Орындалуы туралы есеп

Шығыс Қазақстан облысының мұрағат мекемелерінің есеп беру кезеңіндегі қызметі «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңын, «Қазақстан-2050» стратегиясы қалыптасқан мемлекеттің жаңа саяси бағыты» атты Қазақстан Республикасы Президентінің 2012 жылғы 14 желтоқсандағы Жолдауын, Қазақстан Республикасындағы мұрағат істерін дамыту концепциясын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің, Ақпарат және мұрағаттар комитетінің нормативтік-құқықтық актілерін, Шығыс Қазақстан облысы әкімінің шешімдері мен өкімдерін, «Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы» мемлекеттік мекемесінің 2011-2015 жылдарға арналған стратегиялық жоспарының», «XV-XX ғасырлардағы Қазақстан тарихы жөніндегі құжаттар көшірмелерін іздестіру және сатып алу бағдарламасының», «Шығыс Қазақстан облысы аумағының 2011-2015 жылдарға арналған даму бағдарламасының», «Мұрағат құжаттары мен басылымыдарының жарияланған тақырыптары тізбесінің», «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат мекемелерінде электронды мұрағат құрудың 2007-2010 жылдарға арналған жоспарының» жоспарларын және салалық бағдараламаларын іске асыруға бағытталған. Мұрағат ісі, құжаттандыру және құжатты басқарудың нормативті құқықтық және әдістемелік қорын құруға үлкен назар бөлінді.

«Шығыс Қазақстан облысының кейбір мемлекеттік мұрағат мекемелерін қайта ұйымдастыру туралы» Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2013 жылғы 10 қаңтардағы және Шығыс Қазақстан облысы мұрағаттар және құжаттама басқармасының 2013 жылғы 22 ақпандағы №12 бұйрығына сәйкес ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағаты» КММ филиалдар құру туралы ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Аягөз ауданының мемлекеттік мұрағаты» КММ, ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Жарма ауданының мемлекеттік мұрағаты» КММ, ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Зайсан ауданының мемлекеттік мұрағаты» КММ, ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаты» КММ, ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Риддер қаласының мемлекеттік мұрағаты» КММ Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының «Мемлекеттік мұрағат» коммуналдық мемлекеттік мекемесіне қосу жолымен мемлекеттік мұрағат мекемелері қайта құрылды.

Қазақстан Республикасының Ақпараттар және мұрағаттар комитетіне «Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының орталықтандырылған мемлекеттiк есебi туралы нұсқаулығы», «Мемлекеттік мұрағаттарда техника қауіпсіздігін және еңбегін қорғау ережесі», 2012 жылдың 26 қарашасындағы №194 «Мемлекеттік мұрағаттар қызметкерлерін аттестациядан өткізу шарттарының ережесі» атты ҚР Мәдениет және ақпарат Министрлігіннің бұйрық жобасының мазмұндары бойынша ұсыныстар жіберілді. «Ұлы Отан соғысына қатысқан Қазақстандықтар мұрағат құжаттарында» атты жинақтаманы дайындау үшін облыстың мемлекеттік мұрағаттарында сақталуда жатқан құжаттарға қысқаша аннотация және тізім, «Қазақстан мұрағаттары» ақпарат-кітапшаға Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатының тарихы туралы ақпарат, оның құрамы және қоры туралы мәліметтер берілген. «Археография және деректанудың Ұлттық Орталығына шет елдерден иемденген құжаттар бойынша тізімдердің салыстыруы өткен.

Семей қаласының әкімшілігіне ҚЗТҚО мұрағатшыларымен Семей облысының экономикасы мен мәдениетін дамытудағы рөлі татар диаспорларының құжаттарын анықтап ұсынылды. Айтылған жұмыс Татарстан Республикасының Президентінің келуіне байланысты жүргізілген.

Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырмасын орындауға орай ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасымен «Қазақстан-2050» стратегиясы қалыптасқан мемлекеттің жаңа саяси бағыты» атты Қазақстан Республикасы Президентінің Жолдауын жүзеге асыру бойынша іс-шаралар жоспары дайындалып және іске асырылуда.

Сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес жөніндегі өңірлік бағдарламаны іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимылдар жөнінде бірқатар шаралар өткізді: лауазымды тұлғалардың заңсыз іс-әрекеттеріне арналған азаматтар үндеулері үшін жәшіктер орналастырылды, жәшіктерді ашуға жауаптылар тағайындалды. Басқарманың «ШҚО мұрағат қызметі» веб-сайтында «Басқарманың сыбайлас жемқорлыққа қарсы қызметі» тарауы бар, мұнда сыбайлас жемқорлыққа қарсы сипаттағы материалдар тұрақты жарияланып тұрады.

«Электронды үкімет» мемлекеттік бағдарламасын орындау шеңберінде Шығыс Қазақстан облысында азаматтардың сұрақтарын, үндеулерін қабылдауды қамтамасыз ететін және оларды жауапты тұлғалар өңдейтін электронды қызмет – виртуалды қабылдау жұмыс істейді.

«Қазақстан-2050» стратегиясы қалыптасқан мемлекеттің жаңа саяси бағыты» атты Қазақстан Республикасы Президентінің 2012 жылғы 14 желтоқсандағы Қазақстан халқына Жолдауын түсіндіру іс-шаралары жоспарын іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында Жолдау ережелерін оқып, талдау ұйымдастырылды. ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы бастығы Жолдауды түсіндіру және насихаттау жөніндегі облыстық ведомствоаралық ақпарат-насихат топтарының басшысы ретінде Шығыс Қазақстан облысының Ұлан ауданының елді-мекендеріндегі тұрғындармен кездесулер өткізді.

2012 жылдың қорытындысы бойынша 2013 жылдың 18 қаңтарында Қазіргі заман тарихын құжаттандыру орталығы базасында облыстың мұрағат мекемелері басшыларының облыстық мәжілісі өткізілді.

2013 жылдың 18 сәуір айында 2013 жылдың 1-тоқсандығының қорытындысы бойынша Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаттар басшыларының облыстық жиналыс өткен болатын.

Басқарма бастығының міндетін атқарушы және мемлекеттік мұрағаттын қызметкерлері мәдениет және ақпарат Вице-министрі А.И. Бурибаевтың қатысуымен өткен «Қазақстандық мұрағаттану: бағыттары және даму жолдары» атты Республикалық жиналысына қатысқан.

2012 жылдың 10 тамызынан Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің бұйрығына сәйкес №123 «Қызмет барысында Ұлттық мұрағат қоры құжаттары пайда болатын мемлекеттік заңды тұлғалардың іс жүргізуі мен құжаттарды сақтаудың жай-күйін тексеру парағын бекіту туралы», №124 «Іс жүргізу және құжаттарды сақтау саласындағы тәуекелдерді бағалау дәрежесінің критерийлерін бекіту туралы», 2012 жылдың 8 қарашасынан № 12-04-36/2092 « Тексеру жүргізу бойынша жоспар құру туралы» Қазақстан Республикасының Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитет төраға орынбасарының хатына сәйкес Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасының мамандарымен және облыстың аудандық (қалалық) мұрағаттарының мұрағатшыларымен Қазақстан Республикасының Еңбек және халықты әлуметтік қорғау министрлігінің жүйесіндегі 30 мекеме, Қазақстан Республикасының Денсаулық сақтау минисрлігінің 1 мекемесі,

Қазақстан Республикасының Статистика агентігі жүйесінің 20 мекемесінде іс-құжаттарды жүргізу және құжаттарды сақтау күйін қадағалау бойынша тексеру жүргізілді. Жалпы 51 тексеру өткізілді.

Шығыс Қазақстан облысы әкімі сайтының және «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» web-сайтының құрылымдық рубрикаларын жаңарту үшін «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың 2013 жылға арналған негізгі бағыттары», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2012 жылы орындалуы туралы есеп» облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының қатысуымен өткізілген облыстық мәжілістер туралы ақпараттар, облыстың мұрағат мекемелерінің мемлекеттік сатып алулар жөніндегі жылдық жоспары және т.б. ұсынылды.

Есеп беру кезеңінде 2013 жылға арналған жұмыстар жоспарын іске асыру мақсатында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласындағы облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды тігу, картондау, жаңғырту, өшіп бара жатқан мәтіндерді қайта қалпына келтіру, қағаз және пленкалы тасмалдағыштардағы құжаттардың қолда барлығын және табиғи жай-күйін тексеру, аса құнды құжаттарды анықтау және оларға пайдалану қорын құру жөніндегі жұмыстар жүргізілді, «Электрондық мұрағатқа» арналған құжаттарды сканерлеу жөніндегі жұмыс жалғасты. Сондай-ақ, облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік есепке алу жұмыстарын жүргізді: жаңаларын жасау, қолдағы бар парақтарын жалғастыру, қорлар карточкаларын, қорлар құрамы мен көлеміне өзгертулер еңгізу туралы мәліметтерді жалғастыру жұмыстарын жүргізді. 2013 жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша мұрағат қорының паспорттары жасалды.

ҚР ҰМҚ құру саласында облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдауды, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуді, ұйымдарға, мекемелерге істер номенклатурасын, сараптама комиссиялары мен ведомстволық мұрағатттар туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланктерді әзірлеуге әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді. Мемлекеттік емес формадағы ұйымдармен және мекемелермен бірлесіп іс-қимыл жасауға келісімшарттар жасалды және ұзартылды. Ұйымдарда іс жүргізу жөнінде семинарлар, дәрістер өткізілді.

2013 жылдың 1 жартыжылдығындағы мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау саласында басқарманың сараптау-тексеру комиссиясы облыстық отырыстарында басқару құжаттамасының 26.414 сақтау бірлігі, жеке құрамы бойынша 8.816 сақтау бірлігі, 575 сақтау бірлігінде жеке бастекті құжаттары, 3 АҚҚ ісі, 25 сақтау бірлігінде киноқұжаттар, 354 сақтау бірлігінде фотоқұжаттар, 48 сақтау бірлігінде бейнеқұжаттар.

Облыста ақпараттық-іздеу жүйесін құру аясында облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттарын, жеке шығу тегі құжаттарын, бейне және фото құжаттарын, істер тізбесін қайта өңдеумен құжаттарды каталогтаумен айналысты.

Есеп беру кезеңінде облыстық мемлекеттік мұрағаттарымен республикалық және аудандық баспа БАҚ мақалалар дайындалып жарияланды.

1941-1945 жж. Ұлы Отан соғысына 70 жылдығын мерекелеу бойынша облыс мұрағатшыларымен іс-шаралар жоспары жасалынды.

Облыстық мұрағат мекемелерімен облыстық мұрағат мекемелерінің қызметтеріне Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын; Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік ережелерін; Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын; Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін тәжірибелі енгізуіне үлкен мән берілді.

Облыстық мұрағат мекемелерімен іс құжатпен жұмыс істейтін мекеме, ұйымдар қызметшілері үшін семинарлар, консультативті-әдістемелік көмектер көрсетіледі.

Облыстың мұрағат мекемелері бюджет қаражатын, соның ішінде мемлекеттік сатып алуларға бөлінген қаражатты дер кезінде игерді. Мемлекеттік сатып алулар Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заңына сәйкес жүргізіледі. «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заң талаптары әрекетіне түсетін мұрағат мекемелеріндегі мемлекеттік сатып алулар электронды тәсілмен жүргізілді.

1. 
   Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және олардың мемлекеттік есебі.
   

2013 жылдың 1 жартыжылдығында облыстың мемлекеттік мұрағаттарында сумен, жылумен және электрмен қамту жүйесінің жұмысына бақылау тұрақты жүргізілді. Құжаттарды сақтаудың қажетті жағдайын ұстап тұру үшін 55.115 мұрағат қоймаларында (арнайы қызметтердің көмегімен) желдету және дымқылдап сүртіп алу жолымен температуралық-ылғалдық режимді оңтайландыру жөніндегі іс-шаралар жүзеге асырылды, 55.839 сақтау бірлігі залалсыздандырылды. Облыстың мемлекеттік мұрағатымен 14 сақтау бірлігі формалин қоспасымен өңделген.

Ұлан ауданының мемлекеттік мұрағаты арнайы сөрелерді иемденіп, мұрағат сақтау орындарында және жұмыс бөлмелерінде ағымды жөндеу жұмыстары жүргізілді. Облыстың мұрағат мекемелері қорғау-өрт дабылы мен газды өрт сөндіргіш жүйесіне қызмет көрсетуге шарттар жасады. ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, ТЖ кезіндегі әрекет бойынша оқу және тәжірибелік сабақ жүргізілді

Есеп беру кезеңі ішінде облыстың мұрағат мекемелері құжаттардың табиғи жай-күйін жақсарту мақсатында 2.541 істе қағаз негізіндегі құжаттардың 27.053 беті қалпына келтірілді, 4.027 сақтау бірлігі тігілді, 204 іс тізімдемелерімен тігілді, 1.217 істер тізімдемесінің мұқабасы хатталды.

Мұрағат мекемелері 32.540 сақтау бірлігін картондады, 3.231 қорап қолдан жасалды, 2.043 қорап қайта шифрленді, құжаттардың мемлекеттік сақтауға қабылдау барысында 1.084 ескірген жапсырмалар ауыстырылды, 12.971 жаңа жапсырмалар, 9.430 бумалар жасалды. Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен қайта нөмірленді 41.651 бет, қайта картондалды 186 сақтау бірлігі.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 1.282 бет өшіп бара жатқан мәтінді, соның ішінде электронды нұсқасын қалпына келтірді

Аса құнды құжаттарды (АҚҚ) және тарихи – мәдени нысандарының құжаттарын анықтау мақсатында облыстың мемлекеттік мұрағаттары есептік кезеңде 6.641 сақтау бірлігі (1.264 іс - бет бойынша, 5.377 іс - тақырып бойынша) қаралды. Бұл: Өскемен қаласының қаржы басқармасы, Өскемен қалалық маслихаты, Семей қаласының қоршаған ортаны сақтау аймақтық ортылығы және т.б. Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 67 аса құнды істі анықтады. Анықтау қортындылары тіркеу құжаттарында, тізімдемелерде көрсетілген және қораптарда «АҚҚ» деп белгіленді.

Тарихи-мәдени мұраның жаңарту мақсатында Ридеррлік филиалымен №130 «Алтай ботаникалық бақшасы» атты қорының 207 сақтау бірлігі ( 27 сақтау бірлігі бет бойынша, 150 сақтау бірлігі тақырып бойынша) қарастырылды. Қазақстан Республикасының тарихи-мәдени мұра қатарына жататын құжаттар байқалмады. Жұмыс барысында 67 аса құнды құжаттар байқалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында есептеу мезгілі кезінде басқарушылық құжаттарды қолдану қорын құру бойынша жұмыстар жалғастырылды.

Одан әрі сақтау үшін электрондық түрде және «Электрондық мұрағатты» толықтыру үшін мемлекеттік мұрағаттымен №1 «Өскемен қалалық халық депутаттары және оның атқарушы комитеті» қорының құжаттарының 198 сақтау бірлігі, 31 292 скан-бейне (22109 мб) енгізіліп, қарастырылды. «Шығыс Қазақстан облысының электронды мұрағаты» АБЖ-інде 2011 сақтау бірлігі/198 856 скан-бейне (соынң ішіндегі АБҚ) тіркелген.

Келесі құралдарды пайдалана отырып құжаттарға оцифровка жүргізілді: «ЭларПланСкан-А» сканері (А3-Ц форматы), Intel 2 DUO CPU E 6550. 2,33 Ггц компьютері.

«ШҚО электронды мұрағаты» автоматтандырылған басқару жүйесінде (АБЖ) жұмыс басталды, «Электронды қор каталогы», «Мұрағат тіркеушісі», «Мұрағат қоры» құрылған мәліметтер базасын біріктірді.

«ШҚО электронды мұрағаты» АБЖ үшін 1.008 сақ.б., 115.0049 бет сканерленді.

Есеп беру кезеңінде 4.465 парақ көшірмесі жасалды (әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындаған кезде зерттеушілер оқу залына және т.б.).

2013 жылдың 1 жартыжылдық ішінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары құжаттар мен істердің қолда бары мен физикалық жағдайын тексеруді жүргізді – тексерілді 126.999 сақтау бірлігі. Сондай-ақ бұрын 2012 жылы пайдаланылуда болған істер де – 32.33 сақтау бірлігі және 6.678 сақтау бірліктің санитарлық-биологиялық жай-күйі таңдап тексерілді. Тексерулер қорытындысы бойынша актілер жасалды және құжатты есепке алу және оның табиғи жай-күйі карточкалары толтырылды. 236 қордың есепке алу құжаттарын салыстырмалы тексеру жүргізілді.

Сұраныстарды орындау, оқу залында жұмыс істеу, тізімдемелерді қайта өңдеу, ҒАА жетілдіру, АҚҚ анықтау үшін мұрағат қоймаларынан есепті кезеңде 190.079 сақтау бірлігі, оқу залына – 31.659 тізімдемелері берілді. Облыстық мемлекеттік мұрағатына уақытша пайдалануға 86 іс дайындалды.

Мемлекеттік мұрағаттар мұрағат қоймаларында оңтайлы орналастыру мақсатында 10.224 іс және 775 бума мен қораптардың орны ауыстырылды. Пайдалануға аз қолданылатын 193 қорап жабылды.

Облыстың мұрағат мекемелері қорғау-өрт дабылы мен газды өрт сөндіргіш жүйесіне қызмет көрсетуге шарттар жасады. ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, ТЖ кезіндегі әрекет бойынша оқу және практикалық сабақ жүргізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарында жаңадан 107 парақ қор жасалды, 90 парақ қор жалғастырылды, 166 қорға 61 карточка жасалды, есепке алу кітабына 156 қор енгізілді.

Есеп беру кезеңінде құпиялы құжаттарды жаңадан тізімдемеге еңгізді, барлығы тізімдемеге 136 тізілім енді.

2013 жылдың I жартыжылдығында «ШҚО электронды мұрағаты» автоматтандырылған басқару жүйесіне мәліметтер енгізу жұмыстары жалғасып жатыр, өткен уақыт бойынша жалпы 154 қор, 190 тізімдеме енгізілді. Сонымен қатар, 27 қорға мемлекеттік сақтауға көшірілгеніне байланысты жаңадан өзгертулер енгізілді.

2. 
   Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру. Ведомстволық мұрағаттарға ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасау және мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізуіндегі құжаттарды ұйымдастыру. Мемлекеттік емес заңды тұлғалардың және олардың бірлестіктерінің мұрағаттарымен жұмысы.
   

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттамаларының 19.024 сақтау бірлігін, жеке құрам құжаттарының 9.632 сақтау бірлігін, жекетекті құжаттарының 484 сақтау бірлігін, бейне құжаттардың 16 сақтау бірлігін, фотоқұжаттардың 153 сақтау бірлігін, киноқұжаттарының 25 сақтау бірлігін.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен басқару бойынша құжаттардың 108 сақтау бірлігі, (соның ішінде -75 сақтау бірлігі іс-құжаттарды жабық түрде жүргізетін екі мекеменің басқару бойынша құжаттары), жеке құрам бойынша 83 сақтау бірлігі қалпына келтірілді.

Есеп беру кезеңінде 408 ұйым бойынша құжаттама басқармасы, ведомстволық мұрағаттар қызметтері қызметкерлеріне істер номенклатурасын, ведомстволық мұрағат және сараптама комиссиясы туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланкілерді, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуге әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді.

2013 жылдың 1- жартыжылдығында облыстың мемлекеттік мекемелері 358 ұйымның істер номенклатурасын, құпиялық ісқағаздарын жүргізу–14, ұйымдардың сараптама комиссиялары туралы ережелерді, 3–«ДСП» белгілері бар, іс жүргізу туралы нұсқаулықтары бойынша көмек көрсетілді. Ведомствалық мұрағат және сараптама коммиссиясы бойынша, құжаттаманы, елтаңбалық бланктерде жұмыс жүргізу бойынша ережелерді қалыптастыру үшін көмек көрсету жұмыстары жалғастырылып жатыр.

Мемлекеттік емес меншік түрлерінің 37 заңды тұлғаларымен іс жүргізу және мұрағат істері саласындағы өзара қарым-қатынас және ынтымақтастық жөнінде келісімшарттар жасалды және мерзімдері ұзартылды: Семей қаласының АҚ «Альянс банктің» филиалы, Шемонаиха қаласының «Шемавтодизель» ЖШС, «Береке» КХ, жеке нотариустар және т.б.

2013 жылдың 1 жартыжылдығында жеке текті құжаттарымен облыстың мемлекеттік мұрағаттарында жинақтау бойынша жұмысы жалғастырылды. Қазақстан коммунистік партиясының Шығыс Қазақстан облыстық комитетінің бұрыңғы қызметкері К.Р.Берекполовтың жеке қорының мемлекеттік сақтаудға тапсыру туралы сұрақтар бойынша оның әйелімен келіссөздер жүргізілді, Сталинградтагы батырлық қорғанысына қатысқан Н.Елчиновтың, Ленград қорғанысына қатысқан М.Шалатевтың және т.б. құжаттары мемлекеттік сақтауға алынды.

Ұйымдармен жұмыс істеу есеп карточкаларына мәліметтерді енгізу бойынша жұмыс жүргізіліп жатыр, негізгі есепте орналасқан ұйымдардың бақылаулы істері үнемі толықтырылады.

2013 жылдың 1-жартыжылдығында облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен құжаттандыру және ведомствалық сақтау туралы сұрақтар бойынша 17 семинарлар өткізілді. Семинар барысында құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеуі, 2011 жылдың 22 желтоқсанында Қазақстан Республикасының Үкіметімен бекітілген Қаулысына сәйкес ведомствалық және жеке мұрағаттардың Ұлттық мұрағат қорын қабылдау, сақтау, есепке алу және игеру ережелеріне сәйкес істердің тізімдемесін және ғылыми ақпараттық аппарат бойынша жаңадан рәсімдеуінде еңген өзгерістер бойынша сұрақтар қарастырылды. Нормативті базаның өзгеруіне байланысты құжаттардың міндетті деректемелердің рәсімделуі, істер номенклатурасын жасау және рәсімдеу бойынша өзгерістер қарастырылды.

Қазақстан Респебуликасының Ұлттық Мұрағат Қорын мемлекеттік орталық есепке алу бойынша енгізу жұмыстары басталды. 2013 жылдың 01 желтоқсанына сәйкес мемлекеттік мұрағаттардың толтыру көзі бола алатын ұйымдардың, мекемелердің және кәсіпорындардың тізімдерін жинастыру бойынша жоспардан тыс жұмыстар жүргізілді.

Облыс мұрағатшыларымен іс-шаралардың түсірілімі өткізілді: мемлекеттік мұрағаттардың басшыларының облыстық жиналысы, Қазіргі Заман тарихын құжаттандыру орталығының қызметкерлерімен №6 мектеп-гимназиясында өткізілген «Семейліктер майданда-тірі жат», «Ертіс жазушылары-Дмитрий Черепанов» атты сабақтары, Шығыс Қазақстан облысының әкімі Б.М.Сапарбаевтың және Семей қаласының әкімі А.М.Каримовтың есептері, Халықаралық әйелдер күніне арналған мемлекеттік концерт, Қазіргі Заман тарихын құжаттандыру орталығында өткізілген Наурыз мейрамына арналған концерт, татар халқының ұлттық мерекесі Сабантой, Семей қаласындағы өнер мұражайын қалаушы Ю.Невзоровтың жүз жылдығы, С.Габдуллиннің «Мұражай өміріндегі жебеушіліктің орны» атты кітабының таныстырылуы, саяси құғын-сүргіннің құрбандарын еске алу күніне орай өткен «Мен кінәлімін мен кінәлі емес екеніне, бірақ кінәмнің бәрі осында» атты көрмесінің ашылуы.

Ұйымдармен жұмыс істеу есеп карточкаларына мәліметтерді, өзгерістерді, толықтылуларды енгізу бойынша, ведомствалық мұрағаттардың төл құжаттарын дайындау жұмыстары жүргізіліп жатыр, негізгі есепте орналасқан ұйымдардын бақылаулы істері үнемі толықтырылады

Зайсан филиалымен «Достык» аудандық газетінің, «Рудный Алтай» облыстық газетінің бұрынғы қызметкері Т.Г. Вязигинаның, Зайсан ауданының Құрметті азаматы Р.Тулькиннің жеке мұрағаты бойынша сипаттау жұмыстары жалғасуда.

Топтама құжаттардың хаттауы 1927-1939 жж. және номенклатуралық жұмысшылардың жеке істері және ШҚО Қазақстанның компартиясының райком жұмыстарыжалғасу барысында.

Одан басқасы, басқару құжаттамасынан 5.700 сақ.бір., жеке құрамы бойынша – 5.786 сақ.бір., киноқұжаттар – 25 сақ.бір., бейнеқұжаттар–48 сақ.бір. және фотоқұжаттар–264 сақ.бірл. хатталған.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен «Өскемен қаласының халық соттары» қорының, Шығыс Қазақстан облысының машина жасау зауытының, Глубокое ауданының мемлекеттік мұрағатымен «Ертіс полиметалдық комбинаты» корларының өңдеу жұмыстары өткізілді, жұмыс кезінде парақ ретімен істер құндылығы бойынша сараптама жұмысы атқарылып, істердің тақырыптары түзетілді.

Өскемен қаласының жеке құрам бойынша филиалы 2013 жылдың есеп беру кезеңінде қолданыста болатын құжаттардың жеке құрама бойынша 312 сақтау бірлігі өнделген. Өңдеу кезінде құндылық, кайта рәсімдеу, істер қаптамасын нөмерлеу, істер тақырыптарын түзету, жаңадан істер тізімдемелері құрастырылды. Шығыс Қазақстан облысының тубдиспансер (103 сақтау бірлігі) қорының, Өскемен қаласының монтаждау басқармасының «Казсантехмонтаж» трест (615 сақтау бірлігі) қорының тізімдемесі бойынша өңдеу жұмыстары жалғастырылуда. Сонымен қатар, есеп беру кезенінде жойылған жеке және кіші кәсіпорындардың 397 істері қарастырылды.

2013 жылдың 1 жартыжылдығында облыстық мұрағатпен № 136п «Қазақстанның Коммунистік партиясының Таврия аудандық комитеті», №600 «Қазақстан» Республикалық телерадиокорпорациясы» АҚ Шығыс-Қазақстан облыстық филиалы (14 сақтау бірлігі), №676 «ҚР Денсаулық сақтау министрлігінің Шығыс Қазақстан облысының санитарлық-эпидемиологиялық қадағалаудың басқармасы» (10 сақтау бірлігі) үнемі сақтау мерзімі бар қорларының тізімдемесін қалпына келтіру жұмыстары өткізілді.

Өскемен қаласының әкімі», «Семей қаласының Калинин аудандық халықтық бақылау комитеті» құжаттар қорларына каталогтауды жүргізу кезінде 3600 сақ.б. қаралды және 484 карточка жасалынды.

«Дидар» облыстық газетінің редакторы, ақын-журналист Т.Нукаевтің жеке текті құжаттарын, Өскемен қаласының Құрметті азаматы А.С.Куленовтың құжаттарын каталогтауды жүргізу кезінде 100 сақ.б. қаралды, 107 карточка жасалынды. 164 сақ.б. фотоқұжаттамалар, 33 есеп бірлігінің видео құжаттары каталогтау жасалынды.

«Лениногорская правда», «Риддерские вести», «Рудный Алтай», «ЛЗ-Сегодня» газеттерін тематикалық зерттеме барысында 10 карточка жасалынды.

«Атаулы каталог» мәліметтер базасына «Қазақстан Коммунистер партиясының «Шығыс Қазақстан облыстық комитеті» қоры бойынша мәліметтер енгізілді (1 қ. 3т.) – 230 позициялар, «Естелік кітабіне» - Тарбағатай ауданы (936 позициялар), Глубокое ауданы (690 позициялар), Серебрянск қаласы (280 позициялар) және Зырян қаласында (794 позициялар) бойынша Ұлы Отан соғысы жылдарындағы қаза тапқан және жоғалғандар туралы мәліметтер. «Видеотека» мәліметтер базасына мәліметтер енгізілген (44 позициялар). «Тарихта өз ізіңді қалдыр» мәліметтер базасымен жұмыс басталды (206 позициялар). Барлығы тақырыптық мәліметтер базасына 3180 позициялар енгізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары есеп беру кезеңінде облыстық, қалалық және аудандық газеттерде төмендегідей 46 мақала дайындады және жариялады: «Зыряндағы балабақша», «Новый детский сад в Зыряновске», «Рудный Алтай» газетінің құрылғанына 95 жыл толуына орай «Летопись края на страницах «Прииртышского коммунара», ҚР жазушылар одағының мүшесі, журналист Абайтанушы аудармашы, атақты ақын М.Р.Султанбековтың 75 жылдығына орай «Сын города на Иртыше», Жеңіс Күніне арналған мақала «Эшелоны шли на Восток», К.Назырбаевтың жеке қоры туралы «Ардагерлерді есте сақтау» мақаласы және т.б.

«Қазақстан мұрағаты» журналына 2 мақала жолданды: Семей оқыту семинарының құрылғанына 110 жылдығына «Имени Его Величества» және жазушы, ақын, философ Шәкәрім Құдайбергеновтың 155 жылдығы.

Облыстық мұрағатпен «Хабар» агенттігі» акционерлік қоғамына «Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттары электрондық түрге көшіріледі» бағдарламасын дайындау үшін көмек көрсетілді. Зырян филиалымен «Алма ТВ» телевидениясына «Совет Одағының батырлары және Ұлы Отан соғысының ардагерлері» атты жиынтығынан құжаттары берілді.

Мүдделі мекемелерге, мұрағатшыларға естелік және мерейтойлық күндерге 12 бастамалы-ақпараттық құжаттар дайындалып, жіберілді. Семей қаласының өлкетану музейінің 130 жылдығы, М.О.Әуезов атындағы Семей педагогикалық колледжінің 110 жылдығына арналған ҚЗТҚО сақталған құжаттар құрамы туралы ақпараттық хатты мүдделі ұйымдармен мекемелерге жолданды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен 10 фотоқұжаттық көрме ұйымдастырылды, олар: «Жаңа технологиялар ғасыры», «Семей әйелдер қозғалысы тарихынан», «Отандық футболдың деректері мен оқиғалары», үздік ғалым, абайтанудың негізін қалаушы, текстолог, М.Әуезовтың қолдаушысы, 1940 жылдан бастап СССР жазушылар одағының қатысушысы, қоғам қайраткері, поэт, ағартушы, аудармашы, ұстаз, Семей қаласындағы мұражайын қалаушы, Қазақ ССР бірінші мемлекеттік әнұран мәтіннің авторына арналған «Каюм Мухамедханов: жан және ұяттың адалдығы».

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен «Хабар» АҚ «Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттары электрондық түрге көшіріледі» атты бағдарламасына көмек көрсетілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен №31 мектебінің 5 сынып оқушыларына 3 сабақ және Р.Марсеков атындағы мектептің 5-сынып оқушыларына экскурсия , «Астана- болашақ қаласы» атты 3 сабақ өткізілді. Аягөз филиалымен №6 мектебінің 7 сынып оқушыларына «Ұлы Жеңіс күні» 6 сабақ және мұрағат бойынша 1 экскурсия, Зайсан филиалымен Мустафин атындағы мектептің жоғары сынып оқушыларына Ұлы Отан соғысына қатысқан Бексеитов және Жылқайдаров туралы сабақ, қорды сақатаушылар үшін экскурсия, Зырян филиалымен Құрылыс және транпорт колледжінің оқушыларына, №6 мектебінің, Чикаинск және Среднегорненский мектептерінің оқушыларына сабақтар, экскурсия, Ұлы Отан Соғысының ардагері А.И.Егоровпен кездесу ұйымдастырылды.

Барлығы облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен 20 мектеп сабақтары, 15 экскурсия өткізілді.

СТР телеканалында ҚЗТҚО мамандарының қатысуымен қазақ тілінің дамуына, Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар басшыларының жиналысы, 30-жылдардағы аштық және саяси құрғын-сүргін жылдарына – «Ой түйін» бағдарламасы, Қазақ ССР әнұранының авторы, аудармашы К.Мухамедханов туралы «Ой түйін», ТВК-6 телеканалында «Спектр представляет» жобасында ҚЗТҚО-ның директоры Г.Т.Қасымованың және ғылыми-ақпараттық анықтама бөлімінің басшысы Т.У.Тусунбаеваның қатысумен «Мұрағаттық анықтама беру» көрсетілетін мемлекеттік қызмет туралы бағдарламалар өткізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты мұрағатшылары «Өлкетану оқулары» 2 шығармашылық кешке қатысты, олар «Первый директор Исторической библиотеки» (Н.Н.Яковлев) баяндамамен және мультимедиялық презентациямен, «Жизнь, увиденная через объектив камеры» (М.В.Горовтың жеке қорынан).

«Соңғы монолог» - «Последный монолог» облыстың мемлекеттік мұрағатының директоры А.А.Аубакировтың тарихи-поэтикалық мультимедиялық презентациясы өткізілді.

Зайсан филиалымен Сталинград шайқасына қатысқан майдангерлер туралы құжаттар іздестіру жұмыстары өткізілді. Осыған орай, аудандық Ұлы Отан Соғысына қатысқандар ардагерлер қоғамдарына хаттар жолданып, Ресей Федерациясының Подольск қаласының Қорғаныс Министрлігімен байланыс жүзеге асырылды. Шығыс Қазақстан облысының 80 жылдығына және оның құрамындағы Зайсан ауданына арналған көрме ұйымдастырылуына байланысты тарихи және мектеп мұражайларымен жұмыстар жүргізіліп жатыр. Мұрағат құжаттарының негізінде облыстық мұрағатын Зайсан филиалының 50 жылдығына орай өткізілетін фотоқұжаттық көрмеге құжаттар іздестіру жұмыстары жүргізілуде. Жеңістін 68-жылдығына арналған фотоқұжаттық көрме толықтырылып жаңартылды.

ҚЗТҚО және Семей қаласының мұражайында сақталуда тұраған үлгілер негізінде «Записок Семпалатинского подотдела Западно-Сибирского отдела Ипмераторского русского геогрфического общества» атты 5 факсимильді басылымы жасалды. Қалған 15 басылым 2013 жылдың ішінде жарық көреді.

ҚЗТҚО қызметкерлерімен 1941-1945 жж Ұлы Отан соғысындағы Жеңіс күніне 70 жылдығына орай 1941-1945 жылдар аралығындағы «Прииртышская правда» және «Екпін» газеттерінің негізінде №6 мектеп-гимназиясында «Живая память времени» сабағы, Глубокое ауданының мұрағатшыларымен «Отан оларды ұмытпайды» сабақтары өткізілді.

ҚЗТҚО мамандары Семей қаласының транпорт колледжінде Жеңіс күніне арналған мұрағат қызметкерлерімен, Ардагерлер Одағымен және колледж студенттерімен ұйымдастырылған колледж түлектері- ҰОС ардагерлерімен кездесу өткізілді. Кездесу барысында Семей телевидениясының ардагері И.Г.Бурлактың жеке қорында өзінің туысқандарымен және колледж түлектерімен фронт хаттарын ҚЗТҚО болашақтағы құжаттық көрмелер өткізу, мақала, мектеп сабақтарында пайдалану үшін мемлекеттік сақтауға тапсырылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен «2013 жылға арналған Шығыс Қазақстанның мереке және айтулы күндер тізбесі» дайындалды. Шығару мақсаты: облыстың саяси, қоғамдық, ғылыми және мәдени өмірі, атақты жерлестердің өмірі және қызметтеріне байланысты атаулы күндер туралы ақпараттандыру.

Облыс мемлекеттік мұрағаттарының оқу залдарында 575 зерттеуші жұмыс істеді, 582 адам келді. Олар оқытушылар, студенттер, мұражай қызметкерлері, жеке адамдар. Зерттеу тақырыбы әртүрлі: өлкетану, елді мекендердің, көшелердің тарихы, ШҚО әлеуметтік-экономикалық дамуы, жеке үй салуға жер бөлу туралы шешімдер және т.б.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен «Мұрағат анықтмаларын беру» мемлекеттік қызмет көрсетілді: әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 27.530 сұраныс түсті, оның 28.471 орындалды (Қазақстан азаматтарынан –25.310, ТМД елдерінен – 3.161) оның 23.933 оң жауаппен. ҚР СІМ тарапынан 33 сұраныс түсті.

2013 жылдың 1 жартыжылдығында 580 тақырыптық сұраныс түсіп және орындалды. Бұл сұраныстар жерлерді жеке пайдалануға беру, ұйымдардың қайта атаулары, шағын, жеке фирмалардың, кәсіпорындардың жойылуы, ғимараттарды сату-сатып алу және т.б. туралы қалалық және аудандық әкімшілігінің, әкімдігінің шешімдерінің көшірмелерін берумен байланысты.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағат мекемелерінде құқықтық және өндірістік сабақтар жүргізілді. Өндірістік оқу жөніндегі сабақтар жоспарына Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары, Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары, Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қаулысы 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік ережелері жөніндегі тақырыптар енгізілді және қарастырылды.

Облыстың мұрағат мекемелері 2013 жылдың 1 жартыжылдық ішінде облыстың мұрағат қызметкерлерін кезекті аттестациялауды және жұмысқа жаңадан қабылданғандарды аттестациялауды өткізді.

Кәсіби білім алу жоспарында Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты мұрағатшылары «Мұрағат жүргізу және іс жүргізу», «Тарих және мұрағат жүргізу», «Мемлекеттік және жергілікті басқару» мамандықтары бойынша жоғары және орта арнайы оқу орындарында білім алады.

ҚЗТҚО маманы Ақпарат және мұрағат комитетінің кинофотоқұжаттар және дауыс жазуында жинақтау және құжаттардың ғылыми-техникалық өңдеу саласындағы кәсіби біліктілік деңгейін көтеру мақсатымен тағылымдамадан өтті.

Басқарма және мұрағат мекемелерінің қызметкерлері «Туған ел-алтын бесігім» мемлекеттік қызметкерлер арасындағы көркем байқауында қатысты. Байқауға қатысқан мұрағатшылардың барлығы алғыс хаттармен марапатталды.