Қазақстан республикасы денсаулық сақтау министрлігі с. Ж. Асфендияров атындағЫ

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ ДЕНСАУЛЫҚ САҚТАУ МИНИСТРЛІГІ
С.Ж. АСФЕНДИЯРОВ АТЫНДАҒЫ ҚАЗАҚ ҰЛТТЫҚ МЕДИЦИНА УНИВЕРСИТЕТІ КАЗАХСКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ С.Д. АСФЕНДИЯРОВА ASFENDIYAROV KAZAKH NATIONAL MEDICAL UNIVERSITY
СМЖ құжаттамасы			Ректордың м.а. бұйрығымен бекітілген
			Бұйрық №		Бекітілген күні
Құжат			Құжаттау және құжаттаманы басқару ережесі
Редакция	1	Мәртебе
Код		 Бекітілді  Қаралды  Түзетуге жіберілді  Қабылданбады  Басқа
Жауапты лауазымдық тұлға				Туткина Б.М. Заң және құжаттаманы басқару басқармасының бастығы
Құжаттың бастамашысы – лауазымдық тұлға				Шинтаева К.С. Құжаттаманы қамтамасыз ету бөлімінің бастығы
Алдыңғы ескірген құжат
Құжат тілі				Қазақша

Алматы – 2017

1. 
   ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР
   
   1. 
      Денсаулық сақтау министрлігінің «С.Ж.Асфендияров атындағы Қазақ ұлттық медициналық университеті» шаруашылық жүргізу құқығындағы республикалық мемлекеттік кәсіпорнында құжаттаманы басқару және құжаттау Ережесі жасалды.
      
   2. 
      Ереже университет құжатайналымын ұйымдастыру шарттарын, тәртібін анықтайды, құжаттаманы ұйымдастыру-басқару жұмысымен ұйымдастыруға және құжаттауға жалпы талаптар орнатады.
      
   3. 
      Ереже университеттің барлық құрылымдық бөлімшелеріне таратылады, ішкі нормативтік құжаттың мәртебесі және міндетті қолдану сипаты болады.
      
   4. 
      Құжатайналымды ұйымдастыруға әр бөлімше жауапты, сонымен қатар уақтылы және сапалы құжаттардың орындалуы, олардың сақталуы бөлімше басшысына жүктеледі.
      

2. 
   НОРМАТИВТІК СІЛТЕМЕЛЕР
   

5. 
   29.06.2011ж. №110 «2011-2020жж. Қазақстан республикасында мемлекеттік бағдарламаның дамуы және тілдердің қызметі туралы» ҚР Президентінің жарлығы.
   
6. 
   11.07.1997ж. № 151-1 ҚР Заңы «Қазақстан Республикасындағы тілдері туралы».
   
7. 
   «Ұлттық мұрағаттық фонд және мұрағат туралы» 22.12.1998ж. N326-I Заңы;
   
8. 
   12.01.2007ж. № 221-III ҚР Заңы «Жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қарау тәртібі» өзгерістері мен және толықтыруларымен 04.12.2015ж.
   
9. 
   22.12.2014ж. № 146 ҚР Мәдениет және спорт министрлігінің Ұлттық архив қорының және басқа да архив құжаттарын ведомстволық және жеке меншік архивтердің қабылдауы, сақтауы, есепке алуы және пайдалануы қағидаларын бекіту туралы заңы.
   
10. 
    22.12.2014ж. № 144 ҚР Мәдениет және спорт министрлігінің Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттама басқарудың үлгілік қағидалары туралы.
    

3. 
   ҚҰЖАТТАМАНЫ БАСҚАРУ ТӘРТІБІ
   

11. 
    Университеттің барлық құжаттары кіріс және шығыс болып бөлінеді.
    
12. 
    Құжатайналымның негізгі кезеңдері:
    

• 
  келген құжаттарды қабылдау және бастапқы өңдеу;
  
• 
  келген құжаттарды тіркеу;
  
• 
  Университет басшылығымен құжаттарды қабылдау;
  
• 
  құжаттарды орындаушыларға дейін жеткізу;
  
• 
  құжаттарды орындау, жауабын жіберу;
  
• 
  жіберілетін құжаттарды тіркеу;
  
• 
  құжатты жіберу;
  
• 
  құжатайналым көлемін талдау және есеп.
  

4. 
   КІРІС ҚҰЖАТТАРЫН ҚАБЫЛДАУ ЖӘНЕ БАСТАПҚЫ ӨҢДЕУ
   

11. 
    Университетке құжаттарды қабылдау және өңдеу университеттің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі (бұдан әрі бөлім) жүзеге асырады, университет клиникаларында құжаттамалық қамтамасыз етуге жауапты тұлғалар жауапты. Университеттің құрылымдық бөлімшелерінің қызметтік хаттары өз бөлімшелерінде тіркеуден өтеді.
    
12. 
    Сонымен бірге құжаттамалық қамтамамсыз ету бөлімінің қызметкерлері:
    

• 
  Оралған құжаттың бүтіндігін және дұрыс жеткізілгендігін тексереді.
  
• 
  Қате жеткізілген хат пошталық бөлімге қайтарылады;
  
• 
  Құжат толық емес болған жағдайда, құжаттың орамы немесе құжат бүлінген болса бөлім қызметкері себебін тауып, қажет болған жағдайда құжатты (жіберушімен) орындаушымен табылған сәйкессіздікті жою үшін керекті шараларды қабылдайды.
  

• 
  Қабылданған корреспонденцияны анықтайды, құжатты тіркеуге тиісті және тиісті
  

• 
  Егер конверттегі мөр құжаттың қабылдау немесе жіберу уақыты дәлел ретінде жарайтын болса немесе жіберушінің мекен-жайы конвертте ғана көрсетілсе хат алмасушыдан келіп түскен конверт сақталады және оны құжатқа қосып қояды. Кінәрат-талаптық мінездемедегі хаттар, азаматтардың жолданымы конвертпен бірге сақталады;
  
• 
  Жұмыс уақытында университетке келіп түскен құжаттар бастапқы өңдеуден өтеді және келіп түскен күні тіркеледі;
  

• 
  Конвертте (орамда) «жеке» деген белгімен келген хаттар тікелей беріледі.
  

5. 
   КІРІС ҚҰЖАТТАРЫН ТІРКЕУ
   

11. 
    Университетке келіп түскен (1 Қосымша) тіркелмейтін құжаттар тізіміндегі құжаттан басқа барлық құжаттар сол күні тіркеуден өтуі тиіс:
    

Алынған құжаттарға тіркеу мөртаңбасы қойылады, мөртаңбада реттік кіріс нөмірі мен келген күні көрсетіледі. Егер құжаттың қосымшасы болса кіріс нөмірінің қасында бұл туралы белгі қойылады. Мөртаңба құжаттың бірінші бетінің төменгі оң жақ бұрышында қойылады.

Құжаттар кіріс құжаттарын тіркеу журналында тіркеледі (2 Қосымша).

Кіріс құжаттарын тіркеу журналының парақтары құжаттың жоғарғы оң жағында қарындашпен нөмірленеді, одан кейін тігіліп, университет мөрімен куәландырылады.

Құжат тіркелгеннен кейін университет басшылығына қарау үшін жіберіледі.

Жеке тұлға өтінішінің тіркеу нөмірі «ФЛ» әріптік индексінен тұрады.

6. 
   УНИВЕРСИТЕТ БАСШЫЛЫҒЫМЕН ҚҰЖАТТАРДЫ ҚАРАУ ЖӘНЕ ҚҰЖАТТАРДЫ ОРЫНДАУШЫЛАРҒА ДЕЙІН ЖЕТКІЗУ
   

11. 
    Университет құрылымдық бөлімшелеріндегі шығыс құжаттарын тіркеу журналында тіркелген ішкі құжаттар (сұраныстар, қызметтік хаттар және т.б.) басқа құрылымдық бөлімшеге беріледі, олар келген құжатты өзінің кіріс құжаттарын тіркеу журналына тіркейді.
    
12. 
    Басшылықтың міндетті түрде қарауына жататын құжаттарға орталық және жергілікті мемлекеттік органдардан, жоғары тұрған ұйымдардан, жеке және заңды тұлғалардың өтініштері.
    
13. 
    Жеке және заңды тұлғалардың өтініштері(ұсыныстары,шағымдары, откликтері, сұраныстары) университетке келіп түскен күні тіркеледі.
    

7. 
   ҚҰЖАТТАРДЫ ОРЫНДАУ, ЖАУАБЫН ДАЙЫНДАУ
   

11. 
    Құжат жобасын университеттің 9 Қосымша (ішкі келісім) лауазымды және мүдделі тұлғаларымен келісімге келтіру және ұйымдастыру (сыртқы келісім), жауабын дайындау, рәсімдеу құжатты орындаушыға жүктеледі.
    
12. 
    Бұрыштамада көрсетілген барлық орындаушылар сұранысқа жазылған жауапта бұрыштамасын қою керек.
    
13. 
    Құжатты орындау үдерісінде орындаушылар іске асырады:
    

• 
  қажетті ақпаратты жинау және өңдеу;
  
• 
  құжат жобасын және барлық қажетті қосымшасын дайындау;
  
• 
  жобаны лауазымды тұлғалармен келісу;
  
• 
  мәміледе болған ескерту бойынша құжатты жөндеу
  
• 
  құжат жобасын қатаң түзету болған жағдайда қайта келісу жүргізіледі;
  
• 
  қажетті жағдайда – құжатты тарату тізімін (көрсеткіш) дайындау;
  
• 
  құжат жобасын қол қоюға (бекіту) басшыға ұсыну.
  

11. 
    Егер құжатты орындау бірнеше тұлғаға жүктелсе, онда жауапты орындаушының қызметін және құжат жобасын дайындауда бірлесіп орындаушының қызметін тапсырма беруші басшы бөліп береді. Егер қызметтері анықталмаған болса, қызметтерді бірінші орындаушы (жауапкер) бөліп анықтайды;
    
12. 
    Құжаттың жобасы университеттің белгіленген бланк үлгісінде дайындалады.
    
13. 
    Басшыға қол қоюға құжатты ұсынбас бұрын орындаушы құжаттың рәсімделуін: жолдау дұрыстығын, қажетті визаның қолда болуын, қосымшаларды, қажет болған жағдайда анықтаманы, дайындалған құжаттың мәтінін түсіндіретін түсіндірме жазбаны, тарату парағын (көрсеткіш) тексереді.
    
14. 
    Құжаттың жобасына орындаушы бұрыштамасын қояды, бұрыштама құжаттың бірінші беттік жағының төменіне қойылады.
    
15. 
    Атқарушы-бөлімше құжаттарды қысқа мерзімде қабылдайды (сәйкесінше басшысы қараған күні немесе келесі жұмыс күні), шұғыл құжаттар орындаушыға тез тапсырылады.
    
16. 
    Егер сәйкесті негіздеуден кейін тапсырманы уақытында орындау шарттары болмаса, құжаттың орындалу мерзімі тапсырма берген басшымен ұзартылуы мүмкін.
    
17. 
    Қарау үшiн өзге субъектiлерден, лауазымды адамдардан ақпарат алу не жергiлiктi жерге барып тексеру талап етiлмейтiн жеке және (немесе) заңды тұлғаның өтiнiшi субъектіге, лауазымды адамға келіп түскен күнінен бастап күнтiзбелiк он бес күн iшiнде қаралады.
    
18. 
    Қарау үшiн өзге субъектiлерден, лауазымды адамдардан ақпарат алу не жергiлiктi жерге барып тексеру талап етiлетiн жеке және (немесе) заңды тұлғаның өтiнiшi субъектiге, лауазымды адамға келiп түскен күнінен бастап күнтiзбелiк отыз күн iшiнде қаралады және ол бойынша шешiм қабылданады.
    

8. 
   ШЫҒЫС ҚҰЖАТТАРЫМЕН ЖҰМЫСТЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ
   

11. 
    Университет басшылығымен қол қойылған құжаттар сол күні орындаушы арқылы тіркеліп жіберіледі. Университеттің ректоры, проректорлары жеке бланкте (фишка) бұрыштама рәсімдеуі мүмкін. Құжаттар толығымен рәсімделгеннен кейін жіберіледі. Пошта арқылы жіберілетін құжаттармен орындаушы сол құжатты тізіммен (4 Қосымша) бірге жіберуі керек. Жіберілетін құжаттарды тіркеу алдында оның дұрыс рәсімделуі тексеріледі.
    
12. 
    Құжаттар жіберілу үшін толығымен рәсімделеді. Құжаттардың дұрыс рәсімделгенін, негізгі құжатта көрсетілген қосымшалардың тіркелгенін бөлім қызметкері тексереді.Дұрыс рәсімделмеген құжаттар орындаушыға қайтарылады.
    
13. 
    Қол қойылған құжаттар тіркеледі және адресатқа қол қойылған күні немесе келесі жұмыс күнінен кешіктірілмей беріледі, телеграмма және телефакстар кідірмей беріледі.
    

11. 
    Құжаттың рәсімделуі тексерілгеннен кейін құжат шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналында (3 Қосымша) тіркеледі. Құжаттың тіркелген нөмірі және күні құжаттың түпнұсқасында қойылады.
    
12. 
    Егер басқа ұйымға жіберілген құжат қайтарылған болса, құжаттың оң жақ бұрышында мәтіннен бос жерде штамп қойылады немесе қайтарылғаны туралы белгі қойылады.
    

9. 
   ҚҰЖАТТЫ ЖІБЕРУ
   

35. 
    Жеделхат университеттің құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің қызметкерлері арқылы жіберіледі.
    
36. 
    Жеделхатты поштаға жібермес бұрын шығыс құжатының жіберілетін мекен-жайының дұрыс рәсімделуі тексеріледі, қабылдаушыға құжатты жеткізу тәсілдері (қарапайым, тапсырыс бойынша, халықаралық және т.б.) іріктеледі.
    
37. 
    Құжат тіркелген күні жіберілген болып саналады.
    
38. 
    Жолданым иелеріне құжаттың жеткізілу тәсілін, құжат түпнұсқасының қағаз түрінде жеткізілу шешімін орындаушы қабылдайды.
    
39. 
    Пошта арқылы бір мекен-жайға жіберілетін құжаттар бір конвертке салынады.
    
40. 
    Көшірмелік байланыс арқылы жіберілетін құжаттарда жолданым иесінің телефон нөмірі, факс нөмірі көрсетіледі.
    

10. 
    ҚҰЖАТТЫҢ ОРЫНДАЛУ МЕРЗІМІ
    

10. 
    ҚҰЖАТПЕН ЖҰМЫС ЖАСАУДЫ ҰЙЫМДАСТЫРУ
    

41. 
    Университет жайындағы анықтамалық мәліметтер: пошталық мекен-жай, телефон нөмірі, телефакстер, электронды поштаның мекен-жайы және басқа да мәліметтерді қамтиды. Бұл бұрыштама тек қана хат бланкісіне қойылады.
    
42. 
    Барлық шығыс құжаттары және бұйрықтар университет бланкісінде рәсімделеді.
    
43. 
    Университетте құжаттың төмендегідей бланкісі қолданылады:
    

- бұйрық бланкісі (6 Қосымша).

41. 
    Құжат бланкісі А4 форматты қағазда әзірленеді. Бланкта немесе бланксіз рәсімделген әрбір құжат парағының шет сызығы:
    

- оң жағы– 10 мм;

- жоғарғы-10 мм;

- төменгі - 10 мм-ден кем болмау керек.

41. 
    Екі немесе одан да көп мекемелермен құжатты (бірлескен бұйрық, бірлескен хат) рәсімдеуде бланк қолданылмайды. Екі немесе ортақ мекемелермен жасалған бірлескен құжатты рәсімдеу барысында мекеменің ресми атауы, мекеменің иерархиясы төмендетіледі немесе мекемелер атауы бірдей деңгейде алфавит тәртібі бойынша орналастырылады.
    
42. 
    Университет құжаты мемлекеттік тілде және/немесе орыс тілінде жасалады.
    

41. 
    Орыс тілінде және мемлекеттік тілде бір уақыттағы түпнұсқалық құжат бөлек бланкіде басылып шығады және бірдей бұрыштамамен рәсімделеді.
    
42. 
    Университеттің жарлық бере алатын құжаты келесі атаулармен шығарылады: бұйрық, жарлық, шешім, нұсқаулық.
    
43. 
    Құжатта тіркелген оқиға (хаттама, акті және басқалар) немесе қол қойылған күн құжаттың күні (жарлық бере алатын құжаттар, хаттар, бұйрықтар, анықтамалар және т.б.) болып есептеледі. Құжатты бекіту үшін (ереже, тәртіп және басқалар) – бекітілген күн.
    
44. 
    Құжат күнін құжатқа қол қоюшы немесе бекітуші лауазымды тұлға қояды.
    
45. 
    Бір немесе бірнеше мекемемен бірлесіп шығарылған құжаттың күні бірдей болу керек.
    
46. 
    Құжат күні арабтық сандармен жүйелі түрде жазылады: күні, айы, жылы. Күні мен айы арабтық екі санмен, ал жылы – арабтық төрт санмен жазылады.
    
47. 
    Күндерді сөз-сандық тәсілімен жазу - мазмұнды қаржылық сипатта, нормативтік құқықтық акті сілтемелерінде, азаматтың қызығушылығы мен заңды құқығын анықтайтын жарлық беретін құжаттарда қолданылады және келесідей «05 сәуір 1995 жыл» рәсімделеді.
    
