Библиотека журнала «Управление персоналом»

производить  с  помощью  средств  вычислительной  техники  неп о-
средственно при изготов лении конкретного документа.  
Гербовые и прос тые бланки могут иметь два основных  форм а-
та - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) и два варианта располож е-
ния реквизитов  на них  - угловой  и продольный. Допускается  также 
использование  бланков  форматов  A3  (297x420  мм)  и  А6  (105x148 
мм).  Бланки  следует  изготавливать  на  белой  бумаге  или  бумаге 
светлых тонов.  
На всех видах гербовых бланков в зависимос ти от учредитель-
ных  документов  организации  воспроизводятся  реквизиты  1  или  2. 
При этом Реквизит 3 (при его наличии) не воспроизводится.  
На  всех  видах  прос тых  бланков  воспроизводится  реквизит  3 
(при наличии). 
Кроме того, на гербовых и простых бланках воспроизводятся:   
- 
на общем бланке  - реквизит 6;  
- 
на бланке письма  - реквизиты 4, 6, 7 и при необходимости ог-
раничительные отметки для верхних границ зон расположения рек-
визитов 9, 10,11,13,15,29;  
- 
на бланке конкретного вида документа, кроме письма,  - рекви-
зиты  5, 6, 8,  12  и ограничительные отметки для границ зон расп о-
ложения реквизитов 9,10,12,15,29.  
На  бланках  организаций  субъектов  Российско й  Федерации, 
имеющих  наряду  с  русским  языком  в  качес тве  государс твенного 
национальный  язык,  реквизиты  6,  7,12  воспроизводятся  на  двух 
языках:  русском  и  национальном,  на  одном  уровне  продольного 
варианта. 
Реквизиты 1,2,3 должны быть расположены над серединой рек-
визита 6. Реквизит 6 допускается располагать на уровне реквизита 
3. 
Реквизиты 6, 7, 8, 12, ограничительные отметки для реквизитов 
9,  10,  11  в  пределах  границ  зон  расположения  реквизитов  разм е-
щаются или  центрованным способом, при котором начало и конец 
каждой  строки  реквизита  равно  удалены  от  границ  зоны  располо-
жения  реквизитов,  или  флаговым  способом,  при  котором  каждая 
строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения 
реквизитов.  
Размеры  полей  документа  должны  быть:  верхнего  -  не  менее 
15 мм, нижнего  - не менее 20 мм, левого - не менее 27,5 мм прав о-
го -  не менее 10 мм. Размеры левого поля иногда уменьшают,  но 
это приводит к  тому, что после подшивки документа в дело  текст, 
примыкающий к границе поля, или заш ивается, или с тановится н е-
удобным для чтения.  
Конфиденциальные  документы  печатаются,  как  правило,  на 
одной с тороне  лис та. При изготовлении документов на двух и б о-
www.kodges.ru

лее лис тах  второй и пос ледующие лис ты должны быть пронумер о-
ваны.  Номера  лис тов    прос тавляются  посредине  верхнего  поля 
лис та. 
Из  реквизитов, не входящих в  бланк документа, час ть  воспр о-
изводится  в  процессе  печатания  проектов  документов,  час ть  -  в 
процессе оформления проектов документов, час ть  - на стадии об-
работки изданных и пос тупивш их документов.  
При  оформлении реквизитов, включенных в бланк, и воспроиз-
водимых на стадии изготовления документов, должны соблюдаться 
следующие требования.  
Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива-
ния) воспроизводятся в соответствии с уставом организации. Эм б-
лема  пред ставляет  с обой  символическое  изображение,  отражаю-
щее направление деятельнос ти организации. На  бланках докумен-
тов  коммерческих  организаций  в  качес тве  эмблемы  обычно  вос-
производятся  обозначения,  отличающие  товары  и  услуги  одних  
юридических  лиц от  товаров  и других юридических  лиц.  Право  на 
товарный  знак  (знак  обс луживания)  установлено  Законом  "Об  ак-
ционерных  обществах",  порядок  использования  определен  Зако-
ном  "О  товарных  знаках,  знаках  обслуживания  и  наименованиях  
мест происхождения товаров".  
Код  организации  должен прос тавляться по Общероссийскому  
клас сификатору Предприятий и организаций (ОКПО).  
Код  формы  документа  прос тавляется  по  Общероссийскому  
клас сификатору управленческой документации (ОКУД). 
Наименование  организации  -  автора  документа  должно  пол-
ностью соответс твовать  наименованию,  закрепленному  в ее учр е-
дительных  документах  (уставе,  положении,  свидетельс тве  о  рег и-
страции). Если организация по учредительным документам имеет и 
сокращенное наименование, то оно помещается ниже полного. На-
именование  на  иностранном  языке  воспроизводится,  если  оно  за-
креплено в ус таве организации, и  располагается  ниже наименов а-
ния на русском языке.  
При  наличии  выш естоящей  организации  она  указывается  над 
наименованием данной организации в сокращенном, а при  его  о т-
сутствии - в полном виде. 
Наименование  филиала,  территориального  отделения,  пред-
ставительства,  с труктурного  подразделения  организации  указыв а-
ется в том слу чае, ес ли они являются автором документа, и расп о-
лагается ниже наименования организации.  
Справочные данные об организации включают; почтовый ад-
рес, номера  телефонов и другие сведения по усмотрению орган и-
зации  (номера  факсов,  телексов,  счетов  в  банке,  адрес  электро н-
ной почты и др.).  
www.kodges.ru

Наименование  вида  документа  должно  соответствовать  ви-
дам  документов,  предусмотренным  Унифицированной  сис темой 
организационно-распорядительной  документации.  В  письме  н а-
именование вида документа не указывается. 
Датой  документа  является  дата  его  подписания,  а  для  доку-
мента,  требующего  утверждения,  -  дата  у тверждения.  Дата  про-
ставляется  лицом,  подпис ывающим  (утверждающим)  документ. 
При подготовке проек та документа  может печататься  обозначение 
месяца и года. Если авторами документа являются несколько орг а-
низаций,  то датой документа является наиболее  поздняя дата  его 
подписания (у тверждения). При этом  если документ  подпис ывает-
ся, то проставляется только одна, наиболее поздняя дата подпис а-
ния, ес ли документ у тверждается,  то прос тавляются даты каждого 
утверждения.  Исключение  сос тавляют  протокол,  датой  которого 
является дата заседания, и акт, датой которого является дата со-
вершения дейс твия.  
Дата  документа  оформляется  арабскими  цифрами,  разделе н-
ными  двумя  разграничительными  точками,  в  следующей  послед о-
вательности:  день  месяца,  месяц,  год.  День  месяца  и  месяц  пр о-
ставляются двумя парами цифр. Если они выражаются однознак о-
вой  цифрой,  то перед ней с тавится 0. Год  обозначается четырьмя 
цифрами. В итоге дата может иметь следующие варианты обозн а-
чения: 07.10.2003, 12.08.2003, 03.01.2003,14.11.2003.  
Допускается  оформление  даты  в  пос ледовательнос ти,  пред у-
смотренной  международными  нормами:  год,  месяц,  день  месяца, 
например: 2003.05.25.  
В нормативных и финансовых документах обычно используется 
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 8 апреля 
2003 г. Дата документа  не должна отождес твляться с датами, пр о-
ставляемыми  при  визировании,  согласовании,  поступлении,  рас-
смотрении и при других с тадиях оформления и обработки докуме н-
та. 
Регистрационным  номером  документа  является  его  поряд-
ковый  цифровой  номер.  Регис трационным  номером  конфиденц и-
ального  доку мента  является  номер,  присвоенный  ему  по  журналу  
учета изданных документов, который  проставляется на документе 
на с тадии подготовки  его проекта. Регис трационный номер конфи-
денциального  документа  прос тавляется  на  документе,  на  первом 
лис те в определенном для него мес те, на  пос леднем  лис те в рек-
визите "Отметка об исполнителе", на ос тальные листах в середине 
нижнего  поля.  При  этом  на  всех  лис тах,  кроме  первого,  рядом  с  
номером  прос тавляется аббревиатурой гриф конфиденциаль нос ти 
документа,  например:  1СК  (строго  конфиденциально),  4  ДСП  (для 
служебного пользования) и др. На первом листе гриф конфиденц и-
www.kodges.ru

альнос ти рядом с номером не прос тавляется, поскольку содержи т-
ся в реквизите "Гриф ограничения дос тупа к документу". 
В  конфиденциальных  распорядительных  документах  (пос та-
новлениях,  приказах,  распоряжениях),  а  также  в  протоколах  рег и-
страционный  номер,  присвоенный  им  по  журналу  учета  изданных  
документов, на первом лис  те прос тавляется, как и на других  лис-
тах, кроме последнего, посредине нижнего поля, а на площади, о т-
веденной  под  реквизит  "Регистрационный  номер  документа",  пр о-
ставляется номер, присвоенный  им по соответствующему журналу  
учета изданных конфиденциальных распорядительных документов 
и протоколов (см. главу 4).  
Если  документ  составлен  несколькими  организациями,  то  его  
регис трационный номер состоит из регистрационных номеров каж-
дой  из  этих  организаций,  прос тавляемых  через  косую  черту  в  по-
рядке  указания  авторов  в  документе.  Такой  регистрационный  н о-
мер  прос тавляется  только  на  первом  листе документа,  на  ос таль-
ных указывается  номер, присвоенный по  мес ту печатания  проекта 
документа.  
Прос тавление  регис трационного  номера  и  грифа  конфиденц и-
альности  на всех  лис тах изданного конфиденциального документа 
необходимо  для  того,  чтобы  в  случаях,  когда  документ  по  каким-
либо причинам окажется разрозненным, можно было ус тановить по 
номеру  и  грифу  конфиденциальнос ти  принадлежнос ть  отдельных  
лис тов к определенному конфиденциальному  документу и  тем са-
мым предупредить с лучайное уничтожение  листов  или несанкци о-
нированное ознакомление в ними. 
Ссылка на  регистрационный  номер  и дату документа вклю-
чает регис трационный номер и дату документа, на который дается 
ответ. Этот реквизит переписывается из бланка инициативного д о-
кумента, пос тупившего на предприятие. Следует иметь в виду, что 
на  пос тупивший  конфиденциальный  документ  ответный  документ 
может  быть  либо  конфиденциальным  (с  совпадением  или  разн о-
стью  в  грифе  конфиденциальнос ти  я 
и
нициативным  документом), 
либо открытым,  точно  так же, как и  на по ступивший открытый д о-
кумент ответный документ  может быть открытым или конфиденци-
альным,  т.к.  гриф  конфиденциальности  определяется,  как  уже  от-
мечалось, степенью конфиденциальнос ти сведений, содержащих ся 
только  в  ответном  документе  независимо  от  пос тупившего.  Если 
ответ дается на конфиденциальный документ, то в ссылке на рег и-
страционный  номер  к  нему  аббревиатурой  добавляется  гриф  ко н-
фиденциальнос ти, например: На № 14 КТ от 12.04.2003.  
Место составления или издания документа  необходимо ука-
зывать только в тех случаях, когда затруднено его определение по 
реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об 
www.kodges.ru

организации". Мес то составления или издания должно указываться 
в  соответствии  с  принятым  админис тративно -территориальным 
делением, при этом сокращения могу т  быть  только общеприняты-
ми: г. (город), пос. (поселок) и др.  
Гриф ограничения доступа к документу включает: 
- 
гриф  конфиденциальнос ти  документа,  который  указывается 
полностью  (без  аббревиатур  и сокращений)  и  без кавычек, напр и-
мер: Конфиденциально, Строго конфиденциально, Для служебного 
пользования;  
- 
срок  конфиденциальности  документа  (прос тавляется  при  н е-
обходимос ти, по усмотрению предприятия, под грифом конфиде н-
циальнос ти); 
- 
пометку "Лично", прос тавляемую в с лучае необх одимос ти при 
адресовании  документа  должнос тному  лицу  ниже  реквизита  "Но-
мер экземпляра документа". 
Пометка "Лично" имеет двоякое содержательное значение: ук а-
зание на необходимос ть первоначального рассмотрения док умента 
лицом, которому он адресован (в этом значении пометка не имеет 
отношения  к  рифу  ограничения  доступа  к  документу,  может  про-
ставляться как на конфиденциальных,  так и  на  открытых док умен-
тах), и указание на возможность  работы с документом  или  его п о-
следующего  переадресования  только  лицом,  которому  он  адр есо-
ван,  что  является  составной  час тью  ограничения  доступа  к  доку-
менту. Для различения значений этой пометки в  первом названном 
значении  она  проставляется  под  адресатом  (в  скобках  без  кав ы-
чек),  во  втором  значении  -  над  адресатом  (без  скобок  и  кавычек).  
Во втором значении пометка прос тавляется и на пакете, в кото ром 
перес ылается  документ,  а  пакет  вскрывается  только  лицом,  кото-
рому он адресован.  
Номер  экземпляра  документа  прос тавляется  в  конфиденци-
альных документах в  целях  предотвращения или по меньшей мере 
своевременного обнаружения утраты экземпляра документа,  след-
ствием которой нередко является у течка содержащихся в нем кон-
фиденциальных сведений. Для этого нужно знать, сколько экзем п-
ляров было издано и как осуществляется движение каждого экзем-
пляра, где он находится на тот или другой период времени. Рекв и-
зит оформляется с ледующим образом. Экз. № (без кавычек) с пр о-
ставлением на каждом экземпляре его номе ра. Если документ под-
готовлен  в  одном  экземпляре,  то  проставляется:  Экз.  единс тве н-
ный. Реквизит помещается на первом  лис те ниже срока конфиде н-
циальнос ти,  а  при  отсутс твии  срока  конфиденциальности  -  под 
грифом конфиденциальности.  
Адресат  включает  указание  получателя  документа.  Адресата-
ми могу т  быть организации, их структурные подразделения, долж-
www.kodges.ru

нос тные  лица* Физические  лица применительно к конфиденциаль-
ным документам ад ресатами быть не должны, поскольку не могу т в 
силу  разных  причин  в  должной  мере  обеспечить  сохраннос ть  и 
конфиденциальность документов.  
При адресовании документа в другие организации обязательно 
указывается  в  именительном  падеже  наименование  орг анизации. 
Если  известно с труктурное подразделение  организации,  имеющее 
непос ред ственное  отношение  к  данному  документу,  то  оно  также 
указывается в именительном падеже, например:  
 
АООТ "Изумруд" 
Отдел снабжения 
 
При адресовании документа должностному лицу,  являющемуся 
одним из руководителей  организации, в дательном падеже указ ы-
вается  должность  с  включением  наименования  организации,  ин и-
циалы и фамилия, например: 
 
Председателю правления 
Российско-финско-шведского 
совмес тного предприятия  
"СОФИС" В.М. Бушуеву 
 
При  адресовании  документа  руководителю  подразделения  о р-
ганизации сначала в  именительном падеже указывается наим ено-
вание  организации, затем в дательном  падеже должность рук ово-
дителя  подразделения    с  включением  наименования  подразделе-
ния, его инициалы и фамилия, Например:  
 
Российско-финско-шведское 
совмес тное предприятие 
"СОФИС" 
Начальнику финансового 
отдела КМ. Столярову  
 
Если  извес тен  конкретный  сотрудник  подразделения,  неп о-
средственно  занимающийся  решением  содержащегося  в  докумен-
те вопроса,  то документ с ледует  адресовать ему. Должнос ть, ин и-
циалы  и  фамилия  сотрудника  указываются  в  дательном  падеже 
под названием структу рного подразделения, например:  
 
АОЗТ "Прогресс" 
Отдел маркетинга 
Старшему экономисту  
www.kodges.ru

АЛ. Иванову  
 
Если документ направляется в  несколько однородных (обычно 
подчиненных)  организаций,  то  они  указываются  обобщенно,  на-
пример:  
 
Директорам магазинов  
 
При адресовании документа разовым корреспондентам с лед у-
ет проставлять их почтовый адрес, поскольку сотрудник подразд е-
ления  конфи денциального  делопроизводства,  отправляющий  до-
кумент,  может  не  знать  почтового  адреса  получателя.  Элементы 
адреса указываются в пос ледовательнос ти, ус тановленной прав и-
лами  оказания услуг почтовой свя зи.  Почтовый адрес  не  прос тав-
ляется на документах, направляемых в  федер альные  органы вла-
сти и пос тоянным корреспондентам.  
В документе должно содержаться не более четырех адресатов. 
Слово "копия" перед вторым и последующими адрес атами не ук а-
зывается. 
При  большем  количес тве  адресатов  составляется  спис ок  рас-
сылки Документа, и на каждом экземпляре документа прос тавляе т-
ся  адресат,  которому  направляется  данный  экземпляр.  Такой  же 
порядок адресования должен  быть в с лучаях, когда каждый адр е-
сат не должен знать, кому еще направлен данный конфиденциаль-
ный документ. Все  адресаты, ес ли их  не более четырех, прос тав-
ляются на экземпляре, остающемся в орга низации. 
 
Внутренние  документы  адресуются  должнос тному  лицу,  при 
этом  если  документ  адресуется  одному  из  руководителей  орган и-
зации,  то  наименование  организации  может  указываться  кратко 
или не указываться вообще, например:  
 
Зам. генерального директора 
[общества]  
В.Е. Сидорову  
 
При  адрес овании  вну треннего  документа  руководителю  под-
разделения  организации  наименование  подразделения,  включа е-
мое в название должности, указывается полностью.  
Гриф утверждения  документа прос тавляется  на документах, 
предусмотренных нормативными актами. 
Документ у тверждается двумя способами, имеющими одинак о-
вую юридическую силу: должнос тным  лицом (должнос тными лиц а-
www.kodges.ru

ми)  или при необходимос ти дополнительных предписаний  и  разъ-
яснений  специаль но  издаваемым  распорядительным  документом 
(пос тановлением, приказом) либо протоколом. 
При  утверждении  документа  должностным  лицом  гриф  у тве р-
ждения  должен  с остоять  из  с лова  УТВЕРЖДАЮ  (без  кавычек  и 
двоеточия),  наименования  должнос ти  лица,  утверждающего  доку-
мент,  его  подписи,  инициалов,  фамилии  и  даты  утверждения,  н а-
пример:  
 
УТВЕРЖДАЮ 
Председатель Правления  
АОЗТ «Плас тмасса» 
Личная подпись И.И. Иванов  
05.04. 2007 
 
При у тверждении документа специально издаваемым д окумен-
том гриф у тверждения с остоит  из слова  УТВЕРЖДЕН или  У ТВЕР-
ЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек и двоеточия), 
согласованного  с  видом  у тверждаемого  документа,  н аименования 
утверждающего документа в  творительном падеже, его даты и н о-
мера, например применительно к положе нию: 
 
УТВЕРЖДЕНО 
Приказом генерального директора  
АОЗТ "Болшевский текстиль" 
от 12.03.2003 № 12 СК  
 
Применительно к правилам:  
 
УТВЕРЖДЕНЫ 
Протоколом общего собрания  
акционеров АОЗТ "Изумруд" 
от 31.04.2003 № 1 К  
 
Если  документ  утверждается  несколькими  должнос тными  ли-
цами,  то  он  печатается  не  на  бланке. В сос тав должнос тей у тве р-
ждающих  лиц  включаются  полные  наименования  организаций,  и 
грифы  у тверждения  располагаются  на  одном  уровне  в  пределах  
площади, отведенной под продольный вариант  расположения рек-
визитов 48. 
Заголовок к тексту  является кратким содержанием документа. 
Он  ускоряет  процесс  регис трации  документа  и  работу  с  ним,  т.к. 
дает  возможнос ть  без  чтения  текс та  вносить  в  учетные  формы 
краткое содержание документа и в некоторых случаях  направлять 
www.kodges.ru

документ на исполнение. 
Заголовок должен согласовываться с наименованием вида д о-
кумента и отвечать на вопрос: о чем (о ком)? "Об изменении...", "О 
выделении..." и т.д., за исключением некоторых видов документов, 
заголовок которых должен  отвечать на вопрос: чего (кого)? К таким 
документам  относятся: ш татное расписание, должностная  инс тру к-
ция, правила, устав, акт, структура и штатная численнос ть.  
В  заголовке  протокола  указывается  наименование  меропри я-
тия  (совещания,  зас едания,  общего  собрания)  и  органа,  проводя-
щего  мероприятие  (экспертной  комиссии,  трудового  коллектива, 
правления  и  др.).  Вопрос  (вопросы),  которому  посвящено  мер о-
приятие, указывается не в заголовке, а в текс те. 
К текс ту документов, оформленных на бланках формата А5, з а-
головок  может  не  сос тавляться,  поскольку  такие  тексты  малы  по 
объему и по ним быстро можно определить содержание документа. 
Не  имеют, как правило, заголовка и распоряжения,  оформляемые 
на бланке формата А4. 
Текст  документа  составляется  на  русском  или  национальном 
языке в соответс твии  с законодательс твом Российской Федерации 
и  субъек тов  Российской  Федерации  о  государс твенных  языках.  В 
коммерческих организациях текс т документа может сос тавляться и 
на  иных  языках,  предусмотренных  договорами  между  организ а-
циями. 
Текст документа сос тавляется только на русском языке при н а-
правлении документов: 
- 
в  федеральные  органы  государс твенной  влас ти,  органы  го-
сударственной влас ти субъектов Российской Федерации;  
- 
в организации и их объединения, не находящиеся в ведении 
данного  субъекта  Российской  Федерации  или  расположенные  на 
территории Других субъектов Российской Федерации.  
Текст  документа  должен  быть  максимально  кратким,  точным, 
однозначно  понимаемым,  исключающим  повторы,  лишние  фразы, 
лишнюю информацию, но в то же время содержащим всю полноту  
необходимой  информации,  которая  должна  быть  достоверной  и 
достаточной  для  принятия  по  ней  соответс твующих  решений.  До-
кумент, как правило, должен  быть по священ одному, а не несколь-
ким  вопросам,  что  позволяет  не  только  со кращать  время  на  его 
обработку и исполнение, но и предотвращать необоснованное  оз-
накомление с конфиденциальной информацией, не  отно сящейся к 
с фере  деятельнос ти  того  или  другого  пользователя  докумен та. 
Применяемые в текс те сокращения слов и с ловосочетаний должны 
быть общепринятыми, понятными пользователям документа. 
Тексты  конфиденциальных  документов  оформляются  в  виде 
связного текс та, таблицы или в виде соединения этих с труктур.  
www.kodges.ru

Связный  текс т, как правило, сос тоит из двух час тей. В первой 
части дается обоснование существа излагаемого вопроса,  т.е. ука-
зываются  причины,  основания,  цели  сос тавления  документа,  во 
второй  (заключительной)  части  содержатся  решения,  выводы, 
просьбы, предложения, рекомендации. Текст  может содержать од-
ну  заключительную  часть,  например,  в  приказах  -  распорядитель-
ную часть без конс татирующей. 
Документы,  составленные  на  основании  других  документов, 
должны иметь в тексте ссылку на них или содержать приписку "Ос-
нование"  с  указанием  в  текс те  или  приписке  наименования  док у-
мента,  наименования  организации-автора  документа,  даты,  номе-
ра,  заголовка  документа.  Если  основанием  является  конфиденц и-
альный документ, то к номеру документа добавляется аббревиату-
рой его гриф конфиденциальнос ти. 
Текст  большого  по  объему документа, затрагивающего разные 
аспекты излагаемого вопроса, с ледует разделять на разделы, под-
разделы, а в их пределах при необходимос ти на пункты и подпунк-
ты. Все эти состав ные час ти нумеруются арабскими цифрами, каж-
дая часть, помимо своего номера, содержит номера соответс тву ю-
щих частей  более высоких с тупеней деления,  разделенных  точк а-
ми.  Так, самый низкий по с тупени деления номер подпункта вклю-
чает  в  последовательнос ти  номера  разделу  подраздела,  пункта  и 
свой порядковый номер, например: 1.2.8.1Г  
Установлены следующие формы изложения текс та.  
В приказах и распоряжениях изложение  текста должно идти от 
первого лица единственного чис ла ("приказываю", "предлагаю").  
В пос тановлениях и решениях коллегиальных органов текс т из-
лагается  от  третьего  лица  единс твенного  чис ла  ("пос тановляет", 
"решил).  
В  совместных  распорядительных  документах  текс т  излагается 
от первого лица множес твенного числа ("приказываем", «решили»).  
Текст  протокола  излагается  от  третьего  лица  множес твенного 
числа ("с лушали", "выступили", постановили").  
В  документах,  устанавливающих  права  и  обязанности  орган и-
заций и с труктурных подразделений, должнос тных лиц (положение, 
должностная  инс трукция),  а  также  содержащих  описание,  оценку 
фактов или выводы (акт, справка), текс т излагается от третьего л и-
ца единс твенного или множественного числа ("отдел осуществляет 
функции",  "инженер  выполняет  обязаннос ти",  состав  объединения 
входят", "комиссия установила").  
В  письмах  могу т  использоваться  следующие  формы  излож е-
ния:  
- 
от  первого  лица  единс твенного  или  множественного  чис ла 
("прошу выделить", "направляем на рассмотрение");  
www.kodges.ru

- 
от третьего лица единс твенного чис ла ("акционерное общ ест-
во считает возможным").  
В документах, адресованных руководс тву данной  организации, 
текст  излагается  от  первого  лица  единс твенного  или  (если  док у-
мент  подписывается  несколькими  лицами)  множес твенного  чис ла 
("прошу", "считаем необходимым"). 
Если текс т документа оформляется в виде таблицы, то графы и 
строки  таблицы должны  иметь заголовки, выраженные  именем с у-
ществительным  в  именительном  падеже.  Подзаголовки  граф  и 
строк  должны  быть  согласованы  с  заголовками.  Если  таблица  пе-
чатается  на двух и  более лис тах,  то графы  таблицы должны быть 
пронумерованы и  на всех листах, начиная со второго, воспроизв е-
дены  только  номера  этих  граф.  Если  таблицы  приводятся  в  связ-
ном  текс те документа, то каждая из них, кроме  того, должна иметь 
заголовок,  над  которым  справа  пишется:  Таблица  (без  кавычек)  и 
указывается  ее  порядковый  номер  (без  знака  "№").  Если  в  текс те 
имеется одна  таблица, то она не нумеруется и слово "Таб лица" не 
печатается.  На  все  таблицы  должны  Делаться  ссылки  по  тексту 
документа.  
Для  однотипных  конфиденциальных  документов  допускается 
изготавливать их типовые формы, представляющие собой бланки с 
трафаретным  текс том,  содержащим  пос тоянно  повторяющуюся 
открытую  информацию  и  имеющим  в  соответс твующих  местах  
пропуски  для  последующего  внесения  конфиденциальной  инфо р-
мации,  как  правило,  количественного  характера,  индивидуальной 
для каждого конкретного документа.  Трафаретные  текс ты сущест-
венно сокращают время на подготовку конкретных документов,  так 
как они  в большинс тве с лучаев  ис ключают необходимость сос тав-
ления  черновика  документа,  и  документ  составляется  не  полн о-
стью, а лишь в незначительной по объему его переменной состав-
ляющей.  Такие  тексты  улучшают  структуру,  стиль  документов,  у с-
коряют  восприятие  информации  за  счет  фиксированного  пос тоя н-
ного  ее  расположения,  а  также  в  определенной  мере  предотв-
ращают  включение  в  документы  избыточной  конфиденциальной 
информации,  поскольку  ставят  исполнителя  в  жес ткие  рамки  н а-
полнения документа информацией.  

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: