Техникалық және кәсіптік білім беру

Құжат қысқа әрі нақты жазылып, кейбір «шындығында жұмыс істейді», «білдіретін» және тағы басқа артық сөздер экспрессивті – эмоциональді сөздер мен эпитет, метафора, гипербола қолданылмайды.

Құжат маөмұны мүмкіндігінше қысқа болуы қажет. Көп сөзділік құжатты тым сенімді ете алмайды. Құжат қысқалығы оқуға да, түсінуге де жеңіл. Бірақ қысқалықты жиі қолдануға, оны өзіндік мақсатқа айналдыруға болмайды. Құжатта айтылғандар дәлелдеуді, толық талдауды талап етеді.

Құжатта айтылғандар сұрақтарда ешқандай күдік, түсінісу пікірлері болмай, бәрі айқын баяндалуға тиіс. Мәселен, егер бір азаматқа жұмыс орнынан анықтама берілетін болса, онда қайда және қандай мақсатпен берілетіні туралы көрсетілуі керек. Егер қандай да бір бөлімнің қызметкеріне алғыс жариялау туралы бұйрық шықса, онда соған байланысты қандай жағдайда мадақтауға ие болған еңбегі көрсетілуі тиіс.

Мазмұнның түсініктілігі – құжаттағы барлық ойдың әдеби тілмен тұжырымды баяндалғанын дәлелдейді, әрбір адамның оңай түсінетіндігін білдіреді. Ұзақ көп цифрын, есімше, көсемше тіркестерінен аулақ болған жөн. Сөйлемдегі сөздерді грамматика ережелеріне сәйкес орын – орнына қоя білу керек.

«Құжат» – латын тілінде «куәлік», «дәлелдеу тәсілі» деген мағана береді. Бүгінгі қолданыста оның негізгі үш мағынысы бар: 1) қандайда бір фактіні не бір нәрсеге деген құқықты (мысалы, жол жүруге деген) растайтын құжат (төлқұжат); 3) бір нәрсе туралы жазбаша куәлік (мысалы, ескі грамоталар). Іс жүзгізу құжаттары хабар-мәліметтің қайнар көзі және таратушысы, заң арқылы қорғалатын істі белгілеудің тәсілі де болып табылады. Басқарудың құралы ретінде құжаттар жоспарлауда, қаржыландыруда, несие беруде, бухгалтерлік есептеу мен есеп беруде, оперативті басқаруда, ұйымның қызметін кадрлық жағынан қамтамасыз етуде т.б. қолданылады. құжаттарда мелекеттік құрлым белгіленеді, олар мекемелер, ұйымдар, кәсіпорындар және азаматтар арасындағы, заңды және тұлғалар арсындағы қатынастар үшін қызмет етеді. Материалданған (құжат түріндегі) заңды күші бар мәліметтер төрелік сотта бизнес бойынша әріптестерімен шаруашылық дауларын немесе халықтық сотта еңбек тартыстарын шешуде қандай бір фактінің негізгі дәлелі ретінде қызмет етеді.

Кәсіпорынның не ұйымның құжаттары белгілі бір мәдени – тарихи құндылыққа ие, мемлекеттің архив қорының бөлігі болып табылады, сондықтан олар мемлекеттік архивтерге тапсырылуы тиіс.

Құжат толтырудың біртұтас ережесін Қазақстан Республикасы мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министірлігінің архивтері мен құжаттарды басқару комитеті белгілейді. Мұндай соңғы ереже 1992 жылы 30 маусымда ҚР Министрлер Кабинеті бекіткен «Қазақстан Республикасында барлық ұйымдық – құқықтық нысандардағы кәсіпорындар, мекемелер мен ұйымдарда құжат толтыруды басқару және құжат жүргізудің негізгі ережелері» деп аталатын № 562 қаулысы болып табылады. «Ережелерде» құжаттарды толтырудың және құжат айналымын басқарудың нормалары айқындалған. Құжаттарды топтастыру – оларды ұқсастықтары мен айырмашылықтары бойынша бөлу болып табылады.