-тақырып. Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу

Жоспары:

1 . Электронды құжатты жасау тәртібі

2. Электрондық құжатқа байланысты терминдер

 Компьютер арқылы іс қағаздарын жүргізу

Кәсіпорын жұмысының табысты болуы көбінесе оның басқару процесін автоматтандыру деңгейіне де байланысты. Компьютер іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыруда айрықша қажетті құралға айналып кетті. Ол құжаттарды жасауда, сондай-ақ жалпы ұйым жұмысын тиімді ұйымдастыруда таптырмас және ажырамас құрал.

Қазіргі кезде құжаттарды жасау үшін қолданылатын компьютер бағдарламалары жеткілікті (мысалы, Word 2006 Word 2004). Бұндай бағдарламалар мәтіндік редакторлар деп аталады.

Электрондық құжаттың ақпараттық табиғатына тән бір ерекшелік – ол қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда ұзақ сақталады және одан гөрі сенімдірек. Мұнда ақпарат сақталатын негізге емес, сол ақпараттың өзіне баса назар аударылады. Оның материалдық негізін сақтауға байланысты жұмыстар қосалқы мәнге ие болады. Әйтсе де, бұл құжаттарға қатысты нәрселердің бәрін: ақпаратты (мазмұнды), материалдық негізді, деректемелер мен құжат түзу технологиясын және оны қолдану тәсілдерін тұтас бірлікте алып қарау қажет. Ақпарат жазылатын қандай да бір негіз болмаса, құжат та болмайды. Электрондық құжат та сол сияқты. Электрондық құжаттарды сәйкестендірудің, ең бастысы түпнұсқаландырудың мәні зор. Электрондық құжаттарды сәйкестендіру мен түпнұсқаландырудың үйлесімді әдістемесін жасау – алыс болашақта да олардың түпнұсқалық қасиетін сақтауға кепіл бола алады. Әйтсе де бірыңғай баламалы технологияларды қолданбайынша электронды құжат өз негізіндегі файл күйінде қала береді. Мұндай электрондық құжаттарды мәтіні өшіп қалған қағаз құжаттармен салыстыруға болады: құжат бар болғанымен, іс жүзінде жоққа тән. Яғни электрондық құжатты файлдан шығарып, ақпаратын монитор экранынан оқуға болатын жағдайға келтіргеннен кейін ғана «құжат» деп есептеуге болады.

Қазір электрондық құжаттар бойынша жұмыс жүргізу ісінде мынадай проблемалар бар:

- электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарды нормативтік-әдістемелік құралдармен қамтамасыз ету деңгейі ақпараттық-технологиялық тұрғыда қамтамасыз ету деңгейінен артта қалып келеді.

- атқарушы билік органдарындағы электрондық құжаттар бойынша жүргізілетін жұмыстарға қолданылатын техникалық жабдықтардың әр тектілігі.

- басқару органдарындағы құжаттаманы басқару ісін автоматтандыру жөнінде қолданылатын бағдарламалық құралдардың әр түрлілігі.

- құжаттарды басқарудың автоматтандырылған жүйесі мен құжаттарды мұрағаттық сақтау ісінің ұштаспауы.

Электрондық құжат айналымының құқықтық базасын қалыптастыру – істің жартысы ғана. Енді алда келесі кезең – электронды құжаттарды ұзақ мерзімдік сақтаудың сенімді жүйесін жасау кезеңі тұр. Бұл технологиялық шараларды да, ұйымдастыру шараларын да қамтиды.

Электрондық құжаттар мұрағаты – бұл іс қағаздарын жүргізу қызметі мен құжат айналымын автоматтандыруды арнайы бағдарламалармен жабдықтаушылар ойлайтындай жай ғана дербес сервер, компьютер немесе ақпаратты дерек көздерін сақтайтын орын ғана емес; бұл және пайдаланушыға керекті электрондық ақпаратты тауып беруге арналған іздестіру жүйесі де ғана емес. Жалпы, мақсат, міндеті жағынан электронды құжаттар мұрағаты (соның ішінде әсіресе мемлекеттік мұрағат) кәдімгі дәстүрлі мұрағаттан ешқандай айырмашылығы жоқ. Бұл, ең әуелі, құжаттардың құндылығын сараптаудан бастап, оларды пайдалануға дейінгі мұрағаттық сақтау ісінің бүкіл циклін қамтамасыз ететін технологиялар мен өндірістік процестер болып табылады. Ол құжаттардың есебін алу, сипаттау, сақталуын қамтамасыз ету және ғылыми-анықтамалық аппараттарын жетілдіру секілді іс-шаралар арқылы жүзеге асырылады.

Мұрағаттар атқарылған құжаттар мен жабық істерді қайта пайдалану ісін ұйымдастыру үшін құрылады. Мұндай мүмкіндікке ие болу үшін мынадай бірнеше шарттың орындалуы қажет:

- ұзақ мерзімге арналған құжаттамалық саясатты айқындау және соған сәйкес құжаттарды топтап, олардың сақталу мерзімдерін белгілеу;

- мұрағаттық сақтауға арналған құжаттарды белгіленген саясатқа сәйкес іріктеу;

- осы құжаттар бойынша тиімді анықтамалық-іздестіру жүйесінің болуы;

- құжаттардың бүкіл мұрағаттық мерзімде сақталуын қамтамасыз ету, яғни белгіленген уақытқа сәйкес жүйелі түрде олардың есебін алып отыру (түгендеу).

- құжаттарды пайдалану кезінде олардың жоғалу қаупін мейлінше азайтатын жұмыс тәсілдерін ендіру.

Электрондық құжаттарды сақтаудың ұзақ мерзімдік саясаты әзірге жоқ. Іс номенклатурасына электрондық құжаттар мен мәліметтер базасы енбейді. Электрондық құжаттар есебі ұйымдарда не бүтіндей жүргізілмейді не жеткіліксіз дәрежеде ғана жүргізіледі. Электрондық құжаттар бойынша іздестіру жүйесін жасау – ұйымда электрондық мұрағат құрудың негізгі мәні болып табылады. Әйтсе де мұрағат негізі – электрондық құжаттардың есебін жүргізу. Электрондық құжаттардың сақталу жайы туралы айту үшін ең алдымен олар жөнінде нақты мәліметтер болуы шарт. Егер электрондық құжаттар сыртта сақталатын негіздерге жазылған болса, онда олардың есебін ретке келтіру оңай.

Электрондық құжатқа байланысты мынадай терминдер мен анықтамалар қолданылады.