Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных.
мәтіндік —өлшемді 1 мен 255 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын мәтіндер.
сандық — сандық өрістер бүтін не нақты сандар енгізілетін болады.
Memo өрісі — өріс мәтіндік сияқты, бірақ ол ұяшықта 257 мен 65536 аралығындағы символдар тізбегінен тұратын мәтіндер қолданылады.
Күнтізбе / уақыт — сақталатын құжаттардың уақыты мен күнтізбесі көрсетіледі.
ақшалық — мәліметтер типі ақша түрінде беріледі. Өрістің ұзақтығы 8 байт.
Счетчик — мәліметтер типтері натурал сандардың ретімен берілуі болып табылдаы. Өріс ұзақтығы 4 байт.
Логикалық тип — логикалық өріс ұяшығына ауыстырып қосқыш белгісі енгізулі тұрады. Оны орнату ұяшықта логикалық Иә (ақиқат), орнатуды алып тастау үшін Жоқ (жалған) мәнін енгізу керек. Өріс ұзақтығы 1 байт.
OLE обьектісінің өрісі — басқа программалар арқылы құрылған сурет және т.б. обьектілерді кірістіру үшін қажет.
Гиперссылка — өрісі интернет не басқа обьектінің файлдармен байланыс орнату үшін гиперсілтеме мәтінін енгізу үшін құрылады. Ұзақтығы 2048 символ.
Кестеден шартты қанағаттандыратын берілгендерді таңдап, жаңа кесте құру оны фильтрлеу деп атайды. Фильтрлеудің үш түрі бар:
Таңдама бойынша
әдеттегідей
кеңейтілген
Кеңейтілген фильтр күрделі фильтрді құру кезінде қолданылады. Фильтрді орындау үшін Фильтр – Кеңейтілген фильтрді Жазба менюінен таңдау қажет.
Форма — берілгендерді экраннан енгізуді жеңілдету үшін дайындалған бланк. Форманы кесте негізінде құрып, оған өзгерістер енгізуге болады. Бұл кезде өзгерістер автоматты түрде кестеге де енгізіліп қойылады. Форманы құрудың үш түрі бар:
автоформа (форманы автоматты түрде құру
Форма шебері (форманы жартылай автоматты түрде құру)
Қолдан құру (конструктор режимі арқылы)
Форманың түрлері. Access те форманың келесі түрлерін құруға болады:
Форма баған түрінде
ленталық форма
кестелік форма
басты/бағынышты форма (главная/подчиненная)
бос кесте
форма-диаграмма
Автоформа — кестені автоматты түрде форма түрінде көрсетудің қарапайым түрі. Автоформа жазуларын түзетуге және оған жазулар қосуға юолады. Автоформа құрудың үш түрі бар:
әр жазуды бөлек-бөлек бір бағанада көрсету (бағандық автоформа)
әр жазуды қалпын сақтап көрсету (таспалық автоформа)
әдеттегідей кесте түрінде көрсету (кестелік автоформа)
Олар Жаңа форма арқылы таңдалады. Кестені таспалық және кестелік режимде көру, форма құру, оны өңдеу тәсілдері де бағандық формамен жұмыс істеу тәсілі сияқты. Таспалық және кестелік формалар әдеттегі кесте сияқты көрнеді. Бірақ біріншісінде әр қріс мәні тік төртбұрыш ішіне алынып және оларға форма режимі орнатылып қойылады.
Форма шебері.
Автоматты түрде форма құрудың екінші тәсілі-Форма шебері арқылы құру.
Жаңа форма терезесін экранға шығару.
Терезенің Форма шебері қатарын және кестелер тізімінен кесте атуын таңдап, ОК батырмасын шерту. Төрт қадамдық сұхбаттық терезесі бар Форма шебері іске қосылады.