінің күрделілік деңгейін жұмыс беруші белгілейді. Ол бұл орайда Жұмыстар мен жұмысшы кәсіптері жөніндегі бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығы мен басшылар, мамандар және басқа қызметкерлер  лауазымдарының біліктілік анықтамалығына сүйенеді. Яғни осы екі анықтамалықты негізге алады. Бұл аталған анықтамалықтарды әзірлеу мен қолдану тәртібін еңбек жөніндегі өкілетті мемлекеттік орган белгілейді. Атқарылған жұмыстарды белгілі бір күрделілік деңгейіне жатқызу мен  қызметкерлерге біліктілік разрядтарын беруді Бірыңғай тарифтік-біліктілік анықтамалығы мен Біліктілік анықтамалығына, сондай-ақ қызметкерлердің жекелеген санаттарына арналып белгіленген тұрпатты біліктілік талаптарына сәйкес жұмыс беруші өзі дербес жүзеге асырады (Қазақстан Республикасының Еңбек туралы заңы, 70-бап, 5-тармақ).

Қызметкердің жағдайын, еңбекақысын қалыпқа келтіруде жеке еңбек шарты белгілі бір рөл атқарады. Әйтсе де сол еңбек шартының мәтінінен қызметтік міндеттер туралы толық мәлімет алу қиын. Сондықтан қызметкер мен жұмыс беруші арасында түсініспеушіліктер жиі туындайды. Ол кейде ашық қарама-қайшылыққа, кейде тіпті сотқа жүгінуге дейін алып барады. Лауазымдық нұсқаулық нақ осы жағдайға сәйкес қызметтік міндеттерге байланысты екі жақтан да туындауы мүмкін пікір қайшылықтарын реттеуге,  атқаратын функцияларды мейлінше нақтылауға арналған құжат болып табылады.

Еңбек жөніндегі мемлекеттік инспекторлар тексеру кезінде, сондай-ақ соттар еңбек дауларын шешу кезінде лауазымдық нұсқаулықтарды көрсетуді талап етеді.

Лауазымдық нұсқаулық қызметкерлерді аттестациялау, жұмыскерді сынақ мерзімі ішінде жұмыстан босату, қызметкерлерді немесе штатты қысқарту кездерінде де қажет болады. Сол үшін де бұл актіні терістеуден гөрі қабылдау пайдалырақ болып табылады.

Лауазымдық нұсқаулық әрқашан қолданыста болуға тиіс, ол компаниядағы құрылымдық және ұйымдық өзгерістерді жедел де, нақты әрі айқын көрсетіп отыратындай болуы шарт.

Нұсқаулықты әзірлеуге кіріспес бұрын, ең алдымен бұл істі дұрыстап ұйымдастырып алу керек. Бұл орайда әуелі «Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже» дайындау керек болады. Ол арнайы құжатта жұмыскерлердің лауазымдық нұсқаулығы туралы келісу, оны бекіту, қабылдау және сақтау ережелері белгіленіп, нұсқаулық мазмұнына қойылатын талаптар, сондай-ақ жұмыс беруші тарапынан жасалатын бұл актілердің дер кезінде әзірленуіне тікелей жауапты тұлғалар көрсетілуі тиіс.

«Лауазымдық нұсқаулық туралы ереже» — міндетті құжат емес, бірақ нұсқаулық әзірлеуге қатысты жұмыстарды ретке келтіріп, бір жүйеге түсіргіңіз келсе, олардың нақтыланып, заңдық күшіне ие болуын қаласаңыз, жұмыс берушінің бұл актісіне жауапкершілікпен қарағаныңыз жөн.

Ереже жобасын әзірлеу көбінесе кадрлар бөліміне жүктеледі. «Лауазымдық нұсқаулық ережесінің» әзірленген жобасы ұйым басшысына қол қоюға беріледі. Жоба бекітілгеннен кейін өз күшіне енеді.

Лауазымдық нұсқаулық туралы ережені әрбір ұйым өзінше әзірлейді.

Тұрпатты ережелер шарттарына сәйкес лауазымдық нұсқаулық формасына қатаң талап қойылады. Онда міндетті түрде ұйым атауы болуы керек, күні жазылып, қол қойылған, мөр басылған болуы қажет.

Лауазымдық нұсқаулықтың міндетті деректемелері құрамына мыналар енеді:

— ұйым атауы;

— құжат атауы;

— құжат күні мен тіркеу нөмірі;

— мәтін тақырыбы (лауазым атауы көрсетілуімен);

— бекіту грифі;

— құжат әзірлеушінің қолы;

— келісім бұрыштамасы;

— қызметкердің құжатпен танысқандығы жөнінде белгі.

Лауазымдық нұсқаулықтың үлгісі 

____________________ (ұйымның атауы)    Лауазымдық нұсқаулық 20__ жылғы  «____»__________ № _____ бас директордың хатшы-референтіне

«БЕКІТЕМІН» Директор ____________  ______________                        (қолы)            (аты-жөні) 20__ жылғы  «____»__________

1. Жалпы ережелер

1.1. Хатшы-референттер кәсіпорын  мамандарының санатына жатады, оларды       жұмысқа директор қабылдайды және шығарады.

1.2. Хатшы-референттердің  негізгі міндеттері басқару қызметін  ұйымдық және құжаттамалық қамтамасыз  ету болып табылады.

1.3. Хатшы-референт тікелей  кәсіпорынның директорына бағынады.

1.4. Өз қызметінде хатшы-референт  мына құжаттарды басшылыққа алады:

- Қазақстан Республикасының  заң актілері;

- кәсіпорын жарғысы;

- «Қызметкерлер туралы»ереже;

- кәсіпорын басшысының бұйрықтары (өкімдері);

-ісқағаздарын жүргізуді  ұйымдастыру жөніндегі нормативтік-әдістемелік материалдар;

- осы лауазымдық нұсқаулық.

1.5. Хатшы-референт лауазымына  жоғары немесе арнаулы орта  білімі бар және 1 жыл еңбек өтілі бар немесе еңбек өтілі жоқ, бірақ хатшы-референттердің курсынан өткен тұлғалар тағайындалады.

1.6. Хатшы-референт төмендегі  мәселелерді білуі керек:

- құжаттармен жұмыс, құжаттамаларды  жинақтап құрастыру;

- басқару жұмысын ұйымдастыру;

- есептеу және ұйымдастыру  техникаларын қолдана білу;

- қызметтік құжаттамаларды  коммерциялық әріптестердің тіліне аудару;

- еңбек мәдениеті және қызмет әдебі;

- еңбекті қорғау, қауіпсіздік және өртке қарсы қорғаныс техникасы.

  2. Қызметтері

 Хатшы-референтке мынадай  қызметтер жүктеледі:

2.1. Кәсіпорынның құжаттары  бойынша ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету.

2.2.Кәсіпорынның құрылымдық  бөлімшелері мен филиалдарындағы  іс жүргізуді ұйымдастыруға әдістемелік басшылық және бақылау жасау.

2.3. Кәсіпорынның кеңесші  органдарының қызметін құжаттау.

2.4. Басшылықты жедел ұйымдастыру  қызметімен қамтамасыз ету.

2.5.Кадр құжаттарын жүргізу  және ресімдеу, есепке алу (қызметкерлер  жөніндегі инспектор болмаған  жағдайда).

  3. Қызметтік міндеттері

 Хатшы-референттің міндеттері:

3.1. Кәсіпорынның қаржы-шаруашылық  қызметін қамтамасыз ететін қажетті  құжаттарды дайындауды жүзеге  асыру.

3.2. Құжаттарды қабылдау, тіркеу, есепке алу, орындалуын қадағалау, ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсету және құжаттық ақпараттарды сақтау.

3.3. Кәсіпорынның басшысына  қол қоюға апарылатын құжаттардың дайындалуының, дұрыс жасалуының, келісілуінің, бекітілуінің сапасын қадағалайды.

3.4.Басшылардың құжаттары  мен тапсырмаларының орындалуына  бақылау жасайды, олардың уақытылы  әрі сапалы жасалуы үшін шұғыл шаралар қолданады.

3.5.Дайындықты ұйымдастыру,шешім қабылдау және оны орындау  үшін тиісті адамдарға жеткізуді жүзеге асырады. Басшылыққа берілетін анықтамалар мен баяндамаларға талдау жасайды, олар бойынша құзіретті тұжырым ұсынады.

3.6.Кәсіпорынның ағымдағы қызметіне байланысты ұйымдармен (коммерциялық және мемлекеттік) және жеке азаматтармен жедел байланысты жүзеге асырады (телефон, факс және т.б.).

3.7. Келушілерді қабылдайды.

3.8. Кәсіпорынның кадр қызметі құжаттамаларын қамтамасыз ету жөніндегі  төмендегі жұмыстарды орындайды:

- жеке құрам бойынша  бұйрықтарды ресімдеу;

- жеке карточкалар немесе  жеке парақтардың үлгілерінресімдеу;

- еңбек кітапшаларын  толтыру;

- еңбек шарттарын (келісімшарттарын) жүргізу және ресімдеу;

- іссапар құжаттарын  ресімдеу;

- еңбекке жарамсыздығы  туралы құжаттарды ресімдеу;

- жұмыс уақытын есептейтін табельді жүргізу;

- еңбек өтілі және жалақытуралыанықтама беру.

3.9. Компьютерге басужәне  көшіріп-көбейту жұмыстарының орындалуын қамтамасыз етеді.

3.10. Құжаттарды мұрағатқа  өткізу немесе жою үшін жыл  сайын іріктеу жасау.

3.11.Кәсіпорынның қаржы шаруашылық  саласы бойынша басшының жекелеген  тапсырмаларын орындау.

  4. Құқықтары

 Хатшы-референттің құқығы:

4.1. Қызметкерлер мен мамандардан  қажетті материалдарды талап  етеді, сонымен бірге басшының  тапсырмасын орындауды кешіктіргендігі  үшін түсініктеме алады.

4.2. Құжаттарды қарап, оларды  орындау үшін кәсіпорын басшыларына және мамандарына жібереді.

4.3.Құжаттар жасау мен ресімдеуде бекітілген ережелер, «Іс қағаздарын жүргізу туралы»  нұсқаулық, халықаралық құжат ресімдеу  ережелері (ISO) бұзылып дайындалған  құжаттарды орындаушыларға  өңдеуге  жіберіп, дұрыс орындалуын талап етеді.

4.4. Өз құзіретінің шегінде  басқару қызметінің құжаттарына  бұрыштама соғады.

4.5. Кәсіпорын қызметін  құжаттамалық тұрғыдан қамтамасыз ету жұмысын жақсарту жөнінде, электрондық техниканы қолдану негізінде басқару жұмысының әдістері мен түрлерін жетілдіру жөнінде басшылықтың қарауына ұсыныстар енгізеді.

4.6. Кәсіпорын басшыларынан қызметтік міндеттерін орындау үшін және кәсіпорын қызметі барысында жинақталған барлық құжаттарды сақтау үшін қажетті жағдай жасауын талап етеді.

4.7. «ҚҚ» немесе «Өте  құпия», «ҚПҮ» (қызметте пайдалану үшін) деген белгілері бар құжаттармен жұмыс істейді.

4.8. Өз құзіреті шегінде  шешімдер қабылдайды.

4.9.Құжаттардың орындалуын  тексеру және басшылыққа қажет ақпараттарды ұсынуға байланысты мәселелер бойынша кәсіпорынның барлық қызметтерімен (қызметкерлерімен) өзара байланыс жасайды.

5. Жауапкершілігі

 Хатшы-референт төмендегілер  үшін жауап береді:

5.1. Кәсіпорын басшылғына  қол қоюға ұсынылған құжаттардың сапасы.

5.2. Құжаттарды тіркеу  мен жүргізуге құнтсыз, ұқыпсыз қарау.

5.3.Құжаттамалардың сақталуы,«Құпия» деген грифі бар мәліметтердің жария болмауы.