История моей специальности

Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. К служебной информации предъявляются общие требования:

- достоверность (объективность);

- актуальность (необходимость, новизна, своевременность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации).

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Ссылка на какую-либо устную договорённость может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договорённость или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Документы занимают в жизни современного человека значительное место, они регулируют его социальную жизнь. Поэтому с необходимостью правильно истолковывать документы и правильно их составлять сталкивается каждый. Значимость документа, его роли поддерживается на государственном уровне: официальные бумаги подвергаются стандартизации, т.е. требования к составлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).

Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждого из них существует свой способ описания, свой жанр. Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фраза Прошу принять меня на работу в качестве… и невозможна – Хочу работать у вас.

Существует два типа документов:

- служебная документация - документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

- официально-деловая переписка – документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков – функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения):

- личные документы (автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др.);

- распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и др.);

- административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и др.);

- информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и др.).

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, чётко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Поэтому к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Невыполнение этих требований затрудняет работу с документами и лишает их юридической и практической значимости или снижает её.

Смысловая точность письменного высказывания обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использования слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим особое внимание следует уделить различению паронимов (слов, близких по звучанию, родственных, однокоренных, различающихся значением). Например, представить (предъявить, показать) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-то): представить отчёт – предоставить справку; гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией) – гарантированный (обеспеченный законом, договором): гарантийный талон – гарантированный отдых.

Смысловые нарушения в текстах документов могут быть вызваны неверным выбором синонима, невниманием к оттенкам значений слов-синонимов. Так, слова в синонимическом ряду построить – возвести – соорудить – воздвигнуть различаются и стилистически, и оттенками значения и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Можно сказать построить дом, соорудить мост, возвести башню и нельзя – воздвигнуть склад, соорудить дом, возвести школу.

Нежелательно использовать в текстах документов профессионализмы (дострой вместо завершение строительства; вечерники вместо студенты вечернего отделения).

При употреблении терминов необходимо позаботиться о том, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Для этого следует прибегнуть к толкованию термина, уточнить его значение с помощью нейтральных слов или вообще заменить его общепонятным словом. Например, Невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).

Трудности восприятия текста создаёт неоправданное употребление заимствованных слов. В случае наличия в языке эквивалентного иноязычному русского слова следует использовать его для обозначения понятия. Реклама лучше, чем паблисити; обращаться лучше, чем апеллировать.