«Театрлік хореографиялық өнер және кітапханатану» кафедрасы

Құжаттарды жалпы трптастыруды зерттеу-құжаттанудағы жетекші, әліде болса жеткілікті зертелмеген теоретикалық бағыттардың бірі болып табылады. Соңғы жылдары бұл мәселені зерттеуде С.Г.кулешовтың, Ю.Н.Столяровтың және Г.Н.Швецова-Водканың еңбектері елеулі улес қосты.

«Топтастыру»(классификация) ттүсінігі бірмезгілге процесс пен нәтиже мағыналарында жиі қоданылады, яғни топталу ретінде және оның нәтижесінде алынған үлгі ретінде түсіндіріледі.

Топтастыру процесін және оның нәтижесін бір-бірінен ажырату үшін екі терминді қолдану ұсынылады: «топтастыру» және «топтау»

Құжаттарды топтастыру деп- топтар арасындағы қарым-қатынастарды бнейнелеу мен топтастыру үлгісін құру мақсатында құжаттарды топтарға бөлу немесе реттеу процесін айтамыз.

Құжаттарды топтастыру (лат.classik-қатар,топ)-деп құжаттар тобы арасындағы байланыстарды қалыптастыру құралы ретінде,сонымен қатар,олардың әр алуандығында бейімделу үшін қолданылатын құралы ретіндегі құжаттардың бірлесу жүйесін айтамыз.

Құжаттарды топтау құрылымы әдетте таблица немесе сызба түрінде беоріледі.

Топтау- таным әдістерінің бірі болып табылады. Олсыз (яғни топтаусыз)құжаттар түрлерінің әр алуандығын зерттеу,оларды жүйелеуге,әртүрлі көріністерімен айрықшаланатын құжаттар түрлері арасындағы айырмашылықтарды табуға мүмкін болмайды.

Құжаттарды кешенді түрде дұрыс топтау құжаттардың арасындағы байланысты ашады, олардың көпшілігінің арасында бағдар алуға, құжаттар жүйесіндегі оларды реттеуде негіз болуға көмектеседі. Ол құжаттану теориясы мен практикалық құжаттық-коммуникацилық қызметте аса маңызға ие. Құжаттарды топтауды жүргізу үшін әсіресе кем дегенде келесі ережелерді есте сақтау қажет: 1)Бөлініс жүргізетін белгілер- бөлініс негіздемесі, ал бөлініс кезінде пайда болатын ұғымдар бөлініс мүшелері деп аталады.

2) Сол бір қайталынатын бөліністер сол бір негіздеиеде жүзеге асыруы тиіс (қиылысу талабы);

3) Барлық бөлініс мүшелерінің қосындысы бөлініс түсінігінің жалпы көлеміне тең болуы тиіс, яғни бөлініс толық болуы қажет; Жеткіліксіздік немесе артық бөлініс болмау керек (сай келушілік талабы).

4) Бөлініс мүшелері бір-бірімен өзара ерекше болуы қажет (өзара ерекшелік талабы).

5) Бөлініс мүшелері бөлінетін түснікке жақынырақ болуы керек (үздіксіздік,толассыздық талабы).

Құжаттарды топтасьыру деп- құжаттарды түрбе, топқа (класқа),түр тармаққа,әр түрге көп сатылы,перархиялы және дихотомиялық бөлуді жүргізу.

Топ (класс)- бұл нақты бір ортақ белгісі бар,басқа обьектілерден айрықшалап тұратын құжаттардың жиынтығы.

Топтау бөлініс ретінде- топтастыру мақсатына тәуелді әртүрлі белгілерді (көріністерді) қабылдауға болады. Егер құжаттарды формасына қарай бөлгіміз келсе, бұл бір топтау болып табылады, егер оны мазмұнына қарай бөлсек, онда басқа топтау болады. Класс негізіне топтау мақсатына жауап бере алатындай,құжаттың аса маңызды бөлгісін енгізеді.

Өзіне басқаларын енгізетін класс оларға топ болып есептеледі, ал оған (топқа) енетін кластар топқа түрлер болып есептеледі. Сол бір қайталаналатын класс төмнегі класқа топ болуы мүмкін және өзінен жоғарғы бір топ болып есептелуі мүмкін. Мысалы, “кинофотоқұжаттар” класы “ құжаттар” класына түр және “киноқұжаттар”,

“фотоқұжаттар”,“фоноқұжаттар” класына топ болып табылады.

Топ (класс)-құжаттың түрлік бөлініс көмегімен ашылтын бөліністің бірінші деңгейі.

Түр-бөліністің екінші деңгейі. Мұнда “құжат” топтық түсінігі түрлік түсініктерге бөлінеді,яғни құжаттар тнүрлеріне. Түрлік топтаудың әрбір звеносын сол немесе басқа бір белгісі бойынша құжат түрі деп атауға болады.

Бөлістің үшінші деңгейі- түр тармақ. Оның соңынан, осы топтаудағы нақты бір құжаттың нақты орны анықьталмайынша бір түрлік (разновидность) орын алады.

Иерархия- бұл құжаттың жоғарғысынан төменгіге дейінгі орналасу тәртібі. Тиісінше құжаттардың иерархиялық орналасуы келесідей көрінеді: құжат →баспа→мерзімдік емес баспа→кітап.

Дихотомия-бір кластағы құжаттарды екі бір-біріне қарама-қарсы түрге,түр тармаққа,бір түрге және т.б жүйелі түрде бөлінуі. Мысалы, жарияланған және жария етілмеген құжат,мерзімдік және мерзімдік емес құжат және т.б.

Құжаттарды топтастыру- құжаттарды талдаудың нақты аспектілеріне жауап бере алатын бөлістің әр түрлі негіздерінде жүзеге асырылады. Талдаудың әрбір аспектісі топтастырудың нақты бір фасетін (фр.Facett-шекара) көрсетеді,яғни қажетті белгілері бойынша құжаттар түрінің тізбегі. Мұндай фасеттер көп болуы мүмкін, сондықтан құжаттарды топтастыру көп аспектілі фасетті деп аталады.