§ 4.  Ақпараттың тұтас жəне дұрыс болуы

 
65
220.  Нормативтік  құқықтық  актілерді  есепке  алу  жəне  сақтау  көрсетілген 
құжаттар бойынша іс қағаздарын жүргізу заң бөлімшесіне жүктеледі.  
221.  Мемлекеттік  үкімет  органдарының  заңдары,  кодекстері,  жарлықтары, 
қаулылары жəне басқа құжаттары түсуіне қарай іс қағаздарына тігіледі.  
222.  Мекеме  қызметкерлері  заң  бөлімшесінде  сақталатын  нормативтік 
құқықтық  актілерді  пайдалана  алады,  ал  өндіріс  қажеттігі  болған  жағдайда  жəне 
Мекеменің нормативтік құқықтық актілеріне сəйкес осы құжаттардың  көшірмелерін 
ала алады.  
 
14-тарау. Қызмет бланкілерін есепке алу, 
сақтау жəне пайдалану тəртібі 
 
223.  Мекеме  құжаттар  жасау  үшін  А4  форматынағы  қағазға  орындалған 
арнайы қызмет бланкілерінің мынадай түрлері қолданылады:  
1)  хаттар  үшін  Қазақстан  Республикасының  Мемлекеттік  елтаңбасының 
бейнесі бар, Қазақстан Республикасы Мекемесінің атауы жəне деректемелері бар 
елтаңбалы бланкілер; 
2)  Қазақстан  Республикасының  Мемлекеттік  елтаңбасы  бейнеленген 
«Бұйрық»  бланкісі  Мекеменің  басқару  құжаттарын  (Мекеме  қызметін  қамтамасыз 
етуге,  заң  актілерінің  талаптарын,  Қазақстан  Республикасы  Президентінің 
актілерін,  басқа  нормативтік  құқықтық  актілерді  жəне  Мекеме  Басқармасының 
жəне  Директорлар  кеңесінің  қаулыларын  жəне  басқаларын  орындауға 
байланысты) ресімдеу үшін қолданылады; 
3) Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бейнеленген «Өкім» 
бланкісі  Мекеменің  басқару  құжаттарын  (Мекеме  бөлімшесінің  немесе  лауазым 
иесінің нормативтік құқықтық актілердің талаптарын, Мекеме жасаған шарттардың 
(келісімдердің,  келісім-шарттарының)  жəне  басқа  міндеттемелердің  талаптарын 
орындау  жөнінде  белгіленген  іс-қимылдарын  жүзеге  асыруға  арналған  нұсқауын) 
ресімдеу үшін қолданылады; 
4)  Қазақстан  Республикасының  Мемлекеттік  елтаңбасының  бейнесі  бар 
Мекеме бөлімшелерінің хаттарына арналған бланкілер. 
224.  Уəкілетті  бөлімше  Мекеменің,  филиалдарының  жəне  өкілдігінің 
бланкілерінің  дизайнын  жасайды.  Орталық  мемлекеттік  мұрағат  мекемесімен 
келісілген  дизайнның  (үлгінің)  түпкілікті  нұсқасын  жəне  бланк  өнімінің  таралымы 
бөлімшелердің нақты қажетіне сəйкес Мекеме басшысының өкімімен бекітіледі. 
225.  Қызметтік  бланкілердің  еркін  түрдегі  нысандарын  пайдалануға  рұқсат 
етілмейді.  
226.  Мекеменің,  Мекеме  Төрағасының,  Мекеме  бөлімшелері  мен 
филиалдарының  хаттары,  «Бұйрық»,  «Өкім»  бланкілері  –  нөмірлері  бар  қатаң 
есептегі  бланкілер  болып  табылады,  бланкілердің  түрін,  санын  жəне  нөмірін, 
бөлімшенің атауын, бөлімшенің жауапты адамының аты-жөнін жəне қолын көрсете 
отырып  уəкілетті  бөлімшенің  арнаулы  журналдарында  есептеледі  жəне  уəкілетті 
бөлімше  оны  бөлімшенің  жауапты  адамына,  сондай-ақ  Мекеме  басшыларының 
қабылдау  бөлмесіндегі  референттерге  (бұдан  əрі  –  басшылықтың  референттері) 
қол қойғызып беруі тиіс.  
227-228.  Басшылардың  референттері,  бөлімшелердің  жауапты  адамдары 
қызметтік  бланкілерді  металл  шкафтарда  (сейфтерде)  сақтайды,  олардың  дұрыс 
пайдаланылуына  жəне  сақталуына  жауап  береді,  қатаң  есептегі  қызметтік 
бланкілердің  шығыс  есебін  жүргізеді.  Қатаң  есептегі  бланкілер  бөлімшелерде 
журнал бойынша беріледі. 
229. Мекеме қатаң есептегі бланкілерін  басқа заңды жəне жеке тұлғаларға 
беруге қатаң тыйым салынады. 

 
66
230. Бөлімшелердің жауапты адамдары, басшылықтың референттері тоқсан 
сайын қолданылған жəне бүлінген бланкілердің саны (олардың нөмірлерін көрсете 
отырып)  туралы  екі  дана  етіп  есеп  жасайды,  оны  бөлімше  басшысы  немесе 
Мекеменің  тиісті  басшысы  бекітеді.  Есептің  бір  данасы  уəкілетті  бөлімшеде,  ал 
екіншісі  бөлімшенің  жауапты  адамында  (басшылықтың  референтінде)  қалады. 
Бүлінген  қатаң  есептегі  қызметтік  бланкілерді  уəкілетті  бөлімше  акт  бойынша 
жояды.  
231.  Қызметтік  бланкілер  дизайнның,  деректемелердің  жəне  басқа 
элементтердің  өзгеруіне  байланысты  Мекеме  бойынша  бұйрық  не  өкім  негізінде 
ауыстырылады.  Ескі  үлгідегі  қолданылмаған  қызметтік  бланкілер  уəкілетті 
бөлімшеге  басқару  құжатын  алғаннан  кейін  үш  күндік  мерзімде  акт  бойынша 
қайтарылуы тиіс. 
 
15-тарау. Құжаттарды есепке алу жəне сақтау тəртібі 
 
232.  Мекеме  қызметкерлері  құжаттармен  жұмыс  істеген  кезде  құпия 
сипаттағы  мəліметтерді  жариялау  бойынша  Қазақстан  Республикасының  жəне 
Мекеменің  нормативтік  құқықтық  актілерінің  талаптарын  қатаң  сақтауға, 
құжаттардың сақталуын қамтамасыз етуге міндетті.  
233.  Басқа  заңды  жəне  жеке  тұлғаларға  Мекемедегі  құжаттардың 
көшірмелерін бөлімшелер басшыларының рұқсатынсыз беруге тыйым салынады.  
234.  Ресімделген  сəттен  бастап  жəне  Мекеме  мұрағатына  тапсырылғанға 
дейін  құжаттар  осы  құжаттарды  жасаған  бөлімшелердің  іс  қағаздарында 
сақталады. 
Істер  жұмыс  бөлмелерінде  не  осы  мақсат  үшін  арнайы  бөлінген  үй-
жайларда  болуы  тиіс,  құжаттардың  сақталуын  қамтамасыз  ететін  шкафтар  мен 
үстелдерде сақталуы керек. 
235. Құжаттармен жұмыс істеген кезде шапшаңдықты қамтамасыз ету үшін 
істер  бекітілген  іс  номенклатурасына  сəйкес  орналастырылады,  ол  əрбір 
бөлімшенің  көрінетін  жерінде  болады.  Іс  мұқабаларының  түбіртектерінде  істердің 
номенклатура  бойынша  нөмірлері  көрсетіледі.  Істерді  жұмыс  үстелдерінде 
сақтауға тыйым салынады.  
236-237.  Құжаттардың  көшірмелерін  жасауға  арналған  бөлімшелерде 
құжаттар көшірмелері есепке алынады. 
238.  Уəкілетті  бөлімше  жыл  сайын,  есеп  берілген  жылдан  кейінгі  жылдың 
басында  барлық  бөлімшелер  бойынша  құжаттарды  есепке  алу  нəтижелерін 
жинақтайды жəне Мекеме басшылығына ұсынады. 
   
16-тарау. Құжаттарды тарату тəртібі 
 
239.  Құжаттарды  тарату  (көбейту)  уəкілетті  бөлімшенің  құжаттарды  тарату 
бөлімшесінде  (бұдан  əрі  –  тарату  бөлімшесі),  сондай-ақ  Мекеменің  басқа 
бөлімшелерінде жүзеге асырылады.  
240. Таралуы шектеулі құпия емес мəліметтері бар материалдарды көбейту 
тəртібін Мекеменің тиісті нормативтік құқықтық актілері белгілейді.  
241.  Құжаттарды  көбейтуге  бақылау  жасау  қарамағында  тарату  бөлімшесі 
орналасқан  бөлімшеге,  сондай-ақ  көшіру-көбейту  техникасы  бар  бөлімшелердің 
басшыларына жүктеледі.         
242.  Тарату  бөлiмшесiнде  құжаттар  мен  материалдарды  тарату  тек  қана 
арнайы  бланкіде  жазылған  тапсырыс-нарядпен  белгіленген  нысан  бойынша 
жүзеге асырылады. 

 
67
243.  Материалдарды  көбейтуге  арналған  тапсырыс-нарядтың  бланкісін 
бөлімшенің  жауапты  адамы  толтырады  (құжаттың  орындаушысын,  тапсырыстың 
атауын, түпнұсқа мен таралым парақтарының санын, күнін көрсете отырып) жəне 
оған  тікелей  басшысы  немесе  оның  орынбасары  қол  қояды.  Тарату  бөлімшесінің 
қызметкерлері 
құжаттарды 
тарату 
бөлімшесі 
уəкілетті 
тұлғасының 
бұрыштамасынан кейін көбейтеді.  
244.  Көбейтуге  рұқсат  етілетін  материалдар  мен  құжаттардың  тізбесі 
Ереженің  қосымшасында келтіріледі. 
245. Тарату бөлімшесі: 
1) таралым даярлайды жəне оны тапсырыс берушіге тапсырыс кітабына қол 
қойдырып береді; 
2)  тапсырыстар  негізінде  көбейтілген  құжаттардың  саны  мен  таралымын, 
қағаз жəне басқа материалдардың шығысын есепке алады. 
246.  Көбейтуге  берілетін  материалдар  тапсырыстар  кітабында  тіркеледі, 
оның  парақтары  нөмірленуі,  тігілуі  жəне  тарату  бөлімшесі  басшысының  қолымен 
əрі  уəкілетті бөлімшенің мөрімен бекітілуі тиіс. 
247.  Мекеме  бөлімшелері  үшін  қызметтік  бланкілер,  статистикалық  жəне 
бухгалтерлік  есеп  беру  бланкілері,  сондай-ақ  филиалдар  үшін  қатаң  есептегі 
бланкілер таратылмайды жəне оларды мамандандырылған кəсіпорындар Мекеме 
басшылығының  шешімімен  орталықтандырылған  тəртіппен  тапсырыс  бойынша 
шығарады.  
248.  Көбейтілетін  материалдың  мазмұнына  жауапкершілік  материалдарды 
көбейтуге берген бөлімше басшысына жүктеледі. 
 
17-тарау. Мекеме қызметкерлері демалысқа шыққанда, 
іссапарға кеткенде, басқа жұмысқа ауысқанда немесе 
жұмыстан босағанда істер мен құжаттарды 
қабылдау, өткізу тəртібі 
 
249.  Бөлімшелердің  қызметкерлері  демалысқа  шыққанда,  ұзақ  іссапарға 
кеткенде жəне басқа осындай жағдайларда олар орындамаған жəне бақылаудағы 
барлық құжаттар мен хаттар тікелей басшының нұсқауымен басқа қызметкерлерге 
берілуі керек, ал мұрағаттан алынған істер басқа қызметкерлердің атына жазылуы 
тиіс.  
250.  Қызметкердің  алдағы  ұзақ  (уақытша)  жоқ  болуына  байланысты 
қызметтік істерді қызметкердің тікелей басшысының атына еркін нысанда қазазбен 
берілетін  құжаттарды  өткізу  жəне  қабылдау  туралы  акт  жасалады,  онда  қағазға 
шығарылып  берілетін  құжаттар  жəне  қажет  болған  жағдайда,  орындаудағы 
құжаттардың  (олардың  жобаларының)  компьютерлік  файлдарының  атаулары 
көрсетіледі  жəне  берілу  күніне  шешілмеген  мəселелердің  орындалу  жағдайы 
сипатталады.  Анықтамаға  құжаттарды  беретін  жəне  қабылдайтын  қызметкерлер 
қол қояды. 
251.  Қызметкерлер  жұмыстан  босаған  жағдайда  немесе  басқа  жұмысқа 
ауысқан жағдайда қолдағы, оның ішінде орындаудағы істерді, құжаттар мен қажет 
болған 
жағдайда, 
құжаттардың 
(олардың 
жобаларының) 
компьютерлік 
файлдарының атауларын тапсыру жəне қабылдау актісі жасалады.  
Қызметкер  жұмыстан  босатылған  кезде  электронды  құжат  айналымының 
шағын  жүйесінің  бақылауындағы    құжаттарды  өткізу  жəне  қабылдау  актісінің 
көшірмесі  ақпарат  технологиясы  бөлімшесіне  беріледі.  Мекеме  жұмыстан 
босатылатын қызметкерлер толтыратын кету парағына мұрағат қызметкерінің, заң 
бөлімшесінің  жəне  ақпарат  технологиясы  бөлімшесінің  белгісі  (оның  ішінде) 
көзделуі тиіс. 

 
68
252. Бөлімшенің жауапты адамы демалысқа шыққан кезде немесе ауруына 
байланысты  жоқ  болған  кезде,  бөлімше  штатында  бірін-бірі  ауыстыратын  адам 
жоқ  болған  жағдайда  бөлімшенің  басшысы  осы  кезеңге  іс  жүргізу  үшін  басқа 
қызметкерлерді бөлуге міндетті. 
253-254.  Бөлімшелер  арасында  (Мекеме  құрылымы  өзгерген  жағдайда) 
істер  мен  құжаттарды  қабылдау-тапсыру  кезінде  Мекеме  басшысының  немесе 
оның  қызметкерлермен  жұмыс  жүргізу  бөлімшесіне  жетекшілік  ететін 
орынбасарының  бұйрығымен  комиссия  құрылады  жəне  істер  мен  құжаттарды 
тапсыру жəне қабылдау актісі екі дана етіп жасалады. Актінің бір данасы істер мен 
құжаттарды қабылдаған бөлімшеде қалады, ал екіншісі мұрағатқа тапсырылады. 
 
18-тарау. Іс номенклатурасын жасау жəне істерді 
іс құжаттарына қалыптастыру тəртібі 
 

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: