Библиотека журнала «Управление персоналом»

тов и оформляется договором.  
Таким образом, применительно к конфиденциа льным докумен-
там  ис точниками  комплектования  Архивного  фонда  Российской 
Федерации  могу т  быть  государственные  и  муниципальные  органы 
влас ти и их пред приятия, а также негосударс твенные предприятия, 
в  деятельнос ти  которых  образуются  документы,  сос тавляющие 
служебную или коммерчес кую тайну.  
Документы,  составляющие  коммерческую  тайну  государс тве н-
ных и негосударс твенных предприятий-ис точников комплектования 
Архивного фонда, могу т передаваться в государс твенные арх ивы с  
согласия их собственников, но на практике  такая  передача осущ е-
ствляется  в  исключительных  случаях,  обычно  при  ликвидации 
предприятий  с  отсутс твием  правопреемника.  Если  таких  ситуаций 
не возникает, то документы передаются в государс твенные архивы, 
как  правило,  только  пос ле  снятия  с  них  грифа  кон фиденциально-
сти, т.е. пос ле того, как они перес тают быть носителями коммерче-
ской тайны.  
Конфиденциальные  документы,  подлежащие  передаче  в  гос у-
дарственные  архивы,  до  их  фактической  передачи  должны  хр а-
ниться соответс твующим образом оформленными в архивах пред-
приятий,  а  при  отсутс твии  архивов  -  в  подразделениях  конфиден-
циального делопроизводства. По решению вышес тоящих предпр и-
ятий  такие документы могу т передаваться в  архивы этих предпр и-
ятий.  В  таком  же  порядке  необходимо  хранить  и  документы,  не 
подлежащие передаче в государственные  архивы. При этом долж-
ны  быть  обеспечены  условия  для  физической  сохраннос ти  доку -
ментов и предотвращения у течки содержащейся в них информации  
С целью у точнения или определения сроков хранения док умен-
тов  и  отбора  их  на  основе  этих  сроков  для  архивного  хранения  и 
уничтожения  проводится  экспертиза  ценнос ти  документов.  Прове-
дение такой экспертизы целесообразно возлагать на ПДЭК. 
Экспертиза  ценнос ти  конфиденциальных  документов  пров о-
дится  ежегодно  или  при  небольшом  объеме  документов  1  раз  в 
несколько лет, однако подвергать экспертизе  целесообразно док у-
менты, изданные 35 лет назад, когда одновременно с подготовкой 
документов для  архивного х ранения возможны отбор  их для унич-
тожения, т.к. значительное количе ство документов имеет срок хра-
нения 35 лет, и снятие грифа конфиден циальности с существенной 
части документов. 
Экспертизой  ценности  должны  быть  охвачены  все  конфиде н-
циальные  дела  и  документы  выделенного  хранения  за  соответс т-
вующий  период  времени,  поскольку  документы  выделенного  хр а-
нения  являются  составной  час тью  документального  фонда  пред-
приятия. К проведению эк спертизы ценности конкретного дела (д о-
www.kodges.ru

кумента  выделенного  хранения)  привлекаются  члены  ПДЭК, 
имеющие дос туп к этому делу (документу).  
Экспертиза  ценнос ти  документов  дела  проводится  пу тем  изу-
чения содержания каждого подшитого в дело документа и установ-
ления его соответс твия сроку хранения и номерам с татей перечня, 
указанным на обложке дела. Одновременно проверяется  правиль-
нос ть  формирования  дела:  соответс твие  видов  и  с одержания  д о-
кументов  заголовку  дела,  отсутс твие  в  делах  пос тоянного  срока 
хранения документов временного срока хранения. Экспертиза це н-
нос ти  документа  выделенного  хранения  проводится  пу тем  изуч е-
ния его содержания и определения срока хране ния. Одновременно 
устанавливается возможность снятия грифа конфи денциальнос ти с 
документов  выделенного  хранения,  отдельных  докумен тов  дела 
или с дела в целом.  
При  определении  или  у точнении  сроков  х ранения  документов 
необходимо  руководствоваться  "Перечнем  типовых  управленч е-
ских  документов,  образующихся  в  деятельности  организаций,  с  
указанием сроков хранения"  (М., 2001). Однако в этом перечне  не 
нашла отражение час ть документов, образующихся в деятельнос ти 
коммерческих  предприятий.  При  проведении  экспертизы  ценнос ти 
таких документов следует дополнительно руководствоваться мето-
дическими  рекомендациями  "Отбор  на  государс твенное  хран ение 
управленческих  документов,  образующихся  в  деятельнос ти  нег о-
сударственных  организаций  (новых  экономических-хозяйс твенных  
структур)"  (М.,  1997),  в  которых,  содержится  примерный  перечень 
документов постоянного срока хранения.  
При  проведении  экспертизы  ценности  научно-технических  д о-
кументов необходимо использовать "Перечень научно-технической 
документации,  подлежащей  приему  в  государственные  архивы 
России" (М., 1998). 
Если на предприятии имеются документы, не предусмотренные 
названными перечнями и методическими рекомендациями,  то срок 
их  хранения  с ледует  определять  на  основе  критериев  оценки  д о-
кументов, к важнейшим из которых относятся:  
- 
происхождение документа (мес то и время издания); 
- 
содержание документа (значимос ть отображенного события, 
полнота его освещения, новизна, уникальнос ть информации или ее 
повторяемос ть, целевое назначение документа); 
- 
внешние  особенности  документа  (подлинник  или  копия,  х а-
рактер резолюций, наличие помет, физическое сос тояние).  
Срок хранения дела в  целом устанавливается по наивысшему  
сроку хранения документов, находящихся в деле.  
Результаты  экспертизы  ценности  документов  целесообразно 
фиксировать в  рабочей карточке  (тетрад и) эксперта с отражением 
www.kodges.ru

