Іс қағаздарының номенклатурасы, құжаттарды мұрағатқа

 
201
5.7.1. Іс қағаздарының номенклатурасы 
 
Кез келген ұйымның күнделікті қызмет барысында түрлі құжаттар 
түзіледі. 
Олар: 
бұйрықтар, 
келісім-шарттар, 
бағдарламалар, 
жоспарлар,  жұмсалатын  қаржы  сметасы,  есеп  берулер  жəне  т.б. 
Мұнымен  қоса  əрқилы  іскерлік  байланыстар  бойынша  өзге 
ұйымдардан  да  құжаттар  келіп  түсіп  жатады.  Уақыт  өткен  сайын 
олардың  қатары  көбейіп,  көлемі  ұлғая  беретіндіктен  қажетті 
құжаттарды  іздеп  табу  ісі  де  күрделене  түседі.  Тіпті  бірте-бірте  ол 
проблемаға айналады.  
Құжат  ұйымда  түзіліп  немесе  бір  жақтан  келіп  түскеннен  кейін, 
бұл  фактіні  тіркеуге  алу  қажеттігі  туады.  Өйткені  тіркеу  осындай 
құжаттың бар екендігін немесе болғандығын дəлелдеу үшін керек. Бұл 
операция  құжат  жайлы  тиісті  мəліметтерді  жазу  жəне  оған  тіркеу 
нөмірін  беру  арқылы  жүзеге  асырылады.  Құжаттың  тіркеуге  алынуын 
қамтамасыз  ететін  жұмыс  техникасы  классификациялау  жəне 
индекстеу  процестерін  қамтиды.  Классификациялау  мен  индекстеу 
құжаттарды 
тиісінше 
салаларға 
бөліп, 
топтастыруға 
жəне 
маңыздыларын  айқындауға  мүмкіндік  береді.  Бұл  жəне  барлық  құжат 
кешенінің  логикалық  құрылымдарын  өзіндік  ерекшеліктеріне  қарай 
реттеуге, анықтамаларды дұрыс пайдалануға көмек береді. 
Ұйымда  жасалған  жəне  сырттан  алынған  құжаттардың 
құндылықтары  біркелкі  болмайды.  Бір  құжаттар  бар,  тұрақты  түрде 
жəне ұзақ уақыт қолданыстан түспейді, енді бір құжаттар бар, аз ғана 
уақыт қолданылғаннан кейін қажеттілігі біртіндеп азая бастайды. Яғни 
қысқа  ғана  уақыт  пайдаланылады.  Егер  құжаттарға  уақтылы 
сараптама  жүргізіліп,  құндылығы  аз  ақпараттарды  жоюға  бөліп 
отырмаса,  онда  ұйымда  көп  ұзамай  қосымша  қаржылық  жəне 
материалдық 
шығындарды 
қажет 
ететін 
үлкен 
мұрағаттық 
материалдар  жиналып  қалады.  Бірақ  қолда  құжаттарды  іріктеу  ісін 
жүргізуге  негіз  болатын  нормативтік  құжаттар  болуға  тиіс.  Өйткені 
құжаттарды  заңсыз  түрде  жою  –  қылмыс.  Ең  соңында  ұйым  жұмыс 
барысында  түзілген  құжаттар  мен  істердің  жоғалып  кетпеуі  үшін 
олардың тиісті есебін жүргізіп отыруы қажет. 
Бұның  барлығы  да  жоғарыда  аталған  проблемаларды 
болдырмас  үшін  əмбебап  нормативтік  құжат  қажет  екенін  аңғартады. 
Міне, осы құжаттың аты істер номенклатурасы деп аталады. Қазақстан 
Республикасының СТ 1037-2001 « Іс қағаздарын жүргізу жəне мұрағат 
ісі.  Терминдер  мен  анықтамалар»  деп  аталатын  Мемлекеттік 
стандартында былай деп көрсетілген: «Істер номенклатурасы: ұйымда 
пайда  болған,  сақталу  мерзімдері  көрсетіліп,  белгіленген  тəртіпте 
ресімделген 
істер 
атауларының 
жүйеленген 
тізбесі». 
Істер 
номенклатурасы 
істердің 
классификациялануын, 
индекстелуін, 
жүйеленуін  жəне  сақталу  мерзімдерін  ресми  бекітеді,  сондай-ақ  ол 
алғашқы есепке алу құжаты болып табылады. 

 
202
Құжаттардың  ақпараттық  мəні  оларды  бірнеше  топқа  бөлуге 
мүмкіндік 
береді. 
Бүкіл 
ұйымның, 
сондай-ақ 
құрылымдық 
бөлімшелердің  негізгі  қызметін  көрсететін  ақпараттары  бар  құжаттар 
(басшылық,  жоспарлау,  қаржыландыру,  өндіріс,  маркетинг,  бақылау 
жəне т.б.) неғұрлым бағалы құжаттар болып есептеледі. 
Тағы  бір  құжаттар  бар,  олар  көмекші,  қосалқы  сипатта  болып 
келеді.  Бұл  топтағы  құжаттардың  басым  көпшілігі  оперативтік, 
бухгалтерлік  есеп  беру  жəне  есеп-қисап,  өндірістің,  құрылыстың, 
жөндеу  жұмыстарының,  жабдықтаудың  екінші  дəрежелі  мəселелері, 
əкімшілік-шаруашылық  істеріне  қатысты  кейбір  мəселелер  қамтылған 
құжаттар. Бұлар уақытша анықтамалық мəнге ие. 
Жеке  құрам  бойынша  құжаттар  өз  алдына  дербес  бір  топты 
құрайды.  Олар  қызметкерлер  мен  сырт  мекемелердің  қызмет 
фактілерін, жұмыс стажын, еңбекақы мөлшерін, зейнетақы көлемін, оқу 
орындарына 
қатыстылықты 
т.б. 
куəландыру 
туралы 
жеке 
сұраныстарын орындау үшін қажет. Бұл құжаттардың қамтитын уақыты 
шамамен бір ұрпақтың өмірі ұзақтығымен пара-пар болады. 
Құжаттар орындалғаннан кейін іске топтастырылады (тігіледі). 
 
Іс  –  мекеме  қызметінің  белгілі  бір  мəселесіне  арналған  жəне 
тиісті  тақырыбы  бар  жеке  мұқабалы  папкаға  тігілген  құжаттардың 
жиынтығы  (мысалы,  басқаруға,  жоспарлауға,  қызмет  көрсетуге, 
жабдықтауға, кадрға, өткізуге жəне т.б. жататын құжаттар).  
 
Құжаттарды  кейіннен  істен  жылдам  тауып  алу  жəне  оларды 
басқару  мақсаты  үшін  тез  пайдалану  үшін  істердің  болжамды 
тақырыптарының  тізімі  жасалады.  Ол  іс  номенклатурасы    деп 
аталады.  Іс  номенклатурасы  іс  қағаздарын  жүргізудің  бірыңғай 
мемлекеттік  жүйесінде  жазылған  ережеге  сəйкес  жасалады. 
Нəтижесінде,  құжаттар  орындалғаннан  кейін  ол  үшін  алдын-ала 
номенклатурада көзделген іске тігіледі. 
 
Іс  номенклатурасының  екі  түрі  бар  –  типтік  номенклатура  жəне 
нақты іс номенклатурасы. 
 
Типтік  іс  номенклатурасы  қызметі  біртектес  мекемелер  үшін  іс 
атауларының 
тізімін 
белгілейді. 
Типтік 
номенклатураларды 
ведомостволар  көп  жылдық  құжат  ағынын  талдау  негізінде  өзіне 
қарасты  ведомостволар  үшін  жасайды.  Мысалы,  Білім  министрлігі 
ЖОО-на  типтік  номенклатуралар  жасап,  жібереді.  Типтік  іс 
номенклатурасы нақты іс номенклатурасын жасау үшін ақпараттар көзі 
болып табылады. 
 
Нақты  іс  номенклатурасы  нақты  бір  кəсіпорынның  немесе 
мекеменің  іскерлік  қызметінің  нəтижесінде  пайда  болатын  іс 
атауларының тізімі. 
 
Нақты іс номенклатурасын жасаумен кəсіпорынның іс қағаздарын 
жүргізу қызметі айналысады. Номенклатура: 
 
- қызмет барысында құралған құжаттарды зерттеу негізінде; 

 
203
 
-  мекеме  қарайтын  ведомостводағы  типтік  номенклатурада 
ұсынылған бөлімдер негізінде жасалады.  
 
Алдымен 
құрылымдық 
бөлімшелердің 
номенклатурасы 
жасалады, мұнда істің атаулары ғана тізілмейді, сонымен бірге оларды 
мұрағатта  сақтау  мерзімі  де  белгіленеді,  содан  кейін  кəсіпорын 
кеңсесінің басшысы жиынтық іс номенклатурасын жасайды. Мекеменің 
жиынтық  іс  номенклатурасы  бекітілгеннен  кейін  бұл  құжат 
кəсіпорынның  барлық  бөлімшесіне  жіберіледі  де  орындауға  міндетті 
құжатқа  жатады.  Іс  номенклатурасынан  тыс  іс  жүргізуге  жол 
берілмейді.  
 
Жоғары  оқу  орындары  үшін  типтік  номенклатураның  үлгісі 
қосымшада келтірілген.  
 
Бір  іске  тақырыптарына  сəйкес  бір  түрлі  құжаттар  тігіледі, 
мысалы: 
 
● мекеменің негізгі қызмет бойынша бұйрықтары; 
 
● мекеменің əкімшілік-шаруашылық қызметі туралы бұйрықтары; 
 
● бір іске əртүрлі құжаттар тігілуі де мүмкін, мысалы, 
 
● актілер, іс қағаздарының жай-күйін тексеру анықтамалары жəне 
іс қағаздарын ұйымдастыру жөнінде жазысқан хаттар немесе 
 
●  сот  органдарына  жəне  милицияға  қылмыстық  жəне  азаматтық 
істер  бойынша  берілетін  актілер,  баяндау  жазбалар,  анықтамалар, 
мінездемелер, т.б. 
Құжаттардың  негізгі  үш  тобын  айқындай  отырып,  енді  оларды 
классификациялау 
мəселесіне 
көшейік. 
Құжаттарды 
классификациялау  дегеніміз  –  бұл  оларды  ұқсастықтары  мен 
айырмашылық  белгілеріне  қарай  бөлу  деген  сөз.  Классификациялау 
жұмысы  істерді  (файлдарды)  топтау  үшін  жүргізіледі.  Топтау  – 
құжаттарды  іздеп  табуды  жеңілдету,  олардың  сəйкестендірілуін 
қамтамасыз  ету,  маңыздылық  деңгейін  белгілеу  жəне  осы  негізде 
сақтау  мерзімін  айқындау,  сондай-ақ  құжаттың  қол  жеткізілуі  мен 
ақпаратының 
қауіпсізділігі 
статусын 
тіркеу 
үшін 
қажет. 
Классификациялау  ісі  жалпыдан  жекеге  қарай  жүргізіледі.  Бұл  жұмыс 
құжаттардың  жалпы  кешеніне  тəн  негізгі  ерекшеліктері  бойынша 
бөлуден  басталып,  жекелеген,  ең  ұсақ  топтарға  тəн  белгілерге  қарай 
бөлумен аяқталады. 
Классификациялаудың  бірнеше  негізгі  белгілерін  бөліп  атауға 
болады. 
Құрылымдық белгі – бұл құжаттардың құрылымдық бөлімшелерге 
қатыстылығы  тұрғысынан  топтау  кезінде  пайдаланылады.  Мəселен, 
«басшылық», 
«жоспарлау-қаржы 
бөлімі», 
«маркетинг 
бөлімі», 
«кадрлар  жұмысы  бөлімі».  Құрылымдар  негізі  ретінде  ұйымның 
штаттық кестесін алуға болады. 
Егер  ұйымда  құрылымдық  бөліну  жоқ  болса,  онда  салалық, 
функционалдық,  тақырыптық  немесе  пəндік-мəселелік  белгілер 
қолданылады.  Яғни  істер  қызмет  бағыттары  мен  функциялары 

 
204
бойынша, тақырыптар немесе құжаттар қамтитын мəселелер бойынша 
топтастырылады. 
Істерді  топтастырудың  номиналдық  (түрлік)  белгісі  құжаттардың 
қандай 
түрге 
жататындығына 
қарай 
топтастырылған 
кезде 
қолданылады.  Көптеген  функциялар  мен  қызмет  бағыттары  қатаң 
түрде  белгіленген  құжат  түрлері  бойынша  құжаттау  арқылы 
ресімделеді.  Бұлар:  жарғылар,  ережелер,  қаулылар,  бұйрықтар, 
өкімдер,хаттамалар,  стенограммалар,  штат  кестелері,  жоспарлар, 
есеп берулер, ақпараттар, қызмет бабындағы хаттар т.б.  
Классификациялаудың  авторлық  белгісі  істерді  бір  авторға  – 
ұйымға,  заңды  немесе  жеке  тұлғаға  қатыстылығы  тұрғысынан 
топтастырған кезде пайдаланылады. 
Классификациялаудың  корреспонденттік  белгісі  істерді  қызмет 
бабы  бойынша  қатынас  хаттар,  қатынас  қағаздар  алмасатын 
ұйымдардың  немесе  тұлғалардың  аттарына  орай  топтастыру  кезінде 
қолданылады. 
Географиялық  белгі  арқылы  істерді  авторлармен,  ақпараттың 
немесе  құжаттың  мазмұнымен  байланысты  белгілі  бір  территориялар 
бойынша топтастырады.  
Хронологиялық  белгі  –  істерді  уақыт  кезеңдеріне  сəйкес 
топтастырады.  Мəселен,  жылдық  жұмыс  жоспары,  тоқсандық  жұмыс 
жоспары, айлық жұмыс жоспары. 
Кейде  істерді  топтастыру  кезінде  өзге  де  белгілер:  құжаттардың 
түпнұсқалылығы  немесе  көшірмелілігі,  құжаттардың  əзірленген  тілі 
(шет  тілдер)  пайдаланылуы  мүмкін.  Бұл  белгілер  жоғарыда  аталған 
белгілерден гөрі едəуір сирек қолданылады. 
Классификациялаудың  негізгі  принциптерін  анықтап  алғаннан 
кейін,  істер  номенклатурасының  өзін  жасауға  кірісеміз.  Істердің 
жиынтық  номенклатурасы  құжаттамалық  қамтамасыз  ету  қызметі 
тарапынан  немесе  осы  міндет  ресми  түрде  жүктелген  лауазымды 
тұлға  тарапынан  əзірленеді.  Ұйым  басшысы  əрбір  құрылымдық 
бөлімшеге  өкімдік  құжат  арқылы  шартты  белгі  (цифрлық,  əріптік 
немесе  əрі  цифрық  əрі  əріптік  аралас  белгі)  тағайындайды.  Мəселен, 
01  –  басшылық,  02  –  жалпы  бөлім,  03  –  жоспарлау-экономика  бөлімі 
т.б.  Əрбір  іске  де  осылайша  олардың  индекстері  белгіленеді. 
Индекстер  істердің  жəне  құрылымдық  бөлімшелердің  реттік 
нөмірлерінен тұрады. Мысалы, 01-05. Істердің индекстері мекеменің іс 
қағаздарын  жүргізу  қызметіндегі  құжаттарды  ұйымдастыру  жүйесін 
бекітеді. 
Номенклатураға  құжатталатын  бүкіл  жұмыс  бағыттарына  тəн 
істердің 
аттары 
ендіріледі. 
Бұған 
ақпараттық-анықтамалық 
картотекалар,  тіркеу  картотекалары  мен  бақылау  картотекалары  да 
қамтылады. Жыл бойы шешілмеген мəселелерге байланысты істердің 
тақырыптары  ауыспалы  сипатқа  ие  болады  да,  ол  сол  индекспен 

 
205
келесі  жылдың  істер  номенклатурасына  ендіріледі.  Номенклатураға 
баспа басылымдарының тақырыптары ендірілмейді.  
Істер номенклатурасын жасаудағы жұмыстың аса маңызды бөлігі 
тақырып əзірлеу болып табылады. Тақырыпта іске енген құжаттардың 
құрамы  мен  мазмұны  қысқа  да  нұсқа  сипатталуы  керек.  «Əр  түрлі 
құжаттар», «кіріс құжаттары», «қызмет бабындағы қатынас қағаздары» 
деген сияқты нақтылығы жоқ жалпылама тақырыптар қоюға болмайды. 
Өйткені  мұндай  атаулардан  кейін  істердің  сақталу  мерзімдерін 
айқындау мүмкін болмай қалады.  
Істердің  тақырыптарын  жеке  карточкаларға  жазған  ыңғайлы, 
өйткені  олар  жүйелеуге,  редакциялауға  жəне  мұнан  кейін 
номенклатураға  енгізуге  қолайлы.  Тақырыпта  ең  алдымен  құжаттың 
түрі: бұйрық па, хаттама ма немесе қызмет бабындағы қатынас қағазы 
ма, сол көрсетіледі. Мұнан соң – автор (ұйым атауы) жəне істің жалпы 
мазмұны  (тақырып),  корреспондент  жазылады.  Бірқатар  жағдайларда 
айрықша  маңызды  құжаттары  бар  істер  үшін  тақырыптан  кейін 
олардың  түпнұсқалылығы  немесе  көшірмелілігі  туралы  мəлімет 
беріледі. 
Мəселен,  «Арқау»  акционерлік  қоғамының  жұмыс  жоспары. 
Көшірме»  немесе  «Арқау»  акционерлік  қоғамының  негізгі  қызметі 
бойынша бұйрықтар. Түпнұсқалары».   
Жеке  істердің  жəне  басқа  да  бір  ғана  тақырыпқа  жəне  бір  ғана 
нақты мəселеге байланысты құжаттарды қамтитын істерге қойылатын 
тақырыпқа «іс» (дело) деген термин қоса қолданылады. 
Бір ғана мəселе бойынша түзілген, бірақ іс қағаздарын жүргізуге 
байланысты  бірнеше  мəселелерге  қатысты  құжаттар  жиынтығын 
қамтитын істердің тақырыбына «құжаттар» термині қосылады, тақырып 
астынан  тік  жақшаға  алынып,  олардың  негізгі  түрлері  көрсетіледі. 
Мəселен,  «Қызмет  көрсету  түрлері  мен  материалдарды  мемлекеттік 
алдын-ала сатып алу бойынша ашық конкурс ұйымдастыру жəне оны 
өткізу  жөніндегі  құжаттар  (хаттамалар,  конкурстық  тапсырыстар, 
анықтамалар, қатынас қағаздары).  
«Құжаттар»  термині  қандай  да  бір  іске  қосымша  тіркелген 
құжаттары  бар  істердің  тақырыптарында  да  қолданылады.  Мысалы, 
«Арқау»  акционерлік  қоғамы  басқармасының  мəжіліс  хаттамасына 
қосымша құжаттар». 
Əр түрлі бағытта жұмыс жүргізуші ұйымдармен жазысқан қатынас 
қағаздарынан  тұратын  істердің  тақырыптары  жалпылама  көрсетіледі. 
Мəселен,  «Жабдықтар  жеткізу  жөнінде  акционерлік  қоғамдармен 
жазысқан  қатынас  қағаздары».  Егер  қатынас  қағаздары  бір  ғана 
корреспондент  арқылы  жүргізілген  болса,  ол  тақырыпта  нақты 
көрсетіледі.   
Істер  номенклатурасын  жасауда  жиі  орын  алатын  қателерге 
тоқталып өту лазым.  

 
206
Ең негізгі талап – тұрақты сақталатын жəне уақытша сақталатын 
істерді  өз  алдарына  жеке-жеке  топтау.  Бұл  құжаттар  құндылығына 
сараптама  жасауды,  сақтауға  немесе  жоюға  іріктеуді  едəуір 
жеңілдетеді.  Істер  номенклатурасын  жобалау  кезінде  жылдық, 
тоқсандық  жəне  айлық  жұмыс  жоспарларын  қамтитын  істердің 
тақырыптарын  өз  алдарына  жеке-жеке  қарастыру  керек.  Оперативті 
есеп  берулер  жайы  жылдық  жұмыс  жоспарының  жағдайымен  сəйкес. 
Бұйрықтарды  бірнеше  іс  тақырыптарына  бөлу  керек:  негізгі  қызмет 
бойынша;  іссапарлар  бойынша;  əкімшілік-шаруашылық  мəселелері 
бойынша; жеке құрам бойынша. Өйткені бұлардың сақталу мерзімдері 
əртүрлі.  Бұйрықтардың  шығуына  негіз  болған  баяндау  хаттар, 
түсініктемелік  хаттар,  өтініштер  мен  өзге  де  құжаттар  үшін  жеке-жеке 
тақырыптар беру қажет. 
Іс 
тақырыптарын 
əзірлеп 
болған 
соң, 
енді 
оларды 
номенклатураға  жүйелеп  енгізуді  бастаймыз.  Дұрыс  əзірленген  схема 
тұрақты  сақталатын  жəне  уақытша  сақталатын  істердің  тізбелерін  де 
дұрыс  əзірлеуге  көмектеседі.  Егер  ұйымда  құрылым  анық  болмаса, 
істер  құрылымдық  бөлімшелер  бойынша  немесе  қызмет  бағыттары 
бойынша 
орналастырылады. 
Тақырыптарды 
тараулар 
ішіне 
орналастыру тəртібі құжаттардың маңыздылығына жəне олардың бір-
бірімен  өзара  байланыстылығына  қарай  реттеледі.  Ең  алдымен 
ұйымдық-өкімдік  құжаттар:  жарғылар  немесе  ұйым  жəне  оның 
құрылымдық  бөлімшелері  туралы  құжаттар  орналасады;  мұнан  соң 
жоғарыда  тұрған  мекеменің  нормативтік-өкімдік  құжаттары  келеді; 
бұдан  кейін  –  сол  ұйымның  өз  бұйрықтары  мен  кеңесші  органдар 
хаттамалары  салынады.  Өкімдік  құжаттардың  жобалары  жəне  оны 
əзірлеуге  қатысты  басқа  да  құжаттар,  бұйрықтарға  негіз  болатын 
құжаттар тиісінше негізгі істерден кейін орналасады. Мұнан əрі жоспар 
бағытындағы  құжаттар  мынадай  кезекпен  орналасады:  даму 
тұжырымдамасы; перспективалық (ұзақ жылдарға арналған); жылдық, 
тоқсандық  жəне  оперативті  құжаттар.  Осы  схемаға  сəйкес  бұлардан 
кейін  есеп  беру  құжаттары  салынған  істердің  тақырыптары  тұрады. 
Есеп  беру  құжаттарынан  соң  тақырыбында  «құжаттар»  деген  термині 
бар, қызметтің əртүрлі мəселелерін қамтитын істер келеді. Сонан кейін 
ақпараттық-анықтамалық құжаттар: жоғарғы мекемелерге бағытталған 
анықтамалар  мен  ақпараттар;  қызмет  бабындағы  қатынас  қағаздары, 
ведомствоға қарасты ұйымдармен жəне өзге де ұйымдармен жазысқан 
қатынас  хаттар  салынған  істердің  тақырыптары  қойылады.  Соңында 
тіркеу-есепке  алу  формалары  (журналдар,  картотекалар)  бір  бөлім 
ретінде  беріледі.  Бухгалтерлік  құжаттарды  жүйелеу  схемасы  мұнан 
бұрынғы нөмірде берілгендіктен, оны қайталап жатпаймыз. 
Істер  номенклатурасын  жасаудың  келесі  кезеңі  –  құжаттардың 
сақталу  мерзімдерін  анықтау.  Сақтау  мерзімін  анықтау  ең  маңызды  
жұмыс  түрлерінің  бірі.  Құжат  сақталуы  мен  сақтау  мерзімі  өткен 
құжаттарды жоюдың заңдылығы осы «анықтауға» тікелей байланысты. 

 
207
Сақтау  мерзімін  анықтау  үшін  бірнеше  нормативтік  құжаттар  қажет 
болады.  Бұлар:  Қазақстан  Республикасы  Мəдениет,  ақпарат  жəне 
спорт министрлігі 2005 жылы 18 шілдеде № 202 бұйрығымен бекіткен 

жүктеу/скачать 1,32 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: