Іскерлік мәжіліс – белгілі бір міндеттерді ойластырудың және көпшілік болып қабылдаудың кең тараған тәсілі. Қазіргі техникалық құралдар мен басқал\рудың ғылыми тәсілі кеңінен қолданылып отырғанына қарамастан, іс-әрекеттің мұндай нышаны қазір де өз рөлін жойған жоқ. Оның үстіне үнемі күрделеніп отырған басқару жүйесі жағдайында іскерлік мәжіліс ерекше маңызды бола түсуде.
Іскерлік мәжіліс шартты түрде қарастырылатын мәжілістің (әкімшілік, иехникалық, кадр, қаржы, технологиялық, жедел шешілетін мәселелер) ерекшеліктеріне, қатысушылардың құрамы мен сапасына, мәжілісте қаралаиын мәселелердің ауқымы мен санына, құрылымы мен ұйымдастырылуына, мәжілісті өткізу тәртібіне т.б. орай бөлінеді.
Мәжіліс басқв белгілер бойынша жіктелуі мүмкін. Оны өткізу стиліне қарай американдықтар диктаторлық, автократтық, сегретативтік, пікірлесу, еркін кеңесу деп бөлеседі.
Бізде шешілетін мәселелерге орай мынадай жіктеулер қолданылады:
Проблемалық мәжіліс – мұның міндеті – басқарудағы қолайлы шешім іздестіру, бұл талқылау нәтижесінде және де дауысқа салу арқылы қабылданады. Мұндай мәжілістің схемасы: баяндама жасау, баяндамашыға сұрақтар қою, жарыссөзге шығу, шешім шығару.
Нұсқаулық мәжіліс – оның міндеті – жоғарыдан төменге қарай басқару схемасы бойынша жарлық беру, қажетті байлныстар орнату, оларды жеделді орындату.
Жедел мәжіліс – оның міндеті – басты өндіріслегі күнделікті істің жайы туралы мәлімет алу болып саналады. Өзінің мақсаты мен өткізу сипаты жағынан бұл диспетчерлік мәжіліске ұқсайды.
Мұндай мәжілістерде баяндамаларда ұзақ сөйлеушілер де болмайды, тек пікір алысады.
Әрбір басшы басқарудың тиімді тәсілі ретінде мәжілісті, оның жоғарыда аталған түрлерін іскерлікпен пайдалана білуі тиіс. Оларды ұйымдастырудың жалпы схемасымынадай тәртіппен өткізіледі.
Өндірістік кәсіпорындардағы, әкімшілік органдардағы, ғылыми-зерттеу институттарындағы және конструкторлық бюролардағы іскерлік мәжілістердің өзіндік ерекшелігі бар. Оларда ең алдымен мүдделі мәселелер қаралады. Егер кәсіпорындарда көбінесе өндірістік мәселелер талқыланса, әкімшілік органдарда мәселенің көпшілігі жоспарды жасауға және орындалуын бағалануына арналады.
Мәжілісті әзірлеудің және дайындаудың да өзіндік ерекшеліктері бар.
Мәжіліске әзірлік – алуан түрлі ұйымдық және техникалық шаруалардың жиынтығы болып саналады.
Мәжіліс мақсаты айқындалғаннан кейін, оны жүйелі түрде әзірлеу жүзеге асырылады, яғнимәжілістің күн тәртібі, міндеттері белгіленеді, қатысушылар құрамы анықталады, мәжіліс уақытының ұзақтығы, күні және өткізу уақыты көрсетіледі, баяндамашылар мен шығып сөйлеушілер белгіленеді, адамдар жұмыс істейтін бөлмені немесе залды әзірлейді.
Мәжілісті аптаның белгілі бір күні ұйымдастырып, ұзақ мерзімге жоспарлаған дұрыс, мұның өзі қатысушылардың жақсы хабардар болуына, әрбір мәжілісті тыңғылықты әзірлеуге ықпал етеді.
Күн тәртібі мен мәжілістің ұзақтығы туралы. Әрбір мәжілісте қаралатын мәселелердің тізімін көбейту арқылы оны өткізу санын азайтқан жөн.
Мәжілісте қаралатын мәселелерді көбейте отырмәжіліс санын шамамен 30-40% -дай қысқартуға болады. Мұнда 2-3 басты мәселені және бірнеше ұсақ-түйек мәселелерді қараған жөн.
Баяндама әзірлеу. Мәжілістің табысты өтуі баяндама сапасына байланысты. Баяндама тым ұзақ болған жағдайда мәжіліске қатысушылар құлақ қойып, тыңдаудан қалады, жалығады, көңілсізденеді. Баяндаманың қысқа әрі нұсқа болуы – мәжілістің табысты өтуінің кепілі. Бұл маңызды істі, проблеманы жақсы білумен қоса, сөйлеу мәдениеті жетік адамға тапсырған жөн. Баяндамада ақиқат материалдар айтылуы тиіс.
Сөйлеуге әзірлену. Мәжіліске қатысушылар күн тәртібімен және барлық қажетті материалдармен күні бұрын танысуы , қойылған мәселелердің кімдерге қатысты екніндігі нақты көрсетілуі, шығып сөйлеушілерге өз ойын толық айтуға мүмкіндік беруі тиіс.
Мәжілісті басқарушыны дайындау. Көптеген мәжілістер бастала салысымен сәтсіздікке ұшырайды. Мұның өзі мәжілісті басқарушыны күні бұрын әзірлемегендіктен болады. Басқару жөнінде батыс германиялық маман, доктор В.Щребловский мәжілісті басқарудың ғылыми тәсілін пайдалануды ұсынады. Ол үшін мына ережені сақтаған жөн:
1. Мәжіліс тақырыбын мұқият айқындап алу қажет, қандай нәтиженің – шешімін қабылдаудың, ұсыныс берудің немесе қатысушыларды иландырудың қажет екендігін де айқындап алуың қажет.Тек осының өзі ғана мәжілістің табысты өтуінің алғышарты бола алады.
2. Күн тәртібін мұқият ойластыру қажет. Әуелі тез шешетін мәселелерден бастаған жөн. Мәжіліске қатысушылардыалғашқы жетістік едәуір көңілдендіріп тастайды.
3. Талқылау барысында қаралуға тиісті фактілермен мәжіліске қатысушылардың танысқандығына көз жеткізу қажет. Мұндай таныстырудымәжіліс басталар бұрын, құжаттарды тарата отырып, ұйымдастыруға болады
4. Кіріспе сөзде талқылынатын проблемаларды қысқаша (3-5 минуттай) түсіндіріп өткен жөн.
Мәжіліс төрағасы неден бас тартуы тиіс?
Паркинсонның пікірінше, мәжіліс төрағасының қолайсыз 4 типі болады:
– үстемдік етушілер (подависты) – олар қызу басталған талқылауғақысым көрсетуге тырысады;
– елірмелер (дурманисты) – бұлар мақсатқа басқаша жолмен жетеді. Олар мәжіліскеқатысушыларды өз білімімен таң қалдыруға тырысады, бірақ жұртшылық мәжіліс төрағасының не жөнінде айтып отырғаны туралы ештеңе білмейді. Бұған екінші бір елірме қарсы келуі мүмкін.;
– қорқытушы (устрашист)- бұл ауыр бульдозер: бұл дауысы ащы шығатын қызыл шырайлы адам, оған қарсылық көрсете қалсаң, шабынан тулап, қояншыға ұстай жаздайды;
– былықтырғыш (путанист) – тиісті жерде мәжілістің берекесін кетіреді. Мұндайда ешкім не мәселе талқыланып отырғанына, тіпті күн тәртібіндегі қандай бапқа таласып отырғаны туралы бейхабар қалады.
Бөлмені әзірдеу – бөлменің дыбыс өткізбеушілігі жақсы, ауа температурасы қалыпты, мебельдері, желдеткіштері жұмыс істеуге ыңғайлы болуы тиіс.
Мәжілісті өткізу. Қанша адамның келмегеніне қарамастан мәжілісті дәл белгіленген уағында өткізу қажет. Оны дер кезінде өткізудің өзі-ақ кешігушілерді бірте-бірте азайтады. Мәжіліске қатысушылар оның жұмысына белсене ат салысуы тиіс. Мұндайда басшы (төраға) қабілетінің зор мәні бар. Адамдарды зорлап сөйлетудің де қажеті жоқ. Егер мәжіліс шиеленісе бастаса, әзіл-оспақпен сейілткен жөн.
Регламент кез келген мәжілістің бұлжымас заңы болуы тиіс. Мәжіліске кешігуі секілді, регламенттің бұзылуы да қызметтегі кемшілік болып саналады. Оның үстіне жиналысқа қатысушы тек өз жұмыс күнін ғана кемітетін болса, ол жиналысты кешіктіру бүкіл ұжым мүшелерінің жұмыс күніне, яғни өндріске үлкен зиянын тигізеді.
Ұйымдық техникаларды қолдану. Негізгі түрлері: көрсететін бейне құралдар, радиомикрафондар, дауыс зорайтқыш құралдар, компьютерлер регламенттік және хаттамалық (протоколдық) ұйымдық техникалар көбеткіш аппараттар.
Мәжілістің өнімдігі туралы. Ұсақ-түйек мәселелер жөнінде мәжіліс өткізіп бүкіл ұжым мүшелеріне қымбат уақытын алудың қажеті жоқ. Өйткені, іскерлік мәжіліс өткізудің өзі қымбатқа түседі екен: бұған көптеген адамдар қатысып, былай-ақ шешілетін мәселелерге қыруар уақытын жұмсайды.
Көптеген адамдардың өндірісті мәселелерді іскерлік мәжілістерде шешуге дағдылануына шек қою үшін, АҚШ-тың кейбір фирмалары практикаға мәжілістерге жұмсалатын адам сағатқа (лимит) чек кітапшасын енгізеді.