СУЩНОСТЬ, ЗАДАЧИ И ОСОБЕННОСТИ

проверки наличия. 
Конфиденциальное  делопроизводс тво  в  целом  базируется  на 
тех  же  принципах,  что  и  открытое  делопроизводс тво,  но  в  то  же 
время  имеет  отличия,  обусловленные  конфиденциальностью  д о-
кументированной  информации.  Эти  отличия  касаются  с феры  ко н-
фиденциального  делопроизводс тва  и  охватываемых  им  видов  ра-
бот с документами.  
По  с фере  деятельнос ти  открытое  делопроизводс тво  распр о-
страняется  на  управленческие  дейс твия  и  включает  в  основном 
управленческие документы. Конфиденциальное делопроизводс тво 
в  силу  условий  работы  с  конфиденциальными  документами  рас-
прос траняется  как  на  управленческую,  так  и  на  различные  виды 
производс твенной  деятельности,  включает  не  только  управленч е-
ские, 
но 
и 
научно-технические 
доку менты 
(научно-
исследовательские,  проектные,  конс трукторские,  техноло гические 
и  др.).  Кроме  того,  конфиденциальное  делопроизводс тво  рас-
прос траняется  не  только  на  официальные  документы,  но  и  на  их  
проекты,  различные  рабочие  записи,  не  имеющие  всех  необход и-
мых реквизитов, но содержащие  информацию, подлежащую защ и-
те. 
По видам  работ конфиденциальное делопроизводс тво отлича-
ется  от  открытого,  с  одной  стороны,  большим  их  количес твом,  с 
другой  -  содержанием  и  технологией  выполнения  многих  видов. 
Помимо этого, третья сос тавляющая конфиденциального делопр о-
изводс тва  -  защита  содержащейся  в  конфиденциальных  докумен-
тах информации  - вообще не предусмотрена в определении откры-
того  делопроизводс тва,  хотя  определя емая  с обс твенником  час ть 
открытой  информации  должна  защищаться  от  у траты.  Конфиде н-
циальная информация должна защищаться и от у траты, и от утеч-
ки. 
Термин "утечка конфиденциальной  информации", вероятно, не 
самый благозвучный,  однако он  более емко, чем другие  термины, 
отражает суть явления, к тому  же он давно уже закрепился в нау ч-
ной  литературе  и  нормативных  документах.  Утечка  конфиде нци-
альной  информации  предс тавляет  собой  неправомерный,  т.е.  н е-
разрешенный  выход  такой  информации  за  пределы  защищаемой 
зоны  ее  фу нкционирования  или  ус тановленного  круга  лиц,  имею-
щих  право  работать  с  ней,  ес ли  этот  выход  привел  к  получ ению 
информации  (ознакомлению  с  ней)  лицами,  не  имеющими  к  ней 
санкционированного дос тупа, независимо от того, работают или не 
работают  такие  лица  на  данном  предприятии  обусловлены  уязви-
мостью  информации.  Уязвимость  информации  с ледует  п онимать 
как ее дос тупность для дестабилизирующих воздейс твий, т.е. таких  
воздейс твий,  которые  нарушают  установленный  статус  информ а-
www.kodges.ru

ции.  Нарушение  статуса  любой  документированной  информации 
включаетс я в нарушении ее физической с охраннос ти (вообще либо 
у данного собс твенника  в полном  или частичном объеме),  логич е-
ской структуры и содержания, дос тупности для правомочных поль-
зователей.  Нарушение  статуса  конфиденциальной  документиро-
ванной  информации  дополнительно  включает  н арушение  ее  кон-
фиденциальнос ти (закрытос ти для пос торонних лиц).  
Уязвимос ть документированной информаци и - понятие собира-
тельное.  Она  не  существует  вообще,  а  проявляется  в  различных  
формах.  К  таким  формам,  выражающим  резу льтаты  дестаб илизи-
рующего воздействия  на информацию, относятся (в скобках указа-
ны существующие варианты названий форм):  
•  хищение  носителя  информации  или  отображенной  в  нем 
информации (кража);  
•  потеря носителя информации (утеря);  
•  несанкционированное  уничтожение  носителя  информ ации 
или отображенной в нем информации (разрушение); 
•  искажение  информации  (несанкционированное  изменение, 
несанкционированная модификация, подделка, фальсификация); 
•  блокирование информации;  
•  разглашение информации (распространение, раскрытие).  
Термин  "разрушение"  употребляется  главным  образом  приме-
нителы к информации на машинных носителях. 
Существующие  варианты  названий:  модификация,  подделка, 
фальсификация  -  не  совсем  адекватны  термину  "искажение",  они 
имеют нюанс ы, однако суть их одна и та же  - несанкционированное 
частичное и полное изменение сос тава первоначальной  информ а-
ции. 
Блокирование  информации  в  данном  контексте  означает  бло-
кирование  дос тупа  к  ней  правомочных  пользователей,  а  не  зл о-
умышленников.  Разглашение  информации  является  формой  пр о-
явления уязвимос ти только конфиденциальной информации.  
Та  или  иная  форма  уязвимос ти  документированной  информ а-
ции может  реализоваться в  резу льтате преднамеренного или слу-
чайного дес табилизирующего воздейс твия различными способ ами 
на носитель информации или на с аму информацию со с тороны ис-
точников  воздейс твий  Такими  источниками  могу т  быть  люди,  тех-
нические средс тва обработки передачи информации, средства свя-
зи, стихийные бедс твия и др. Способами дес табилизирующего воз-
действия  на информацию являются копирование (фотографирова-
ние), записывание, передача, съем, зараже ние  программ обработ-
ки  информации  вирусом,  нарушение  технологии  обработки  и  хра-
нения  информации,  вывод  (или  выход)  из  с троя  и  нару шение  ре-
жима  работы  технических  средс тв  обработки  и  передачи  ин-
www.kodges.ru