в  ней  номера  дела  (документа  выделенного  хранения),  его  заг о-
ловка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произв е-
сти:  какие  документы  и  в  какое  дело  перешить,  какие  подлежат 
уничтожению,  с  каких  можно  снять  гриф  конфиденциальнос ти,  ка-
кими должны быть уточненный заголовок, срок хранения и номера 
статей по перечню.  
По завершении экспертизы всех дел и документов выделенн ого 
хранения  резу льтаты  работы  вс ех  экспертов  рассматриваются  на 
заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе с отражением:  
- 
какие  дела  и  документы  выделенного  хранения  (с  у точнен-
ными заголовками, грифами конфиденциальности, сроками хран е-
ния  и номерами статей по  перечню) подлежат передаче на арх ив-
ное хранение;  
- 
какие документы из каких дел и в какие дела необх одимо пе-
решить;  
- 
какие дела, документы из дел и документы выделенного хра-
нения подлежат уничтожению;  
- 
с каких дел, документов выделенного хранения или отдель-
ных документов, подшитых в дела, должен быть снят гриф конфи-
денциальности с указанием  в последнем с лучае,  подлежит  ли д о-
кумент, с которого снимается гриф конфиденциальнос ти,  изъятию 
из дела или должен оставаться в нем. 
Протокол  заседания  подписывается  председателем  и  вс еми 
членами ПДЭК и у тверждается руководителем предприятия.  
 
8.2. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И 
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ 
 
В  соответс твии  с  протоколом  заседания  ПДЭК  сотрудниками 
подразделения  конфиденциального  делопроизводс тва  произв о-
дится  час тич ное  переформирование  и  дооформление  соответс т-
вующих дел и документов выделенного хранения, в том числе:  
- 
изъятие из дел документов, подлежащих переш ивке в другие 
дела, и подшивка их в эти дела с проставлением в описях док умен-
тов дел, из которых изъяты документы, их нового мес тонахождения 
и помещением в дела справок -заместителей, а  также с перенуме-
рацией  лис тов перешитых документов в делах, в которые  они п о-
мещены,  внесением  их  в  описи  документов  дел  и  исправл ением 
количес тва  лис тов в заверительнои  надпис и дел, на обложках дел 
и в номенклатуре;  
- 
изъятие из дел документов, подлежащих уничтожению; 
- 
зачеркивание  грифа  конфиденциальнос ти  с  прос тавлением 
даты и номера протокола заседания  ПДЭК и своей подписи на д о-
www.kodges.ru

кументах, под шитых в дела, обложках дел  и документов выделе н-
ного  хранения,  подлежащих  рассекречиванию  (в  описях  докуме н-
тов дела, номенклатуре  и журнале учета документов выделенного 
хранения гриф конфиденциальности зачеркивается  без ссылки  на 
протокол заседания ПДЭК);  
- 
изъятие  из  дел  (по  решению  ПДЭК)  документов,  с  которых  
снят  гриф  конфиденциальности,  и  передача  их  по  акту  в  службу  
открытого делопроизводства с отметкой в описях документов дел и 
помещением в дела справок-замес тителей; 
- 
передача  полнос тью  рассекреченных  дел  и  документов  вы-
деленного хранения по акту в службу открытого делопроизводс тва 
с отметкой в графе 9 номенклатуры дел или в графах 8-10 журнала 
учета документов выделенного хранения;  
- 
корректировка  заголовков,  сроков  х ранения  и  номеров  с та-
тей  по  перечню  на  обложках  дел  и  в  номенклатуре  (на  обложках  
дел дополнительно - крайних дат документов);  
- 
прос тавление сроков хранения и  номеров статей перечня на 
обложках документов выделенного хранения.  
Если  срок  х ранения  дел  и  документов  выделенного  хранения 
установлен  не  перечнем,  а  ПДЭК,  то  вместо  статей  перечня  пр о-
ставляется отметка ПДЭК. 
После  изъятия  из дел документов  лис ты дела не перенумеро-
вываются. На обложках дел и в номенклатуре рядом с количеством 
проставленных  лис тов  в  скобках  указывается  количес тво  лис тов, 
оставшихся  в  деле.  В  заверительной  надписи  дела  под  прежней 
надписью  пишется:  (прописью)  лис тов  изъято  согласно  записям  в 
описи дела" с прос тавлением подписи, инициалов,  фамилии  лица, 
произведшего запись, и даты.  
Надела  и  документы  выделенного  хранения,  отобранные  на 
архивное  хранение,  составляются  раздельные  по  видам  тайны 
описи. Описи дел и доку ментов пос тоянного срока хранения имеют 
следующую форму. 
 
Наименование предприятия  
 
ФОНД №  
ОПИСЬ №  
00.00.0000 № _________ 
_____________________.  
(место составления) 
конфиденциальных  дел  и  до-
кументов   
выделенного 
хранения 
за 
_____год  
УТВЕРЖДАЮ 
Наименование должно-
сти 
руководителя предпри-
ятия 
_____________________
___ 
(подпись, инициалы, фамилия, 
дата) 
www.kodges.ru

 
 
№
 
п/п 
Индекс (но-
мер) дела  или 
номер  документа  
и   гриф конфи-
денциальности 
Заголо-
вок дела или 
документа 
Крайние 
даты доку-
ментов дела 
Коли-
чество 
листов 
При-
мечание 
1 
2 
5 
4 
5 
6 
 
В  данную  опись  внесено  __________  дел  и  документов  с    № 
_____по  
(цифрами и прописью) 
№ _____, в том чис ле:  
литерные номера:  
пропущенные номера:  
 
Наименование 
должности 
сотрудника, 
 
__________________________  
составившего опись  
 
 
 
(подпись,  инициалы,  фа-
милия, дата) 
Одобрено   
Протокол ПДЭК  
от _____№ ________ 
 
Включенные в нас тоящую опись дела и документы принял:  
 
Наименование должнос ти 
сотрудника архива предприятия    
   
___________________________  
(подпись, инициалы, фамилия, дата) 
 
На дела  и документы временного хранения (свыше  10  лет) со-
ставляются  аналогичные  описи с добавлением перед "Примечан и-
ем" графы "Срок хранения и номера с татей по перечню". 
На  научно-техническую,  проектную,  конс трукторскую  и  иную 
специальную  документацию  сос тавляются  отдельные  описи  доку-
ментов. 
Грифы  конфиденциальнос ти  описей  дел  должны  соответс тв о-
вать  совокупной  степени  конфиденциальнос ти  сведений,  соде р-
жащихся  в  заголовках  дел  и  документов  выделенного  хранения. 
Если  эти  сведения  не  являются  конфиденциальными,  то  грифы 
конфиденциальности  описям не присваиваются. При наличии гр и-
фов описи регис трируются в журнале учета изданных документов.  
При сос тавлении описей необходимо иметь в виду следующее:  
- 
если дела и документы подлежат передаче в государс тве н-
www.kodges.ru

ный архив, то номер фонда устанавливает государс твенный архив, 
если не подлежат, то фонду присваивается номер 1;  
- 
опись  во  всех  с лучаях  имеет  номер  1,  с  добавлением  пр о-
писных  букв:  п  (пос тоянного),  в  (временного)  сроков  хранения,  т 
(техническая  документация),  кроме  того,  к  номеру  и  бу кве  добав-
ляется аббревиатурой гриф конфиденциальнос ти; 
- 
при составлении первой  описи, когда в  нее включаются д о-
кументы  с  начала  деятельнос ти  предприятия,  в  нее  могу т"  вн о-
ситься дела и документы за несколько лет с разделением по г одам, 
но с валовой порядковой нумерацией, начиная с № 1. В пос ледую-
щем составляются годовые разделы описи, продолжающие поряд-
ковую  нумерацию  дел  и  документов,  внесенных  в  предыд ущую 
опись, например, первая  опись дел и документов  за  1992 -2000 гг. 
имеет порядковые номера 1-118, опись за 2001 г. - 119-128, за 2002 
г.  -  129-141  и  т.д.;  порядковая  нумерация  дел  является  уче тным 
архивным номером (единицей хранения) дела (доку мента); 
- 
в опись за с оответствующий год вносятся сначала дела, п о-
том  документы  выделенного  хранения;  дела  располагаю тся  в  по-
следовательности, предусмотренной номенклату рой дел, докуме н-
ты  выделенного  х ранения  -  в  пос ледовательнос ти  учетных  ном е-
ров;  
- 
в  графе  2  описи  гриф  конфиденциальнос ти  проставляется 
аббревиатурой; 
- 
если дело сос тоит из нескольких  томов,  то каждый  том вно-
сится  в  опись  под  самос тоятельным  порядковым  номером.  При 
этом  заголовок  первого  тома  пишется  полнос тью,  по  ос тальным 
томам в этой графе пишется: 'То же, т.  
" с прос тавлением но-
мера тома; на каждом новом  
лис те  описи,  ес ли  он  начинается  с  записи  второго  или  после-
дующих томов, заголовок воспроизводитс я полнос тью;  
- 
перех одящие дела включаются в раздел опис и по году их за-
ведения, в последующие разделы описи вносятся индексы  и заго-
ловки этих дел, но без присвоения порядкового номера, а в гр афе 
"Примечание"  делается отметка: "см. ед. хр. № " с проставлением 
порядкового  номера,  присвоенного  делу  при  его  включении  в 
опись; 
- 
в графе 4 указывается фактическое количество листов дела, 
оставшееся  в  нем  после  изъятия  документов  (если  такие  изъятия 
осуществлялись).  
На дела  и документы выделенного хранения, подлежащие п е-
редаче  в  государс твенный  архив,  опись  составляется  в  четырех  
экземплярах.  Эта  опись  дополнительно  у тверждается  протоколом 
экспертно-проверочной комиссии госархива. На дела и документы, 
не  подлежащие  передаче  в  госарх ив,  опись  сос тавляется  в  двух 
www.kodges.ru

экземплярах, если дела и документы передаются в архив предпр и-
ятия, или в одном экземпляре, ес ли не пере даются. При передаче 
дел и документов в госархив или архив предпри ятия в подразделе-
нии  конфиденциального  д елопроизводства  ос тается  один  экземп-
ляр опис и с подписью сотрудника архива за получение вклю ченных  
в  опись  дел  и  документов,  ос тальные  экземпляры  перед аются  в 
архив.  
На  обложке дел и документов выделенного хранения  прос тав-
ляются номера фонда, описи и единицы хранения.  
В номенклатуре дел в графе  9 прос тавляется архивный шифр 
включенных  в опись дел (номер  фонда,  опис и, единицы хранения 
(порядкового номера по описи), в журнале учета документов выд е-
ленного  хранения  в  графе  14  -  номер  экземпляра,  а  в  графе  15  - 
архивный шифр документа. 
 
8.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ И 
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ УНИЧТОЖЕНИЯ 
 
После утверждения описи дел и документов пос тоянного срока 
хранения сос тавляется акт о выделении дел и документов за соо т-
ветствующий период к уничтожению. В акт включаются отобранные 
ПДЭК для уничтожения дела, отдельные документы из дел и док у-
менты  выделенного  хранения.  Гриф  конфиденциальнос ти  акта 
должен  соответс твовать  совокупной  с тепени  конфиденциальнос ти 
сведений, содержащихся в заголовках дел и документов. Если эти 
сведения  не  являются  конфиденциальными,  то  гриф  акту  не  при-
сваивается. При наличии грифа акт реги стрируется в журнале уче-
та изданных документов.  
Акт может иметь с ледующую форму. 
 
Наименование предприятия  
 
 
УТВЕРЖДАЮ 
Наименование должно-
сти 
руководителя предпри-
ятия 
_____________________
___ 
(подпись, инициалы, фамилия, 
дата) 
 
АКТ 
00.00.0000 № _______ 
___________________  
(место составления) 
www.kodges.ru

о выделении к уничтожению  
конфиденциальных дел и 
документов 
 
№
 
п/п 
Индекс 
(номер) дела 
или номер 
документа и 
гриф конфи-
денциальности 
За-
головок 
дела или 
докумен-
та 
Год 
дела или 
докумен-
та 
Номе-
ра экземп-
ляров до-
кумента 
Коли-
чество 
листов в 
деле или в 
экземпляре 
документа 
Срок 
хранения 
и номера 
статей по 
перечню 
П
риме-
чание 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
 
Примеры заполнения 
 
1 
03-
ИСК 
Пере-
писка о 
поставке 
сырья 
1
996 
- 
1
42 
3 г., ст. 
48 
2 
35K 
(Из дела 
11-
04К) 
Пись-
мо о за-
ключении 
договора 
1
996 
3 
2 
3 г., ст. 
19 
3 
140К 
Инст-
рукция о 
порядке 
хранения 
готовой 
продукции 
1
996 
1
 - 12 
1
6 
До за-
мены но-
вой, ЭК 
Всего подлежит уничтожению ____________ дел и документов  
(прописью) 
___________________________ 
(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего акт) 
 
Одобрено   
Протокол ПДЭК  
от _____№ ________ 
 
Председатель ПДЭК 
_________________________  
(подпись, инициалы» фамилия, дата) 
 
Включенные в акт дела и документы сверены с записями в пр о-
токоле ПДЭК, акте и учетных формах 
_______________________________.  
_______________________________.  
(подписи, инициалы, фамилии, дата) 
 
Дела и документы полнос тью уничтожены путем 
www.kodges.ru

________________ 
_______________________________.  
_______________________________.  
(подписи, инициалы, фамилии, дата) 
 
Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел,  
журнале учета документов выделенного хранения и в описях док у-
ментов дел произведены.  
_________________________ ______.  
(подписи, инициалы, фамилии, дата) 
 
Часть документов выделенного хранения (лишние экземпляры, 
справочно-информационные,  присланные  для  сведения,  отмене н-
ные),  журналы  (картотеки)  учета  конфиденциальных  носителей, 
изданных  документов,  поступивш их  пакетов  и  документов  могу т 
включаться  в  данный  акт  или  унич тожаться  без  рассмотрения 
ПДЭК  по  мере  ис течения  сроков  хранения  по  акту  аналогичной 
формы (с исключением данных, относящихся к делам)  без ссылки 
на протокол ПДЭК и без подписи ее председателя. 
Каждое  дело,  каждый  документ  и  учетный  журнал  (картотека) 
вносятся в акт отдельной позицией и должны соответс твовать да н-
ным о них, зафиксированным в протоколе ПДЭК и учетных формах. 
Если дело состоит из нескольких томов,  то каждый из них включ а-
ется  в  акт  отдельной  позицией,  а  в  графе  3  вмес то  второго  и  по-
следующих томов пишется:  
"То  же,  т.____",  с  добавлением  номера  тома.  При  внесении  в 
акт дел,  
из которых перед уничтожением были изъяты  отдельные док у-
менты, в графе  6 указывается  оставшееся в деле количество  лис-
тов. 
Перед  уничтожением  включенных  в  акт  дел,  документов  и 
учетных  журналов  (картотек)  проверяется  соответс твие  данных  
акта записям в протоколе ПДЭК, номенклатуре дел, журнале учета 
документов выделенного хранения, на обложках и в заверительных  
лис тах дел и документов выделенного хранения, в описях докумен-
тов дела (по документам, изъятым из дела). Лис ты  и учетные ка р-
точки  просчитываются,  сложенные  документы  разворачиваю тся. 
Соответс твие данных заверяется в акте подписями проверявших. 
Уничтожение  дел,  документов  и  учетных  журналов  (картотек) 
должно производиться пу тем сжигания или с помощью бумагорез а-
тельной  машины.  При  уничтожении  документов  вне  территории 
предприятия  дос тавка  их  к  месту  уничтожения  производится  на 
служебном  транспорте  и принимаются меры, исключающие доступ 
к документам пос торонних лиц. 
www.kodges.ru

После уничтожения производятся  отметки об уничтожении дел 
и учетных журналов  (картотек) в графе 9  номенклатуры  дел,  доку-
ментов выделенного хранения в графах 12-13 журнала учета доку-
ментов выделенного хранения. Отметки об уничтожении отдельных  
документов  из  дел  проставляются  в  описях  документов  дел.  Вме-
сто  у ничтоженных  документов  в  дела  помещаются  справки-
замес тители.  
Сос тавление акта о  выделении к уничтожению дел  и докуме н-
тов и прос тавление в учетных  формах отметок об  их уничтожении 
осуществляются  сотрудником  подразделения  конфиденциального 
делопроизводства. В проверке правильнос ти включения в акт дел и 
документов и в их физическом уничтожении, кроме этого сотрудни-
ка, должен учас твовать второй сотрудник (см. главу 2).  
www.kodges.ru

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: