6В06 Информационно-коммуникационные технологии

• 
  виды запросов;
  
• 
  назначение вычисляемых полей;
  

Запрос в системе управления базами данных Access — это, по сути дела вопрос, относящийся к данным, хранящимся в таблицах, который пользователь обращает к базе. Вы этот вопрос задаете, a Access его обрабатывает и в качестве ответа предоставляет записи, которые соответствуют поставленному вопросу. Эти записи отображаются в виде промежуточной таблицы, которую называют набором записей.

Эффективность применения запросов в Access в значительной степени обязана использованию графической технологии, в основе которой лежит так называемый бланк запроса по образцу. Заполняя ячейки строк этого бланка, мы сообщаем программе те условия, которые должны быть использованы при обработке данных. Строки бланка запроса по образцу позволяют выбрать поля, данные из которых будут обрабатываться в запросе, выбрать порядок сортировки данных, установить режим скрытия или отображения полей в таблице, полученной по результатам работы запроса, а также задать те условия отбора, от которых зависит, какие записи будут отображены в результате. Бланк запроса по образцу содержит следующие строки:

• 
  Строка Поле содержит имена полей. Ввести в нее имена нужных нам полей можно путем перетаскивания их из списка полей, помещенного в верхней области бланка запроса по образцу. Можно также выбрать имена полей из раскрывающегося списка, который появится, если щелкнуть внутри одной из ячеек строки Поле . Кроме обычных полей, в строку Поле можно включить и так называемые вычисляемые поля. Они представляют собой выражения, с помощью которых по значениям одного или нескольких полей, включенных в выражение, вычисляется новое значение.
  
• 
  Строка Имя таблицы Показывает имя таблицы, из которой взято поле. Это полезно в тех случаях, когда запрос основан на нескольких таблицах, особенно если названия полей из разных таблиц совпадают.
  
• 
  Строка Сортировка служит для задания того, каким образом будут отсортированы записи, включенные в набор записей, полученный по результатам работы запроса.
  
• 
  Строка Вывод на экран определяет, будет ли это поле отображаться в результирующем наборе записей или же оно будет скрыто.
  
• 
  Строка Условие отбора содержит условие, которое определяет, какие записи войдут в набор записей, а какие — нет.
  

1. 
   В окне База данных выберите вкладку Запросы.
   
2. 
   Щелкните на кнопке Создать- откроется диалоговое окно Новый запрос.
   
3. 
   Выберите пункт Конструктор и затем щелкните на кнопке ОК. Другие пункты этого меню используются для создания специальных запросов. Программа Access откроет диалоговое окно конструктора запросов и отобразит диалоговое окно Добавление таблицы .
   
4. 
   Выберите таблицу, к которой вы хотите адресовать запрос, и щелкните на кнопке Добавить.
   
5. 
   Повторите операцию п. 4 для каждой таблицы, которую вы хотите добавить в запрос. Можно обращаться не только к таблицам, но и к уже существующим запросам. Для этого надо открыть вкладку Запросы и выбрать существующий запрос в качестве источника данных для нового запроса.
   
6. 
   Для того чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы, щелкните на кнопке Закрыть. Под
   

этим диалоговым окном лежит окно запроса Запрос1: Запрос на выборку , в нижней области которого находится бланк запроса по образцу, а в верхней области представлены списки полей таблиц или существующих запросов, из которых и будут выбираться данные.

Определив источник данных для запроса, мы должны указать Access, какие поля следует включить в результат, выдаваемый запросом. Это делается следующим образом.

1. 
   В списке полей в верхней области окна выберите первое поле, которое вы хотите увидеть в наборе записей, полученном в результате работы запроса. Щелкните на этом поле и перетащите его в нижнюю область окна в строку Поле первого пустого столбца.
   
2. 
   Повторите операцию п. 1 для каждого поля, которое вы хотите добавить к результату, выдаваемому запросом.
   

Последним этапом создания запроса является указание Access, каким образом вы хотите сортировать данные и какому критерию (каким правилам отбора) должны удовлетворять данные, включаемые в результирующий набор записей. Назначение порядка сортировки выполняется следующим образом.

1. 
   Выберите поле, по которому Access должен провести сортировку в первую очередь. Например, если вы выполняете запрос по таблице клиентов, то вам может потребоваться расположить записи в алфавитном порядке фамилий клиентов.
   
2. 
   Щелкните на ячейке строки Сортировка в нужном поле и в раскрывающемся списке выберите нужный порядок сортировки: По возрастанию или По убыванию.
   
3. 
   Если нужно выполнить сортировку по нескольким столбцам, повторите операции пп. 1 и 2 для каждого дополнительного поля, по которому будет проходить сортировка. Заметьте, что когда мы сортируем данные по нескольким столбцам, то наибольший приоритет имеет самый левый столбец. Если необходимо, столбцы можно менять местами. Это делается перетаскиванием с помощью мыши.
   

1. 
   Щелкните на ячейке строки Условие отбора в столбце того поля, которое программа Access должна использовать в качестве источника данных.
   
2. 
   Введите условие отбора в ячейку. Если вы проводите поиск записей, содержащих в данном поле конкретное значение (например, число или дату), введите это значение. Если вы хотите получить записи, имеющие конкретный текст, такой как, например, «Москва», — введите этот текст в строку Условие отбора в соответствующий столбец. 5
   
3. 
   Повторите операцию п. 2 для всех полей, которым вы также хотели бы задать условие отбора.
   

Access допускает запросы целого ряда типов. Список различных типов вы можете увидеть, щелкнув на стрелке около кнопки Тип запроса.

Набор записей (dynaset) представляет собой промежуточную таблицу, которую программа Access создает во время работы запроса. Термин «dynaset» является аббревиатурой выражения «dynamic set of rec- ords» (динамический набор записей). Слово «dynamic» (динамический) отражает тот факт, что когда Access отображает набор записей, он отображает реальные данные, взятые из таблиц, которые были указаны в запросе. Другими словами, то, что мы видим в наборе записей, это реальные данные, а не их статическое представление. Данные в наборе записей можно изменить. При этом одновременно произойдут изменения в таблицах, являющихся источниками этих данных. Можно даже делать новые записи в таблицы путем ввода данных в набор записей, созданный запросом. Верно и обратное. При изменении данных в таблицах, использующихся в качестве источника данных для набора записей, данные в наборе изменяются соответственно. Поскольку для наборов записей Access использует тот же режим просмотра, что и для таблиц, то режимом просмотра можно управлять теми же средствами, что и в таблицах. Так, можно увеличивать или уменьшать ширину столбцов, изменять высоту строк, перемещать столбцы на новое место и скрывать их.

Переключиться в режим отображения набора записей из окна формирования запроса можно командой Вид - Режим таблицы или щелчком на кнопке Вид панели инструментов. Это та же кнопка,

которой выполняется переключение между режимами Конструктор и Режим таблицы

1. 
   Запрос на добавление служит для добавления данных в существующую таблицу. Запросы на добавление создаются следующим образом.
   

Запустите запрос на выборку, чтобы убедиться в том, что в результате его работы вы получаете набор именно тех записей, которые необходимы для добавления в другую таблицу.

Переключитесь в режим конструктора, для чего щелкните на кнопке Вид на панели инструментов или дайте команду Вид - Конструктор .

В меню Запрос выберите пункт Добавление... - откроется диалоговое окно Добавление. В раскрывающемся списке Имя таблицы выберите таблицу, в которую вы хотите добавить записи, и щелкните на кнопке ОК. Запустите запрос щелчком на кнопке Запуск на панели инструментов или командой Запрос - Запуск

2. 
   Запрос на удаление выполняет удаление записей, удовлетворяющих условию отбора, заданному в запросе. Запросы на удаление создаются следующим образом.
   

• 
  Сформируйте запрос на выборку, создающий набор записей, подлежащих удалению из таблицы.
  
• 
  Запустите запрос на выборку, чтобы убедиться в том, что в результате его работы вы получаете набор именно тех записей, которые подлежат удалению из таблицы.
  
• 
  Переключитесь в режим конструктора, для чего щелкните на кнопке Вид на панели инструментов или дайте команду Вид - Конструктор.
  
• 
  Дайте команду Запрос - Удаление. В названии диалогового окна слова «запрос на выборку» заменятся словами «запрос на удаление», и при запуске запроса будут удалены все отобранные записи.
  
• 
  Запустите запрос щелчком на кнопке Запуск или командой Запрос - Запуск. Access откроет диалоговое окно, в котором будет указано, сколько записей будет удалено из таблицы, и запросит подтверждение на удаление.
  
• 
  Если вы не хотите удалять записи, щелкните на кнопке Нет. В противном случае щелкните на кнопке Да , чтобы запустить запрос и удалить записи.
  

3. 
   Запрос на обновление изменяет все данные в существующих таблицах для всех записей, которые удовлетворяют условию отбора, заданному в запросе. Запросы на обновление служат для обновления значений всех записей, удовлетворяющих определенному условию. Эти запросы являются удобным средством для внесения «глобальных» изменений в таблицы. Запрос на обновление создается следующим образом.
   

• 
  Создайте запрос на выборку и проверьте, как он отбирает те записи, которые подлежат обновлению.
  
• 
  Дайте команду Запрос - Обновление или щелкните на кнопке со стрелкой рядом с кнопкой Тип запроса на панели инструментов. Access добавит в бланк запроса по образцу новую строку - Обновление:
  
• 
  В ячейках строки Обновление: для каждого поля, подлежащего обновлению, введите необходимое выражение или значение, которое заменит данные
  
• 
  Запустите запрос командой Запрос - Запуск или щелчком на кнопке Запуск на панели инструментов. Access сообщит, сколько записей подлежит обновлению, и запросит подтверждение на обновление. Для запуска исполнения запроса и обновления записей щелкните на кнопке Да.
  

4. 
   Запрос на создание таблицы предназначен для создания новой таблицы и включения в нее данных, взятых из существующих таблиц.
   

• 
  Сформируйте запрос на выборку, который во время работы создаст набор записей, содержащий те записи, которые вы хотите добавить в другую таблицу.
  
• 
  Запустите запрос на выборку, чтобы убедиться в том, что в результате его работы вы получаете набор именно тех записей, которые необходимы для добавления в другую таблицу.
  
• 
  Переключитесь в режим конструктора, для чего щелкните на кнопке Вид на панели инструментов или дайте команду Вид - Конструктор .
  
• 
  В меню Запрос выберите пункт Создание таблицы - откроется диалоговое окно Создание таблицы.
  

• 
  Запустите запрос щелчком на кнопке Запуск на панели инструментов или командой Запрос - Запуск
  

мыши. Использование запроса по образцу позволяет получать нужную информацию без необходимости заниматься программированием. Сформированную структуру запроса по образцу Access преобразует в оператор языка SQL {Structure Query Language - Структурированный язык запросов). SQL — это стандартный язык программирования, который используется во многих приложениях, занимающихся управлением базами данных. Записывать операторы языка SQL можно и вручную, без использования бланка запроса по образцу. Однако если вы не чувствуете себя свободно в программировании на языке SQL, то нет смысла отказываться от использования удобного метода запроса по образцу. Запрос SQL — это любой запрос, который нельзя создать, пользуясь исключительно только бланком QBE (бланком запроса по образцу). Такие запросы создаются непосредственным вводом операторов SQL в режиме SQL. При работе с системой управления базами данных Access наиболее широко применяются следующие запросы SQL.

1. 
   Запрос на объединение объединяет данные из нескольких таблиц в одну таблицу. Результирующая таблица, полученная в результате объединения, иногда называется «моментальным снимком» (snapshot), поскольку она, в отличие от набора записей, необновляема. Запрос на объединение можно использовать для объединения данных из двух или нескольких таблиц. Ниже приведен порядок действий для выполнения этой операции.
   

• 
  - В окне База данных откройте вкладку Запросы и щелкните на кнопке Создать.
  
• 
  - В открывшемся диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Конструктор и щелкните на кнопке ОК. После этого откроется диалоговое окно Добавление таблицы. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы, необходимые для создания запроса, и щелкните на кнопке Добавить (или сделайте двойной щелчок на строке таблицы).
  
  • 
    Создайте необходимые связи между таблицами. Это выполняется перетаскиванием общих полей из одной таблицы в другую. После того как вы это сделаете, на экране появятся линии объединения, соединяющие общие поля таблиц. (Если при создании структуры базы данных уже были установлены связи между таблицами, Access отобразит линии объединения автоматически.)
    
  • 
    Введите необходимые поля в бланк запроса по образцу методом перетаскивания полей из списков полей в столбцы бланка.
    
  • 
    Установите в бланке запроса по образцу необходимый порядок сортировки полей и задайте условие отбора.
    
  • 
    Сохраните и запустите запрос.
    

• 
  Активизируйте окно База данных.
  
• 
  Дайте команду Файл - Внешние данные - Связь с таблицами .
  
• 
  В открывшемся окне Связь выберите базу данных, содержащую нужную таблицу, и щелкните на кнопке Связь.
  
• 
  В диалоговом окне Связь с таблицами выберите нужную таблицу и щелкните на кнопке ОК. Связанная таблица из другой базы данных появится в окне База данных, и вы сможете использовать ее наряду с другими существующими таблицами и запросами при создании запроса на объединение.
  

2. 
   Запрос к серверу позволяет отправить запрос в виде операторов SQL напрямую к серверу базы данных, поддерживающему тот же синтаксис языка запросов SQL, что и примененный в запросе. Такие запросы используются для работы с таблицами, хранящимися на сервере базы данных, без необходимости их связывания. Запрос к серверу — это запрос, который отправляет команды SQL непосредственно на сервер базы данных. Такой запрос должен соответствовать стандартному протоколу открытого доступа к данным (ODBC, Open Database Connectivity). Запрос к серверу позволяет напрямую работать с таблицами, размещенными на сервере базы данных, без их связывания с базой данных Access. С помощью запросов этого типа можно также запускать процедуры, хранящиеся на сервере базы данных. Запросы к серверу можно использовать для внесения изменений в редактируемую базу данных, для создания новых объектов баз данных и для выполнения операций, аналогичных тем, которые осуществляются с помощью запросов на изменение. Запрос к серверу выполняется посредством ввода команд SQL, необходимых для выполнения требуемых действий, и прямой передачей этих команд серверу базы данных. Поскольку программа Access не обрабатывает команды для запросов к серверу, вам необходимо самостоятельно следить за тем, чтобы в командах использовался тот диалект языка SQL, синтаксис которого поддерживает сервер. Для создания запросов к серверу руководствуйтесь следующим порядком действий.
   

• 
  В окне База данных откройте вкладку Запросы и щелкните на кнопке Создать.
  
• 
  В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Конструктор) и щелкните на кнопке OK - откроется диалоговое окно Добавление таблицы .
  
• 
  Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы избежать добавления каких-либо таблиц.
  
• 
  Дайте команду Запрос - Запрос SQL - К серверу. Откроется пустое окно Запрос1: запрос к серверу.
  
• 
  Введите команды, которые вы хотите отправить на сервер базы данных с помощью драйвера ODBC.
  
• 
  Откройте диалоговое окно Свойства запроса щелчком на кнопке Свойства на панели инструментов или командой Вид - Свойства .
  
• 
  Перейдите в свойство Строка подключения к ODBC и укажите информацию, необходимую для связи с
  

• 
  В свойстве Возврат записей установите Да, если вы хотите по запросу получить информацию, или