формации, физическое воздейс твие на информацию и др.  
Реализация  форм  проявления  уязвимос ти  документированной 
информации приводит  или может привес ти к двум видам уязвим о-
сти - у трате или утечке информации.  
К утрате документированной информации приводят хищение и 
потеря носителей информации, несанкционированное уничтожение 
носителей  информации или  только  отображенной в них  информ а-
ции,  искажение  и  блокирование  информации.  Утрата  может  быть 
полной  или  частич ной,  безвозвратной  или  временной  (при  блок и-
ровании информации), но в любом случае она нанос ит ущерб соб-
ственнику информации.  
К  утечке  конфиденциальной  документированной  информации 
приводит ее разглашение. В литературе и даже в нормативных д о-
кументах термин "утечка конфиденциальной информации" нередко 
заменяется  или  отождес твляется  с  терминами;  "разглашение  кон-
фиденциальной  информации",  "распрос транение  конфиденциаль-
ной  информации".  Такой  подход  не  является  правомерным.  Раз-
глашение  или  рас пространение  конфиденциальной  информации 
означают несанкционированное доведение ее до потребителей, не 
имеющих права дос ту па к ней.  При этом  такое доведение должно 
осуществляться кем-то, исходить от кого-то. Утечка происходит при 
разглашении  (несанкционированном  распрос транении)  конфиде н-
циальной информации, но не сводится только к нему. Утечка может 
произойти  и в  резу льтате потери  носителя конфиденциальной д о-
кументированной  информации,  а  также  хищения  носителя  инфор-
мации  либо отображенной в нем  ин формации при сохраннос ти но-
сителя  у  его  собс твенника  (владельца).  "Может  произойти"  не  оз-
начает, что произойдет. Потерянный носи тель может попас ть в чу-
жие руки, а может быть и "прихвачен" мусоро уборочной машиной и 
уничтожен в ус тановленном для мусора поряд ке. В последнем слу-
чае  утечки  конфиденциальной  информации  не  происходит.  Хищ е-
ние  конфиденциальной  документированной  инфор мации  также  не 
всегда связано с получением  ее  лицами, не имеющими к ней дос-
тупа.  Имелось  немало  с лучаев,  когда  хищение  носителей  конфи-
денциальной  информации  осуществлялось у коллег по работе д о-
пущенными к этой информации лицами с  целью "подсидки", причи-
нения  вреда  коллеге.  Такие  нос ители,  как  правило,  уничтожались 
лицами,  похитившими  их.  Но  в  любом  случае  потеря  и  хищение 
конфиденциальной информации если и не приводят к ее у течке, то 
всегда создают угрозу у течки. Поэтому можно сказать, что к у течке 
конфиденциальной информации приводит ее  разглашение и могу т 
привести  хищение  и  потеря.  Сложнос ть  состоит  в  том,  что  зачас-
тую  невозможно  определить,  во-первых,  сам  факт  разглашения 
или  х ищения  конфиденциальнос ти  информации  при  сохраннос ти 
www.kodges.ru

носителя  информации  у  ее  собственника  (владельца),  во-вторых, 
попала ли информация вследствие  ее хищения или потери посто-
ронним лицам.  
Суммируя соотношение форм и видов уязвимос ти защищаемой 
информации, можно конс татировать:  
1.  Формы  проявления  уязвимос ти  информации  выражаю т  ре-
зультаты  дес табилизирующего,  воздейс твия  на  информацию,  а 
виды  уязвимос ти  -конечный  суммарный  итог  реализации  форм 
проявления уязвимос ти. 
2.  Утрата  информации  вк лючает  в  себя,  по  сравнению  с  у теч-
кой, большее число  форм проявления уязвимости информации, но 
она не поглощает у течку, т.к. не все формы проявления уязвимос ти 
информации,  которые  приводят  или  могу т  привести  к  утечке,  сов-
падают с формами, приводящими к утрате. 
3.  Наиболее  опасными  формами  проявления  уязвимос ти  кон-
фиденциальной документированной информации являются потеря, 
хищение и разглаш ение  - первые две одновременно могу т  привес-
ти и к у трате,  и к у течке информации, вторая (хищение  информ а-
ции при сохраннос ти носителя) и третья могут не обнаружиться, со 
всеми вытекающими из этого последствиями. 
4.  Неправомерно  отождес твлять,  как  э то  нередко  делается  в 
научной  литературе  и  нормативных  документах,  включая  законы, 
виды  и  отдель ные  формы  проявления  уязвимос ти  информации 
(утрата = потеря, у трата = хищение, у течка = разглашение (распр о-
странение), а  также  формы проявления уязвимос ти  информации и 
способы дестабилизирующего воз действия на нее.  
5.  Необходимо  уделять  одинаковое  внимание  пред отвращ е-
нию как у траты защищаемой документированной  информации,  так 
и ее у течки,  т.к. ущерб собс твеннику информации наносится в  лю-
бом случае.  
 
 
Защита  конфиденциальной  документированной  информ а-
ции от у тра-;  ты  и у течки осуществляется в  определенной мере в 
рамках  и первой, второй сос тавляющих конфиденциального дел о-
производс тва,  т.к. она взаимоувязана, "переплетена" с ними: док у-
ментирование  конфиденциальной  информации  и  организация  р а-
боты с конфиденциальными доку ментами должны производиться в 
условиях  обеспечения  их защиты,  и вмес те с  тем  многие вопросы 
защиты решаются в ходе  и путем осуществления сис тематических 
операций по учету  и обработке документов.  Однако защитные м е-
роприятия охватывают не только сами документы но и другие объ-
екты,  так или иначе связанные с защищаемыми докумен тами (по-
мещения,  технические  средс тва  обработки  и  передачи  информ а-
ции и др.) Поэтому в определении конфиденциального делопроиз-
www.kodges.ru

водства  защита  документированной  информации  выделена  в  са-
мостоятельную составляющую. 
Конфиденциальное  делопроизводство  шире  открытого  и  по 
своим задачам. Ес ли задачей открытого делопроизводс тва являет-
ся  документационное  обеспечение  управленческой  деятельнос ти, 
то  конфиденциальное  делопроизводс тво  должно  осуществлять 
решение двух задач: 
1)  документационное  обеспеч ение  вс ех  видов  конфиденци-
альной деятельности;  
2)  защ ита  документированной  информации,  образующ ейся  в 
процес се конфиденциальной деятельнос ти.  
 
Первая задача имеет своей целью организацию и беспере-
бойное  фу нкционирование  конфиденциальной  деятельнос ти  в 
с фере  любого  вида  производс тва  и  управления.  Это  требует  от 
делопроизводства  обеспечения  нужд  конфиденциальной  деятель-
нос ти  полной,  своевременной  и  достоверной  документной  инфо р-
мацией, организации исполнения и ис пользования документов.  
Полноту документной информации характеризует ее объем, к о-
торый,  с  одной  с тороны,  должен  быть  дос таточным  для  принятия 
управленческих  решений  и  выполнения  производс твенных  зад а-
ний,  с  другой  с тороны,  являться  дейс твительно  необх одимым,  не 
содержащим  избыточной,  не  нужной  для  деятельнос ти  предпр и-
ятия информации.  
Достовернос ть  документной  информации  заключается,  во-
первых, в ее соответс твии объективному состоянию того или друг о-
го вопроса и, во-вторых, в ее юридической силе, характеризующей-
ся  наличием  и  правильнос тью  оформления  соответс твующих  рек-
визитов. 
Своевременнос ть  документной  информации  означает,  что  за 
время  обработки  и  передачи  информации  не  изменилось  сос то я-
ние вопроса, к которому она относится.  
Организация исполнения документов включает в себя и опера-
тивное  доведение  их  до  исполнителей,  и  обеспечение  своевр е-
менного и качественного  решения содержащихся в документах во-
просов. Организация использования документов сос тоит в обесп е-
чении как текущего, оперативного, так и пос ледующего, ретроспек-
тивного  исполь зования  документной  информации.  Вторая  задача 
имеет 
своей 
целью 
обеспечение 
сохраннос ти 
и 
кон-
фиденциальнос ти  документированной  информации,  что  требует 
создания и поддержания специальных условий хранения, обрабо т-
ки и обращения документов, гарантирующих надежную защиту, как 
самих  документов,  так  и  содержащейся  в  них  информации.  Су щ-
нос ть  конфиденциального  делопроизводс тва  обус ловливает  его 
организационные  и  технологические  особеннос ти,  к  числу  основ-
www.kodges.ru

ных из которых относятся:  
 
письменное  нормативное  закрепление  общей  тех нологии 
документирования, организации работы с документами и их защ и-
ты; 
 
жесткое  регламентирование  сос тава  издаваемых  докумен-
тов и содержащейся в них информации, в том чис ле на стадии под-
готовки черновиков и проектов документов;  
 
обязательный поэкземплярный  и полис тный учет всех, без 
исключения, документов, проектов и черновиков; 
 
максимально  необходимая  полнота  регис трационных  дан-
ных о каждом документе;  
 
фиксация  прохождения  и  мес тонахождения  каждого  док у-
мента;  
 
проведение  сис тематических  проверок  наличия  докумен-
тов; 
 
разрешительная  с истема  дос тупа  к  документам  и  делам, 
обеспечивающая правомерное и с анкционированное ознакомление 
с ними;  
 
жесткие  требования к условиям хранения документов  и об-
ращения  с  ними,  которые  должны  обеспечивать  сохранность  и 
конфиденциальность документированной информации; 
 
регламентация  обязаннос тей  лиц,  допущенных  к  работе  с  
конфиденциальной документированной информацией, к ее защите; 
 
персональная и обязательная ответс твенность за учет, с о-
хранность документов и порядок обращения с ними.  
Особенностью конфиденциального делопроизводс тва явл яется 
и своеобразное переплетение некоторых функций, которые на пе р-
вый взгляд как бы взаимоисключают друг друга. В час тнос ти, фу нк-
циями  по  реализации  задачи  документационного  обеспечения 
конфиденциальной  деятельнос ти  являются  создание  документов, 
необходимых  и  достаточных  для  такой  деятельности,  предос тав-
ление  каждому  пользователю  вс ех  документов,  требующихся  для 
выполнения должностных обязаннос тей, параллельными  им  фу нк-
циями  по  реализации  задачи  защиты  конфиденциальной  инфо р-
мации - предотвращение необоснованного издания и рассылки д о-
кументов,  исключение  необоснованного  ознакомления  с  докумен-
тами. 
На  самом  деле  применительно  к  документированию  это  озна-
чает, что конфиденциальная деятельнос ть должна обеспеч иваться 
минимальным количес твом документов при сохранении полноты и 
достовернос ти  информации,  применительно  к  организ ации  доку-
ментооборота  - предоставление пользователям всех необходимых  
документов,  но  только  тех, которые дейс твительно  требуются для 
www.kodges.ru

выполнения должнос тных обязан ностей.  
Особенности  конфиденциального  делопроизводс тва  одн овре-
менно выс тупают и в качестве требований к нему. 
www.kodges.ru

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО 
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 
 
Организация  конфиденциального  делопроизводс тва  означ ает 
создание  необх одимых  условий  для  изготовления  и  получения 
конфиденциальных документов, организации работы с ними и пр е-
дотвращения утраты и утечки документированной конфиденциаль-
ной информации. 
Организация  конфиденциального  делопроизводс тва  включает 
создание  подразделения,  обеспечивающего  изготовление,  учет, 
хранение, обработку и использование конфиденциальных докуме н-
тов, установление его с татуса, с труктуры, численного и должнос т-
ного сос тава, разработку положения о подразделении и должнос т-
ных  инс трукций  сотрудников,  выделение  для  подразделения  слу-
жебного  помещения,  обеспечение  не обходимых  условий  труда, 
разработку  или  приобретение  нормативных  документов  и  метод и-
ческой  литерату ры  по организации  и ведению кон фиденциального 
делопроизводства,  создание  постоянно  дейс твующей  экспертной 
комиссии, оформление допуска сотрудников к коммерчес кой и слу-
жебной  тайне  и  обучение  их  правилам  работы  с  конфиденци-
альными документами.  
Конфиденциальное  делопроизводс тво  в  силу  небольш ого  по 
сравнению с открытым делопроизводс твом объема документов и в 
целях  обеспечения условий для сохранности  и конфиденциальн о-
сти  документов  должно  быть  централизованным,  т.е.  сос редото-
ченным в едином под разделении предприятия.  
Подразделение  конфиденциального  делопроизводс тва  может 
быть самос тоятельным структурным подразделением предприятия, 
подчиненным  непосредственно  руководителю  предприятия,  или 
входить  в  состав  Других  подразделений,  как  правило,  осуществ-
ляющих  защиту  конфиденциальной  информации:  службу  безопас-
нос ти, службу защиты информации и др.
5
 
В "Положении о порядке 
обращения  со  служебной  информацией  ограниченного  распро-
странения"  сказано:  "Прием  и  учет  (регистрация)  документов,  со-
держащих  служебную  информацию  ограниченного  Распрос тран е-
ния,  осуществляю тся,  как  правило,  структурными  подразде-
лениями,  которым  поручен  прием  и  учет  несекретной  документа-
ции", однако это целес ообразно  лишь при незначительном объеме 
таких  документов  и  при  отсутс твии  документов,  содержащих  ком-
мерческую тайну. 
Наименование  подразделения  конфиденциального  делопроиз-
водства,  статус  и  при  необходимос ти  с труктуру  определяет  руко-
водитель  пред приятия,  исходя  из  объема  конфиденциального  де-
www.kodges.ru

лопроизводс тва  и общей с труктуры предприятия.  
Подразделение конфиденциального делопроизводства яв ляет-
ся  составной  частью  сис темы  защиты  коммерческой  и  служебной 
тайны,  органом,  осуществляющим,  координирующим  и  контроли-
рующим  работу  с  конфиденциальными  документами.  Оно  должно 
рассматриваться как с труктурное подразделение, непос редственно 
участвующее в основной деятельнос ти предприятия.  
Численный  сос тав  сотрудников  подразделения  конфиденц и-
ального  делопроизводс тва  должен  определяться  объемом  выпо л-
няемой работы с учетом норм времени на ее выполнение.  
Поскольку  государственных  нормативов  времени  на  работы,  
связанные с конфиденциальным делопроизводством, нет, с ледует 
использовать  государс твенные  нормативы  времени,  установле н-
ные  для  открытого  делопроизводс тва,  например:  "Укрупненные 
нормативы  времени  на  работы  по  делопроизводственному  обслу-
живанию",  утвержденные  пос тановлением  Госкомтруда  СССР  и 
Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/1742 (изданы в 1988 
г.);  "Межотраслевые  укрупненные  нормативы  времени  на  работы 
по  документационному  обеспечению  управления",  утвержденные 
постановлением Минис терс тва  труда  Российской Федерации от  25 
ноября 1994 г. № 72 (изданы в 1995 г.), и др. Как показывает прак-
тика,  содержащиеся  в  названных  и  других  документах  нормативы 
применительно  к  конфиденциальному  делопроизводс тву  должны 
быть  увеличены  в  сред нем  примерно  на  20-25%,  что  вызывается 
большим  количес твом  и  большей  сложнос тью  операций  с  конфи-
денциальными  документами.  Можно  также  использовать  следу ю-
щую  методику,  разработанную  факу льтетом  защиты  информации 
Российского государс твенного гуманитарного уни верситета.  
 
Методика  расчета  численности  сотрудников  подразд е-
ления конфиденциального делопроизводства  
 
1.  Расчет  нормативной  (ш татной)  численнос ти  сотрудников 
подразделения  конфиденциального  делопроизводс тва  осуществ-
ляется по форму ле:  
 
 
 
где Н
ч
 - 
норматив чис леннос ти сотрудников подразделения;  
Р,
 
Р
-
 
О
бъемы выполняемых работ в натуральных единицах, 
рассчитываемые по нормам выработки и по операционным нормам 
www.kodges.ru

времени;  
t
опер
 - 
норма времени на операции по операционным нормам 
времени, в мин. 
Округление  полученной  нормативной  численнос ти  по  каждому  
виду работ должно производиться до второго десятичного знака, а 
общего (суммарного) резу льтата ~ до целого числа в с оответс твии 
с действую щими правилами округления.  
2. Нормы выработки рассчитываются по форму ле:  
 
где: 
Н
о
  - 
норма выработки в натуральных единицах измерения (д о-
кумент, лис т и т.д.) на одного сотрудника в год; 
Т
опер
 - 
норма времени на операцию в минутах; 
Ф
пл
  - 
плановый годовой  фонд рабочего времени в часах на од-
ного сотрудника с учетом плановых потерь  (очередные  и д ополни-
тельные отпуска, болезни и т.д.).  
Плановый годовой  фонд рабочего времени  (Ф
пл
) определяется 
по форму ле 
 
где  Ф
н
  - 
номинальный  среднегодовой  фонд  рабочего  времени 
на од ного работающего в год (без учета потерь), который принят в 
расчетах норм выработки в размере 2080 ч.; 
А  -  плановые  потери  рабочего  времени  в  процентах,  которые 
приняты  в  расчетах  в  размере  11,2  %  от  номинального  среднег о-
дового фонда, в том числе: 
- 
очередные и дополнительные отпуска - 8,6%; 
-  
болезни - 2,4%; 
- 
отпуска по беременнос ти и родам - 0,2%. 
 
Нормы времени на работы по ведению конфиденциального д е-
лопроизводс тва определяются по формуле  
 
 
Н
в р
 - 
норма времени на измеритель работы в мину тах; Т^ I оп е-
www.kodges.ru

ративное время на измеритель работы по наблюдениями мину тах;  
Т
п.з.
.,  Т
о.рм.
,  Т
от.лн.
  - 
время  на  подготовительно-заключительные 
one 
организационное  обс луживание  рабочего  мес та,  отдых  и  ти-
пичные надобности сотрудников подразделения конфиденциальн о-
го делопроизводства в процентах к оперативному времени.  
В нормах времени (выработки) учитывается время на  подгото-
вительно-заключительную  работу,  организационное  обслуживание 
рабочего  мес та,  отдых  (включая  физку льтпаузы)  и  личные  надо б-
нос ти в размере 8 % от  оперативного времени на работу с конфи-
денциальными  документами  и  в  размере  14%   от  оперативного 
времени на печатание документов.  
В  нормах  времени  (выработки)  учтены  данные  фотохрономе т-
ражных  наблюдений  затрат  рабочего  времени  на  выполнение  р а-
бот по ведению конфиденциального делопроизводства.  
Обоснованное  определение  чис леннос ти  сотрудников  подраз-
деления  конфиденциального  делопроизводс тва  на  основе  норм и-
рования их труда обеспечивает оптимальную загрузку сотрудников, 
что влечет за собой повышение оперативнос ти и качества работы.  
Должнос тной  сос тав  сотрудников  подразделения  конфиденц и-
ального  делопроизводс тва  должен  определяться  характером  и 
сложностью выполняемой работы. Для более многообразной и б о-
лее  сложной  работы  следует  устанавливать  и  более  высокие 
должности.  При  определении  должнос тей  следует  руководств о-
ваться  "Общероссийским  классификатором  профессий  рабочих, 
должностей  с лужащих  и  тарифных  раз рядов"  (ОК  01694),  регла-
ментирующим  наименования  должнос тей,  а  так же  использовать 
"Квалификационный  справочник  должнос тей  руководи телей,  спе-
циалис тов  и  других  служащих",  утвержденный  пос тановлением 
Минис терс тва  труда  и  социального  развития  Российской  Федер а-
ции  21  августа  1998  г.,  в  котором  содержатся  квалификационные 
требования! должностям.  
При  незначительном  объеме  конфиденциального  делопроиз-
водства  специальное  подразделение  конфиденциального  дел о-
производс тва может не создаваться. В этом случае издание, обр а-
ботка  и  хранение  конфиденциальных  документов  возлагается  на 
специально  назначенных  приказом  руководителя  предприятия  н е-
скольких либо одного сотрудник других подразделений, как прав и-
ло, с лужбы безопаснос ти или, как было сказано, с лужбы открытого 
делопроизводства,  если  документы  содержат  сведения,  состав-
ляющие  только  служебную  тайну.  На  этих  лиц  распрос траняются 
все  задачи,  функции,  права  и  ответс твеннос ть,  возлагаемые  на 
подразделение конфиденциального делопроизводства.  
Если ведение конфиденциального делопроизводс тва возложе-
но  на  одного  сотрудника,  то  для  выполнения  отдельных  дел опро-
www.kodges.ru

изводс твенных  операций,  в  которых  требуется  учас тие  двух  лиц 
(проверки наличия, уничтожение документов), необходимо привл е-
кать (лучше на пос тоянной основе) второго сотрудника данного или 
другого  подразделения,  имеющего  доступ  к  этим  документам.  Та-
кое привлечение оформляется приказом по предприятию. 
Следует подчеркнуть, что в  целях  более надежного обеспеч е-
ния  сохранности  и  конфиденциальнос ти  документов  на  подразд е-
ление  конфи денциального  делопроизводс тва  или  на  специально 
выделенных  для  ведения  конфиденциального  делопроизводс тва 
сотрудников должны  быть возложены все  операции по печатанию, 
учету,  размножению,  хранению,  передаче,  отправлению,  сис тема-
тизации, проверке наличия и у ничтоже нию конфиденциальных до-
кументов.  Функции  исполнителей  и  пользова телей  конфиденци-
альных документов в с фере  изготовления и обработки документов 
ограничиваются подготовкой документов и их исполне нием. Допус-
тимо  и  печатание  документов  исполнителями,  если  оно  осу -
ществляется в специально предназначенном для этого помещении 
подразделения конфиденциального делопроизводства. 
Основные задачи и функции подразделения конфиденциальн о-
го делопроизводства, а также права  и ответс твеннос ть его руков о-
дителя должны быть закреплены в  положении о подразделении, а 
обязаннос ти,  права,  ответс твенность  сотрудников  подразделения 
конфиденциального  делопроизводс тва  или  специально  назначе н-
ных  для  ведения  конфиденциального  делопроизводс тва  лиц  -  в 
должностных  инс трукциях, разраба тываемых на конкретные долж-
нос ти. В должнос тных  инс трукциях ус та навливаются и квалифик а-
ционные  требования  к  сотрудникам  -  образование  и  стаж  работы 
на аналогичной должнос ти.  
Положение  о  подразделении  конфиденциального  делопроиз-
водства и должнос тные инс трукции с отрудников являются орган и-
зационно-правовыми  документами,  регламентирующими  с татус 
подразделения в целом и каждого из его сотрудников.  
При  определении  задач  и  функций  подразделения  конфид ен-
циального делопроизводства необходимо исходить из того, что оно 
должно не  только организовывать  и осуществлять документацио н-
ное  обеспечение  конфиденциальной  управленческой  и  производ-
ственной деятельнос ти предприятия, но  и участвовать во всех ме-
роприятиях  по  предотвращению  у траты  конфиденциальных  доку-
ментов и утечки содержащейся в них ин формации. Это учас тие не 
ограничивается  разработкой  и  осуществле нием  соответс твующих 
мероприятий  только  в  рамках  подразделения  кон фиденциального 
делопроизводства.  Утрата  и  утечка  конфиденциальной  информ а-
ции  в  большинс тве  случаев  происходят  по  вине  исполнителей  и 
пользователей  конфиденциальных  документов,  нарушающих  по 
www.kodges.ru

разным  причинам  правила  обращения  с  такими  документами.  П о-
этому  значительная  час ть  фу нкций  подразделения  конфиденци-
ального  делопроизводства  связана  с  обучением  исполнителей  и 
пользователей прав работы с конфиденциальными документами и 
осуществлением контроля за их выполнением. Этим  обусловлены 
и  соответствующие  права  подразделения  конфиденциального  д е-
лопроизводс тва, в  том числе  такие,  участие в подборе кадров для 
работы с конфиденциальной информацией, внесение предложений 
об отс транении от конфиденциальных раб поощрении и привлеч е-
нии  к  ответс твеннос ти  исполнителей  и  пользователей  конфиде н-
циальных  документов,  учас тие  в  проведении  расследований  по 
фактам у траты  и у течки конфиденциальной  информации. В целом 
комплекс  задач,  фу нкций,  прав  и  ответственнос ти  подразделения 
конфиденциального делопроизводс тва вытекает из содержания его 
работ, изложенных в последующих главах. 
При  разработке  должнос тных  инс трукций  следует  учитывать, 
во-первых,  необх одимос ть  специализации  сотрудников  по  отдель-
ным видам работ, что ускоряет их выполнение и повышает качес т-
во,  и,  во-вторых  нормативы  времени  на  работы  с  тем,  чтобы  все 
сотрудники  были загружены  равномерно в соответс твии с должн о-
стью  и  не  было  перезагруженнос ти,  которая  отрицательно  сказ ы-
вается  на  качес тве  работы,  и  установлении  квалификационных  
требований к должнос тям необходимо иметь в виду сложнос ть вы-
полнения  некоторых  видов  работ,  требующих  специальной  подго-
товки. На соответс твующие таким работам должнос ти следует, как 
правило,  назначать  специалистов  с  высшим  или  средне-
специальным образованием в облас ти защиты информации.  
В  соответс твии  с  законодательс твом  сотрудники  подразде ле-
ния конфиденциального делопроизводс тва несут дисциплинарную, 
административную  либо  гражданско-правовую  ответс твеннос ть  за 
утрату  конфиденциальных  документов  или  разглаш ение  содерж а-
щейся  в  них  информации,  поэтому  в  должнос тных  инс трукциях  
должна  быть  установлена  персональная  ответс твеннос ть  сотру д-
ников  за  сохраннос ть  конфиденциальных  документов  и  содерж а-
щейся в них информации.  
В случаях особой конфиденциальнос ти документов назначение 
сотрудников  на  соответствующие  должнос ти  в  подразделение 
конфиденциального  делопроизводс тва  целесообразно  осуществ-
лять  пос ле  проведения  в  отнош ении  их  полномочными  органами 
проверочных  мероприятий  при  письменном  соглас ии  на  это  с о-
трудников.  
Все сотрудники, принимаемые на работу в подразделение ко н-
фиденциального  делопроизводства,  а  также  при  отсу тствии  под-
разделения  специально  назначенные  для  ведения  конфиде нци-
www.kodges.ru

ального  делопроизводс тва  лица  должны  дать  письменное  обяза-
тельс тво по соблюдению режима конфиденциальности. Это обяза-
тельс тво  фиксируется в  трудовом договоре (контракте) или специ-
альном соглашении. Сотрудники могу т допускаться к работе только 
после изучения в час ти, их касающейся,  требований действующих 
на предприятии нормативно-методических документов по вопросам  
организации  и  ведения  конфиденциального  делопроизводс тва, 
обес печения  режима  конфиденциальнос ти  проводимых  работ  и 
проверки  знаний  этих  требований  соответс твующим  руководите-
лем.  
Подразделение конфиденциального делопроизводс тва должно 
быть  обеспечено  служебным  помещением  (при  необходимос ти  - 
несколькими  помещениями)  для  хранения  конфиденциальных  до-
кументов  и  работы  сотрудников  подразделения,  а  также  помеще-
нием для исполнителей,  если работа с конфиденциальными док у-
ментами  не  разрешена  в  слу жебных  комнатах  исполнителей  (см. 
главы 6, 9). В служебном помещении следует создавать и поддер-
живать  необходимые  условия  труда,  вклю чающие  совокупнос ть 
компонентов,  обеспечивающих  работоспособность  и  здоровье  со-
трудников.  Эти  ус ловия  можно  подразделить  на  три  груп пы:  со-
стояние с лужебного помещения, организация  трудового процесса, 
поддержание здорового микроклимата в коллективе.  
Служебное  помещение  должно  обеспечивать  необходимую 
площадь на каждое рабочее мес то, быть оснащенным удобной м е-
белью, а  также  оборудованием  и  техническими средс твами, вклю-
чая ЭВМ, для оперативного изготовления, размножения, обработки 
документов, надежного их хранения, быс трого поиска. Благоприя т-
ная  окраска  стен  помещения  и  цветовая  гамма  интерьера,  но р-
мальное  освещение,  поддержание  чисто ты,  необходимой  влажно-
сти и  температу ры воздуха, снижение уровня ш ума, возникающего 
при работе некоторых технических средс тв, оказывают существе н-
ное положительное влияние на самочувствие сотрудников и стиму-
лируют их работоспособнос ть.  
Оснащение с лужебного помещения должно предусматривать и 
изготовление  необходимых  учетных  журналов  (карточек),  бланков 
документов,  печатей,  штампов,  а  также  приобретение  расходных  
материалов  (бу маги,  копировальной  ленты,  спецблокнотов,  тетр а-
дей и др.).  
В служебном помещении необходимо иметь средства против о-
пожарной защиты.  
Организация  трудового  процесса  включает:  разработку  техн о-
логии выполнения работ, рациональное размещение  рабочих мес т 
сотрудников,  установление  правильного  режима  труда  и  отдыха, 
обеспечение техники безопаснос ти.  
www.kodges.ru

Технология  выполнения  работ  складывается  из  описания  с о-
держания работ в последовательнос ти  их выполнения. Она может 
закрепляться  в  инс трукции  по  конфиденциальному  делопроизвод-
ству,  тех нологических  картах,  картах  организации  трудового  пр о-
цесса  или других документах. Рациональное размещение  рабочих  
мест  сотрудников  предполагает  их  соответс твие  технологии  в ы-
полнения  работ,  пос ледовательнос ти  про хождения  документов, 
взаимосвязям между сотрудниками. Оно должно способс твовать и 
обеспечению  персональной  ответс твеннос ти  за  со хранность  доку-
ментов. 
Правильный  режим  труда  и  отдыха  требует  рационального 
распределения нагрузки в течение рабочего дня, чередования  тру-
да  и  отдыха,  проведения    при  необходимос ти,  психофизической 
разгрузки.  
Установление  и  поддержание  здорового  микроклимата  в  кол-
лективе также способс твует повышению производительности труда 
и  сохранению  здоровья  сотрудников.  Микроклимат  зависит  не 
только от взаимоотношений сотрудников, но и  от отношения  руко-
водителя к сотрудникам. Непредвзятос ть со с тороны руководителя, 
равномерная загрузка сотрудников, оказание им помощи, внимание 
к их бытовым проблемам, своевременное ус транение конфликтных  
ситуаций  создают  благоприятную  почву  для  хорошего  нас троения 
сотрудников и нормальных, доброжелательных взаимоотнош ений.  
Каждый  сотрудник  подразделения  конфиденциального  дел о-
производс тва  должен  быть  обеспечен  нормативно -методическими 
документами регулирующими процесс его деятельнос ти и технол о-
гию  выполнения  работ.  К  ним  относятся  документы,  перечисля е-
мые в различных главах данной книги, а также методическая лите-
ратура: книги, брошюры, журналы, которые позволяют найти отв е-
ты на вопросы,  не  отраженные в нор мативных документах. На ра-
бочих мес тах следует иметь  и необходимые справочники, включая 
телефонные.  
Важной сос тавной час тью организации конфиденциального д е-
лопроизводс тва  является  создание  пос тоянно  дейс твующей  экс-
пертной комиссии (ПДЭК). Задачами такой комиссии должны быть:  
- 
разработка перечней сведений, сос тавляющих коммерческую 
и служебную тайну;  
- 
разработка перечней издаваемых предприятием конфиде нци-
альных документов; 
- 
снижение или снятие с тепени конфиденциальнос ти сведений 
и грифа конфиденциальности документов;  
- 
разработка  Положения  о  системе  доступа  к  конфиденциаль-
ным документам;  
- 
экспертиза  ценнос ти конфиденциальных документов с целью 
www.kodges.ru

установления  сроков  их  хранения  и  отбора  документов  на  основе 
этих сроков для архивного хранения и уничтожения;  
- 
проведение аналитической  работы по предотвращению утеч-
ки и утраты конфиденциальной информации. 
Учитывая важнос ть задач ПДЭК, в ее состав следует включать 
высококвалифицированных  сотрудников,  в  первую  очередь  руко-
водителей  подразделений,  имеющих  доступ  к  конфиденциальной 
информации. Кроме  того в сос тав комиссии должны входить  рук о-
водитель  с лужбы  безопаснос ти  предприятия  и  руководитель  под-
разделения  конфиденциального  делопроизводства,  а  также  руко-
водитель  архива  предприятия  (при  наличии  архива).  Председате-
лем комиссии необходимо назначать одного из заместителей руко-
водителя  предприятия,  допущенного  ко  всем  конфиденциальным 
документам.  
ПДЭК создается приказом руководителя предприятия и должна 
работать  на пос тоянной основе с заменой в  необходимых случаях  
отдельных ее членов. Задачи, фу нкции и порядок работы комиссии 
определяются положением о ней. На ПДЭК может быть возложено 
и  проведение  экспертизы  ценнос ти  открытых  документов  с  тем, 
чтобы она могла оценивать значение документов, обр азующихся в 
деятельнос ти предприятия, в их совокупнос ти и  таким образом бо-
лее правильно определять сроки их хранения.  
Сотрудники,  работающие с конфиденциальными документами, 
должны иметь допуск к соответс твующим видам тайны.  
Допуск  сотрудников  предприятия  к  коммерческой  и  служебной 
тайне осуществляется с их согласия и предусматривает:  
- 
принятие  сотрудниками  обязательс тв  по  с облюдению  ус та-
новленного на предприятии режима соответс твующего вида тайны, 
которые закрепляются в  трудовом договоре (контракте) или спец и-
альном соглашении;  
- 
ознакомление  сотрудников  с  положениями  законодательс т-
ва,  предусматривающими  ответс твеннос ть  за  нарушение  конфи-
денциальности;  
- 
ознакомление  сотрудников  с  перечнями  сведений,  сос тав-
ляющих  коммерческую  и  служебную  тайну  предприятия,  и  к  кото-
рым сотрудники имеют право дос тупа.  
Порядок  изготовления  конфиденциальных  документов,  режим 
обращения с ними требуют определенных знаний, которые должны 
быть  приобретены  до  начала  работы  с  документами  и  постоянно 
пополняться. С этой целью необходимо организовывать различные 
формы  обучения  сотрудников:  техническую  учебу,  семинары,  са-
мостоятельную подготовку со сдачей зачетов и др. Для проведения 
занятий следует привлекать не  только сотрудников  подразделения 
конфиденциального  делопроизвод ства,  но  и  руководителей  соо т-
www.kodges.ru

ветствующих  подразделений  предприятия,  а  также  специалис тов 
по конфиденциальному делопроизводству, рабо тающих в соответ-
ствующих научно-исс ледовательских и учебных заве дениях. 
www.kodges.ru

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: