Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Объяснительные записки можно разделить на две группы:
1) документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений (они оформляются на общем бланке учреждения и подписываются руководителем);
2) объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников (часто это документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения или нарушения трудовой дисциплины).
Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4. Структура объяснительной записки: реквизит адресата, наименования вида документа (объяснительная записка), дата документа, заголовок к тексту, начинающийся с предлога «О» (ОБ) и собственно текст. Текст объяснительной записки должен объективно отражать события и конкретные факты, давать четкие разъяснения. Объяснительная записка подписывается составителем.
