Учебное пособие для бакалавров-нефилологов

Помните, что объяснительная записка – это документ, содержащий объяснение причин какого-либо нарушения в учебном или производственном процессе. Расположение частей объяснительной записки похоже на заявление. Вместо конструкции «Прошу+инфинитив глагола», используется конструкция «Довожу до Вашего сведения» или констатируется факт: (в течение октября мною пропущено 44 часа учебных занятий). Далее обычно следует объяснение причины.

Структура объяснительной записки

• 
  Наименование адресата (руководитель организации, подразделения)
  
• 
  Фамилия, инициалы, должность работника, пишущего объяснительную записку.
  
• 
  Заголовочная часть (наименование документа пишется в середине листа с заглавной буквы).
  
• 
  Текст объяснительной записки.
  
• 
  Опись прилагаемых документов.
  
• 
  Подпись (внизу справа).
  
• 
  Дата написания объяснительной записки (ниже подписи и слева листа, число, год пишутся цифрами, а месяц словами).
  

Декану механико-математического факультета

КазНУ им. аль-Фараби, Д.Б. Жакебаеву
Касымовой А. С.,студентки

группы РЭТк-17-1

Я, Касымова Айнур Сериковна, отсутствовала на занятиях с 14.03.17 по 18.04.17 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Актау. Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Актау прилагаю.

____________А. С.Касымова

15 апреля 2017 г.

Деловые письма

Особым жанром официально-делового стиля речи являются деловые письма. Для делового письма характерно четкое деление на абзацы, любая избыточность информации недопустима. Письмо может быть составлено как от первого, так и от третьего лица. Выделяют такие типы деловых писем, как письмо-просьба, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-претензия, письмо-отказ, письмо-извинение, циркулярное письмо. Для всех типов деловых писем характерна стандартная структура текста и стандартные речевые обороты (клише).

Структура текста делового письма содержит следующие элементы:

• 
  заголовок, в котором указывается адрес отправителя, название фирмы, дата отправления письма, официальное обозначение адресата; обращение, в котором называется должность адресата, фамилия, имя, отчество. Например, уважаемый господин директор, господа, уважаемые акционеры и т. д.;
  
• 
  основная часть, которая излагает повод для письма, конкретные просьбы, рекомендации, предложения. Указанная информация вводится такими речевыми клише, как Рады сообщить вам…; информируем вас о том…; Просим рассмотреть вопрос о…; Просим подтвердить заказ…; Просим сообщить о решении… и т. д. Это может быть ответная реакция на предложения партнеров, где содержится аргументация согласия/несогласия, выражение встречной просьбы или предложения. Здесь возможно использование таких речевых конструкций, как К сожалению, мы не можем принять (выполнить)…; со своей стороны, выражаем просьбу…; наша организация хотела бы просить Вас…
  
• 
  заключение, где обычно выражается надежда на дальнейшее сотрудничество, на положительное решение вопроса, выражение признательности, благодарности, уверения в уважении и т. д. В этой части текста принято употреблять такие выражения, как: Ожидаем вашего согласия/решения…; Надеемся получить положительный ответ…; Заранее благодарны…; С уважением… и т. д.