База данных в СУБД ACCESS – это файл, который служит для хранения данных об объектах в базе. Эта СУБД позволяет создавать и использовать объекты семи различных типов:
Таблицы – основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).
Запросы – служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.
Формы – средство отображения данных на экране и управление ими (своего рода бланк, который удобно заполнять для ввода данных в базу). Программа связывает введенные в форму данные с таблицей и хранит их в таблице.
Отчеты – предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).
Страницы (доступа к данным) – осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных MS Access. Страницы доступа, созданные средствами MS Access, позволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.
Макросы – для автоматизации повторяющихся операций при работе с системой управления базами данных. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД.
Модули – для создания новых функций путем программирования. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications, для реализации нестандартных функциональных возможностей, удовлетворения специфических требований заказчика, повышения быстродействия системы управления, а также уровня ее защищенности.