З ЗАҢДЫ ТҰЛҒА – азаматттық құқық және міндетті мекеме, кәсіпорын, ұйым.
И ИНДЕКСТЕР – есепке алу (тіркеу) және орындау кезінде құжаттарға берілетін шартты белгілер.
ИНДЕКСТЕУ – индекстер қою.
К КЕЛГЕН ХАТТАР НӨМІРІ – алушының құжатты тіркеу нөмірі.
КЕПІЛДІК ХАТ – кепілдік білдіруден тұратын хат.
КЕРІ БАЙЛАНЫС ТАЛОНЫ – бір нәрсені (ақпаратты, материалдық құндылықты, құжатты) алғандығын куәландыратын құжат.
КЕСТЕ – бір нәрсені жүзеге асырудың уақыты, орыны және кезеңі туралы хабарлама.
КӨШІРІЛГЕН ҚОЛЖАЗБА (ФАКСИМИЛЕ) – 1. Қолжазбаның немесе қолдың (мәтіннің) нақты үлгісінің техникалық құралмен көбейтіндісі. 2. Клише, мөр, ресми құжатта жеке қолды бірнеше рет жазып шығару.
КІЛТ СӨЗ – қажетті сөздер жиынтығы, барлығы бірігіп құжаттың мазмұнын білдіреді.
КІРІС ҚҰЖАТ – мекемеге келіп түскен құжат.
КӨРСЕТКІШ – атаулар; заттардың, анықтамалық мәліметтердің жүйелендірілген тізімі.
Қ ҚАРАР – жиналыс, съезд, конференция т.с.с. талқыланған мәселе бойынша қабылдан шешім.
ҚОЛ ҚОЙЫЛҒАН ҚҰЖАТ – құжаттың көшірмесін растайтын, куәландыратын лауазымды тұлғаның немесе автордың қол қойған құжат.
ҚҰЖАТ – заңды күші бар материалдық тасымалдаушыдағы ақпарат.
ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫ – 1. – құжаттардың мекеме ішінде олар алынғаннан немесе жасалған сәттен бастап орындалғанға немесе жөнелтілгенге дейінгі қозғалысы. 2. – мекеменің белгілі бір уақыт кезеңі ішінде кірген, ішкі және шыққан құжаттарының саны.
ҚҰЖАТ ДЕРЕКТЕМЕСІ – сол немесе басқа жазбаша құжатқа қатысты міндетті ақпараттық элемент (автор, күні және т.б.).
ҚҰЖАТ ЖОБАСЫ – қарауға берілуге арналған құжаттың алғашқы нұсқасы.
ҚҰЖАТТАҒЫ ҚАРАР – басшының атқарушыға құжаттың сипаты және орындау мерзімі туралы жазбаша бұйрығы.
ҚҰЖАТТАНДЫРУ ЖҮЙЕСІ – мекемеде қабылданған құжаттарды жасау, толтыру және орындау тәртібі.
ҚҰЖАТТАРДЫ ДЕПОНИРЛЕУ – оларды анықтамалық-ақпараттық қорда сақтаудың белгіленген тәртібі.
ҚҰЖАТТАРДЫ ТІРКЕУ – құжатта іс-қағаздарын жүргізу индексі және тіркеу күні қойылған қысқаша мәліметтердің есептік үлгідегі (журналда, карточкада және т.б) жазбасы.
ҚҰЖАТТЫ КОНСЕРВАЦИЯЛАУ – құжатты ішкі ортаның қаупінен сақтау.
ҚҰЖАТТЫҢ ТҮПНҰСҚАСЫ - 1. Құжаттың алғашқы данасы. 2. Көшірмеге берілетін материал болып табылатын құжат данасы.
ҚҰЖАТТЫ ІЗДЕУ МӘЛІМЕТІ – архивтік шифрі және құжаттың парақ нөмірлеріне сілтеме көрсетілген, құжатты сақтау орны туралы мәлімет.
ҚҰЖАТТЫ ТІРКЕУ НӨМІРІ – іс-қағаздарын жүргізу индексінің бөлігі болып табылатын келген немесе жөнелтілген құжаттарды тіркеу кезіндегі нөмір тәртібі.
ҚҰЖАТ ФОРМУЛЯРЫ – құжат деректемелерінің белгіленген және бекітілген жүйесі (автор, мекен-жай, күні, атауы, мазмұны және т.б.).
ҚЫЗМЕТТІК ХАТ (ЖАЗБА) – лауазымды адамға және басқа қызмет адамына бағыттылған қандай да бір жұмысты орындалғандығы туралы жазба хат.