ОТПРАВЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДО-

 
Отправление  конфиденциальных  документов  на  другие  пред-
приятия  производится  в  законвертованном  виде.  Конверты  (пак е-
ты) должны быть светонепроницаемыми. Если они светопроницае-
мы,  то вложения обертываются светонепроницаемой  бумагой. Ес-
ли  одному  адресату  направ ляются  несколько  документов,  то  они 
помещаются в один пакет. В правом верхнем углу пакета прос тав-
ляются: гриф конфиденциальности, соответс твующий наивысшему 
грифу  конфиденциальнос ти  документов,  подлежащих  вложению  в 
пакет, ниже при необх одимос ти пометка "Лично". На пакете пишу т-
ся адрес и наименование предприятия -получателя, а при  наличии 
пометки  "Лично"  дополнительно  должнос ть,  инициалы  и  фамилия 
адресата.  Под  адресатом  перечисляются  учетные  номера  до-
кументов, которые  будут вложены  в пакет  (ес ли документ отправ-
ляется  с сопроводительным  письмом,  то  на пакете  прос тавляется 
только  номер  сопроводительного  письма  без  указания  номеров 
приложений). При направлении документов в двух и более экземп-
лярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываю т-
ся номера экземпляров. Ниже проставляются  адрес и наименов а-
ние  предприятия-отправителя.  Для  пос тоянных  корреспондентов 
при  больш ом  объеме  переписки  целесо образно  иметь  пакеты  с 
заранее воспроизведенными на них  типографс ким способом адре-
сами  и наименованиями предприятий-получателей и отправителя. 
При необходимости  на  пакете в центре верхнего поля мо жет про-
ставляться пометка "Срочно".  
Перед  помещением  конфиденциальных  документов  в  подг о-
товленные  пакеты  проверяется  соответс твие  данных  на  докуме н-
тах  и  пакетах,  просчитывается  количество  лис тов  и  соответс твие 
их учетным данным. При наличии сопроводительного  письма пр о-
веряется,  кроме  того,  с оответствие  названия,  учетного  номера, 
грифа  конфиденциальнос ти,  номера  экземпляра,  количес тва  лис-
тов приложения (с просчетом лис тов) запи сям в сопроводительном 
письме. Со с тороны клапана в пакет помещается прокладка.  
Пакет  заклеивается  силикатным  клеем  и  прошивается  крес т-
накрес т через середину нитками или металлическими скрепками с  
захватом всех клапанов  либо, если вложения нельзя прокалыв ать, 
через четыре края с тугим охватом краев вложений. Нитки завяз ы-
ваются в центре  оборотной с тороны пакета,  на узел прошивки н а-
кладывается бумажная наклейка из папиросной или другой тонкой, 
но  не  расслаивающейся  бумаги  с  оттис ком  каучуковой  печати 
предприятия. Наклейка должна быть на 34 мм больше размера о т-
тиска печати. Наклейка накладывается так, чтобы зах ватывала все 
клапаны  пакета  в  середине,  концы  ниток  не  находились  под  н а-
клейкой, а узел прошивки  был  ею закрыт.  При прошивке металл и-
www.kodges.ru

ческими скрепками бумажная наклейка накладывается на загну тые 
концы  скрепок.  Наклейка  сверху  покрывается  тонким  слоем  сил и-
катного клея, чтобы образовалась с текловидная прозрачная пле н-
ка.  Размер  пленки  должен  быть  на  12  мм  больше  бумажной  н а-
клейки. 
Пакеты с конфиденциальными документами могу т дос тавлять-
ся  через  спецсвязь  или  почтовое  отделение  связи  Минис терс тва 
связи  либо,  минуя  их,  непосредс твенно  адресату.  Возможно  о т-
правление  пакетов  и  фельдъегерской  связью.  Пересылка  пакетов 
фельдъегерской  и  специальной  связью  осуществляется  на  дог о-
ворной основе.  
Через почтовое отделение связи пакеты пересылаются це нны-
ми  или  заказными  отправлениями  в  соответс твии  с  почтовыми 
правилами. При этом виде отправления гриф конфиденциальнос ти 
может прос тавляться на пакете не в правом верхнем у глу, а рядом 
с  номером  документа  аббревиатурой.  Часть  реквизитов  на  пакет 
допускается наносить маркировальной машиной.  
При  отправлении  конфиденциальных  пакетов  через  почтовое 
отделение  связи  в  целях  сокрытия  их  конфиденциальнос ти  они 
могут  помещаться  в  другие  пакеты,  на  которые  наносятся  только 
реквизиты, предусмотренные  почтовыми  правилами для  открытых  
ценных и заказных отправлений. При таком способе конвертования 
пакеты  поступают  в  под разделение  открытого  делопроизводс тва 
предприятия-получателя  и пос ле вскрытия наружного пакета пере-
даются  под  расписку  в  подразделе ние  конфиденциального  дело-
производс тва.  
При  пересылке  корреспонденции  фельдъегерской  или  спец и-
альной связью сос тавляется в  необходимом количес тве экземпл я-
ров  реес тр,  последний  экземпляр  которого  ос тается  на  предпри-
ятии.  Передача  пакетов  осуществляется  в  соответс твии  с  прав и-
лами этих служб связи.  
Доставка  конфиденциальных  пакетов  на  другие  предприятия, 
минуя  органы связи, может  осуществляться с разреш ения руков о-
дителя  пред приятия  сотрудником  подразделения  конфиденциаль-
ного  делопроизвод ства  либо  другим  работником  предприятия,  до-
пущенным к конфиденциальной информации, на с лужебном транс-
порте. Пакеты передаются по реестру или взамен разовой распис-
ки,  в  которых,  кроме  подписи  о  получении  пакетов,  должна  быть 
прос тавлена  печать  предприятия-получателя.  Реес тры  и  получен-
ные расписки не должны иметь гриф конфиденци альности. Их ва-
ловая нумерация производится раздельно в течение года.  
Об  отправленных  документах  производятся  соответс твующие 
отметки в учетных  формах: в журнале учета  изданных документов 
в графах 12-14, в журнале учета документов выделенного хранения 
www.kodges.ru

в графах  8-10. При этом ес ли документ  отправлен без сопровод и-
тельного письма,  то в графе "Наименование, номер и дата с опро-
водительного  документа"  пишется  "реестр",  "расписка",  "квитан-
ция",  ес ли  с  сопроводительным  пись мом  -  "сопроводительное 
письмо" с прос тавлением номеров и дат этих документов.  
Если  по  каким-либо  причинам  отправлен  документ  (или  час ть 
его),  зарегис трированный  в  журнале  учета  пос тупивших  докумен-
тов, то отметка об отправлении прос тавляется в графе 14 (Прим е-
чание) журнала. В ней указываются количество отправленных лис-
тов, куда они направлены, наименование, номер и дата сопровод и-
тельного  документа,  например:  "3  лис та  отправлены  в  АООТ 
"Изумруд" по реес тру № 6 от 24.03.2003". 
www.kodges.ru

7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР, ФОР-
МИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕН-
ЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 
 
7.1. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР КОНФИДЕН-
ЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 
 
Для  обеспечения  быс трого  поиска  необходимых  документов, 
создания  условий  для  их  сохранности  и  удобс тва  использования 
исполненные  конфиденциальные  документы,  зарегис трированные 
по  журналам  учета  пос тупивших  и  изданных  документов,  должны 
быть  сгруппированы  в  дела.  Дело  представляет  собой  совоку п-
нос ть документов  (или отдельный до кумент),  относящихся к одно-
му вопросу или участку деятельнос ти  и по мещенных в отдельную 
обложку. 
Распределение  документов  по  делам  производится  в  течение 
года по мере исполнения документов в соответс твии с номенклату-
рой конфиденциальных дел.  
Номенклатура конфиденциальных дел  - это оформленный в ус-
тановленном  порядке  сис тематизированный  перечень  наименова-
ний дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (н о-
меров),  сроков  хранения  и  лиц,  которым  предоставлено  право 
пользования делами.  
Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, опреде-
ляя  наименования  (заголовки)  дел  и  выс тупая  тем  самым  в  роли 
плана  распределения  исполненных  документов  по  делам,  одн о-
временно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является 
составной час тью системы доступа к конфиденциальным докуме н-
там.  Вместе  с  тем  номенклатура  является  и  учетной  формой  для 
заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется 
для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть исполь-
зована в качес тве схем пос троения справоч ной картотеки  по доку-
ментам  и  сос тавления  описей  дел,  передаваемых  на  архи вное 
хранение. 
Номенклатура  дел,  содержащих  коммерческую  тайну,  должна 
составляться отдельно от номенклату ры дел, содержащих служеб-
ную тайну. 
"Положением о порядке обращения со служебной  информаци-
ей ограниченного распрос транения" предусмотрено включение дел 
с грифом "Для служебного пользования" в номенклату ру несекре т-
ных дел, однако этого делать не с ледует,  т.к. состав граф номенк-
латур конфиденциаль ных и  несекретных дел имеет сущ ественные 
www.kodges.ru

различия.  
Номенклатура  конфиденциальных  дел  разрабатывается  для 
предприятия  в  целом  (сводная  номенклату ра  дел).  Она  составл я-
ется на каждый год (в конце текущего года на следующий год) под-
разделением  конфи денциального  делопроизводс тва  на  основе 
предложений структурных подразделений. К разработке номенкл а-
туры  должны  привлекаться  квалифицированные  специалис ты, 
имеющие дос туп к соответс твующим кон фиденциальным докумен-
там  и  хорошо  знающие  направления  деятель ности  предприятия, 
характер  его  связей  с  другими  предприятиями,  состав  конфиден-
циальных  документов,  планы  работ  на  предс тоящий  год.  Номенк-
латура  подписывается  руководителем  подразделения  конфиден-
циального  делопроизводс тва,  визируется  руководителями  заинте-
ресованных  структурных  подразделений,  согласовывается  с  архи-
вом  конфи денциальных  документов  предприятия  (при  его  нал и-
чии),  рассматривается  на  заседании  ПДЭК  предприятия  и  у тве р-
ждается руководителем предприятия.  
Такой  порядок  должен  быть  при  первоначальной  разработке 
номенк латуры конфиденциальных дел и  в случае ее значительной 
переработки (существенное изменение заголовков дел, включение 
большого  количества  новых  дел,  расширение  списка  лиц,  допу-
щенных к делам). Ес ли  таких изменений нет,  то  на каждый после-
дующий  год  номенклатура  перепечатывается  (с  возможными  не-
значительными  изменениями), подпи сывается  руководителем под-
разделения  конфиденциального  делопро изводс тва,  у тверждается 
руководителем предприятия и вводится в дей ствие без вышепере-
численных согласований.  
Гриф  конфиденциальнос ти  номенклатур  дел  должен  соответ-
ствовать  совокупной  с тепени  конфиденциальности  сведений,  с о-
держащихся  в  заголовках  дел.  Если  эти  сведения  не  являются 
конфиденциальными,  то  гриф  конфиденциальнос ти  номенклатуре 
не присваивается. При наличии грифа номенклатура регис трирует-
ся в журнале учета изданных до кументов. Лица, допущенные к де-
лам,  должны  быть  ознакомлены  с  соответствующими  разделами 
номенклатуры  под  подпись  в  номенклатуре,  что  является  основ а-
нием для  привлечения  их к ответс твеннос ти в с луча ях неправиль-
ного адресования документов в дела.  
После  у тверждения  номенклатуры  возможные  в  течение  года 
изменения  в  нее  вносятся  руководителем  подразделения  конфи-
денциального  делопроизводства  (с  прос тавлением  подписи)  на 
основании докладных записок руководителей подразделений. 
Предусматриваемые  номенклатурой  дела  должны  охватывать 
все управленческие конфиденциальные документы, которые пред-
полагается  издать  или  получить  предприятием.  В  номенклатуру  
www.kodges.ru

включаются  также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) 
всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реес тр а-
ми,  квитанциями  и  расписками  на  отправленные  документы  нез а-
висимо от  того, имеют  или  не имеют  они гриф конфиденциальн о-
сти.  Кроме  того,  в  номенклатуру  включаются  конфиден циальные 
дела,  пос тупившие  из  других  предприятий:  закрытые  дела  про-
шлых лет - в номенклатуру соответс твующего года, незакрытые  - в 
номенклатуру текущего года. 
Дела,  ведущиеся  в  течение  нескольких  лет  (переходящие  д е-
ла), вносятся в номенклатуру каждого года с момента их заведения 
до закрытия. 
В  номенклатуру  не  включаются  документы,  зарегис трирова н-
ные по журналу учета документов выделенного хранения.  
Планируемая  группировка  документов  в  дела  закрепляется  в 
номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в  обобщенном 
виде правильно и четко отражать сос тав и содержание документов, 
подлежащих  группировке  в  дело.  Не  допускаются  заголовки  типа 
"Общая  (разная)  переписка",  "Руководящие  материалы"  и  им  п о-
добные,  которые  не  рас крывают  содержание  дел  и  нередко  явля-
ются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.  
Заголовок может включать в с ебя указание вида дела  ("дело", 
"документы", "переписка") или видов документов, название автора, 
корреспондента  (корреспондентов),  содержание  документов  (в о-
прос), время и мес то события.  
Термин "дело" употребляется в заголовках личных (персональ-
ных), судебных, следственных и арбитражных дел. 
Термин  "документы"  употребляется  в  заголовках  в  исключ и-
тельных  случаях,  когда  трудно  предусмотреть  конкретные  виды 
документов, которые будут группироваться в  дело, или когда  таких  
видов много  (более  56).  Термин "документы" применяется  также в 
заголовках  дел,  в  которых  объединяются  документы,  являющиеся 
приложением  к  другому  документу,  например:  "Документы  к  пла-
ну...". 
Термин  "переписка"  применяется  в  заголовках  дел,  включаю-
щих письма-запрос ы и письма-ответы. Если в дело, помимо писем, 
планируется группировка других видов документов, то они должны 
указываться в заголовке, например: "Договоры и переписка..;". 
Вид дела или виды документов обязательно указываются в за-
головке любого дела и помещаются в начале его. 
Содержание документов указывается в заголовках всех дел, за 
исключением  дел  с  распорядительными  документами,  которые 
подразделяются лишь по видам деятельности (например, приказы 
по  основной  деятельнос ти,  личному  составу,  оперативным  вопр о-
сам), и протоколами, которые подразделяются по  принадлежнос ти 
www.kodges.ru

(например, протоколы с овещаний у председателя  правления, пр о-
токолы заседаний научно-технического совета).  
Полнота  и  сочетание  в  заголовках  других  компонентов  могу т 
быть  различными.  Указывать  их  следует  тогда,  когда  они  несут  в 
себе  необходимую информацию  и  без их  наличия  теряются инд и-
видуальные особенности заголовка  или возникает его двоякое п о-
нимание. В заголовках дел с планово -отчетной документацией ука-
зывается периодичнос ть документации, например: "Месячные пла-
ны...", "Отчет о выполнении плана за ______г.". 
При сос тавлении заголовков дел необходимо предусматривать: 
• 
группировку документов в дело, как правило, по одному во-
просу  (за  исключением  распорядитель ных  документов  и  протоко-
лов); 
• 
группировку  издаваемых  предприятием  распорядительных 
документов  по  видам  документов  (приказы,  распоряжения,  поста-
новления, решения);  
• 
раздельную  группировку  документов  пос тоянного  и  вре-
менного сроков хранения; 
• 
группировку  документов  с  учетом  распределения  обязан-
нос тей между исполнителями, что позволяет в значительной мере 
предотвращать  ознакомление  их  с   документами,  не  имеющими  к 
ним отношения по роду выполняемой работы; 
• 
группировку  приложений  к  документам  вместе  с  докумен-
тами, к которым они относятся (исключение допускается для  боль-
ших по объему приложений, для которых могу т предусматр иваться 
отдельные дела);  
в  группировку  планов,  отчетов,  смет,  лимитов,  титульных  спи-
сков и других планово-отчетных документов отдельно от  их проек-
тов; 
• 
группировку  документов  по  планированию  текущего  года 
отдельно от документов по планированию следующего года.  
Сис тематизация конфиденциальных дел в номенклатуре долж-
на производиться с учетом их важнос ти и взаимосвязи, что ускор я-
ет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в 
последовательнос ти сроков их х ранения: вслед за делами с год о-
выми планами (отчетами) должны вноситься дела с ква ртальными, 
а  затем  с  месячными  планами  (отчетами).  Дела  с  перепиской  по 
одному  вопросу,  различающиеся  между  собой  корреспондентским 
признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с 
документами, различающиеся географическим признаком,  - по  ал-
фавиту населенных пунктов.  
При значительном количес тве дел целесообразно группир овать 
их в номенклатуре по  разделам, соответс твующим наименованиям 
структурных  подразделений  или  ос новным  направлениям  (вопр о-
www.kodges.ru

сам)  деятель ности  предприятия.  Каждому  разделу  присваивается 
номер, например: 02  - Плановый отдел (при с труктурной схеме), 14 
~ Финансирование (при производс твенно-отрас левой схеме).  
Дело  с  номенклатурой  конфиденциальных  дел,  конфиденц и-
альные и  открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных  
документов,  а  также  открытые  дела  с  материалами  на  конфиде н-
циальные документы (реес тры, квитанции, расписки на отправлен-
ные документы, акты проверок наличия документов и др.) помеща-
ются в конце  номенклатуры, не имеющей деления  по  разделам, а 
при  наличии  разделов  -  в  разделе,  соответс твующем  названию 
подразделения  конфиденциального  делоп роизводс тва  при  с трук-
турной  схеме  пос троения  номенклатуры  дел,  или  в  разделе  "Кон-
фиденциальное 
делопроизводство" 
при 
производс твен но-
отрас левой схеме построения. 
Каждому  делу   присваивается  самос тоятельный  цифровой  и н-
декс, который сос тоит из  номера с труктурного подразделения (при 
структурной схеме пос троения номенклату ры) или  номера направ-
ления  (при  производственно-отрас левой  схеме)  и  через  тире  п о-
рядкового  номера  дела  в  пределах  каждого  раздела,  например: 
0101,  0102,  0201  и  т.д.  В  номенкла туре,  не  имеющей  деления  на 
разделы,  вместо  индекса  дела  прос тавля ется  его  порядковый  но-
мер по номенклатуре.  
Номенклатура конфиденциальных дел  имеет следующую фо р-
му (табл. 1).  
Заполнение граф  номенклатуры дел производится с ледующим 
образом. 
- 
При  делении  номенклатуры  на  разделы  перед  груп пой  дел 
раздела  прос тавляются  номер  и  название  раздела.  Разделы  сл е-
дует начинать с нового лис та или оставлять между ними свободное 
место для возмож ного внесения в течение года новых дел.  
- 
В  графе  1  указываются  индекс  или  номер  дела  (учетного 
журнала,  учетной  картотеки)
17
 
и  его  гриф  конфиденциальнос ти. 
Переходящим делам сохраняются одни и  те же индексы (номера) 
на весь период ведения дела. Графа заполняется при сос тавлении 
номенклатуры дел,  
- 
В графу 2 вносится заголовок дела. Переходящим делам с о-
храняются одни и те же заголовки до их закрытия. Графа заполн я-
ется при сос тавлении номенклатуры дел.  При закрытии дела заг о-
ловок  может  корректироваться,  вс е  изменения  переносятся  в  н о-
менклатуру.  
- 
В графе 3 перечисляются инициалы и фамилии всех лиц, ко-
торым  предос тавляется  право  пользования  соответс твующим  де-
лом. Определение сос тава лиц, допущенных к каждому конкретн о-
му  делу,  должно  осуществляться  в  соответс твии  с  принципами  и 
www.kodges.ru

нормами  Положения  о  с истеме  доступа  к  конфиденциальным  д о-
кументам  и  исключать  необоснованный  дос туп  пользователей  к 
делам. Графа заполняется при сос тавлении номенклатуры. В тече-
ние года в список могу т вноситься изменения.  
- 
В графах 4, 5 прос тавляются  арабскими цифрами номер ка-
ждого тома  и дата его заведения. Графы заполняются в день под-
шивки  первого  документа  тома  дела  (заполнения  первой  позиции 
учетного журнала,  
www.kodges.ru

Наименование предприятия 
НОМЕНКЛАТУРА  
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ  
 
00.00.0000 №___________.  
_______________________. 
(место составления) 
на _____ год 
Таблица 1 
 
УТВЕРЖДАЮ 
Руководитель предприятия 
___________________________________.
 
(подпись, инициалы, фамилия, дата) 
 
 
 
 
 
Руководитель подразделения 
конфиденциального делопроизводс тва 
_________________________.  
(подпись, инициалы, фамилия, дата) 
 
СОГЛАСОВАНО 
Руководитель архива предприятия 
_________________________.  
(подпись, инициалы, фамилия, дата)
 
Рассмотрена и одобрена на за-
седании 
ПДЭК предприятия 
протокол от _________№ _____ 
Ин-
декс (но-
мер) дела 
и гриф 
конфи-
денци-
альности 
За-
головок 
дела 
Инициалы и 
фамилии лиц, кото-
рым предоставлено 
право пользования 
делом 
Но
мер 
тома 
Дата 
Коли-
чество 
листов в 
томе 
Срок 
хранения и 
номера ста-
тей по пе-
речню 
Архивный шифр; 
номер и дата акта об 
уничтожении; куда на-
правлено, номер  и дата 
сопроводительного до-
кумента 
за-
ведения 
тома 
за-
крытия 
тома 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
8 
9 
www.kodges.ru

составления  первой  учетной  карточки).  Если  дело  переход я-
щее,  то  в  графе  5  при  сос тавлении  номенклатуры  указывается: 
"Переходящее с ______г." с проставлением года заведения дела.  
В  графе  б  прос тавляется  арабскими  цифрами  дата  закрытия 
каждого тома. Графа заполняется в день закрытия тома. Если дело 
перех одит на следующий год, то в графе указывается: "Переходит 
на_______ г.". 
В графе  7 прос тавляется количес тво  лис тов  в  томе (без учета 
лис тов описи документов дела). Графа заполняется при заведении  
учетного журнала и при закрытии тома дела, картотеки.  
Графы 47 заполняются по каждому тому отдельной с трокой. Не 
допускается открывать очередной том до закрытия предыдущего.  
В  графе  8  проставляются  срок  хранения  и  номера  с татей  (их  
может  быть  несколько)  по  определенному  перечню  документов  с  
указанием сроков хранения (подробнее о перечнях см. раздел 8.1). 
При  отсу тствии  соответс твующих  статей  в  перечнях  сроки  хран е-
ния дел устанавливают ся ПДЭК. Графа заполняется при сос тавле-
нии номенклату ры дел. При закрытии дела и проведении эксперти-
зы ценнос ти документов дела срок хранения и номера с татей могу т 
корректироваться,  изменения  должны  быть  перенесены  в  номенк-
латуру дел. 
В графе 9 прос тавляются архивный шифр дела (№ фонда, оп и-
си, единицы хранения), ес ли дело пе редано в архив, или номер и 
дата акта об уничтожении дела, или, если дело направлено в дру-
гое пред приятие, наименование предприятия, номер и дата с опро-
водительного  документа  (письма,  реес тра,  расписки,  квитанции); 
при  отправлении  дела  во  временное  пользование  отметка  об  от-
правлений  прос тавляется  карандашом.  Графа  заполняется  пос ле 
проведения соответс твующих операций. 
При  заведении  дел,  не  предусмотренных  номенклатурой,  они 
вносятся в соответс твующий раздел  номенклатуры в день завед е-
ния.  Дела,  поступившие  из  других  предприятий,  вносятся  в  соо т-
ветствующие разделы номенклатуры с прос тавлением дат их  фак-
тического заведения и для законченных дел - дат закрытия. 
Если предусмотренное номенклатурой дело не было заведено, 
то  по  окончании  года  в  графе  9  прос тавля ется  отметка:  "Дело  не 
заводилось".  
 
7.2. ФОРМИРОВАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ 
ДЕЛ 
 
Формирование  дел  включает  распределение  документов  по 
делам в соответс твии с номенклатурой и сис тематизацию док умен-
www.kodges.ru

тов вну три дел. Дела формируются в течение года по мере пос туп-
ления в них документов.  
Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться 
в подразделении конфиденциального делопроизводства.  
В дела помещаются  исполненные документы  (подлинники  или 
заверенные экземпляры), оформленные в установленном порядке. 
Другие экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда 
на них имеются какие-либо  резолюции, пометки, дополняющие со-
держание  основного  экземпляра.  При  производс твенной  необх о-
димос ти  допускается  помещать  в  дела  временного  хранения  пр о-
екты документов. В исключительных случаях с разреш ения руково-
дителя  подразделения  конфиденциального  делопроизводс тва  д о-
пускается помещать в конфиденциаль ные дела отдельные  откры-
тые документы, имеющие прямое отношение к с одержанию конфи-
денциальных документов дела. В дела не должны помещаться до-
кументы, подлежащие возврату. 
Перед  помещением  документа  в  дело  сотрудник  подраздел е-
ния  конфиденциального  делопроизводства  обязан  проверить  н а-
личие  отметки  об  исполнении,  соответс твие  вида  и  содержания 
документа  заголовку  дела,  наличие  отметки  о  переводе  прилож е-
ния на учет конфиденциальных документов выделенного хранения, 
если оно не подшивается в дело.  
В  деле  группируются,  как  правило,  документы  одного  кале н-
дарного года.  
Ведение  переходящих  дел  допускается  в  отдельных  случаях, 
главным образом для документов временного срока хранения.  
В  зависимос ти  от  вида  и  содержания  документы  сис тематиз и-
руются вну три дел в вопросно-логической, хронологической после-
довательности или их сочетании.  
Изданные предприятием  распорядительные документы,  прото-
колы,  акты  сис тематизируются  в  делах  хронологически  в  порядке 
возрас тания номеров. 
В  делах  с  перепиской  пос тупившие  документы  помещаются 
вместе с копиями  отправленных документов, которыми они  испо л-
нены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в 
другие  предприятия,  в  целях  обеспечения  их  сохраннос ти  подш и-
ваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.  
Распорядительные  документы  вышес тоящих  предприятий,  из-
данные в  текущем году, но пос тупившие в начале с ледующего го-
да, помещаются в дело текущего года. 
•Планы и  отчеты  помещаются в дела года, к которому они  о т-
носятся,  независимо  от  времени  их  составления.  Перспективные 
планы помещаются в дела начального года дейс твия планов, отч е-
ты об их выполнении -в дела последнего года дейс твия планов. 
www.kodges.ru

Листы ознакомления с распорядительными документами и лис-
ты рассылки к документам помещаются вслед за соответс твующи-
ми  документами,  нумеруются  и  вносятся  в  описи  документов  дел 
(см. раздел 7.3) как самостоятельные документы. 
Каждое  дело  должно  содержать  не  более  250  лис тов.  При 
большем количес тве лис тов заводятся в последовательнос ти тома 
дела,  которые  должны  иметь  один  и  тот  же  индекс  и  заголовок 
данного дела. 
Формирование дел производится путем подшивки документов в 
обложки.  Дела  пос тоянного  и  долговременного  сроков  хранения 
должны иметь  твердые обложки. Отдельные дела  могу т  формир о-
ваться в папках-скорошивателях или в папках-регис траторах, ес ли 
это вызывается  интересами  обеспечения режима конфиденциаль-
нос ти. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимос ти 
могут выдаваться  отдельные документы дел), в них ведется опись 
документов,  которая  по  окончании  года  или  перед  сдачей  дел  на 
архивное хранение подшивается в обложку вмес те с док ументами 
дела.  
После подшивки изданного документа в г рафе 16 журнала уче-
та  изданных  документов  проставляются  индекс  (номер)  дела,  его 
том  (если  документ  подшит  во  второй  или  пос ледующие  тома)  и 
номера  лис тов  дела.  После  подшивки  поступившего  документа 
аналогичные  записи  производятся  в  графе  12  журнала  учета  по-
ступивших документов.  
Если  в  дела  подшиваются  документы,  зарегис трированные  по 
учетам  предшествующего  или  с ледующего  года  (планы,  отчеты  и 
др.),  то  в  журналах  их  учета  рядом  с  индексом  (номером)  дела  в 
скобках прос тавляется год дела, в которое они помещены.  
Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разр еша-
ется  руководителем  подразделения  конфиденциального  дел опро-
изводс тва, а при направлении их в другие предприятия  - руковод и-
телем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещает-
ся справка-замес титель следующей формы:  
СПРАВКА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ 
 
Документ №__________ от__________  на  _________л,  из д е-
ла изъят 
 
и 
_________________________________________________________
. 
(указывается  новое  местонахождение  документа:  при  по д-
шивке  в  другое  дело  -  индекс  дела,  номера  тома  и  листов;  при 
отправлении  -куда направлен, постоянно или временно, наимен о-
вание, номер и дата сопроводительного документа; при  уничт о-
www.kodges.ru

жении - номер и дата акта об уничтожении).  
Основание: _______________________________________.  
 
(подпись, инициалы, фамилия лица, 
 
производившего изъятие, дата) 
О  документах,  изъятых  из  дела  безвозвратно,  производится, 
кроме  того,  соответс твующая  отметка  в  опис и  документов  дела. 
При необходимости вмес то изъятых документов в дело могут быть 
подшиты их копии, в этом случае справка-замес титель не  требует-
ся.  Отметки  о  снятии  копий  и  мес тонахождении  подлинников  пр о-
изводятся лишь в соответс твующих учетных формах документов.  
 
 
7.3. ОФОРМЛЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДЕЛ 
 
Оформление конфиденциального дела включает описание д е-
ла на обложке, прос тавление на вну тренней стороне обложки ин и-
циалов  и  фамилий  лиц,  допущенных   к  делу,  заведение  карточки 
учета  выдачи  дела,  заполнение  описи  документов  дела,  нумер а-
цию  лис тов, сос тавление заверительной надписи, прошивку и оп е-
чатывание дела.  
Обложка дела имеет следующую форму (рис. 1).  
При заведении дела на обложке указываются:  
•  гриф конфиденциальнос ти дела;  
•  название предприятия;  
•  название  структурного  подразделения  (ес ли  в  дело  пом е-
щаются документы одного с труктурного подразделения);  
•  индекс (номер) дела;  
•  заголовок дела;  
•  год заведения дела на обложках дел с планами и отчетами 
(вмес то крайних дат документов дела);  
•  срок  хранения  и  номера  статей  по  перечню  документов  с 
указанием сроков хранения.  
Эти же данные прос тавляются на обложках учетных журналов 
или  (при  карточном  способе  учета)  на  отдельном  лис те,  накле и-
ваемом  на  картотеку.  Кроме  того,  на  обложках  учетных  журналов 
при заведении прос тав ляется количес тво имеющихся в них лис тов. 
В течение года на обложке могу т прос тавляться: 
 
номер тома (при заведении второго тома номер тома про-
ставляется  и  на  втором,  и  на  первом  томах  дела;  если  оно  одн о-
томное, номер тома не указывается);  
 
новое  название  предприятия  или  структурного  подразд е-
ления при изменении их названий или в случае получения дела из 
другого  пред приятия,  при  этом  новое  название  пиш ется  ниже 
www.kodges.ru

прежнего, а прежнее наименование берется в скобки.  
При закрытии дела на обложке прос тавляются:  
 
крайние даты документов дела, которые должны соотве тс т-
вовать датам издания (подписания, утверждения) или пос тупления 
самого раннего и самого позднего документов, вне зависим ости от 
расположения  этих  документов  в  деле;  расхождение  между  дата-
ми, прос тавляемыми в  
 
 
 
 
 
 
 
 
____________________________. 
(гриф конфиденциальности) 
 
 
________________________________ ______________________
_________. 
(название предприятия) 
 
______________________________________________________
_________. 
(название с труктурного подразделения)  
 
 
ДЕЛО № 
ТОМ № 
 
______________________________________________________
_________. 
 
______________________________________________________
_________. 
 
______________________________________________________
_________. 
 
 
 
«___» __________ 20 ___ г.  
www.kodges.ru

«___» __________ 20 ___ г.  
(крайние даты документов) 
 
 
 
 
 
 
 
На ____________ лис тах  
Хранить __________ ст. № ________ перечня 
 
 
 
 
 
 
рис. 1 
www.kodges.ru

номенклатуре  и  на  обложках  дел,  обусловлено  тем,  что  даты, 
прос тавляемые  в  номенклатуре,  в  случае  утраты  дела  позволяют 
определить,  когда  оно  было  заведено  или  когда  закрыто,  что  о б-
легчает поиск дела, а даты, прос тавляемые на обложке, показыв а-
ют,  к  какому  периоду  относятся  до кументы,  находящиеся  в  деле, 
эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в 
опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение;  
• количес тво  лис тов (с учетом  литерных  и пропущенных  ном е-
ров лис тов, но без лис тов описи документов дела).  
При  закрытии  учетной  картотеки  проставляется  количес тво 
карточек.  Кроме  того,  при  закрытии  дела  у точняются  заголовок  и 
срок  хранения  дела  с  внесением  состоявшихся  изменений  на  о б-
ложку дела и в номенклатуру дел. 
Надписи на  обложках должны производиться четко, светос то й-
кими чернилами или тушью. 
Перед  заведением  каждого  конфиденциального  дела  любого 
срока хранения в него  подшивается приблизительно необходимое 
количес тво  листов  описи  документов  дела,  имеющей  с ледующую 
форму. 
 
ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ 
ДЕЛА № ___ ТОМ № 
за 20 ___ г. 
№
 
п/п 
Дата 
докумен-
та 
Номер и 
гриф конфи-
денциально-
сти посту-
пившего до-
кумента 
Номер и 
гриф конфи-
денциальности 
изданного до-
кумента 
Откуда 
поступил или 
куда адресован 
документ и его 
наименование 
№
 
лис-
тов 
дела 
От-
метка о 
местона-
хождении 
изъятого 
из дела 
докумен-
та 
1 
2 
3 
4 
5 
6 
7 
 
_______________________________.  
(подпись, инициалы, фамилия лица, составившего опись, дата) 
 
Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки д о-
кументов.  При  подшивке  в  конфиденциальные  дела  открытых  до-
кументов в графах 3 или 4 производится отметка "н/с". Если в дело 
подшивается документ,  имеющий  приложения, в  том чис ле  откр ы-
тые,  то запись в графах  3  или  4 производится одной позицией за 
номером  основного документа без отметок о наличии приложений, 
с  проставлением  в  графе  6  номеров  общего  количества  лис тов, 
включая лис ты приложений. Ес ли документ вну тренний, то в графе 
5 указывается  только его краткое содержание. В описи документов 
www.kodges.ru

дел  временного  срока  хранения  при  не большом  объеме  справоч-
ной работы по документам графа 5 может не заполняться.  
При заведении дела на вну треннюю сторону обложки дела п е-
реносятся  из  номенклатуры  инициалы  и  фамилии  лиц,  которым 
предс тавлено  право  пользования  делом.  Список  заверяется  под-
писью  работника  под разделения  конфиденциального  делопроиз-
водства.  Это  позволяет  при  определении  правомернос ти  выдачи 
дела пользователю не  обращаться к номенклатуре дел. Одновр е-
менно заводится карточка учета выдачи дела, которая имеет сл е-
дующую форму. 
 
КАРТОЧКА УЧЕТА ВЫДАЧИ ДЕЛА  
 
___________________________________________________________________
___________. 
(индекс (номер) и гриф конфиденциальности дела, номер тома, заголовок де-
ла) 
 
Дата 
выдачи 
Коли-
чество 
листов 
Кому 
выдано 
Под-
пись за по-
лучение 
Под-
пись за 
возврат 
1 
2 
3 
4 
5 
 
Графа  2  необх одима  потому,  что  в  процессе  формирования 
дела меняется его количество лис тов.  
Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к вну т-
ренней с тороне обложки дела.  
Листы  дела  нумеруются  (за  исключением  лис та  с  заверитель-
ной  над писью). Листы описи документов дела нумеруются  отдель-
но при начале заполнения каждого  лис та, ос тавш иеся чис тые  лис-
ты не  нумеруются.  Нумерация  лис тов дела производится при под-
шивке  документа  арабскими  цифрами  черным  графитовым  кара н-
дашом в правом верхнем углу листа без затрагивания  текс та доку-
мента.  
Если дело  имеет несколько  томов, нумерация  лис тов произв о-
дится по каждому тому отдельно. 
Лист  любого  формата, подшитый за один край, нумеруется как 
один  лис т,  сложенный  и  подшитый  за  середину  -  как  два  лис та. 
Подклеенные  к  лис ту  одним  краем  другие  документы  (вырезки, 
вставки  текс та,  переводы  и  т.д.)  нумеруются  отдельно  вслед  за 
лис том  основного  документа;  лис т  с  наглухо  наклеенными  док у-
ментами и фотографиями нумеруется как один лис т, в этом с лучае 
наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи.  
Подшитые  в  дело  как  самостоятельные  листы  фотографии  и 
другие  иллюс трированные  документы  нумеруются  при  наличии 
www.kodges.ru

свободного  поля  на  лицевой  стороне  в  правом  верхнем  углу,  при 
отсутс твии такового - на оборотной с тороне в левом верхнем углу.  
Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также 
нумеруются,  при  этом  каждое  вложение  нумеруется  очередным 
номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пиш ет-
ся опись вложенных документов с указанием их учетных  номеров, 
краткого названия и номеров листов дела.  
При  изъятии  документов  из  дел  с тарая  нумерация  лис тов  с о-
храняется. 
При  нумерации  лис тов  необходимо  с трого  следить  за  ее  пр а-
вильностью.  Однако  ес ли  все  же  один  номер  окажется  повторе н-
ным  на  нескольких  лис тах,  то  следом  за  основным  номером  пр о-
ставляются  литерные  номера,  например:  12,12а,  126  и  т.д.,  кото-
рые  оговариваются  в  заверительной  надписи.  В  заверительной 
надписи оговариваются и пропущенные номера. 
Заверительная надпись составляется при закрытии  дела на от-
дельном чис том лис те по следующей форме.  
 
 
ЗАВЕРИТЕЛ ЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №______ Т. № ________  
 
В  деле  подшито,  пронумеровано  и  опечатано  печатью  № 
_________ 
__________лис тов +_________ лис тов описи документов дела.  
(прописью) 
Литерные номера лис тов ______________ 
(цифрами) 
Пропущенные номера _____________ 
(цифрами) 
На лис тах № _________ наклеено_______________________  
(цифрами)                                      (прописью) 
документов (фотоотпечатков) за уч. № ________________  
(нужное подчеркнуть)                                              (цифрами) 
 
_______________________________________  
(подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную надпись, да-
та)
 
 
При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи 
в  них  делается  прочерк.  Незаполненные  листы  описи  документов 
дела не учитываются.  
Листы  каждого  тома  дела  при  закрытии  тома  проверяются, 
прошиваются  плотной  ниткой  в  четыре  прокола  и  опечатываются 
или пломбиру ются таким образом, чтобы захватывались оба конца 
нити прошивки. Дела могу т переплетаться, в этом случае их опеч а-
www.kodges.ru

тывание не производится.  
www.kodges.ru

8. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ 
ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ 
И УНИЧТОЖЕНИЯ 
 
8.1. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ КОНФИДЕНЦИАЛЬ-
НЫХ ДОКУМЕНТОВ 
 
Согласно  "Основам  законодательс тва  Российской  Федер ации 
об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятым в 
1993  г.,  Архивный  фонд  Российской  Федерации  разделен  на  две 
составные  части:  государс твенную  и  негосударс твенную.  К  гос у-
дарственной части Архивного  фонда отнесены документы государ-
ственных и муниципальных органов влас ти и подведомс твенных им 
предприятий,  а  также  документы  предприятий  смешанных  форм 
собс твеннос ти,  в  ус тавном  капитале  ко торых  имеется  преобла-
дающая доля государственной собственнос ти.  Негосударс твенную 

жүктеу/скачать 1,69 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: