Рис. 9.16. Пример отчета по сценариям
Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком макропрограммирования. Применение макрокоманд позволяет упростить работу с табличным процессором и расширить список его возможностей. При помощи процедур можно определять собственные функции, увеличив таким образом набор стандартных функций, предоставляемый системой.
Самый простой макрос – это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Инструментальное средство Macrorecorder (Макрорекордер) отслеживает действия пользователя, выполняемые при помощи командменю или клавиатурных эквивалентов ("горячих" клавиш), генерирует и записывает соответствующие макрокоманды до тех пор, пока пользователь не остановит процесс записи. В результате создается программа (макрос), выполнение которой дает тот же эффект, что и выполненные действия. Последовательность действий может быть воспроизведена, как магнитофонная запись. Это позволяет автоматизировать процессы обработки данных, проводимые командами меню, неоднократно выполняя записанную программу. Ее можно обработать и изменить, добавив стандартные макрокоманды и макрофункции. Для использованиямакрорекордера не требуется никаких знаний по программированию. При помощи макрорекордера удобно создавать макросы, которые автоматизируют рутинные операции: форматирование таблиц, создание диаграмм и сводных таблиц, работу со списками данных и т.д.
Созданный макрос можно изменить, добавив операторы встроенного языка программирования или его стандартные функции и организовав диалоги с пользователем. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать на базе табличного процессора новые приложения со специализированными диалоговыми окнами, что делает работу с приложением максимально удобной. Для создания приложений табличные процессоры содержат в качестве дополнительной компоненты язык программирования высокого уровня. Например, в MS Excel это язык Visual Basic for Application (VBA) – объектно-ориентированный язык программирования, который базируется на командах и синтаксисе языка Basic. VBA встроен в офисную среду и позволяет манипулировать не только объектами MS Excel, но и объектами всех популярных приложений Microsoft Office.
Файлы электронных таблиц можно преобразовать из формата электронной таблицы в другой файловый формат, сохранив его с помощью команды Сохранить как из меню Файл. В таблице 9.3 представлены допустимые форматы сохраняемых файлов некоторых электронных таблиц.