48. 
    Құжатты тіркеу нөмірі тіркеу-бақылау үлгісіндегідей реттік сандардан тұрады. Қалған реквизиттер (істер номенклатурасы бойынша істің нөмірі, жеке корреспонденттік нөмірі) университеттің қарап шешкені бойынша қойылады.
    
49. 
    Сілтемедегі кіріс құжатының күні мен нөмірі жауап берілетін тіркеу нөмірі мен құжаттың күнін білдіреді. Бұл реквизит тек қана хат-жауапта ғана рәсімделеді. Мұндай реквизит хатта«__»____________бастап №_____ хатыңызға.....хабарлаймыз» деген сияқты т.б. мәтіннен жойылуына мүмкіндік береді.
    
50. 
    Құжаттың басылымы немесе жасалу орны хаттан басқа құжаттың барлық түрінде көрсетіледі. Ішкі құжаттарда құжат басылымы немесе жасалу орны көрсетілмейді.
    
51. 
    Мүмкіндікті шектеу таңбасы бірінші беттің жоғарғы оң жағында көшірме нөмірінің көрсетілуімен қойылады.
    
52. 
    Құжаттар мекемеге, оның құрылымдық бөлімшесіне, лауазымдық тұлға немесе жеке тұлғаға жіберіледі. «Жолданым иесі» бұрыштамасы хатта көрсетіледі және келесі бөлікшелерден құралады:
    

• 
  мекеме атауы (атау септікте);
  
• 
  мекеме құрылымдық бөлімшесінің атауы (атау септікте);
  
• 
  хаттың қай лауазымды тұлғаға жіберілгендігі (барыс септікте);
  
• 
  тегі (барыс септікте) және аты-жөнінің бірінші әріптері;
  
• 
  пошталық мекен-жайы.
  

41. 
    Жолданым иесінің құрамдас бөліктерінің әрқайсысы жаңа жолдан орналастырылады. Олардың арақашықтығы – 1 жоларалық. Мекен-жайы басқа құралған элементтерден екі жоларалық (компьютерлік техникада басып шығарылуда) бойынша ерекшеленеді.
    
42. 
    Құрылымдық бөлімшеге құжатты жіберу барысында бөлімше атауы қаралау кіші әріппен атау септікте жазылады, ал хат алушы лауазымды тұлғаның фамилиясы, аты, әкесінің аты – барыс септігінде жазылады.
    
43. 
    Университет басшылығына құжатты жіберу барысында оның атауы хат алушы лауазым атауының құрамына кіреді. Физикалық тұлғаға құжатты жіберу барысында қабылдап алушының пошталық мекен-жайы, аты-жөні көрсетіледі.
    
44. 
    Университет ішінде қатынас қағаздарында барыс септікте лауазымды тұлғаның тек қана фамилиясы мен аты-жөнінің бірінші әріптерін жазуға болады.
    
45. 
    Егер құжат бірыңғай мекемеге жіберілетін болса, онда жолданым иесі жалпылама көрсетіледі.
    
46. 
    Құжатта жолданым иесі төртеуден артық болмауы тиіс. «Көшірме» сөзі екінші, үшінші, төртінші жолданым иесінің алдында көрсетілмейді.
    
47. 
    Тұрақты емес жолданым иелеріне құжатты жіберу барысында «Жолданым иесі» бұрыштамасына орындаушының пошталық мекене-жайы қосылып жазылады. Пошталық мекен-жайдың элементтері ретімен, пошталық байланысты жеткізу ережелерімен сәйкес көрсетіледі.
    
48. 
    Құжатты бекіту таңбасы құжаттың бірінші бетінің оң жақ жоғарысында орналасады.
    

41. 
    Қаулымен, жарлықпен, бұйрықпен, хаттамамен құжатты бекітуде бекіту таңбасы, нөмірі, күні болуы керек. «Бекітілді (-ген)» сөзі жарлық құжаттарында көмектес септікте жазылады.
    
42. 
    «Бұрыштама» реквизиті – бұл басшының шешім қабылдап жазған құжаттағы жазуы. Бұрыштама лайықты лауазымды тұлғамен жазылады. Бұрыштама құрамына орындаушының (орындаушылардың) тегі, тапсырма мәтіні (тапсырмалар), орындау мерзімі, қолы және күні кіреді. Тапсырма екі немесе одан да көп тұлғаға берілетін болса бірінші жазылған тұлға негізгі орындаушы болады. Бұрыштама ереже бойынша құжат түпнұсқасының мәтіннен бос жерінде бірінші беттің жоғарысында басшының өз қолымен жазылады.
    
43. 
    Құжаттың тақырыбы сол жақ шетінен сөзді бөлмей қаралау әріппен жазылады және әр жолда 35 белгіден аспау керек. Әділет органында мелекеттік тіркеуді қажет етпейтін құжатта шамамен 5 жол тақырыпты ортасына рәсімдеуге болады. Тақырып соңында нүкте қойылмайды.
    
44. 
    Құжаттың тақырыбы мәтінді айқындайтын нақты әрі қысқа болуы шарт. Ол құжат түрінің атауымен келісілген болуы тиіс және мына сұрақтарға жауап беруі керек: «не туралы?» («кім туралы?»), «нені?» («кімді?»).
    
45. 
    Тақырып екі негізгі бөлімді қамтуы керек: тақырыпты (мәні, сұрақ) және жасалған немесе жасалатын іс-әрекет.
    
46. 
    Құжатты дайындаушы тақырыбын құрайды. Ол бұрыштама белгісі шектелген бланкіде дайындалған болуы тиіс, құжат мәтіндік сызығының сол жағынан нөлдік белгімен орналастырылады.
    
47. 
    Құжат мәтіні диаграмма, мәтінге байланысты кестелер, сауалнама түрінде рәсімделеді немесе көрсетілген үлгіде үйлестіріледі.
    
48. 
    Сауалнама үлгісі нысанның жинақ белгісін анықтау бойынша ақпаратты сөздік немесе сандық түрде мазмұндау барысында қолданады.
    
49. 
    Сауалнама түрінде мәтінін құру барысында сипат беруші нысанның белгілік атауы зат есімде атау септікте немесе етістіктің өткен шақта немесе осы шақта көпше түрде екінші жақта (бар болды, табылды) айтылуы тиіс. Ауызша түрде айтылған сипаттар атау белгісімен келісімді болуы керек.
    
50. 
    Мазмұндама сандық немесе ауызша ақпарат түрінде болса диаграмма үлгісі қолданылады.
    
51. 
    Диаграмма бөлінбеуі керек және келесі бетке аспауы керек.
    
52. 
    Белгі реті бойынша бірнеше нысан туралы мазмұндама сандық немесе ауызша ақпарат болса кесте түрінде қолданылады.
    
53. 
    Кестенің бағанасы мен жолдарында тақырыптар зат есім атау септікте көрсетілуі тиіс. Тармақ пен кескіннің тақырыпшалары тақырыппен келісімді болуы керек. Егер кестені бір беттен көп шығару керек болса кестенің кескіні нөмірленген және келесі бетінде тек қана осы кестенің нөмірі болуы шарт.
    
54. 
    Құжаттың мәтіні екі бөлімнен тұрады. Бірінші бөлімде құжатты құру негізі, мақсаты, себебі көрсетіледі. Екінші бөлімде (қорытынды) - шешімі, тұжырымдар, өтініштер, ұсыныстар. Кейбір жағдайда өтініштер, ұсыныс бірінші бөлімде көрсетіледі, екіншісінде – негіздеу, дәлел келтіріледі. Мәтін бір қорытынды бөлімді құрауы мүмкін (мысалы, бұйрық – жарлықшы бөлімін белгілемей, хатта – өтінішті түсіндермей-ақ). Орындауға ертерек шығарылған немесе негіздеуде дайындалған құжат мәтінінде оның реквизиттері: құжат атауы және автордың ұйымдастыруы, күні, тіркеу нөмірі, мәтінге тақырып көрсетіледі. Егер мәтін бірнеше шешімдер, тұжырымдар, ұсыныстар мен өтініштерді қамтыса оларды араб әрпімен белгіленетін тарауға, тармаққа бөлуге болады.
    
55. 
    Бір тармақтан тұратын құжатта нөмір қойылмайды.
    

Тармақшаның нөмірлері әр тармаққа дербес қойылады.

Жалғастырылмайтын дербес қойылатын нөмірлер – әр тараудың параграфында және құжат тарауының әр тармақшасында болады.

Тармақтағы тармақша нөмірі жақшамен бірге қойылады: 1), 2), 3) және әрі қарай.

Құжат мәтіні компьютерде TimesNewRoman 14 шрифтпен теріледш. Басқа жағдайда (қосымша, кесте рәсімдеу, әр түрлі арнайы бағдарламамен жасалған құжат үлгісі (кадрлы, бухгалтерлік, мемлекеттік сатып алу бойынша және т.б.), орындаушы туралы белгі, ескертулер, т.б.) шрифт өлшемі мен жол арасында қашықтық басқаша болуы мүмкін.

Құжат мәтінін теруде тыныс белгісінен кейін бір аралық қалдырылады. Санмен жазылған құжат күнін жекелеуде нүктеден кейін аралық болмайды.

41. 
    Құжатты рәсімдеуде құжат беті бір немесе одан да көп болғанда екінші және келесі беттер нөмірленеді. Бұйрықтың, шығыс хаттарының нөмірі (колонтитулы жоқ) беттің жоғарғы ортасында ешкандай тыныс белгісіз қойылады. Колонтитулы бар құжаттарда беттің нөмірі төменгі оң жағында ешкандай тыныс белгісіз араб сандарымен қойылады.
    
42. 
    Құжат мәтінінде аталған қосымшаның болуы туралы белгіде беттің саны, қанша дана, қай тілде орындалғаны жазылады. Мәтінде аталмаған қосымша болған жағдайда олардың нөмірі, атауы, беттің саны, дана саны көрсетіледі, егер қосымша кітапша болса тек қана дана саны көрсетіледі.
    
43. 
    Егер құжатқа қосымшасы бар басқа құжат қосылса, онда қосымшасы бар деген белгіде қосымшадағы беттің барлық санын көрсетеді.
    
44. 
    Егер қосымша құжатта көрсетілген мекен-жайдың барлығына жіберілмейтін болса, онда белгіде қай мекен-жайға жіберілгендігі жазылады.
    
45. 
    Нормативті құқықтық, құқықтық акт қосымшасында (бұйрық, жарлық, ереже, нұсқаулық, шешім) бірінші беттің оң жақ жоғарысында құжат атауын, күнін, тіркеу нөмірімен бірге «Қосымша» сөзі жазылады.
    
46. 
    Құжат қосымшасында (ереже, нұсқаулық т.б.) бірінші бетінің оң жақ жоғарғы бұрышында «Қосымша» сөзімен бірге реттік нөмірі мен қосымша атауы жазылады.
    
47. 
    «Қолы» реквизиті. Құжатқа қол қоюмен қатар:
    

• 
  қол қоюшы тұлғаның лауазымы, құрылымдық бөлімше атауы (егер құжат бланкіде рәсімделсе);
  
• 
  жеке қолы және қолдың иесі (аты мен тегінің бірінші әріптері) қоса жазылады.
  

41. 
    Тең дәрежелі екі немесе көп тұлғалар құжатқа қол қоюда құрылымдық бөлімше атауы алфавиттік ретте жазылып қолдарын қояды.
    
42. 
    Бірнеше лауазымдық тұлғалар құжатқа қол қоюда олардың қолдары бір-бірінің астына лауазымы төмендеуі бойынша орналастырылады.
    
43. 
    Университет алқалық ұйымдарының құжаттарына (Университеттік Кеңес және т.б.) төраға немесе хатшы (басқарушымен және жазба жүргізушімен) қол қояды.
    
44. 
    Егер құжат жобасын дайындауда орындаушының лауазымы мен қолы болмаса, онда құжат орындаушыға қайта рәсімдеуге беріледі. Құжатқа қол қойғанда лауазымның жанына қисық сызық қоюға болмайды. Міндетін орындаушы лауазымды тұлға құжатқа аты-жөнін және нақты қызметін көрсетіп қол қоюы мүмкін.
    
45. 
    Қолды мәтіннен бөліп алуға және бөлек бетке шығаруға болмайды. Егер қол мәтіннен кейін сыймайтын болса онда мәтіннің соңғы бөлігі немесе соңғы жолы қолмен бірге келесі бетке өткізіледі.
    
46. 
    Университет ректорына қол қоюға ұсынылатын құжаттарға алдымен орындаушылар қол қояды, қажет болған жағдайда - проректорлар, қаржы және экономика департаментінің директоры, бас бухгалтер және заңгер қол қояды.
    
47. 
    Жарлық құжаттарының бірінші данасына қол қойылады. Жарлық құжатының бұрыштамасы бірінші беттің артқы жағына қойылады.
    
48. 
    Бұрыштамаға қол қойылады, қажет болған жағдайда – қол қоюшының аты-жөні (тегі, атының бірінші әрпі), лауазымы көрсетіледі.
    
49. 
    Құжатты рәсімдеудің сыртқы келісімі құжаттың соңғы бетінде сол жақ төменінде «Келісілді» деген таңба арқылы жүргізіледі. Бұл таңба кіші әріппен рәсімделеді, тырнақшаға алынбайды, кіммен келісілсе сол адамның аты-жөні, лауазымы, жеке қолы, және келісілген күні көрсетіледі.
    
50. 
    Бөлімшелермен құжатты сыртқы келісімде келісушілер 10-нан асатын болса келісушілер тізім парағы рәсімделуі тиіс.
    
51. 
    Құжатта лауазымды тұлғаның қолы мөрдің баспа-таңбасымен куәландырылады. Мөрдің баспа-таңбасын қойғанда қол мен лауазым атауының жартысын қамтуы тиіс.
    
52. 
    Куәландыру үшін лауазымдық тұлға атауы, жеке қолы және аты-жөні, университет мөрінің баспа-таңбасы, куәландырылу күні, «Көшірме дұрыс» (тырнақшасыз) куәландырылатын жазуы құжат түпнұсқасына қойылады.
    
53. 
    Құжатты орындаушы туралы белгі «Орынд.» деген қысқаша түрде белгіленеді және тегі, оның телефон нөмірі соңғы беттің сол жақ төменгі бұрышында көрсетіледі.
    

10. 
    БҰЙРЫҚТЫ РӘСІМДЕУ ЖӘНЕ ДАЙЫНДАУ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
    

102. 
     Құқықтық сипат шешімі, сонымен қатар ұйымдастырушылық, кадрлық және университет жұмысы туралы басқа да сұрақтар бұйрықпен рәсімделеді.
     
103. 
     Негізгі қызметтегі бұйрыққа: қаржыландыру туралы, жоспарлау туралы, есеп беру жөнінде, жұмысты ұйымдастыру бойынша бұйрық, жабдықтау және университет қызметінің басқа да сұрақтары туралы бұйрықтар жатады.
     
104. 
       Бұйрықтың деректемелері:
     

2. 
   ұйымның ресми атауы;
   
3. 
   құжат түрінің атауы;
   
4. 
   бұйрықтың күні;
   
5. 
    бұйрықтың тіркеу нөмірі;
   
6. 
    бұйрық шығарылған жер;
   
7. 
     мәтіннің тақырыбы;
   
8. 
     мәтін;
   
9. 
     қолы;
   
10. 
      бұйрықты келіскендігі туралы белгі;
    
11. 
      ұйымның мөр бедері болып табылады.
    

102. 
     Кадрлық іс қағаздарын жүргізу туралы бұйрыққа (жұмысшының жеке құрамы туралы бұйрық, әлеуметтік және еңбек демалысын беру туралы бұйрық, еңбекақысыз демалыс туралы бұйрық, іссапар туралы бұйрық, тәртіп жөніндегі жаза туралы, сонымен қатар жұмысшыларға сыйақы мен марапаттау туралы бұйрықтар) жатады.
     
103. 
     Негізгі қызмет бойынша бұйрық жобасын университет ректорынан және қызмет түріне қарай проректорлардан тапсырма алған негізгі қызметтегі бөлімше дайындайды. Кадрлық сұрақтар бойынша бұйрық жобасын Құжатайналым және кадрлық жұмыс жөніндегі басқармада сәйкесті құжаттар (еңбек туралы келісімшарт, өтініш, баянат, рұқсат беру және т.б.) негізінде дайындайды.
     
104. 
     Университеттің негізгі қызметі бойынша бұйрықтар тікелей жетекшілік ететін құрылымдық бөлімшеге енгізіледі және қызметі тиісінше бағытталған басшымен келісіледі.
     
105. 
     Кадрлық іс қағаздарын жүргізу бойынша бұйрықтар Құжатайналым және кадрлық жұмыс жөніндегі басқармада дайындалады және бас бухгалтермен, заңгермен, проректорлармен келісіледі. (Қосымша 8).
     
106. 
     Студенттермен қарым-қатынас бұйрықтары деканаттан қызмет бағыты бойынша жауапты басшылары қол қойған құжаттарын ұсыну негізінде тіркеу-кеңсесінде жасалады.
     
107. 
     Бұйрықтар күнтізбелік жыл шектеуінде реттік нөмірмен нөмірленеді. Іссапар және демалыс бойынша, жеке құрам бойынша, негізгі қызмет бойынша бұйрықтар бөлек нөмірленеді және тиісті журналында тіркеліп, жеке істе жасалады.
     
108. 
     Жеке құрам бойынша бұйрық басқа құжаттарға сәйкесті жазбаларды (еңбек кітапшасы, жеке карточкасы, қаржылық құжаттары) енгізу негізінде жасалады.
     
109. 
     Бұйрық көшірмесі экономика және қаржы департаментіне немесе тікелей орындаушыға (мүдделі лауазымдық тұлғаға) жіберіледі.
     
110. 
     Бұйрық мәтіні ереже бойынша екі бөлімнен тұрады: белгілеуші (қосымшалар) және жарлық.
     
111. 
     Белгілеу бөлімінде бұйрық мазмұнында негізгі қызмет атқаратын мақсаттар мен есептер, деректер мен оқиғалар қысқаша баяндалған. Егер бұйрық басқа құжат негізінде шығарылса, онда белгілеу бөлімінде сол құжат тақырыбы көрсетіледі. Әділет ұйымында тіркелген нормативтік құқықтық актіні жіберу барысында нормативтік құқықтық актінің мемлекеттік тіркеу тізіліміндегі нөмірі қосымша көрсетіледі.
     

102. 
     Жарлық бөлімі тапсырылатын істің мазмұнынан құралуы тиіс. Бұл бөлім тармақтарға, тармақшаларға және жаңа жолдарға бөлінуі мүмкін. Тармақ пен тармақша араб сандарымен нөмірленеді. Жаңа жолдың алдынан сызықша немесе т.б. бергілер қойылмайды.
     
103. 
     Біркелкі сипаттағы іс-әрекет бір тармақта аталуына болады. Орындаушы ретінде құрылымдық бөлімше немесе орындаушы лауазымдық тұлға көрсетіледі. Жарлық бөлімінің соңғы тармағында бұйрықтың орындалуын қадағалайтын лауазымдық тұлға немесе құрылымдық бөлімше туралы мәлімделеді.
     
104. 
     Бұйрық мәтінінен кейін «Қосымша ____бетте» реквизиті өздігінен рәсімделмейді.
     

12. 
    НҰСҚАУЛЫҚТЫ, ЕРЕЖЕНІ РӘСІМДЕУ ЖӘНЕ ДАЙЫНДЫҚ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
    

118. 
     Ереже (қағида, нұсқаулық) таңбаны бекіту немесе бекіту туралы құжат жарлығын рәсімдеу арқылы университет ректорымен бекітіледі. Жарлық құжатында (қағида, нұсқаулық) ереженің кіріспе уақыты көрсетіледі, оның кірісуіне қажетті ұйымдастырылған іс-шаралар жүргізіледі.
     
119. 
     Ереженің (қағида, нұсқаулық) белгілеу бөлімінде негізгі мақсатты, тарату аймағын, бұзғаны үшін жауап беру туралы көрсетілетін «Жалпы ережелер» бөлімі қызмет етеді.
     
120. 
     Ереженің (қағида, нұсқаулық) негізгі мазмұны тарауға, бөлімге, бөлікшеге, параграфқа, тармаққа, тармақшаға және жаңа жолдарға бөлінуі мүмкін. Тараулар, бөлімдер, бөлікшелер және параграфтардың қаралау әріппен белгіленген атауы болу керек.
     
121. 
     Тараудың, бөлімнің, бөлікшенің, параграфтың, тармақтың және тармақшаның нөмірі араб әрпімен жазылады. Бір тарау, бөлім және бөлікше бойынша тараудың, бөлімнің, тармақтың нөмірлері тура (негізгі) болып келеді. Әр тармаққа тармақша нөмірі өздігінен қойылады. Әр тараудағы параграфтардың және әр бөлімдегі бөлішке нөмірі де өздігінен қойылады.
     

12. 
    ХАТТАМАНЫ РӘСІМДЕУ ЖӘНЕ ДАЙЫНДЫҚ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
    

118. 
     Хаттама 10 Қосымшамен сәйкес келетін жиналыс (отырыс) уақытында жүргізілген жазбаларда, сөз сөйлегенде, анықтама мен жоба шешімінде, басқа да материалдар негізінде жасалады.
     
119. 
     Ұйым ішінде жасалған және оның шегінен шықпайтын хаттаманы бланкіде рәсімдемеуге болады. Хаттамалар толық немесе қысқаша түрде шығарылуы мүмкін. Толық мәтінді хаттама ереже бойынша екі: кіріспе және негізгі бөлімнен тұрады.
     
120. 
     Кіріспе бөлімінде тақырыптан кейін: отырыс (жиналыс) хатшысы мен төрағаның тегі және аты-жөнінінің бас әріптері, қатысушылар тізімі көрсетіледі. Егер қатысушылар саны 10-нан асса қатысушыларды тіркеу тізімінде көрсетеді.
     
121. 
     Отырыс хаттамасында тұрақты алқалық мекеменің қатысушы мүшелері алфавиттік түрде тегі бойынша аталып шығады. Одан кейін шақырылғандар тегі лауазымымен және мекеме атауымен жазылады.
     
122. 
     Кіріспе бөлімі күн тәртібінің әр тармағы бойынша баяндамашымен көрсетілген күн тәртібімен (қаралатын сұрақтар тізімімен) аяқталады. Әр сұрақ араб санымен нөмірленеді, және оның атауы жаңа жолдан басталатын «... туралы», «...жөнінде» қосымша сөздерімен жазылады. Басқа жағдайда күн тәртібі хаттамаға тіркелуі мүмкін, хатаманың өзінде мәтін алдында: «Күн тәртібі тіркеледі» деген жазба жасалады.Хаттаманың негізгі бөлігі күн тәртібі тармақтарына сәйкес бөлімнен тұрады. Әр бөлімнің мәтіні: қаралау бас әріппен жазылатын ТЫҢДАЛДЫ – СӨЗ СӨЙЛЕДІ – ҚАУЛЫ ШЫҒАРЫЛДЫ (ШЕШІЛДІ) сызбасы бойынша құрылады.
     

118. 
     Баяндама мен жарыссөздердің негізгі мазмұндары хаттаманың мәтінінде орналастырылады немесе оған қосымша беріледі, соңғы жағдайда мәтінде "Жарыссөздердің мәтіні қосымшада" деген сілтеме жасалады.
     
119. 
     СӨЗ СӨЙЛЕДІ бөлімінде сөз сөйлегендердің есімінің бас әрпі, тегі, қажеттілігіне қарай лауазымы және олардың сөздерінің мазмұны отырыста айтылған ретіне сәйкес көрсетіледі.Баяндамашыға, сөз сөйлегендерге қойылған сұрақтар мен оларға берілген жауаптар олардың түсуіне қарай хаттамаланады және сол ретпен жазылады, бұл жағдайда "Сұрақ", "Жауап" сөздері жазылмай, сұрақ қойған немесе жауап бергендердің атының бас әрпі мен тегі көрсетіледі.   
     
120. 
     Қаулы қабылдау бөлімінде тұйық райлы етістіктердің көмегімен қабылданған шешімдер жазылады.
     
121. 
      Қысқаша хаттаманың мәтіні де екі бөліктен тұрады. Кіріспе бөлігінде күн тәртібі көрсетілмейді. Қысқаша хаттаманың негізгі бөлімі қаралатын сұрақтар мен сол туралы қабылданған шешімді құрайды. Сұрақтар атауы нөмірленеді және «...туралы», «...жөнінде» сөздерімен жазылады, осы сұрақты талқыға салып сөз сөйлеген лауазымдық тұлға тегі жазылады, одан кейін сұрақ бойынша қабылданған шешім көрсетіледі. Кейін мәселе бойынша қабылданған шешім көрсетіледі.
     
122. 
     Хаттамаға отырыста төрағалық етуші және хатшысы қол қояды. Хаттама күні отырыс күні болып саналады.
     
123. 
        Хаттамаларға іс жүргізу жылының шегінде хаттамалардың әр тобы бойынша жеке-жеке реттік нөмір беріледі.
     
124. 
      Хаттамалардың көшірмелері немесе қабылданған шешімдер хаттамадан үзінді көшірме ретінде мүдделі ұйымдар мен лауазымды тұлғаларға таратылу көрсеткішіне сәйкес жіберіледі.
     
125. 
     Хаттамалардың көшірмелері мен олардың үзінді көшірмелері ұйым мөрімен куәландырылады.
     

12. 
    ХАТТАРДЫ РӘСІМДЕУ ЖӘНЕ ДАЙЫНДЫҚ ЕРЕКШЕЛІКТЕРІ
    

118. 
     Хаттың мазмұны сұрақтар, хабарландыру, келісім, талап (өтініш), тапсырма, хаттар, ескерту, жауаптар, өтініштер, пікірлер, ұсыныстар, қысқаша пікірлер, хабарлау, шақырту, растау және тағы басқалары болуы мүмкін.
     
119. 
     Университет хаттары фирмалық бланкіде:
     

• 
  жоғарғы ұйым тапсырмасының орындалғандығы туралы жауап түрінде;
  
• 
  жеке тұлғадан және әр түрлі ұйым сұрақтарына жауап түрінде;
  
• 
  бастамашы хаттарда;
  
• 
  әр түрлі құжаттармен бірге ілеспе хаттарда дайындалады.
  

118. 
     Жауап хаттардың дайындалу мерзімі тапсырмаларды, сұрау салуларды орындаудың қазіргі мерзімі негізінде басшының бұрыштамасымен немесе бұрыштама авторының шешімімен, сондай-ақ белгіленген регламентке сәйкес белгіленеді. Бастамашылық хаттарды орындау мерзімдерін ұйымдардың немесе құрылымдық бөлімшелердің басшылары анықтайды.
     
119. 
     Хаттың мәтіні ереже бойынша бір немесе екі мағыналы бөліктен тұрады.
     
120. 
     Бір бөліктен тұратын хат – бұл түсіндірмесіз өтініш, қосымшасыз ескертпе, негіздемесіз хат және тағы басқалары.
     
121. 
      Егер хаттың мәтіні айқындаушы және қорытынды екі бөліктен тұратын болса, бірінші бөлікте себебі, негізі немесе хат жасаудың негіздемесі баяндалады, хатты дайындауға негіз болған құжатқа сілтеме жасалады. Абзацтан басталатын екінші бөлікте тұжырымдар, ұсыныстар, өтініштер, шешімдер орналастырылады.
     
122. 
       Бланкіге кіретін деректемелерден басқа, хат жазған кезде келесі деректемелер рәсімделеді – адресат, тақырып, мәтін, қосымшалардың бар екендігі туралы белгі (егер олар болса), қолы, құжаттың орындаушысы туралы белгі. Егер хат жауап хат болса, бланк деректемелерінде шығыс (индекс) және келіп түскен хаттың (бастамашылық) уақыты көрсетіледі.
     
123. 
     Хатты келіскендігі туралы белгі ұйымда қалатын данасына қойылады.
     
124. 
     Хаттар мәтінінде келесідей мазмұнды үлгілер қолданылады:
     

• 
  көпше түрдегі бірінші жақтан («... беруіңізді өтінемін», «Сізге бағыттаймыз»);
  
• 
  Жекеше түрдегі үшінші жақтан (РМК «С.Ж.Асфендияров атындағы Қазақ Ұлттық медицина университеті» қарсы емес).
  

12. 
    ҚЫЗМЕТТІК ХАТТЫ ДАЙЫНДАУ ТӘРТІБІ МЕН РӘСІМДЕЛУІ
    

Қызметтік хат – университет басшылығына жүгіну, бір бөлімшеден екінші бөлімшеге қызметтік сұрақтарды шешу үшін жасалатын құжат.

Қызметтік хаттар ақпараттық,бастамашылық немесе есепті сипатта болуы мүмкін.

Қызметтік хаттың мақсаты мен жолдауы әдетте түрткі болған ниетпен жасалады, осы жерден негізгі мәтінге қойылатын талаптар: айқындылық, нақтылық, баяндаудың қысқалығы. Мәтіннің көлемі бір беттен аспауы керек. Қызметтік хатқа қол қою құқығы, құрылымдық бөлімшенің басшысы, ол болмаған жағдайда (ауыру, еңбек демалысы, іс-сапар) оның орынбасары немесе құрылымдық бөлмішенің міндетін атқарушы лауазымды тұлға қол қояды.

118. 
     Қызметтік хаттың мәтінінде құрылымдық бөлімшеге қатысты немесе лауазымды тұлғаға қатысты іскерлік сұрақтар баяндалады.
     
119. 
     Қызметтік хат еркін нысанда жасалады, қағаз тасығышта немесе электронды байланыс құралдарымен беріледі.
     
120. 
     Қызметтік хаттың мазмұнына қойылатын жалпы талаптар:
     

• 
  Жоғарғы оң жақ бұрышында тегін, атын, әкесінің атын, және де жазылған хатта тұлғаның лауазымын, 14 Times New Roman шрифтімен бір жоларалық интервал арқылы жазылады;
  
• 
  Төменде құжаттың атауы көрсетіледі;
  
• 
  Бұдан әрі бір лауазымды тұлға екінші лауазымды тұлғаға жұмыстың орындалуы туралы баяндау;
  
• 
  Құжаттың соңында тегін, атын және әкесінің атының бірінші әріптері және лауазымы көрсетіледі. Құрылымдық бөлімшелердің бастықтарының қолы.
  
• 
  Қызметтік хаттың үлгісі (Қосымша 12)
  

12. 
    МӨРЛЕР МЕН МӨРТАБАНДАРДЫ ПАЙДАЛАНУ ЖӘНЕ САҚТАУ ТӘРТІБІ
    

118. 
     Университеттің елтаңбалы мөрі, университеттің құрылымдық бөлімшелерінің мөрі (университет эмблемасы мен жай түрлері) тек дөңгелек пішінді жасалады.
     
119. 
     Елтаңбалы мөр қатал тәртіпте ҚР СТ 1430-2005 «Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасымен жасалған мөрлер». ҚР СТ 989-2014 «Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы. Техникалық шарттары».
     
120. 
     Елтаңбалы мөрді қолдану құқы университеттің мемлекеттік тіркеуден заңды тұлға ретінде тіркелген кезден бастап қолданылады.Ұйымдастырушылық – құқықтық түрдің немесе атауының өзгеру жағдайында заңды тұлғаны қайта тіркеуде жаңа елтаңбалы мөр дайындалады.
     
121. 
     Құрылымдық бөлімше мөрін қолдану құрылымдық бөлімшенің Ережесінде құжат түрінде бекітілгеннен бастап құқыққа ие.
     
122. 
     Университеттің елтаңбалы мөрлері Адам ресурстарын дамыту Департаментінің металды жанбайтын шкафтары мен сейфтерінде сақталады. Жұмыс күнінің аяқталуында елтаңбалы мөр сақталған сейф және бөлме мөрленеді. Құрылымдық бөлімшелердің мөрлері мен мөртабандары сенімді жабылатын шкафтарда немесе металды сейфтарда сақталады.
     
123. 
     Мөрлерді және мөртабандарды жоғалту, жоғалтып алу жағдайында айыпты тұлға Қазақстан Республикасының еңбек заңнамасында іске асырылатын анықталған тәртіптік жауапкершілік жүктеледі.
     
124. 
     Университет мөрлері мен мөртабандарын жою комиссия шешімімен жүргізіледі. Құрылымдық бөлімшелер акт бойынша мөрлер мен мөртабандарды құжаттамалық қамтамасыз ету бөліміне жоюға тапсырады, құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бастығы жою туралы акт жасайды.
     
125. 
     Құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі мөрлер/мөртабандарды жоятын ұйымға мөрлер/мөртабандарды жою негізі және шығын төлеу кепілдігі бар ресми хат дайындайды.
     
126. 
     Мөрлер/мөртабандарды жоюды ұйым іске асырады, акті құрылады, ұйым жетекшісімен бекітіледі. Акт іс номенклатурасына тігіледі, мөрлер мен мөртабандарды есепке алу журналымен бірге сақталады. Берілген акті мөрлерді/ м-ртабандарды жою белгісін есеп журналында енгізудің негізі болады.
     

12. 
    УНИВЕРСИТЕТТІҢ ДЕРЕКТІ ҚОРЫ
    

118. 
     Университеттің деректі қоры істер номенклатурасын басқару және жасау жолымен рәсімделеді, құжаттарды рәсімдеу, олардың сақталуын қамтамасыз ету, университет ведомстволық мұрағатына істерді тапсыру және есепке алу.
     

118. 
     Істер номенклатурасы құжаттарды есепке алу және жүйеге келтіру, құжаттарды іздеу және олардың сақтау мерзімін анықтау үшін, сондай-ақ орындалған жұмыс құжаттарын топтастыру үшін қолданылады. Істер номенклатурасы уақытша (10 жылға дейін) және ұдайы сақтау (10 жылдан астам) істер тізімін құрудың негізі болып табылады.
     
119. 
     Университет істер номенклатурасын құру барысында құрылымдық бөлімше туралы қаулы, қызметкердің лауазымдық нұсқаулығы, үлгілік, салалық (ведомстволық) құжаттар тізімін сақтау мерзімін көрсетілуімен, типтік (үлгілік) істер номенклатурасын, құрылыммен (штаттық кестемен), жұмыс жөніндегі жоспар және есептерді (13 Қосымша), құрылтай құжаттарын басшылыққа алады.
     
120. 
     Істер номенклатурасын құрылымдық бөлімше номенклатурасы негізінде құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімі құрайды. Жаңадан құрылған бөлімше бір ай
     

118. 
     Университет істер номенклатурасы Орталық мемлекеттік мұрағаттың (ОММ) сараптау-тексеру комиссиясымен, университеттің сараптау комиссиясымен (СК) келісіледі және университет ректорымен (ағымдағы жылдың соңынан кешіктірмей) бекітіледі.
     
119. 
     Істер номенклатурасы екі данада шығарылады, номенклатураның бекітілген бір данасы келісілген Орталық мемлекеттік мұрағатында сақталады.
     
120. 
     Істер номенклатурасы әр жыл соңында анықталады, университет ректорымен бекітіледі және келесі жылдың 1-ші қыркүйегінен бастап жүзеге асады.
     
121. 
     Істер номенклатурасындағы тарау атаулары бекітілген университеттің штаттық кестесімен сәйкес орналастырылған құрылымдық бөлімше атауы болып табылады. Істер номенклатурасына Университетке келіп түскен және құрылған барлық құжаттар қосылады.
     

12. 
    ІСТЕРДІ ҚҰРУ
    

118. 
     Орындалған құжаттар істер номенклатурасына сәйкес іске құрастырылады. Істер номенклатурасынан тыс істерді құруға рұқсат етілмейді.
     
119. 
     Істер құрылуын рәсімдеу құрылымдық бөлімшенің іс-қағаздарды жүргізетін жауапты тұлға, әдістемелік көмек негізінде және құжаттамалық қамтамасыз ету бөлімінің бақылауымен асырылады.
     
120. 
     Істерді құру барысында келесі жалпы тараптар қаралады:
     

• 
  істерге номенклатура бойынша тақырыбы сәйкес келетін дұрыс рәсімделген құжат орналастырылады;
  
• 
  бір сұрақты шешуге қатысты құжаттардың барлығы бірге орналасады;
  
• 
  мемлекеттік немесе шет тіліндегі құжаттар нұсқасы бірге топтастырылады;
  
• 
  істерге сонымен қатар ауыспалы және жеке істерді қоспағанда бір жылдық іс қағаздарын жүргізу құжаттары топтастырылады;
  
• 
  істерге уақытша және ұдайы мерзімде сақталатын құжаттар бөлек топтастырылады;
  
• 
  істерге жеделхат, факсограмма көшірмесі, телефонограммалар номенклатурасына сәйкес жалпы негізде орналастырылады;
  
• 
  істерге артық көшірмелер, шимай құжаттар мен қайтаруға тиісті құжаттар орналастырылмайды;
  
• 
  құжат қосымшасы құру немесе бекіту күніне қарамастан өзіне тиісті құжатқа тіркеледі;
  
• 
  180 парақтан артық көлемдегі қосымша құжатта белгі көрсетіліп, жеке томды құрайды;
  
• 
  істерде бірнеше том (бөлік) болған жағдайда істің нөмірі (индекс) және тақырыбы томның (бөлік) нөмірімен бірге әр бөлікте қойылады, соңғы томда (бөлікте) «соңғы» сөзі қосып жазылады.
  

118. 
     Құжаттар мәселені шешу (шешілетін мәселе бойынша мерзімдік реттегі) реттілігімен сәйкес орналастырылады немесе істер басында бастаушы құжат, кейін – мәселе шешімін тұжырымдайтын құжат, ары қарай – мәселені шешу жолын жақсартатын басқа құжаттар орналасады.
     
119. 
     Университет негізгі орындаушы болған жағдайда жоғарғы мекеменің тапсырмасы мен актілердің орындалуы бойынша есептік және ақпараттық сипаттағы барлық құжаттар жеке істерге тігіледі. Басқа жағдайларда бұл құжаттар ағымдағы жылдың хат істеріне тігіледі.
     
120. 
     Жарлық құжаттар және олардың қосымшасы бір істе құрастырылады.
     
121. 
     Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар, жеке құрам бойынша бұйрықтар (қаулылар) жеке істе құрастырылады.
     
122. 
     Хаттамалар, оған қатысты құжаттарымен бірге нөмірі бойынша мерзімдік реттегі істе орналастырылады.
     
123. 
     Хаттар іс қағаздарын жүргізу жылына топтастырылады және мерзімдік реттілікке жүйелендіріледі, сонымен бірге құжат-жауап құжат-сұрақтың жанында орналасуы тиіс. Белгілі бір сұрақтар бойынша өткен жылы басталған хаттар - түзетілген құжаттар өткен жылғы индекс нөмірімен көрсетіліп ағымдағы жыл істеріне қосылады.
     
124. 
     Университет қызметкерінің жеке істері келіп түскеніне қарай алфавиттік ретте орналасады.
     
125. 
     Университет қызметкерлеріне еңбекақысын аудару, есеп айырысу-төлем тізімдемесі жеке істе құрылады және қызметкерлер тегі алфавиттік ретпен орналасады.
     
126. 
     Еңбек туралы келісімшарт жеке іс құрам түрінде немесе қызметкердің тегі алфавиттік ретте бөлек құрылады.
     
127. 
     Физикалық тұлғалар (қызметкерлер) тізімі және зейнетақы қорында жинақталатын міндетті зейнетақы төлемдерін аудару үшін төлемдік есептер бір істе құрастырылады.
     
128. 
     Жоспарлар, есептер, сметалар, лимиттер және штаттық кестелер бекітілген, жасалған немесе түскен күнінен тәуелсіз құрылған жылына сәйкес іске қалыптастырылады.
     

12. 
    ІСТЕРДІ РӘСІМДЕУ
    

118. 
     Университет істері жылдың басталуы және аяқталуы бойынша рәсімделеді. Істерді рәсімдеу – істерді сақтауға дайындау. Істерді рәсімдеу өзіне жұмыс кешенділігін қоса алады: кітапшада, мұқабада істің баяндалуы, парақтардың нөмірленуі және куәландырылған жазудың құрылуы. Істерді рәсімдеу әдістемелік көмек арқылы құрылымдық бөлімше қызметкерлерімен және университет мұрағатшысының бақылауымен жүргізіледі.
     
119. 
     Сақтау мерзіміне байланысты істерді толық немесе жартылай рәсімдеу жүргізіледі. Толық рәсімдеуге жеке құрам бойынша және ұдайы, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істер жатады. Істерді толық рәсімдеуге:
     

• 
  істердің мұқаба реквизитін рәсімдеу;
  
• 
  істердің парақтарын нөмірлеу;
  
• 
  істің куәландырушы парағын құру (7 Қосымша);
  
• 
  істерді тігу және переплет;
  
• 
  істің мұқаба реквизитіне қажетті анықтамаларды енгізу.
  

118. 
     Жеке құрам бойынша және ұдайы, уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істер мұқабасының келесі реквизиті көрсетіледі:
     

• 
  мекеме атауы; құрылымдық бөлімше атауы;
  
• 
  елді-мекен атауы;
  
• 
  істің нөмірі (индексі);
  
• 
  істің тақырыбы; істің (томның, бөліктің) күні;
  
• 
  іс парақтарының саны; істің сақтау мерзімі;
  
• 
  істің мұрағаттық шифрі.
  

118. 
     Істердің мұқабасына қойылатын реквизиттер келесідей:
     

• 
  атау септікте мекеме атауы;
  
• 
  құрылымдық бөлімше атауы – бекітілген құрылымға сәйкес құрылымдық бөлімше аты жазылады; істің нөмірі – университет істерінің номенклатурасы бойынша істің сандық мағынасы (индексі) қойылады;
  
• 
  істің тақырыбы – істер номенклатурасынан көшіріледі; істің күні – іс қағаздарын жүргізудегі істің басталған және аяқталған жылы (дары) көрсетіледі.
  

118. 
     Істер құрамына кіретін ең соңғы және бастапқы тіркеу (құралу) күні - істер құжатының соңғы күні, яғни (күні, айы, жылы) жарлық құжатын қамтитын істер мен бірнеше томнан (бөліктен) тұратын істер күні болып саналады. Жеке томға қалыптастырылған істер қосымшасының күні – ол сол томға қосымшасы орналастырылған негізгі құжаттың тіркелу күні болып есептеледі. Күні мен жылы араб сандарымен, ал айы толығымен сөзбен жазылады.
     
119. 
     Істер қатарындағы құжаттардың ретпен орналасуын және сақталуын қамтамасыз ету мақсатында ішкі тізім мен куәландыру парағынан басқа оның барлық парақтары, сондай-ақ бұрыштама орналасқан жеке парақта нөмірленеді. Парақтар жай қарындашпен нөмірленеді, сан парақтың оң жақ жоғарысында қойылады.
     
120. 
     Істер парағының нөмірлену тізімі:
     

- өзінде нөмірленген құжаттың парақтары, сондай-ақ баспа шығарылымында жалпылай нөмірленеді;

- бірнеше томнан немесе бөліктен тұратын істер парағы әр том немесе бөлік бойынша жеке нөмірленеді;

- істерде өзіндік парағы бар суреттер, сызбалар, диаграммалар және басқа көрнекі және өзгеше құжаттардың сыртқы сол жоқ жоғарғы бұрышында нөмір қойылады;

- істерге тігілген ішіне салынған конверттер: әуелі конверт, кейін конверт ішіне салынған қағаздар кезекті нөмірмен нөмірленеді;

- істерге келіп түскен мұқабасы бар қосымшалар дербес том ретінде рәсімделеді және жеке нөмірленеді.

118. 
     Парақтарды нөмірлеу аяқталғаннан кейін оны құраушымен қол қойылып, лауазымы, құралған күні көрсетіліп куәландырылатын жазба жазылады. Істің парақтар саны қорытынды жазумен сәйкес келетін іс мұқабасында көрсетіледі.
     
119. 
     «Істердің сақталу мерзімі» реквизиті істер номенклатурасының сақталу мерзімімен салыстырылғаннан кейін құжат тізімінде сақталу мерзімі көрсетіліп істер мұқабасына ауысады.
     
120. 
     Ұдайы сақталатын істерде: «Ұдайы сақтау» сөзі жазылады..
     
121. 
     Ұдайы сақталатын істер мұқабасында істің мұрағаттық шифрі (қор нөмірінен, тізім нөмірінен, істің нөмірінен,тізім бойынша істердің байлам нөмірінен тұрады) Орталық мемлекеттік мұрағаттың Сараптау-тексеру комиссиясыда бекітілген (бұған дейін қарындашпен жазылады) бөлімдер тізіміне осы істер қосылғаннан кейін ғана ведомстволық мұрағатта қойылады.
     
122. 
     Ұдайы және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істер мұқабасы жазуында аяқталу жылына қарай айқын сақталу енгізеді: мұқабадағы істер тақырыбы тігілген құжаттардың мазмұнына сәйкес келмесе құжат тақырыбына өзгертулер мен толықтырулар енгізіледі.
     
123. 
     Белгілі дәрежеде құжаттарды есепке алу үшін ұдайы және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын құжаттарды (өте маңызды, жеке істер, т.б.) ерекшелейтін істер құжатының ішкі тізімі құралады.
     
124. 
     Істер құжатының ішкі тізімінде тақырып құжат мазмұнын нақты аша алмаса, егер олар құжаттың әртүрлілігі бойынша қалыптастырылған болса ұдайы және уақытша (10 жылдан астам) сақталатын істер болып құралады.
     
125. 
     Істерді тігуге (түптеуге) дайындағанда металлдық бекіту (түйреуіш, т.б.) құжаттан алып тасталынады.
     
126. 
     Уақытша сақталатын (10 жылға дейін қоса есептегенде) істер тезтікпеде сақтауға рұқсат етілмейді, істерде құжатты қайта жүйелеуден өткізбеу, істердің парақтарын нөмірлемеу, куәландырылатын жазбаларды жазбау керек.
     

12. 
    ҚҰЖАТТАРДЫ ОПЕРАТИВТІ САҚТАУ
    

118. 
     Іс қағаздарын жүргізуде университет мұрағатына тапсырғанға дейін аяқталған құжаттар екі жылдай қалыптастырылған орны бойынша істе сақталады.
     
119. 
     Университет құрылымдық бөлімшелері құжаттар мен істердің сақталуын қамсыздандырады. Істер жұмыс орнындағы шкафта, сейфте немесе арнайы осы мақсаттағы бөлмеде сақталады.
     
120. 
     Істер бекітілген номенклатураға сәйкес орналастырылады, мұқабасында олардың индексі көрсетіледі.
     
121. 
     Істерді басқа мекемелерге уақытша қолдануға тек қана университет ректорының рұқсатымен беріледі.
     
122. 
     Істерден құжатты алу Қазақстан Республикасының заңына сәйкес жүргізіледі, сондай-ақ істерге құжат көшірмесін және түпнұсқаны алғандығы туралы акті салып қояды.
     

12. 
    УНИВЕРСИТЕТ ВЕДОМОСТВОЛЫҚ МҰРАҒАТЫНА ІСТЕРДІ ТАПСЫРУ
    

118. 
     Құрылымдық бөлімшеден университет ведомстволық мұрағатына істерді тапсыру іс қағаздарын жүргізуді аяқтауда істерді және құжаттарды бағалылық сараптау қорытындысы туралы құрылған акті бойынша іске асады. Уақытша сақталатын (10 жылға дейін қоса есептегенде) құжаттар істер номенклатурасы бойынша университет ведомстволық мұрағатына беріледі.
     
119. 
     Ұдайы, уақытша сақталатын және жеке құрам бойынша құжаттарға үлгі (11 Қосымша) түрінде акті құралады.
     
120. 
     Акті бағаны іс мұқабасында шығарылған мәлімдермен нақты сәйкес толтырылады. Актіге қатарынан бірдей тақырыпта істерді енгізуде бірінші істің тақырыбы толық жазылып, қалған біртұтас істер «бұл да, дәл солай» сөзімен түсіндіріледі, бірақ олар туралы басқа мәлімдеме болса актіге толығымен жазылады. Актінің жаңа парағында біртұтас істердің тақырыбы толық жазылады.
     
121. 
     Әрбір іс (том, істің бөлігі) актіге дербес реттік нөмірімен енгізіледі.
     
122. 
     Актінің «Ескерту» бағанасы істердің басқа құрылымдық бөлімшеге (басқа мекемеге) берілгендігі туралы, істердің физикалық ерекшелігі туралы белгі қою ушін қолданылады.
     
123. 
     Акті екі данада құрылады, біреуі – университет ведомстволық мұрағатына істермен бірге берілсе, екіншісі – бақылау түрінде құрылымдық бөлімшеде қалады.
     
124. 
     Университет ведомстволық мұрағатына істерді дайындау және дұрыс қалыптастыра істерді тапсырғанда мұрағат меңгерушісі тексереді. Қателер болса құрылымдық бөлімше жояды.
     
125. 
     Әр істерді қабылдауда мұрағат меңгерушісі құрылымдық бөлімше жұмысшысымен бірге жүргізеді. Актінің екі данасында да әрбір істерге қарсы онда енгізілген істердің бары туралы белгі жасалады. Актінің әр данасының соңында іс жүзінде қанша істі қабылдағаны туралы сөзбен және санмен көрсетіледі, істерді тапсыру-қабылдау күні, сонымен қатар мұрағатқа жауапты жұмысшының және істерді тапсырушы тұлғаның қолы болуы керек. Құрылымдық бөлімше таратылып немесе қайта құрылған жағдайда құрылымдық бөлімшенің іс қағаздарын жүргізуші жауапты тұлға тарату іс-шарасы жүргізілген уақыттағы барлық құжаттарды қалыптастырып рәсімдейді және оларды сақтау мерзіміне қарамай университет ведомстволық мұрағатына тапсырады. Істерді тапсыру істер актісі және істер номенлатурасы бойынша жүзеге асады.
     

1. 
   таныстыру мақсатындағы хат көшірмесі;
   
2. 
   жарнамалық жолданымдар, жобалар, бағдарламалар, плакаттар, жиналыс бағдарламасы;
   
3. 
   бухгалтерлік есептің алғашқы құжаттары (бухгалтерияда тіркеледі);
   
4. 
   оқу жоспарлары, бағдарламасы (мекеменің сәйкесті құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі);
   
5. 
   айлық және т.б. есептер (мекеменің сәйкесті құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі);
   
6. 
   жиналыс, отырыстар туралы хабарлама;
   
7. 
   құттықтау хаттары, құттықтау телеграммасы, жақыру билеттері;
   
8. 
   баспа шығарылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетендер);
   
9. 
   отырыс, жиналыс, оқыту және т.б. жүргізу туралы телефонограммалар;
   
10. 
    конвертте «Жеке» деген белгісі бар құжаттар;
    
11. 
    бағатізбелер (прейскуранттар);
    
12. 
    тақырып бойынша ғылыми есептер (университеттің сәйкесті құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі);
    
13. 
    материалдық шығынның мөлшері, кеңсе қажеттіліктерін және ұйымдастыру техникасын алуға өтініштер (университеттің сәйкесті құрылымдық бөлімшесінде тіркеледі);
    
14. 
    жинақтар;
    
15. 
    кадр бойынша есептік құжаттар.