МұРАҒат ісі т. В. Соловьева Ұйым мұРАҒатының тиімді менеджмент мәселелері



Дата11.04.2022
өлшемі23,67 Kb.
#138881
Байланысты:
2 перевод
1 перевод (копия)

ТЕОРИЯЛЫҚ ЖӘНЕ ПРАКТИКАЛЫҚ
ҰЙЫМДАСТЫРУ МӘСЕЛЕЛЕРІ
МҰРАҒАТ ІСІ
Т. В. Соловьева
ҰЙЫМ МҰРАҒАТЫНЫҢ ТИІМДІ МЕНЕДЖМЕНТ МӘСЕЛЕЛЕРІ
Кәсіпорын-толықтыру көздері үшін ұйым мұрағаты
Ресей Федерациясының АФ-бұл міндетті құрылымдық бөлім, сондықтан көбінесе ұйымның өзі емес, мемлекетке қажет бөлімше ретінде қабылданады. Бірақ қазіргі кезеңде мұрағаттық ақпарат Ұйымның маңызды стратегиялық ресурсы болып табылады,
басқару шешімдерін қабылдаудың негізі, ұйымдастырушылық мәдениеттің қайнар көзі, ішкі маркетинг құралы. Ұйым мұрағатының жұмысын жетілдіруді тек әдіснамалық тұрғыдан ғана емес, сонымен қатар ұйымдастырушылық және басқарушылық тұрғыдан да қарау керек екені анық
көру. Сонымен қатар, менеджмент ресурстарды (материалдық және адами) ұтымды пайдалануға бағытталған
мұрағат жұмысының сапасын арттыруға алып келетін қойылған міндеттер
және шығындарды азайту.
Бұл ретте ұйымдар мұрағаттарының жұмыс істеуінде
басқарудың көптеген мәселелері:
- қызметкерлерді іріктеу;
- архивистер еңбегін ынталандыру;
- мұрағат қызметін бақылау (бір қарағанда, бұл
оны құжаттамамен бақылау оңай, бірақ іс жүзінде жиі
мұрағатшы жүйені құрған кезде жағдай туындайды
тек мұрағатшы өзі түсінеді, онсыз бірде-бір істі табу мүмкін емес, немесе одан да жаманы: бұл жүйені шатастырады, сондықтан сырттан бәрі бар сияқты.
Мұрағатта осы іс қалыпты: жұмыстан босатылғаннан кейін істер қабылданады және шығарылады.
(Мұрағат қызметкерінен құжаттардың жоғалуы және т. б. анықталады);
- еңбекке ақы төлеу және жалпы мұрағатты қаржыландыру;
- бөлімшелермен жұмысты ұйымдастыру: құжаттарды дайындау,
істерді қалыптастыру және ресімдеу, сараптау комиссиясының жұмысы; бір
мұрағатшы бұл жүйені ұйымдастыра алмайды және ондағы міндеттерді дұрыс бөле алмайды.
Қазіргі кезеңде басқарушылық қызметті жетілдірудің ең перспективалы жолдарының бірі-ХХ ғасырдың 30-жылдарында А. Файол ұсынған тәсіл.
кез-келген басқару процесі бес функцияны қамтиды: 1) жоспарлау, 2) ұйымдастыру, 3) мотивация, 4) Бақылау, 5) үйлестіру

Осы тұрғыдан алғанда, мұрағат жұмысын ұйымдастыру процесін қарастыруға болады


.Басқарудың бірінші функциясы — жоспарлау маңызды, өйткені мұрағаттың мақсаты оның жұмысына бағытталған құралдарды анықтайды және
жоспар үшін орындайтын функцияларды. Жоспарлаудың негізгі компоненттері —
бұл мұрағаттың миссиясын, мақсаттары мен міндеттерінің жүйесін анықтау, осы мақсаттарға жету стратегиясын әзірлеу.
Мұрағат жұмысының мақсат жүйесін қою кезінде мыналармен бетпе-бет келуге болады,келесідей қиындықтар: басқа бөлімшелермен салыстырғанда
мұрағат жұмысы айтарлықтай тұрақты, ең бастысы, болашаққа емес, өткенге бағытталған, сондықтан мұрағаттың болашағы туралы көзқарас жоқ және
оның ұйымдағы рөлі, яғни миссиясы жоқ. Бұл кезеңде архив Құжаттар қоймасы ретінде, ал құжатты архивтік сақтау — оның өмір сүруінің соңғы кезеңі ретінде қаралады, бұл ретте архив қызметінің мұрағаттау маңызы жойылғаны түсіндіреледі.
Мұндай көзқарас еңбекті ынталандыра алмайды, басқа бөлімшелерден құрмет көрсете алмайды. Дұрыс тұжырымдалған миссия ішкі маркетингтің құралы ретінде қызмет етеді, жұмыстың мағынасын, әлеуметтік мағынасын ашады. Бірақ сұрақ туындайды: мұрағат өзінің деңгейін көтеру үшін не іздеуі керек,
Мәртебені көтеру , мұрағатты дамыту және қызметкерлерді алға жылжытуы мүмкін бе?
Шешім ретінде біз ұйымда ақпараттық орталық құруды ұсынамыз, оған мұрағатпен қатар кітапхана, ұйым тарихы мұражайы, талдау бөлімі және басқа да осындай бөлімшелер кіреді. Ақпараттық қызмет автоматтандырылған болуы керек, Қызмет көрсету сапасына назар аударуы керек
қызметкерлерді оқыту, ұйымдық мәдениеттің негізі мен символы болу: қызметкерлер үшін-компанияның тарихын білу арқылы, ал
жеткізушілер-құжаттарға құрметпен қарауды көрсету арқылы. Құжатқа деген қарым — қатынас мәдениеті (әсіресе мұрағаттық!) ,ол ұйымның дамуының жетілген кезеңінде ғана қалыптасады және өткенді бағалай білу, ондағы жарқын болашақтың кілтін көру қабілетін көрсетеді және ұйымның жақсы материалдық жағдайының дәлелі болып табылады.
Мақсат қою миссияға тікелей байланысты. "Ереже" деп аталатын мақсаттарды әзірлеу және тұжырымдау ережелері бар
SMART». Оған сәйкес мақсаттар болуы керек: нақты
(Specific), өлшенетін (Measurable), қол жетімді (Attainable); маңызды (Relevant)және нақты мерзімдермен байланысты (Timebounded) . Маңыздылық принципіне тоқталайық. Кез келген мақсат пен міндет
ұйым мен қоғам үшін маңызды деп саналуы керек.
Мұрағатшы шаңды қағаздарды сақтайды деп ойлауы мүмкін немесе оның қолында компанияның тарихы немесе адамдардың тағдыры туралы ақпарат бар деп ойлауы мүмкін.
Менеджердің басқарушылық шешімдері және ұйымның болашағы оның "бастамашыл ақпараттандырылуына"байланысты.
Бұдан басқа, мақсаты болуы тиіс . Бұл ережені мұрағатшының жеке жұмыс жоспарларын құру арқылы жүзеге асыруға болады, онда жоспарланған жұмыс көлемі (қызметкердің өзі) нақты көрсетілген. Содан кейін осы жоспарлардың негізінде бақылау және еңбекақы төлеу, яғни ынталандыру жүзеге асырылады. Осыған ұқсас мұрағаттың жылдық жұмыс жоспары, бөлімшелерден құжаттарды қабылдау жоспары, бөлімшелерге тексеру жүргізу жоспары, жүргізу жоспары құрылуы керек.Сараптамалық комиссия отырыстарының негізінде.Сонымен қатар, мұрағатты дамытудың негізі
бизнес-жоспар болуы мүмкін. Осылайша, мұрағатты жоспарлауды дұрыс орнату толығымен жоғары деңгейдегі менеджерлерге байланысты, сондықтан мұрағаттың өзі үшін мүмкін емес.
Келесі маңызды функция-бұл ұйымдастыру немесе ұйымдастыру, бұл біріншіден, мұрағаттың ұйымдық құрылымдағы орнын анықтауды білдіреді. Мұрағаттың кадрлар бөліміне, сапаны басқару бөліміне, бухгалтерияға, мектепке дейінгі білім беру қызметіне, сондай-ақ төтенше жағдайларға бағынудың нұсқалары бар
Мұрағат дербес бөлімше болып табылатын немесе
Бөлімшелер жоқ, ал мұрағаттық сақтау функциясын орындайтын,
істер қалыптастырылатын ол-бөлімдер. Бір немесе басқа бағыныштылық
бөлім істер құрамының ерекшеліктерін, олардың ұйым үшін маңыздылығын және мұрағат жұмысының ерекшелігіне әсер етеді.
Ұйымдастырушылық функцияның екінші аспектісі-мұрағатқа деген қатынасты, мұрағат қызметкерлері лауазымдарының атауын, демек жалақы деңгейін анықтайтын мұрағат атауын таңдау.
Б. В. Альбрехт айтуынша, , осы кезеңде тіпті ең ірі ұйымның мұрағат меңгерушісі және арнайы жоғары білімі болуы мүмкін
ресми түрде қызмет көрсететін персонал санатына жатады, сондықтан менеджерлердің көпшілігі "үшін" лауазым атауынан аулақ болуға тырысқаны жөн,
ал егер ұйым мұрағатты жүргізетін қызметкер, білікті және тәжірибелі маман болғысы келсе
лауазымның ресми атауынан аулақ болуы және оны негізгі деп атамағаны орынды.
осы заңды тұлға қызметкерлерінің лауазымдары: бөлім бастығы
әкімшілік департаментінің бас маманы т.б
Ұйымдастырушылық функция шеңберіндегі үшінші аспект-мұрағат жұмысын нормативтік-әдістемелік қамтамасыз ету. Ол
мемлекеттік және ведомстволық нормативтік құжаттардың және
мұрағат ісі бойынша әдебиеттер, сондай-ақ жергілікті нормативтік базаны әзірлеуді қамтиды. Құру үшін келесі ұсыныстарды тізімдеуге болады
жергілікті нормативтік құжаттама жүйелері:
1) мұрағаттың болуы Жарғыда жазылуы тиіс;
2) мұрағат жұмысының ерекшеліктері және оның функциялары толық сипатталады
мұрағат туралы ережеде: міндеттердің толық шеңбері көрсетілуі керек,
басқа бөлімшелермен өзара әрекеттесу құқығы және мұрағаттың стратегиялық мақсаттары, мүмкін, құжаттардың түрлерін нақты сипаттайды,
мұрағатқа берілетін құжаттар: мысалы, уақытша сақтау немесе
құпия ақпараты бар және т. б.;
3) архив құжаттарын сақтауды ұйымдастыру жөніндегі қызметкерлердің міндеттері архив және басқа да бөлімшелер қызметкерлерінің лауазымдық нұсқаулықтарымен бекітіледі (істерді ресімдеу, тізімдемелер дайындау және т. б.);(мүше ретінде сараптау комиссиясына қатысу);
4) лауазымдық нұсқаулықтар оқыту нұсқаулары ретінде, яғни жұмыс тәртібін толығырақ сипаттай отырып құрылуы мүмкін. Лауазымдық нұсқаулықтарға қызметкердің өз жұмыс учаскесін жетілдіру міндеті туралы, уәждеме туралы қосымша бөлімдер енгізілуі мүмкін
бақылау және жауапкершілік туралы;
5) архивистердің қызметі архивтік құжаттарды архивке беру, есепке алу, бөлу жөніндегі нұсқаулықтар жүйесімен нығайтылуы мүмкін
туралы, Пайдаланушыларға істерді беру ережелері туралы және т. б.
және мұрағатқа байланысты басқа да функцияларды орындау,
ұйым басшысының Өкімдерімен бекітілуі тиіс;
6) Құжаттар ұйым мұрағатының рөлін жаңа пайымдауды ескере отырып құрылуы және архив жұмысын жетілдіру, персоналды уәждеу функциясын орындауы тиіс.
Келесі басқару функциясы-қызметкерлерді ынталандыру —
бұл адамды жұмысқа және оның мақсаттарына жетуге итермелейтін мотивтердің жиынтығы:
- қызметкерлерді ұстап қалу (кредит беру, тұрғын үй беру әдістері, әйелдер үшін икемді жұмыс кестесі, әлеуметтік пакет және т. б.);
- қойылған міндеттерді орындауға ынталандыру;
толық, дәл, жылдам (материалдық ынталандыру, төлемнің орындалған жұмыс көлеміне тәуелділігі және т. б.);
- өзін-өзі дамытуға ынталандыру, шығармашылық және жаңашыл көзқарас
жұмысқа (өкілеттік беру, уақытты ынталандыру, оқыту
және жұмыс үшін жағдай жасау).
Мақсаттарға байланысты әр ұйым мыналарды жасауы керек
оның ынталандыру саясатын нормативтік құжаттарда бекіту және
еңбекті бағалау көрсеткіштерін және сыйақы әдістерін анықтау.
Сондай-ақ, мотивация мен ынталандырудың, ішкі және
сыртқы мотивтер, жетістікке жету және аулақ болу.
Архив қызметкерлерінің уәждемесін ойластыру аса маңызды, себебі бұл жеке мүдделері мен еңбек уәждемесі тұрғысынан адамдардың ерекше санаты. Бұл адамдар жоғары емес жалақы үшін жұмыс жасайтын қабілетті адамдар санаты .
. Бір жағынан, мұндай адамдарды табу қиын
тағы біреуі, егер ұйымда мұндай адам болса да, онымен жұмыс істеу оңай емес, оны бақылау одан да қиынырақ.
Біріншіден, көбінесе бұл адам мұрағатта жалғыз жұмыс істейді және тек ол
Өзі ғана архивте не және қайда сақталатынын біледі. Ұйым мұндай қызметкерге тәуелді. Екіншіден, монотонды жұмыс жағдайында,
ұжымның болмауы, адам жиі жұмысқа деген қызығушылығын жоғалтады, оны жұмыс көзқарасымен алмастырады және одан да бақылаусыз болады. Ұйым үшін мұның бәрін мұрағатшының ұйым өміріне қатысуы және оның стратегиялық жетістіктеріне жету проблемасына жалпылауға болады.
Бұл мәселені келесідей шешуге болады:
- архивтің жаңа қызметтерді орындауы (мұражайды бастамашылық ақпараттандыру, ұйымдастыру, ЖОО практиканттарымен жұмыс, ғылыми жұмыс);
- мұрағатшыларды үнемі оқыту, оларды оқуға тарту
құжаттармен сауатты жұмыс істеу, бақылау жұмыстарын орындау
бөлімшелерде архивтік сақтау функцияларын және т.б,
- мұрағаттың техникалық жағдайын жақсарту (жаңа сөрелер, дербес компьютерлер, сканерлер, интранетке қол жеткізу),
- уақытты ынталандыру (лауазымдық міндеттерін орындағаннан кейін уақытты еркін пайдалану).
Бұл ынталандырудың материалдық емес тәсілдері, яғни төлеммен байланысты емес , бірақ олар мұрағатшыларды бүкіл ұйымның жұмысына қосуға көмектеседі. Материалдық әдіс еңбекке ақы төлеу болуы мүмкін
орындалған жұмыс көлемінен, оның негізінде мұрағатшылардың жеке жұмыс жоспарлары болады. Мотивация әдістері маңызды
жүйеде жоспарлау, қызметті ұйымдастыру әдістерімен жұмыс істейді
және бақылауда ұстайды.
Бақылау-басқарудың төртінші функциясы. Қазіргі кезеңде бақылауға көзқарас өзгеруде:
1)көрсеткіштердің оңтайлы саны бақылауға алынуы керек (үнемдеу үшін тым көп емес, бірақ Мұрағат жағдайын сипаттау үшін жеткілікті);
2) Бақылау көрсеткіштерінің негізінде жоспарлау көрсеткіштері болуы тиіс (мысалы, жұмыскерлердің жеке жоспарларында немесе
жылдық жұмыс жоспары);
3) бақылау жоспарлардан ауытқуды анықтайды және процесті түзетеді,
оны орындау үшін жағдай жасайды (жоспар немесе бүкіл басқару жүйесі);
4) Бақылау қызметкерлердің түсінушілігі мен оң көзқарасы жағдайында жүзеге асырылуы тиіс;
5) сондай-ақ бақылау сыртқа шығарылуы тиіс, яғни мұрағаттық ақпаратты тұтынушылардың функциясына айналуы тиіс (бақылауды ерекше атап өту қажет мемлекеттік органдар тарапынан РФ АФ құжаттарының сақталуы).
Бақылаушы органның болуының оң жағы мұрағат бөлімі немесе мемлекеттік мұрағат мыналарды көрсетуі тиіс :ұйым мұрағатына әдістемелік көмек, оның сұрауларына жауап беру,қызметкерлерді оқыту және істің жай-күйін тексеру, қатысу сараптау комиссиясының жұмысы негізде.
Үйлестіру функциясы басқару функциялары жүйесін жабады, ол
ұйымның барлық бөлімшелері мен қызметкерлерінің күш-жігерін бірыңғай тиімді күш-жігерге біріктіруге бағытталған. Сондықтан үйлестіру барлық басқару функцияларының бір-біріне сәйкестігін, олардың сәйкестігін, бөлімдер мен бөлімшелер арасындағы байланыстарды жақсартуды тексеруден тұрады .
Ұйымды басқарудың заманауи әдістерінің бірі
сапа менеджменті жүйесін (СМЖ) құру. Бір қызығы, СМЖ
цикл ретінде белгілі әдіснаманы басқаруда қолдануға кеңес береді
PDCA функционалды тәсілге жақын. Циклдің негізгі кезеңдері
Деминг (PDCA) - жоспарлау (жоспар), іске асыру (Do), тексеру (тексеру), түзету (Act). Бұл тәсілдің әлеуеті кез-келген процесс, кез-келген қызмет процестің өзін бақылау мен жетілдірумен аяқталады. СМЖ-ұйымды үнемі жетілдірудің негізі, сондықтан мұрағатты дамыту мүмкін
сапаны басқарудың тұжырымдамалық негізінде немесе мүмкін
кәсіпорында СМЖ құруға орайластырылған болуы қажет.
Біз мұрағатты басқару процестеріне қатысты менеджменттің қазіргі заманғы тәсілдерінің бірі — функционалды ғана қарастырдық. Осы және басқа басқару құралдары ұйым мұрағатын басқаруда осындай мәселелердің шешімін табуға мүмкіндік беретіні анық, оның төмен мәртебесі, дамудың тоқырауы, сапалы жұмыс күшінің болмауы, бұл Мұрағат функцияларын орындауға тікелей әсер етеді.
Бір нәрсе анық: бүгінде мұрағат жұмысының басты мәселесі
архивті басқару жүйелі болуы керек деген түсініктің болмауы,
үнемі жетілдіріліп, маңыздылығын түсінуге негізделген
мұрағаттық ақпарат және оның басқару әлеуеті. Икемділік
архивті басқару қарым-қатынасқа оң әсер етеді
сақтау мерзімдерін бағалаудың объективтілігін арттырады
мұрағаттық ақпаратты пайдалану нұсқаларын кеңейтеді, яғни ұйым мұрағатын дамытудың қажетті шарты болып табылады.

Достарыңызбен бөлісу:




©engime.org 2022
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет