1. мемлекеттік билік пен басқарма органдары

Қазақстан Республикасы Президентінің 1997 жылдың 03 мамырындағы № 3483 «Қазақстан Республикасының әкімшілік-аумақтық құрылысын жетілдіру бойынша кейінгі шаралары тура-лы» Жарғысына сәйкес Көкшетау облысы жойылған, Көкшетау облысының Мемлекеттік мұрағаты жабылған және оның негізінде Солтүстік Қазақстан облыстық мемлекеттік мұрағатының Көкше-тау филиалы құрылған.²

Облыстың мұрағаттық мекемелер құрылымының кейінгі оптимизациясы және Көкшетау қаласындағы құжаттаманы басқа-ру сұрақтарының орталықтандыруы Солтүстік Қазақстан облысы әкімінің 1998 жылдың 10 ақпанындағы № 37 шешіміне сәйкес өткізілген, оған сай Солтүстік Қазақстан облыстық мемлекеттік мұрағатының Көкшетау филиалы жабылған, Көкшетау қалалық әкімшілігінің мұрағаты Көкшетау қаласының Мемлекеттік мұраға-тына өзгертілген және оған филиалда сақталуда жатқан барлық қорлар тапсырылған.³

2001 жылдың 18 мамырындағы № 1214-1902-ММ заңды тұлғаның мемлекеттік қайта тіркеуі туралы куәлігіне сәйкес ол «Көкшетау қаласының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекеме болып аталды.⁴

Ақмола облысы әкімдігінің 2005 жылдың 17 ақпанындағы № А-3152 қаулысымен бекітілген, Жарғысына сәйкес, «Ақмола облысының мұрағаттар мен құжаттама бөлімінің «Көкшетау қала-сының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесіне мұрағат-тың аты өзгертілді.⁵

Ақмола облысы әкімдігінің 2008 жылдың 08 мамырындағы № А-4/170 қаулысына сәйкес аты «Ақмола облысы мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасының «Көкшетау қаласының мемлекеттік мұрағаты» мемлекеттік мекемесіне өзгертілді.⁶

Көкшетау облысының әкімшілік-аумақтық құрылымының өзгеруіне және жойылуына байланысты, Көкшетау қаласының мемлекеттік мұрағатында сақталуда жатқан құжаттардың көбі, Ақмола және Солтүстік Қазақстан облыстық мемлекеттік мұрағат-тарына және аудандық мемлекеттік мұрағаттарына аумақтық тиістілігіне қарай тапсырылған. 2003-2007 жылдар аралығындағы кезеңде барлығы 1574 қор, 246706 іс көлемінде тапсырылған.

Мемлекеттік мұрағат жұмысының жоспарына сай 2015 жылы 2009-2014 жылдары Көкшетау қаласы мемлекеттік мұрағатының тұрақты сақтау қорлары бойынша жолсілтеушіні анықтау және толықтыру бойынша жұмыс өткізілген болатын. Көрсетілген кезеңде тағы да 18 қор құрылды: Көкшетау қаласының ішкі саясат бөлімі, Көкшетау қаласының құрылыс бөлімі, Көкшетау қаласының тұрғын үй-коммнуалдық шаруашылығы, жолаушылар көлігі және автомобиль жолдары бөлімі, Көкшетау қаласының мемлекеттік нотариалды кеңсесі, қалалық аурухана, «Севгеодезия» мемлекеттік қазыналық кәсіпорны, қалалық аумақтық инспекциясы, «Көкшетау» мұражайлық бірлестігі, политехникалық колледжі, балалар музыкалық мектебі, балалар көркем мектебі, балалар-жастар спорт мектебі, қоғам қайраткерлері, белгілі, еңбек сіңірген адамдар, соғыс, партия және еңбек ардагерлері – Г. М. Булычеваның, А. Д. Давлетовтың, А. И. Жагипарованың, А. Ж. Жакуповтың, Т. Г. Савенконың, В. А. Соломинаның жеке қорлары.

Мұрағат құжаттарының ұйымдастырушылық тәртіптілігі мен іздеу мүмкіндігін, олардың бар болу бақылауын қамтамасыз етуін жақсарту мақсатында, бұрынғы Көкшетау облыстық мемлекеттік мұрағаты мен Көкшетау қаласының мемлекеттік мұрағатының есептік құжаттарын бірыңғай жүйеге реттеу бойынша жұмыс өткізілген болатын.

Жоғары көрсетілген жұмысты өткізу кезінде бұрынғы Көкшетау облыстық мемлекеттік мұрағатының тұрақты сақтау басқарушылық құжаттамасының 265 қоры қайта қорландырылды (соның ішінде 60 қор қосылды).

Қорлар сәйкес бөлімдер бойынша орналасқан, олар бөлімшелерден тұрады. Тұрақты сақтау бұрын енгізілген қорлар бойынша ағымдағы өзгерістер енгізілді.

2015 жылдың 01 қаңтарына Көкшетау қаласының мемлекеттік мұрағатында 477 қор есептелген, оның құрамында 110516 іс саналған, соның ішінде – 55880 тұрақты сақтаудағы басқару құжаттамасы, 41192 жеке құрам бойынша, 60 ғылыми-техникалық құжаттамасы, 2560 жеке шығу тектік, 10775 фотоқұжат, 33 фоно-құжат, 14 киноқұжат, 2 видеоқұжаты.

Хронологиялы құжаттар 1858-2014 жылдар аралығын қамтиды.

1858-1917 жылдарғы төңкеріс дейінгі аралықты қамтитын құжаттар арасында, аса құнды және қызықты Михаил-Архангел және Георгий шіркеулерінің метрикалық кітаптары болып табыла-ды, 1891 жылдың 14-інші мен 20-ыншы шілде аралығындағы Далалы Генерал-Губернаторство бойынша саяхат барысында Оның Императорлық Жоғары мәртебелі Тақсыры Мұрагері Цесаревичті құрметтеу бойынша құжаттар көшірмелері, шоқыну-дың, неке қиюдың, жерлеудің шіркеулік құпияшылдықтарын тіркеуі туралы мәліметтер бар.

Кеңес мерзімі 1917 мен 1991 жылдары Көкшетау қаласы-ның мекемелері, ұйымдары, кәсіпорындарының құжаттарын бей-нелейді. Бұл, халық шаруашылығының барлық салаларының дамуын, мәдени құрылысты, Ұлы Отан соғысы жылдары еңбек-шілердің фронтқа көмегін, өнеркәсіптің жаңа салаларының пайда болуы, зауыттардың құрылысын, ауыл шаруашылық өндірісіндегі табыстарын бейнелейтін құжаттар.

Күмәнсіз қызықты - Қазақстан Республикасы тәуелсіздігі-нің бірінші жылдары құрылған құрылымдардың құжаттары. Осы топта аса маңызды жаңа құрылған органдардың құжаттары болып табылады: өкілдік - мәслихаттың және атқарушы-өкімдік - әкім аппаратының – онда қаланың әлеуметтік-экономикалық дамуы, бюджеті, білім беру, денсаулық сақтау, мәдениет мекемелерінің қызметі, жазушылардың, көрнекті мемлекеттік, қоғамдық қайрат-керлерінің мерейтойларын тойлауы, тарихи оқиғалар мен айрықша даталар туралы мәліметтер баяндауда.

Тарихты сақтауда жеке шығу тектік құжаттардың мәні зор, өйткені қала мен аумақ тарихы, сондай-ақ, бұрынғы өз көзімен көргендердің, талай оқиға қатысушыларының да жеке құжаттарында бейнеленеуде. Мемлекеттік мұрағат әйгілі, еңбегі сіңген адамдардың, біздің жерлестеріміздің жеке қорларын сақтайды. Бұл құжаттар, әрбірінің негізінде - біздің қаламыз бен аймағымыздың халық шаруашылығындағы сол не басқа саласы-ның, мәдениеттің, ғылымның дамуына үлес қосқан адам тағдыры. Олардың ішінде Ауғанстандағы соғыс қатысушыларының құжаттар жинағы, қоғамдық және мемлекеттік қайраткерлері Е. Н. Әуелбеков, А. И. Досов, Е. П. Красноперов, В. Н. Зуб, З. К. Шуатаева, ақын-импровизатор, Қазақ КСР-нің еңбегі сіңген мәдениет қызметкері М. М. Асайынов, Көкшетау қаласының Бірінші ардақты азаматы М. А. Әбілқасымов, еңбегі сіңген өнер қайраткері Я. А. Куклинский, жазушылар В. М. Боговицкий, И. Н. Салахов, В. А. Терещук, өнер зерттеу ғылымының кандида-ты, Қазақстан композиторлар Одағының мүшесі, этномузыка зерттеуші Г. Е. Байтенова және т.б. жеке қорлары.

2002 жылы Көкшетау қаласының мемлекеттік мұрағаттың жеке шығу тектік құжаттарының қорлары бойынша Жолсілтеуші құрастырылған.

Тарих тек қана ресми басқару құжаттамасында ғана емес, фотосуреттерде де бейнеленеді. Мемлекеттік мұрағатта сақтауда жатқан Көкшетау қаласы мен Көкшетау аумағының тарихы бойынша фотоқұжаттарға біздің қаламызға республикамыздың, бұрынғы Совет Кеңесінің көрнекті мемлекеттік және қоғам қайраткерлерінің, ұшқыш-ғарышкерлердің келуі, көшелер көрініс-тері, бөлек ғимараттар, қала тарихындағы әр түрлі жылдардағы ескерткіштері түсірілген. Курс тыңдаушыларының, әр түрлі конференциялар, съездер делегаттарының, өндіріс озаттарының және т. б. топтық түсулері бар.

Киноқұжаттардан мемлекеттік мұрағаттың сақтауында 1984 жылы «Ленфильм» киностудиясында жазылған «Алжир» құжаттық фильмі бар – күйеулері жазаға ұшыраған, әйелдердің қайғылы тағдыры туралы, тоталитарлық сталиндік режимі уақытында Ақмола отанды сатқандардың әйелдері лагерінде мейірімсіздік, зорлық-зомбылықты және кемітуді бастан кешкен әйелдер туралы баяндама.

Мұрағат құжаттарын жедел іздестіру үшін және олардағы ақпаратты аса тиімді пайдалану мақсатында мемлекеттік мұрағатта қораралық анықтамалықтар құрылған – жүйелі және атаулы каталогтар, оларға 4378 каталог карточкасы қосылған.

Мемлекеттік мұрағатта ғылыми-анықтамалық кітапхана ұйымдастырылған, оның анықтама әдебиеті, журнал және газет қорлары бар. Соңғылары, 1920 жылдан 2014 жылға дейін хронологиялық шеңберлерімен ұсынған, оның ішінде газеттер тігінділері бар, оларда тарихтық жоспарда біздің қаламыз үшін маңызды оқиғалар бейнеленген. Олардың ішінде газеттер: өткен жүзжылдықтың 20 жылдарынан қала тарихын ашатын «Красный пахарь», «Колхоз жолы», «Колхозный путь», «Көкшетау правдасы», соғыс жылдарының оқиғаларын баяндайтын, тыл еңбеккерлерінің батырлық еңбегі және фронтқа бүкілхалықтық көмегі туралы куәландыратын «Сталинское знамя», бірінші тың игерушілердің ерліктері туралы айтып беретін «Кокчетавская правда». Осы газеттердің әр беті өзінше бірегей, ал кейбіреулері шынында өте құнды.

Көкшетау қаласы Мемлекеттік мұрағатының құжаттары ғылыми, халықшаруашылық және басқа мақсаттарда белсене пайдалануда. Мұрағат құжаттары негізінде «Көкшетау: адамдар, оқиғалар, көрнекті орындар» фотошежіресі (2004), «Көкшетау қаласының Мемлекеттік мұрағатына – 15 жыл» буклеті (2008) шығарылған. Жергілікті және облыстық газеттердің, Ақмола облы-сының мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасының Ақпараттық бюллетенінің беттерінде шамамен 230 мақала жарияланып, 60 жуық теледидарлық және радиохабар дайындалып өткізілген. Мұрағатта жатқан құжаттардың негізінде фотоқұжаттық көрмелер ұйымдастырылады, лекциялар, сабақтар және экскурсиялар өткізі-леді. Оларды зерттеушілер ғылыми еңбектерді, дипломдық және курстық жұмыстарды дайындағанда пайдаланған болатын.

Мемлекеттік мұрағат құжаттары негізінде мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар мен бөлек азаматтардан түсетін, тақырып-тық және әлеуметтік-құқықтық сипатындағы сұраулар орында-лады. Соңғы кезде олардың саны бұлжытпай өсіп келеді және бір жылға шамамен 2500 сұрау түсуде.

Жолсілтеуші екі бөлімнен тұрады: негізгі - оған құжаттар-дың құрамы және мазмұнының аннотациясымен қалалық мұрағаттың аса маңызды қорлардың мінездемелері кірген, және негізгі емес – аннотацияланбаған қорлар тізімі.

Жолсілтеушінің негізгі бөлігінде мемлекеттік мұрағатта сақталатын мекемелер, ұйымдар мен кәсіпорындардың барлық аса маңызды қорлары, жеке шығу тектік қорлары, топтамалар, кино-фотофоноқұжаттар туралы мәліметтер беріледі.

Жолсілтеуші қорларының мінездемелері топтастыру көз-дері-тізімдерінің құрылу схемасына сәйкес орналасады. Мекеме-лер, ұйымдар және кәсіпорындардың тараулар бойынша бөлінудің негізгі қағидасы өндірістік-салалық схема болып табылады. Қор-лар сәйкес бөлімдер бойынша орналасқан, олар бөлімшелерден тұрады. Ірі салалар мен өрістер ішінде салашықтар және қызметтің нақтылы бағыттары бөлінеді, салашықта ұйымдар нақтылы белгі бойынша орналасқан.

Қорлар мінездемелері жеке не топтық, бөлек қорға не қор-лар тобына құрылған, онда: қор атауы, қорқұрушының атауы болып табылады және оның соңғы атауы бойынша беріледі, мемлекеттік мұрағаттағы құжаттардың болуына сәйкес; анықтама-лық мәліметтер - қор нөмірі, сақталу бірліктерінің саны, құжат-тардың шеткі даталары; қорқұрушы туралы қысқаша мәліметтер – құрылу мен жабылу датасы, атауы мен бағынушылығындағы өзгертулер, функциялары мен орналасқан жері; қордың аса маңыз-ды құжаттардың құрамы мен мазмұнының аннотациясы; құжат-тардың орындау тілі, тек орыс тілінде құжаттары бар, қорлардан басқа. Қорқұрушыға қатысы бойынша жоғары тұрған органдармен мәлімет үшін жіберілген құжаттары аннотацияланбайды.

Мұрағаттық қор атауы толық келтіріледі, ал жақшада ресми қабылданған қысқаша атауы берілген. Қорқұрушының құрылу тарихы бойынша нақты мәліметтерді белгілеу бар құжаттар бойынша мүмкін болмаған жағдайда, даталар квадрат жақшаларға алынған. Тарихи анықтамада қордың сақталу дәрежесі туралы мәліметтер де бейнеленеді.

Бірқатар жабылған қор құраушылар мінездемелерінде (жиһаз және тігін фабрикалары, диіркомбинаты және т. б.) тарихы ұзақ мерзімге қабылданбаған, құжаттардың болмауынан аяқталмаған.

Топтық мінездемелерде анықтамалық мәліметтер тек қор-лар тобына ғана емес, топқа кіретін әр қорға да көрсетіледі. Топтық мінездемеге кірген қорлар атаулары, алфавиттік ретте саналады.

Мұрағаттық топтамаларда, оның құрамы туралы мәлімет-тер нұсқауымен бірге құрылу датасы аталған. Жинақтың хроноло-гиялық шекаралары ең ерте және кеш құжаттың шегінде анықталады. Жеке шығу тектік қорлары мінездемелерінің тиісті бөлімдерінің ішінде қорқұрушылардың тегі алфавит бойынша орналасқан, топтамалардың мінездемелері – олардың құрылуының хронологиялық ретінде.

Жолсілтеушінің негізгі бөлімінің дербес тараулары ретінде кинофотофоноқұжаттардың мінездемелері берілген.

Жолсілтеушінің негізгі бөлігінен кейін аннотацияланбаған қорлар тізімі орналасқан. Оларға мына қорлар жатқызылды: құжаттардың сақталу дәрежесіне сай, олардың қорқұрушылар тарихын анықтауға сәті болған жоқ; қорқұрушының қызметін ашпайтын және құнды мәліметтер жоқ құжаттардың азкөлемді қорлар. Жеке құрам бойынша құжаттары бар қорлар жол көрсеткішіне кірмеген. Қорлар бойынша тізімдер бар болуына сілтеулер берілмейді, өйткені жол көрсеткішіне кірген барлық қорлар бейнеленген.

Жолсілтеушінің анықтамалық аппараты бар: титулдік беті, мазмұн, алғысөз, қысқарған сөздер тізімі, атау көрсеткіші, әкімшілік-аумақтық бөліну туралы қысқаша анықтама.
Көкшетау қаласы Мемлекеттік мұрағатының мекен-жайы:

020000, Көкшетау қаласы, Темірбеков көшесі, 55,

Қалалық мәслихат төралқасының, сессиялар төрағала-рының, хатшысының негізгі қызметі бойынша қаулылары, шешімдері, өкімдері.

Жұмыс жоспарлары. Еңбекші ұжымдар жиналыстары-ның, ономастикалық комиссия отырыстарының хаттамалары, көшелер аттарын өзгерту, «Көкшетау қаласының Құрметті азаматы» атағын беру бойынша түсіндірме хаттар, ұсыныстар, өтініштер.

Штаттық кестелер, міндеттемелер мен төлемдер, тауарлар, жұмыстар мен қызметтерді мемлекеттік сатып алу бойынша қаржыландыру жоспарлары, тауарлар, жұмыстар мен қызметтерді мемлекеттік сатып алу бойынша бухгалтерлік есептер.

Қала мекемелері мен ұйымдарын тексеру актілері, анықтамалары.

Қазақ, орыс тілдері.

Қалалық аумақтық, округтік және учаскелік сайлау комиссияларының сайлауды дайындау мен өткізу бойынша, сайлауды өткізу нәтижелері бойынша отырыстарына хаттама-лары. Сайлау алдындағы плакаттар, депутаттарға үміткерлердің бағдармалары. Сайлау округтерінің тізімдері.

Жылдық бухгалтерлік есептер.

Қазақ, орыс тілдері.

Учаскелік сайлау комиссияларының хаттамалары. Солдаттарға демалыс беру және кейінге қалдыру туралы уездік комиссармен хат алмасу және телеграммалар, куәландыру, өтініштер.

Дмитриевское селосы

Зеренді селосы

Николаевское селосы

Болыстық атқару комитеттері мен ауылдық Кеңестердің жұмыс жоспарлары. Ауылдық Кеңестерге сайлау бойынша құжаттар.

Қоғамдық өзара жәрдем ауылдық комитеттердің қызме-тін тексеру мәліметтері, актілері. Сауда-өндірістік кәсіпорын-дары, мектептер, елді мекендер туралы, егіс көлемдерін есептеу және егістердің жағдайы бойынша мәліметтер.

Болыстық мекемелердің штаттық кестелері; жобалар, ғимараттардың құрылысы мен күрделі жөндеуге сметалар. Ауылдық Кеңестердің статистикалық есептері.

Сауатсыздықты жою бойынша комиссия отырыстары-ның хаттамалары, мектептерді тексеру актілері, мектептердің және оқытушылардың тізімдері. Кеңес болысы № 15 Васильев-ка балалар үйінің балалар тізімдері (1924).

Панасыздықпен күрес мәселелері бойынша хат алмасу, Қызыл Әскерге шақырту, әскери міндеттілерді есепке алу туралы уездік әскери комиссариатпен хат алмасу.

Қазақ, орыс тілдері.
Көкшетау қалалық халық депутаттар Кеңесі мен оның атқару комитеті
Қор 9, 3405 сақт. бірл., 1924-1925, 1929-1993 жылдары
1924 жылы қаладағы мемлекеттік билік органы сияқты еңбекші, шаруалық және қызыләскерлік депутаттарының қала-лық Кеңесі сайланды, 1939 жылдың желтоқсанынан – еңбекші депутаттарының, 1977 жылдың қазанынан – халық депутат-тарының. Қалалық Кеңес сессияларының арасындағы мерзім-дерде Кеңес билігінің органы оның атқару комитеті болып табылды. 1992 жылдың 4 наурызынан Көкшетау қалалық халық депутаттар Кеңесінің 21-ші шақырудың 9-шы сессия қаулысы-мен атқару комитеті жабылды, оның міндеттері қалалық әкімшілік басшысының аппаратына тапсырылды. Қалалық Кеңес өкілдік орган сияқты 1993 жылдың желтоқсанына дейін болды .

Қаладағы жоғарғы билік органы бола тұра, қалалық атқару комитеті мемлекеттік, шаруашылық және әлеуметтік-мәдени құрылысқа басшылық еткен, заңдар сақтауын, мемле-кеттік және қоғамдық тәртібін, оның құрылымына кірген бөлімдер арқылы азаматтардың құқықтарын қорғауды қамта-масыз етті.

Қалалық Кеңесі жанында секциялар ұйымдастыру, қаланы электрлендіру, мектептердің, балалар үйлердің жұмысы (1924-1925), жеке меншік шаруашылықтар бойынша егіс науқа-нын өткізу (1933) туралы атқару комитеті төралқасының отырыстарына хаттамалар.

Қалалық Кеңес пленумдары, сессиялары мен комиссия-ларының, қалалық атқару комитеті отырыстарының хаттама-лары және оларға құжаттар. Қалалық атқару комитетінің қаулылары, шешімдері, өкімдері.

КСРО, Қазақ КСР Жоғарғы Кеңестеріне, облыстық және қалалық Кеңестеріне, халық соттарына сайлауды дайындау мен өткізу бойынша құжаттар. Қалалық Кеңес депутаттарының құрамы туралы статистикалық есептер, сайлаушылар талапта-ры және оларды орындау туралы депутаттардың есептері.

Қала дамуының халық-шаруашылық жоспарлары, кәсіпорындар мен мекемелердің жұмыс жоспарлары және оларды орындау туралы есептер. Халық шаруашылығының салаларын дамыту, ұйымдастыру-көпшілік жұмыс мәселелері, халық қозғалысының есебі, азаматтардың әлеуметтік шығу тегі бойынша мәліметтер, анықтамалар, ақпараттар, хат алмасу. Сайлау құқықтарынан айырылған тұлғалар мен Польшаға қоныс аударуға жататын әкімшілік жер аударылғандар, арнайы жер аударылғандар, құрметтеген көпбалалы аналар тізімдері.

Әлеуметтік сұрақтарды шешу, қаланың жақсартылуы, коммуналдық шарушылық жағдайы, емдеу мекемелері, білім беру мен мәдениет мекемелер жүйесі туралы баяндамалар, есептер, ақпараттар. Ордендермен, медальдармен, мақтау қағаз-дармен құрметтеу, құрметті атақтар, көшелер аттарын өзгерту туралы құжаттар.

Штаттық кестелер мен шығындар сметалары. Жылдық бухгалтерлік есептер.

Шаруашылық бойынша кітаптар (1929-1935), қала халқы есебі бойынша алфавиттік кітаптар (1932-1935).