6B06149 – «Ақпараттық жүйелер» мамандығына арналған «AZhN 1202– АҚпараттық ЖҮйелер негіздері»
Шешуі: Берілгендерді енгізу кезінде Excel-де автотолтыруды пайдаланған дұрыс. (Правка, Заполнить, Прогрессия
жүктеу/скачать 3,7 Mb.
|
umkd akparatt k zhuieler negizderi 2022
- Бұл бет үшін навигация:
- Лабораториялық жұмыс № 3. Тақырыбы: MS Excel ортасында сандық ақпаратты өңдеу. Деректер қорымен жұмыс Мақсаты
- ТДАТА
- Данные - Проверка данных (Data - Validation ), Список (List)
- Разработчик (Developer)
- Разработчик (Developer - Insert - Button)
- Данные (Data)
- Вставка - Сводная таблица (Insert - Pivot Table)
- Добавить эти данные в модель данных
- Поля сводной таблицы
| Шешуі:
Берілгендерді енгізу кезінде Excel-де автотолтыруды пайдаланған дұрыс. (Правка, Заполнить, Прогрессия). Гистограмманың құрудың маңызды кезеңі абсцисса осіне берілгендерді жазу. Ол үшін осьте бөлу белгілерін алып тастап, ал формулалар қатарына жылдарды кезектестіріп жазу қажет. Төменде гистограмманы көлемді түрінде берілгендерді орналастыру көрсетілген. Лабораториялық жұмыс № 3. Тақырыбы: MS Excel ортасында сандық ақпаратты өңдеу. Деректер қорымен жұмыс Мақсаты: Excel электрондық кестесі мүмкіндіктерімен деректер қорын құру. Кестелік мәліметтерді өсу, кему бойынша реттеу. Фильтрлен өткізу, фильтр шарттарын құру. Деректерді топтастыру, Деректер базасы (ДБ) дегенде, ең алдымен, SQL, Oracle, 1С немесе ең болмаса Access сияқты программалар еске түседі. Әрине, бұл өте қуатты (және көп жағдайда арзан емес) бағдарламалар, олар үлкен және күрделі компанияның жұмысын автоматтандыруға қабілетті. Шағын бизнестің құжаттарын автоматтандыруда, бизнес-процестерді басқаруда қарапайым программалармен де жұмыс жасауға болады. Ең алдымен техникалық есеп қойылымын анықтайық. Көптеген жағдайларда, мысалы, классикалық сатылымдарды есепке алу үшін Мәліметтер базасы болуы керек: * кестелерде тауарлар (баға), жасалған мәмілелер және тұтынушылар туралы ақпаратты сақтау және осы кестелерді бір-бірімен байланыстыру * деректерді енгізудің ыңғайлы формалары болуы керек (ашылмалы тізімдермен және т. б.) * осы деректермен кейбір баспа бланкілерін (төлемдер, шоттар және т. б.) автоматты түрде толтыру * басшының көзқарасы бойынша бүкіл бизнес-процесті бақылау үшін қажетті есептерді беру Бұл аталған процестердіәң барлығын Microsoft Excel көмегімен жүзеге асыруға болады. 1-қадам. Кесте түріндегі бастапқы деректер Тауарлар, сатылымдар және тұтынушылар туралы ақпаратты үш кестеде сақтаймыз (бір парақта немесе әр түрлі парақта сақтасаңыз да болады). Бұл кестелерді автоматты түрде реттелетін "ақылды кестелерге" айналдыру өте маңызды. Бұл Главная вкладкасындағы Форматировать как таблицу бұйрығын қолдану арқылы жасалады (home-format as Table)y содан кейін пайда болған Конструктор вкладкасында (Design) кестелерге кейінірек пайдалану үшін кесте атауы өрісіне көрнекі атаулар тағайындаңыз: Нәтижесінде келесі суреттегідей «үш ақылды» кесте пайда болуы керек: Кестелерде қосымша нақтылау деректері болуы мүмкін екенін ескеріңіз. Мәселен, мысалы, Прайс-та әр тауардың санаты (тауар тобы, қаптамасы, салмағы және т.б.) туралы қосымша ақпарат бар, ал Клиенты кестесі - олардың әрқайсысының қаласы мен аймағы (мекен-жайы, ЖСН, банктік деректемелері және т. б.). Продажи кестесін біз кейіннен оған жасалған мәмілелерді енгізу үшін қолданамыз. 2-қадам. Деректерді енгізу формасын жасаңыз Әрине, сіз сату деректерін тікелей Продажи кестесіне енгізе аласыз, бірақ бұл әрдайым ыңғайлы емес және "адам факторына"байланысты қателер мен қателіктердің пайда болуына әкеледі. Сондықтан жеке парақта осы түрдегі деректерді енгізу үшін арнайы форма жасаған дұрыс: B3 ұяшығында жаңартылатын ағымдағы күн-уақытты алу үшін TDATA (NOW) функциясын қолданамыз. Егер уақыт қажет болмаса, онда ТДАТА орнына СЕГОДНЯ (TODAY)функцияны қолдануға болады. B11 ұяшығында біз ВПР (VLOOKUP) функциясын қолдана отырып, Ақылды Прайс кестесінің үшінші бағанында таңдалған өнімнің бағасын табамыз. B7 ұяшығында бізге прейскурант элементтері бар ашылмалы тізім қажет. Ол үшін пәрменді пайдалануға болады деректер - Данные - Проверка данных (Data - Validation), Список (List) шектеу ретінде көрсетіп, содан кейін өріске енгізіңіз Источник (Source) бағанға сілтеме атау біздің ақылды Прайс кестесінен: Сол сияқты, клиенттермен ашылмалы тізім жасалады, бірақ дереккөз тар болады: =ДВССЫЛ("Клиенты[Клиент]") DVSSIL (ENTIRECT) функциясы бұл жағдайда қажет, өйткені Excel, өкінішке орай, дереккөз өрісіндегі ақылды кестелерге тікелей сілтемелерді түсінбейді. Бірақ DVSSIL функциясына бірдей "оралған" сілтеме "жарылыспен" жұмыс істейді. 3-қадам. Сату енгізу макросын қосыңыз Нысанды толтырғаннан кейін оған енгізілген деректерді Продажи кестесінің соңына қосу керек. Біз қарапайым сілтемелер арқылы форманың астына қосу үшін жол жасаймыз: Яғни, A20 ұяшығында =B3 сілтемесі, B20 ұяшығында =B7 сілтемесі және т. б. болады. Енді біз 2 жолға қарапайым макросты қосамыз, ол жасалған жолды көшіреді және оны Продажи кестесіне қосады. Ол үшін Alt + F11 тіркесімін немесе Разработчик (Developer) вкладкасындағы Visual Basic түймесін басыңыз. Егер бұл вкладка көрінбесе, оны алдымен Файл - Параметры - Настройка ленты (File - Options - Customize Ribbon) арқылы қосыңыз. Ашылған Visual Basic редакторының терезесінде Insert - Module мәзірі арқылы жаңа бос модульді енгізіп, макро кодты енгізіңіз:
Енді Разработчик (Developer - Insert - Button) вкладкасына Вставить ашылмалы тізімін пайдаланып, жасалған макросты іске қосу үшін формаға батырманы қосуға болады: Оны салғаннан кейін, тышқан манипуляторының сол жақ батырмасын басып тұрып, Excel - оған қандай макро тағайындау керек екендігін сізден сұрайды - Add_Sell макросын таңдаңыз. Кнопкадағы мәтінді тышқанның оң жақ түймешігімен басып, мәтінді өзгерту бұйрығын таңдау арқылы өзгертуге болады. Енді форманы толтырғаннан кейін сіз батырманы басуға болады және енгізілген мәліметтер автоматты түрде сату кестесіне қосылады, содан кейін форма жаңа сауданы енгізу үшін тазартылады. 4-қадам. Кестелерді байланыстыру Отчетты жасамас бұрын, кестелерді бір-бірімен байланыстырамыз, сонда сіз сатылымдарды аймақтар, клиенттер немесе санаттар бойынша жедел есептей аласыз. Excel бағдарламасының ескі нұсқаларында бағаларды, санаттарды, клиенттерді, қалаларды және т.б. сату кестесіне ауыстыру үшін VLOOKUP (VLOOKUP) бірнеше функцияларын пайдалану қажет болады. Бұл бізден уақыт пен күш-жігерді қажет етеді, сонымен қатар Excel-дің көптеген ресурстарын "жейді". Excel 2013 - тен бастап, кестелер арасындағы байланыстарды орнату арқылы бәрін айтарлықтай жеңілдетуге болады. Ол үшін Данные (Data) вкладкасында Отношения (Relations)түймесін басыңыз. Пайда болған терезеде Создать (New) түймесін басыңыз және ашылмалы тізімдерден кестелер мен баған атауларын таңдаңыз: Ескерту: кестелер дәл осы ретпен көрсетілуі керек, яғни байланысты кестеде (бағада) сату кестесінде болатындай қайталанатын тауарлардың негізгі бағанында (атауында) болмауы керек. Басқаша айтқанда, байланысты кесте, егер сіз оны қолдансаңыз, ВПР көмегімен деректерді іздейтін кесте болуы керек. Продажи Кестесі Клиенты бағанындағы Клиенты кестесімен ұқсас түрде байланысады: Байланыстарды орнатқаннан кейін байланыстарды басқару терезесін жабуға болады, бұл процедураны қайталаудың қажеті жоқ. 5-қадам. Отчеттарды жиынтық көмегімен жасау Енді сатуды талдау және процестің динамикасын қадағалау үшін мысал үшін жиынтық кестені пайдаланып қандай да бір есеп қалыптастырамыз. Продажи кестесіне белсенді ұяшықты орнатыңыз және таспадан Вставка - Сводная таблица (Insert - Pivot Table) вкладкасын таңдаңыз. Excel-ң Ашылған терезеде деректер көзі (яғни Продажи Кестесі) және есепті жүктеу орны (жаңа параққа жақсырақ)туралы сұрайды: Маңызды мәселе-бұл деректерді терезенің төменгі жағындағы Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) қосу керек, осылайша Excel бағдарламасы отчетты тек ағымдағы кестеде ғана емес, сонымен қатар барлық байланыстарды да жасағымыз келетінін түсінеді. ОК батырмасын басқаннан кейін терезенің оң жақ жартысында Поля сводной таблицы жолағы пайда болады, онда сіз тек ағымдағы ғана емес, сонымен қатар кітаптағы барлық "ақылды кестелерді" көру үшін сілтемені басуыңыз керек. Содан кейін сіз классикалық жиынтық кестедегідей, сүзгі, жолдар, бағандар немесе мәндер аймағындағы кез-келген байланысты кестелерден қажетті өрістерді тінтуірмен сүйреп апара аласыз-және Excel бізге қажет кез-келген отчетты бірден параққа салады: Жиынтық кестені периодты түрде (бастапқы деректерді өзгерткен кезде) жаңарту керек, оны тышқанның оң жақ түймешігімен басып, Обновить бұйрығын таңдау арқылы жаңарту керек екенін ұмытпаңыз , өйткені ол мұны автоматты түрде жасай алмайды. Сондай-ақ, жиынтықтағы кез-келген ұяшықты таңдап, батырманы басу арқылы жиынтық диаграмма (PivotChart) қойындысында талдау (Analysis) немесе опциялар (опциялар) онда есептелген нәтижелерді тез елестетуге болады. 6-қадам. Басып шығару формаларын толтырыңыз Кез-келген мәліметтер базасының тағы бір типтік міндеті-әртүрлі баспа бланкілері мен формаларын (шот-фактуралар, шоттар, актілер және т.б.) автоматты түрде толтыру. Мұнда, мысалы, шот нөмірі бойынша нысанды толтыруды жүзеге асырамыз: C2 ұяшығына пайдаланушы санды енгізеді деп болжанады (Продажи кестесіндегі жол нөмірі, мәні бойынша), содан кейін қажет деректербізге бұрыннан таныс ВПР (VLOOKUP) және Индекс (INDEX) функциясының көмегімен тартылады. жүктеу/скачать 3,7 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|