Библиотека журнала «Управление персоналом»

Библиотека журнала  «Управление персоналом»  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
А.И. Алексенцев 
 
 
 
 
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ  
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
2003 

УДК 651 
Ал 45  
Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство.   
 
ООО  «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 200 с.  
 
В  книге  подробно  изложены  сущность  и  особенности  кон-
фиденциального  делопроизводства,  его  мес то  в  сис теме  защиты 
коммерческой  и  служебной  тайны,  требования  к  организации  кон-
фиденциального  делопроизводс тва,  вопрос  документирования 
конфиденциальной  информации,  оформления  конфиденциальных 
документов,  их учета, организации конфиденциального документо-
оборота, классификации  и сис тематизации конфиденциальных д о-
кументов, подготовки для передачи в архив и уничтожения, режима 
хранения документов и обращения с ними, проверки их наличия.  
Параллельно  на  всех  с тадиях  изготовления  и  обработки 
конфиденциальны»  документов  излагается  технология  обеспеч е-
ния их сохраннос ти и конфиденциальнос ти.  
Книга предназначена не  только для сотрудников  подразд е-
лений  конфиденциального  делопроизводства,  но  и  для  всех  лиц, 
работающих с конфиденциаль ными документами. Она может  быть 
использована  и  в  качес тве  учебного  посо бия  при  подготовке,  по-
вышении квалификации и переподготовке специалис тов по защите 
информации. 
 
Оригинал-макет: Казимиров М. Корректор: Шиловская Н. 
 
ЛР N° 062201 от 16.03.1998.  
Подпис ано в печать 02.06.2003. Формат 60x88 1/ 
Печать офс етная. Бумага газетная.  
Печ. л. 12,5. Тираж 5 000 экз. Заказ №<МГЗ.  
ООО «Жу рнал «Управление персоналом»,  
119049, г. Москва, ул. Шаболовка, д. 14. 
Отпечатано с готовых диапозитивов заказчика на  
ГУИПП «Кос трома», 156010, г. Кострома, ул. Самоковская, 10.  
 
 
ISBN 5-95630-004-
3 © Алексенцев 

СОДЕРЖАНИЕ 
 
Введение
 
 
1. Сущность, задачи и ос обеннос ти конфиденциального 
делопроизводства 
 
2. Организация конфиденциального делопроизводс тва  
 
3. Документирование конфиденциальной информации  
3.1. Определение сос тава конфиденциальных документов  
3.2. Подготовка и издание конфиденциальных документов  
3.2.1. Оформление и учет нос ителей конфиденциальной  
информации 
3.2.2. Изготовление и учет проектов конфиденциальных 
документов 
3.2.3. Оформление издаваемых конфиденциальных 
документов 
 
4. Учет конфиденциальных документов  
4.1. Общие требования к учету конфиденциальных документов  
4.2. Учет изданных конфиденциальных документов  
4.3. 
Учет пос тупивш их конфиденциальных документов  
4.4. Учет конфиденциальных документов выделенного хранения  
 
5. Размножение конфиденциальных документов  
 
6. Организация конфиденциального документооборота  
6.1. Понятие и принципы организации конфиденциального 
документооборота 
6.2. Сис тема дос тупа к конфиденциальным документам  
6.3. Организация исполнения конфиденциальных документов  
6.4. Отправление конфиденциальных документов  
 
7. Сос тавление номенклатур, формирование и оформление 
конфиденциальных дел 
7.1. Сос тавление номенклатур конфиденциальных дел 
7.2. Формирование конфиденциальных дел 
7.3. Оформление конфиденциальных дел 
 
8. Подготовка конфиденциальных документов для архивного 
хранения и уничтожения 
8.1. Экспертиза ценнос ти конфиденциальных документов  
8.2. Подготовка конфиденциальных дел и докумен тов для 

архивного хранения 
8.3. Подготовка конфиденциальных дел и документов для 
уничтожения 
 
9. Режим хранения конфиденциальных документов и обращения с 
ними 
9.1. Режим хранения конфиденциальных документов  
9.2. Порядок обращения с конфиденциальными документами  
 
10. Проверки наличия конфиденциальных документов  
10.1. Назначение, виды и принципы проведения проверок 
наличия конфиденциальных документов  
10.2. Проверки правильнос ти прос тавления регис трационных 
данных конфиденциальных носителей, документов, дел и 
учетных журналов (картотек) 
10.3. Проверки правильнос ти прос тавления отметок о движении 
конфиденциальных документов, дел и носителей  
10.4. Квартальные проверки фактического наличия 
конфиденциальных носителей и документов 
10.5. Годовая проверка наличия конфиденциальных дел, 
документов выделенного хранения и учетных журналов 
(картотек) 
10.6. Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных 
носителей, документов и дел 
 
Список использованных источников  
 
Приложение 1 
ИЗ ГРАЖДАНСКОГО КОДЕКСА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
 
Приложение 2 
ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН ОБ ИНФОРМАЦИИ, ИНФОРМАТИЗАЦИИ 
И ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ 
 
Приложение 3 
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РСФСР от 05.12.91 № 35 "О 
ПЕРЕЧНЕ СВЕДЕНИЙ, КОТОРЫЕ НЕ МОГУТ СОСТАВЛЯТЬ КОМ-
МЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ"  
 
Приложение 4 
ПОЛОЖЕНИЕ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛ УЖЕБНОЙ ИН-
ФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ФЕДЕ-
РАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛ ЬНОЙ ВЛАСТИ 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 
Конфиденциальное  делопроизводс тво  распрос траняетс я  на 
документы,  которые  содержат  в  себе  сведения,  сос тавляющие 
коммерческую и служебную тайну. 
Коммерческая  тайна  прямо  связана  с  коммерческой  деятель-
нос тью, является необходимым условием ее су ществования. 
Коммерческая деятельнос ть имеет длительную ис торию. Слово 
"коммерция" происходит от латинского "commercum" и  в переводе 
означает  "торговля".  Первоначально  этот  термин  употреблялся  в 
буквальном смысле, в  том числе  и в России. Например, с 1717  по 
1823  гг.  вопросами  торговли  в  Российской  империи  ведала  ком-
мерц-коллегия, почетный  титул "советник коммерции" присваива л-
ся только купцам. Однако с раз витием торгово-промышленной дея-
тельнос ти понятийное значение это го слова расширялось, оно, на-
ряду  с  торговой,  стало  охватывать  и  промыш ленную  с феру,  а  с 
развитием  кредитных  отнош ений  и  с трахования  –  соответственно 
финансовую (банковскую) и с траховую деятельнос ть. В этой связи 
характерно, что упомяну тая коммерц-коллегия с 1811 г. стала под-
чиняться министру финансов, а существовавшие в России средние 
учебные  заведения  -  коммерческие  училища  (первое  открыто  в 
1773  г.)  готовили  специалис тов  для  торгово -промышленной  дея-
тельнос ти.  
В современном понимании коммерческая деятельнос ть не пр и-
вязывается  к  какой-либо  определенной  с фере.  Она  охватывает 
любую деятельность  - промышленную,  торговую,  финансовую, на-
учно-исследователь скую и др. 
Синонимом  коммерческой  деятельнос ти  является  предприн и-
мательская  деятельнос ть.  Согласно  Гражданскому  кодексу  Рос-
сийской Федерации, предпринимательская деятельность  - это "са-
мостоятельная,  осуществляемая  на  свой  риск  деятельнос ть,  н а-
правленная  на  с истематичес кое  получение  прибыли  от  пользов а-
ния  имуществом,  продажи  товаров,  выполнения  работ  или  оказ а-
ния  услуг  лицами,  зарегистриров анными  в  этом  качес тве  в  уста-
новленном порядке".  
Следовательно,  коммерческими  предприятиями  являются  те, 
для  которых  извлечение  прибыли  является  основной  целью  де я-
тельнос ти.  Ими могут быть как час тные,  так  и государственные, а 
также муниципальные предприя тия. 
Предпринимательскую деятельнос ть могу т осуществлять  и н е-
коммерческие  предприятия,  т.е.  такие,  которые  в  качес тве  основ-
ной цели имеют не извлечение прибыли, а достижение обществен-
ных  благ:  социальных,  культурных,  образовательных,  здравоохра-

нительных,  благотворительных  и  др.  Однако  такие  предприятия 
могут осуществлять предпринимательскую деятельность  лишь п о-
стольку,  поскольку  это  служит  дос тижению  це лей,  ради  которых  
они созданы, и соответс твующую этим целям.  
Отличительным  признаком  коммерческой  деятельнос ти  явля-
ется соизмерение затрат  и результатов работы, получение макс и-
мальной прибыли.  
Еще  одной  отличительной  особеннос тью  коммерческой  де я-
тельнос ти является то, что она, как правило, осуществляется в у с-
ловиях конкуренции, соперничес тва,  борьбы предприятий за полу-
чение выгод, преимуществ по сравнению с  предприятиями  анал о-
гичного профиля. 
Коммерческая  деятельнос ть  может  осуществляться  и  при  о т-
сутствии конкурентов, при монопольном положении предприятия в 
той  или другой с фере деятельности, однако это, с корее, исключе-
ние,  чем  правило.  Правилом  же  является  то,  что  конкурентная 
борьба - спу тник коммерческой деятельнос ти и условие выживания 
коммерческих предприятий. Отсюда  - с тремление сохранить в сек-
рете от конкурентов  (соперников)  те при емы и особеннос ти своей 
деятельнос ти, которые обеспечивают  преиму щество над ними,  от-
сюда  и  стремление  конкурентов  выявить  эти  секре ты,  чтобы  ис-
пользовать их в своих интересах. 
Получение, использование, разглашение таких секретов без с о-
гласия  их  владельцев  отнесены  законодательс твом  к  одной  из 
форм недобросовестной конкуренции, называемой промышленным 
шпионажем.  
Защищаемые  секреты  коммерческой  деятельнос ти  получили 
название коммерческой тайны.  
Понятие коммерческой тайны также имеет свою ис торию. В м и-
ровой  практике  сначала  применялись  термины  "промышленная 
тайна", "торговая  тайна", "тайна кредитных отношений",  т.е. назв а-
ние  тайны  увязывалось  с  конкретной  с ферой  деятельнос ти.  Рос-
сийский юрис т В. Розенберг сделал попытку объединить эти назва-
ния в  одном  - "промысловая  тайна" и даже выпус тил в 1910 г. од-
ноименную книгу. Однако этот термин не прижился. И в Российской 
империи, и за рубежом  окончательно у твердился  термин "комме р-
ческая  тайна",  объединяющий  тайну  любой  деятельнос ти,  имею-
щей целью извлечение прибыли. 
С второй половины  XIX  в. появляются  и различные определе-
ния  понятия коммерческой  тайны, в первую очередь в с фере  уго-
ловного  и  граж данского  законодательс тва.  Например,  немецкое 
законодательс тво  определяло  коммерческую  тайну  как  тайну  тех-
нических  процессов  изготовления  продукции  и  тайну  операций  по 
ее с быту, или, как выражались 6ол& высоким языком, тайну произ-

водства благ и тайну их распределения.  
В России по Уголовному уложению 1903 г. под коммерческой 
тайно понимались особые употребляемые или предполагаемые к 
употреблению приемы производства, а в другой редакции - инди-
видуальные особеннос ти процессов производства и торговли. Та й-
на процессов произ водства классифицировалась тайной имущест-
венной, а торговли - тайной деловой.  
Раскрыть сущность коммерческой тайны пробовали и в научной 
литературе. Ученые Германии коммерческую тайну определяли как 
все  свойственные  данному  предприятию  особенности,  индивиду-
альные  детали  деятельности.  Во  Франции  коммерч ескую  тайну  
рассматривали,  как  "такой  прием,  способ,  особое  приготовление, 
которые  ранее  не  применя лись  и  держать  которые  в  тайне  пред-
ставляет для владельца интерес как возможнос ть получить особую 
выгоду от своего  труда". Упоминав шийся В. Розенберг рассматри-
вал  коммерческую  тайну  как  тайну  инди видуальных  особеннос тей 
купечески  организованного  производства,  тайну  индивидуальных  
проявлений труда.  
Различное  толкование  понятия  "коммерческая  тайна"  пр одол-
жается  до  сих  пор.  Среди  множес тва  существующих  вариа нтов 
наиболее  емкое  ее  определение  с формулировано  так:  коммерче-
ская  тайна -это "информация, включающая  формулу, сос тав, ком-
бинацию, программу, приспособление, метод, технику или процесс, 
которая: (1) имеет самос тоятельную экономическую стоимос ть (ис-
пользу емую или потенциальную)  благодаря  тому, что  не  является 
общеизвестной  или доступной  людям, которые могу т использовать 
ее  в  коммерческих  целях,  и  (2)  является  объектом  разумных  при 
данных условиях усилий по ее защите"
1
. 
В России в ноябре 1917 г. коммерческая тайна была отм енена. 
Во  время  НЭПа  она  получила  неофициальный  "ренессанс",  а  в 
дальнейшем  использовалась  лишь  внешнеторговыми  предпр и-
ятиями СССР при контактах с другими с транами, хотя отечес тве н-
ной  законодательной  основы  под  этим  не  было.  Прекратилась  и 
научная деятельность в этой области.  
Возрождение во второй половине 80-х гг. предпринимательской 
деятельнос ти повлекло за собой разработку связанных с ней  но р-
мативных документов, в том чис ле касающихся коммерческой  тай-
ны.  В  первую  очередь  потребовалось  с формулировать  определе-
ние коммерческой тайны. Такое определение было сделано в 1990 
г. в Законе "О предприятиях в СССР". В нем сказано: "Под комме р-
ческой тайной предприятия понимаются не являющиеся государс т-
венными  секретами  сведения,  связан ные  с  производс твом,  техно-
логической информацией, управлением,  финансами  и друго й дея-
тельнос тью предприятия, разглашение  (передача, Утечка) которых  

может нанес ти ущерб его интересам". 
В  Гражданском  кодексе  Российской  Федерации  изложены  ос-
нования  отнесения информации к коммерческой тайне: "Информа-
ция сос тавляющая коммерческую  тайну в случае, когда  информа-
ция  имеет  дейс твительную  или  потенциальную  ценнос ть  в  силу  
неизвес тнос ти  ее  третьим  лицам,  к  ней  нет  дос тупа  на  законном 
основании и обладатель информации принимает меры к охране ее 
конфиденциальности". 
Своеобразное  и  совершенно  неудовлетворительное  толков а-
ние коммерческой  тайны содержится в "Перечне сведений конфи-
денциального характера", у твержденном Указом Президента РФ от 
6 марта 1997 г. № 188. В нем к коммерческой тайне отнесены "све-
дения,  связанные  с  коммерческой  деятельнос тью,  доступ  к  кото-
рым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской 
Федерации и федераль ными законами". 
22 января 1999 г. Государственная дума приняла Федеральный 
закон "О коммерческой тайне". 10 февраля 1999 г. Закон был одо б-
рен  Советом  Федерации,  но  Президент  РФ  его  не  подписал.  О т-
дельные  положения  этого  Закона,  которые  по  всей  вероятнос ти 
найду т  отражение  в  его  окончательном  варианте,  автор  счел  воз-
можным  и  целес ообразным  использовать  при  рассмотрении  нек о-
торых вопрос ов. В частнос ти, это ка сается и определения коммер-
ческой тайны. Оно с форму лировано сле дующим образом: "Инфор-
мация, составляющая коммерческую тайну (да лее  также  - коммер-
ческая  тайна),  -  научно-техническая,  технологическая,  коммерче-
ская,  организационная  или  иная  используемая  в  экономической 
деятельнос ти информация, в том числе ноу-х ау, которая  обладает 
действительной  или  потенциальной  коммерческой  ценнос тью  в 
силу ее неизвес тнос ти  третьим  лицам, которые могли бы получить 
выгоду  от  ее  разглашения  или  использования,  к  которой  нет  с во-
бодного доступа на законном основании и по отношению к к оторой 
принимаются адекватные ее ценнос ти правовые, организационные, 
технические или иные меры охраны". 
Нетрудно заметить, что в этом определении явно прослежив а-
ется стремление "сос тыковаться" с Гражданским кодексом Россий-
ской  Федерации.  В  то  же  время  в  своей  содержательной  час ти 
данное  определение  преследует  цель  не  столько  раскрытия  су щ-
нос ти и отличительных особеннос тей коммерческой тайны, сколько 
установления  правовых ос нований для привлечения  к ответс твен-
нос ти  лиц, виновных в разглашении или несанкционированном ис-
пользовании  сведений,  сос тавляющих  коммерческую  тайну.  Уста-
новление  таких  оснований  в  Гражданском  ко дексе  совершенно 
правомерно, но перенесение их в определение понятия лишь запу-
тывает само понятие.  

Дейс твительно,  разве  не  очевидно,  что  информация,  состав-
ляющая коммерческую тайну, должна обладать коммерческой це н-
нос тью, быть неизвес тной  третьим  лицам и  охраняться, не говоря 
уже о содержащихся в  определении сопу тствующих этим полож е-
ниям деталях?  Нужно  ли перечис лять виды информации, заканч и-
вая  словами  "или  иная",  не  проще  ли  объединить  все  это  одним 
словом  "любая"?  Выражение  "к  которой  нет  дос тупа  на  законном 
основании"  имеет  отношение  к  критериям  и  условиям  отнесения 
информации к коммерческой  тайне, а  не к сути коммерческой  та й-
ны. 
Поскольку определение любого понятия должно устанавливать 
его сущность, в  определении понятия "коммерческая  тайна" нео б-
ходимо отразить следующие ее сущностные параметры:  
- 
облас ти  (с феры)  деятельнос ти,  в  которых  может  быть  ин-
формация, оставляющая коммерческую тайну;  
- 
кто определяет с остав  информации,  относимой к коммерче-
ской тайне;  
- 
на кого возложена защита коммерческой тайны;  
- 
чьи интерес ы обеспечивает режим коммерческой тайны.  
Из законов "О предприятиях в СССР", "О предприятиях и пред-
принимательской деятельности" и проекта Закона "О коммерческой 
тайне"  следует,  что  информация,  сос тавляющая  коммерческую 
тайну, может  быть в  любой с фере предпринимательской деятель-
нос ти,  определять  сос тав  такой  информации  и  защищать  ее  дол-
жен обладатель (собс твенник) ин формации в собственных интере-
сах. Государство лишь гарантиру ет пра во на коммерческую тайну и 
берет на себя обязательс тво обеспечивать судебную защиту этого 
права. 
С учетом изложенного  определение коммерческой  тайны мож-
но с формулировать с ледующим образом:  
"Коммерческая  тайна  -  вид  тайны,  включающий  информацию, 
устанавливаемую  и защищаемую ее  обладателем в любой с фере 
его коммерческой деятельнос ти, дос туп к которой ограничивается в 
интересах обладателя информации".  
Согласно проекту Закона "О коммерческой  тайне", обладатель 
коммерческой  тайны  -  физическое  или  юридическое  лицо,  обла-
дающее  на  законном  основании  информацией,  составляющей 
коммерческую тайну, и с оответствующими правами в полном  об ъ-
еме.  
В  понятие  служебной  тайны  в  разное  время  включалось  и  те-
перь включается различное содержание.  
В законодательстве Российской империи не употреблялся  те р-
мин "с лужебная  тайна", вмес то него  иногда применялось выраж е-
ние  "тайна,  извес тная  по  службе",  предметом  которой  являлась  и 
www.kodges.ru

информация,  содержащая  коммерческую  и  личную  тайну  других  
юридических и  физических лиц, полученная в результате осущес т-
вления  служебных  функций,  и  собс твенная  информация  предпр и-
ятия, границы которой никак не определялись. 
В  советское  время  в  1923  г.  появился  термин  "ведомс твенная 
тайна", который в 1972 г. был заменен термином "служебная и пр о-
изводс твенная  тайна".  Эти  виды  тайны  объединяли  сведения  со 
степенью  "секретно",  такие  сведения  являлись  принадлежнос тью 
не государс тва в  целом, а ведомств,  и поэтому сущ ествовал даже 
термин  "государственные  и  ведомс твенные  тайны",  С  1987  г.  те р-
мин "служебная и производственная тайна" был заменен те рмином 
"служебная  тайна",  которая,  продолжая  объединять  свед ения  со 
степенью  "секретно",  стала  с ферой  государственных  интересов, 
поскольку к таким сведениям  были отнесены охраняемые государ-
ством сведения, разглашение которых могло нанес ти ущерб  инте-
ресам государс тва.  
Закон "О государственной  тайне", включив в состав гостайны и 
сведения со степенью "секретно", как бы автоматичес ки упразднил 
служебную  тайну, во всяком случае, в  ее  прежнем понимании.  Но 
термин "служебная  тайна" продолжает употребляться, в том чис ле 
и в нормативны», документах: Гражданском  и Уголовном кодексах 
РФ, законах "Об  основа) государственной службы Российской Фе-
дерации", "О науке  и государственной научно-технической полити-
ке", "О  федеральных органах налоговой полиции", "О космической 
тайне", "О коллективных договорах и соглашениях", "О сельскох о-
зяйс твенной  кооперации",  "О  государс твен ном  регулировании  в 
облас ти  генно-инженерной  деятельнос ти",  поло жениях  об  архиве 
Президента РФ, о Государс твенной технической ко миссии при Пре-
зиденте РФ, в утвержденном  Президентом РФ "Перечне сведений 
конфиденциального характера" и др. 
В  большинс тве  из  перечисленных  нормативных  актов  служеб-
ная  тайна лишь названа без  раскрытия ее сути. Однако в некото-
рых  документах  сделана  попытка  определить  границы  служебной 
тайны.  Так, в "Перечне сведений конфиденциального характера" к 
служебной тайне отнесены "служебные сведения, дос туп к  которым 
ограничен органами государс твенной влас ти в соответс твии с Гра-
жданским кодексом Российской, Федерации и федеральными зак о-
нами".  В  Гражданском  кодексе  изло жены  условия  (основания)  от-
несения  информации  к  служебной  тайне  дейс твительная  или  п о-
тенциальная  коммерческая  ценность  информацию  в  силу  неиз-
вестнос ти  ее  третьим лицам, отсутс твие к ней свободного дос тупа 
на законном основании, принятие мер к охране ее конфиденциаль-
нос ти. Но точно такие же критерии кодекс предъявляет и к комме р-
ческой  тайне.  Из  этого  следует  вывод,  что  по  кодексу  эти  тайны 
www.kodges.ru

различаются  не  содержательной  час тью,  а  принадлежностью,  н а-
звание вида  тайны завис ит от  того,  в чьем ведении находится з а-
щищаемая  информации  Такой  вывод  подтверждается  и  проектом 
Закона  "О  коммерческой  тайне",  где  сказано:  "Органы  государс т-
венной  влас ти,  иные  государственные  органы  и  органы  мес тного 
самоуправления обязаны обеспечить  охрану коммерческой  тайны, 
полученной  ими  в  соответс твии  с  законодательс твом  Российской 
Федерации,  от  разглаш ения  и  неправомерного  использования 
должностными  лицами  и  иными  с лужащими  указанных  органов, 
которым она с тала известна в связи с выполнением ими своих об я-
занностей.  Информация,  составляющая  коммерческую  тайну,  ох-
раняется в указанных органах как служебная  тайна" (с т. 16). В За-
коне "Об основах государс твенной с лужбы Российской Федерации" 
к служебной  тайне отнесены пос тупающие в органы государс тве н-
ной  налоговой  с лужбы  сведения  об  имущественном  положении 
граждан (с т. 12).  
Таким  образом,  по  существующим  нормативным  документам 
служебной  тайной  является  информация,  сос тавляющая  комме р-
ческую тайну,  если  она стала  достоянием государс твенных и му-
ниципальных  органов  влас ти  в  резу льтате  осуществления  ими 
служебной деятельности. 
В то же время значительное чис ло специалистов в облас ти за-
щиты  информации  к  с лужебной  тайне  относят  сведения  огран и-
ченного  рас прос транения,  имеющие  степень  конфиденциальнос ти 
"Для  с лужебного  пользования".  Появление  таких  сведений  отн о-
сится к 1926 году, когда возник термин "переписка, не подлежащая 
оглаш ению".  В  письме  Спецотдела  ОГПУ  наркоматам  и  ведомс т-
вам от 15 июня 1926 г. давалось такое разъяснение этого понятия: 
"Выделение  особого  вида  переписки  "не  подлежащей  оглаш ению" 
производится в  целях сокращения  разме ров секретной  переписки, 
причем эта переписка не является в полном смысле секретной, т.к. 
не  содержит  государс твенных  тайн,  а  носит  неко торый  ведомс т-
венный, большею частью временный характер". 
В дальнейшем, вплоть до 1973 г., характер  такого  рода свед е-
ний  и правила  работы с ними определялись общегосударс твенны-
ми инс трукциями по сохранению государс твенной  тайны. В 1940 г. 
было ус тановлено, что ес ли несекретные приказы, пос тановления, 
протоколы не должны быть опубликованы, то на них прос тавляется 
гриф  "Не  подлежит  оглашению",  а  на  не  подлежащих  широкому  
распространению  типографских из даниях необходимо прос тавлять 
ограничительный гриф "Для служебно го пользования", и они долж-
ны храниться в секретных библиотеках. 
В  1965  г.  была  устранена  разноголосица  в  названиях  степени 
конфиденциальности  такого  рода  сведений  пу тем  ус тановления 
www.kodges.ru

единого названия "Для служебного пользования", которое сущес т-
вует  до  нас тоящего  времени.  Дос туп  к  этим  сведениям  огранич и-
вается служебной необходимос тью.  
С  учетом  двух  имеющихся  подходов  к  сущности  служебной 
тайны, можно дать следующее ее определение:  
"Служебная тайна - вид тайны, включающий полученную феде-
ральными  и  муниципальными  органами  власти  информацию,  с о-
ставляющую  коммерческую  тайну  других  субъектов,  а  также  у ста-
навливаемую  и  защищаемую  органами  влас ти  и  предприятиями 
собс твенную  информацию,  Доступ  к  которой  ограничивается  слу-
жебной необходимостью".  
Информация,  составляющая  коммерческую  или  служебную 
тайну, не существует с ама по себе. Она отображается в различных  
носителях,  которые  могут  ее  сохранять,  накапливать,  пер едавать. 
С  их  помощью  осуществляется  и  использование  инфо рмации.  В 
ГОСТ  5092296  Основные  термины  и  определений  содержится  оп-
ределение  носителя:  "Носитель  информации  –  физическое  или 
материальный  объект,  в  том  числе  физическое  поле,  в  которых  
информация находит свое отображение в виде символов, образов, 
сигналов, технических решений и процессов.  
Из  этого  определения  с ледует,  во-первых,  что  материальные 
объекты это не  только  то, что  можно увидеть  или  потрогать,  но и 
физические поля, а  также мозг человека, во-вторых, что информа-
ция в  носителях отображается не  только символами, т.е.  буквами, 
цифрами,  знаками,  но  и  образами  в,  виде  рисунков,  чертежей, 
схем,  других  знаковых  моделей,  сигналами  в  физических  полях, 
техническими  решениями в изделиях,  техническими процессам и в 
технологии изготовления продукции.  
Таким  образом,  коммерческая  и  с лужебная  тайна  являются 
своего  рода  собирательным  понятием,  включающим  различные 
носители  с  соответс твующей  информацией,  и  защита  этих  видов 
тайны в итоге сводится к защите ее носителей.  
Типы материальных объектов как носителей информации раз-
личны. Ими могут быть магнитные и оптические диски, фото -, кино-
,  видео-  и  аудиопленки,  различные  виды  промыш ленной  проду к-
ции,  технологичен  кие  процессы  и  др.  Но  наиболее  массовым  ти-
пом  являются  носители  на  бумажной  основе.  Информация  в  них  
фиксируется рукописным, машинописным, электронным, типограф-
ским способами в  форме  текс та, чертежа, схемы, рисунка;  форму-
лы, графика, карты и  т.п. В этих носителях информация отображ а-
ется в виде символов и образов.  Такая информации Федеральным 
законом "Об информации, информатизации и защите информации" 
отнесена  к  разряду  документированной  информации  и  представ-
ляет собой различные виды документов. 
www.kodges.ru

Документы, содержащие  информацию, составляющие комме р-
ческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальн ыми, 
а процесса их изготовления и организацию работы с ними  - конфи-
денциальным делопроизводс твом.  
Организация  и  тех нология  конфиденциального  делопроизвод-
ства  не регламентированы государс твенными нормативными акта-
ми
3
. 
Их  должен  определять  обладатель  конфиденциальных  док у-
ментов,  учитывая  специфику  деятельнос ти  предприятия.  Однако 
при  этом  ему  необходимую  руководс твоваться  определенными 
нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, 
обеспечивающими  нужный  уровень  фу нкционирования  предпри-
ятия,  сохраннос ть  документов  и  конфиден циальность  содерж а-
щейся в них информации.  
В данной книге на основе требований к защите коммерческой и 
служебной  тайны  и  опыта  работы  автора  в  области  конфиденц и-
ального  делопроизводс тва  раскрываются  все  вопросы,  связанные 
с  созданием  и  обработкой  конфиденциальных  документов,  изг о-
товленных на естес твенном языке на различных бумажных носите-
лях. Вместе с тем излагаются и необходимые методы и мероприя-
тия по обеспечению ограниченного дос тупа к документам.  
Структура книги отражает пос ледовательнос ть этапов работы с  
конфиденциальными документами. Изложенные в книге положения 
базиру ются  на  рациональной  технологии  делопроизводс тва,  опти-
мизации видов учета и  минимизации сос тава учетных   форм доку-
ментов,  соблюдении  персональной  ответс твенности  за  сохра н-
нос ть  документов  и  обеспечении  конфиденциальнос ти  содерж а-
щихся в них сведений.  
Важно отметить, что книга рассчитана как на сотрудников под-
разделений  конфиденциального  делопроизводства,  так  и  на  ис-
полнителей  и  пользователей  конфиденциальных  документов,  по-
скольку  многие  аспек ты  защиты  документированной  информации 
не  только имеют отношение к исполнителям и пользователям ко н-
фиденциальных документов, но и должны решаться ими.  
Учитывая, что в книге впервые систематизированно излагаются 
все  вопросы  организации  и  технологии  конфиденциального  дел о-
производ ства,  она  может  быть  использована  в  качес тве  учебного 
пособия в выс ших и средних специальных учебных заведениях по 
соответс твующим специальнос тям и специализациям. 
www.kodges.ru