Разработка методов повышения эффективности информационных технологий в архивной отрасли

10
Доступ к своим каталогам реализуют в режиме On line РГАНТД и
РГАКФД. Доступ к цифровым копиям предоставляет один архив - РГАНТД.
Характеристика On line доступа представлена в таблице 3.
Изучение позволило выделить следующие особенности документальных
архивных информационных ресурсов: объемность, значимость и уникальность,
рассредоточенность, политематичность, поливидовой характер, специфич-
ность генерации, особенность лексики. Архивным документальным ресурсам
свойственна органически связанная с ними метаинформация.
Таблица 2
Представления федеральных архивов в сети Интернет

II
Характеристика On line доступа
Таблица 3
№
п/п
1
2
Наименование архива
Российский
государственный архив
научно-технической
документации
Российский
государственный архив
кинофотодокументов
Вид
докумен-
тов
фото
кино
кино
Объем
каталога
3000 ед.
2000 ед.
25000 ед.
Объем
массива
цифровых
копий
3000 ед.
Примечание
Пополняется
Пополняется
Пополняется
Анализ основных информационных технологий в архивной отрасли по-
зволяет выделить следующие направления в становлении и развитии автомати-
зации информационных процессов:
- автоматизированные информационно-поисковые системы и базы дан-
ных описаний архивных документов;
- автоматизированные архивные технологии различного назначения;
- учетные системы;
- разработка и размещение в сети Интернет сайтов архивов;
- оцифровка архивных документов.
В результате проведенного анализа выделено четыре вида электронных
документов:
- документы на машинных носителях (ДМН);
- оцифрованные документы;
- современные электронные документы;
- продукты безбумажных технологий.
Класс оцифрованных документов был выделен в силу значения техноло-
гии оцифровки для развития информационных технологий в архивах.
В архивах как федеральных, так и крупных фирм намечаются тенденции
к преобразованию традиционных документов в цифровую форму. Для фирм это
связано, прежде всего, с удобством и экономичностью хранения и использова-

12
ния. Для федеральной архивной службы оцифровка архивных документов -
это, прежде всего замена технологии микрофильмирования при страховом ко-
пировании особо ценных документов на современные экологически чистые ин-
формационные технологии создания страхового фонда архивных документов.
Для федеральных архивов оцифровка архивных документов - это созда-
ние современного фонда пользования и переход к новой модели информацион-
ного обслуживания.
Таким образом, оцифрованные документы, хотя и представляют собой
копии традиционных документов, но начинают играть самостоятельную роль,
приобретая самостоятельное значение в жизни общества.
Предложенная классификация электронных документов дает необходи-
мое понимание комплекса проблем связанных с электронными документами:
архивными, юридическими, сохранности, а также выработки концепций орга-
низации приема, хранения и обработки электронных документов.
На этапе анализа информационных технологий в архивах были решены
задачи выделения процедур преобразования информационных элементов и ана-
лиза технологий обработки при решении задач информационного обслужива-
ния в архивах.
Технологии решения каждой из
 п
задач информационного обслуживания
соответствует направленный граф где множество
вершин графа, которые отражают информационные элементы, -
множество процедур преобразования информационных элементов.
Доступ потребителей к архивным документам и их обслуживание отра-
жены на графе рис. 1.
Рис. 1. Доступ потребителей к архивным документам

13
Дуги - процедура формулировки информационной потребности; -
процедура поиска информации по запросу; - процедура отбора по архивным
номерам из архивохранилища документов соответствующих запросу; — про-
цедура анализа и отбора пертинентных документов; - процедура копирова-
ния пертинентных документов отобранных пользователем; - процедура от-
правке документов потребителю.
Вершины: 1 - информационная потребность; 2 - запрос, 3 - информация
релевантная запросу: описание документов, архивные номера; 4 - оригиналы
(архивные документы); 5 - пертинентные документы; 6 - копии архивных до-
кументов (пертинентных).
Анализ технологических процессов, представленных на графе (рис. 1)
показывает, что отбор пертинентных документов возможен только после
получения релевантных документов из хранилища и требует для большинства
видов документов (фоно, кино, видео) специального оборудования. При введе-
нии в модель фонда пользования с цифровыми копиями и
где: - время выполнения процедур при использовании фонда
пользования с цифровыми копиями архивных документов. Примеры количест-
венных характеристик релевантности и пертинентности для разных видов ар-
хивных документов приведены в таблице 4.
Таблица 4
Соотношение релевантных и пертинентных документов
(по результатам информационного поиска в РГАНТД 1999-2000 гг.)

жүктеу/скачать 373,52 Kb.

Достарыңызбен бөлісу: