Дістемелік кешені

Əрбір мəжілісте қаралатын мəселердің тізімін көбейту арқылы оны өткізу санын азайтқан жөн. Мəжіліске шақырғанда оның басталуымен қоса, аяқталуы мүмкін уақытын да ескерткен абзал. Мəжілістің табысты өтуі баяндама сапасына байланысты. Проблеманы жақсы білетін, оның маңыздылығын аша білетін, сөйлеу мəдениеті жетік адамға аяндаманы тапсырған жөн. Қатысушылар күн тəртібімен алдын ала таныстырылып, қарастырылатын мəселеге қатысты өз ойларын айтуларына мүмкіндік берілуі керек. Мүмкіндігінше мəжіліс арнайы бөлмеде (мəжіліс залында) өткізілгені дұрыс. Қатысушылардың түгел келмегеніне қарамастан мəжіліс өз уақытында басталып, регламент сақталуы керек, яғни əрбір баяндамашы нақты уақыт аралығында қатысушыларды мəселемен таныстырып, талқылауға салғаннан соң шешім қабылдау кезеңіне өтеді.

Адамдарға əсер ету құралы ретінде менеджер ауызша қарым-қатынас жəне іс- хаттарын жазуды қолданады. Ойын жазбаша жеткізудегі мақсат - проблеманы анық түсіндіре білу жəне жаңа идея туралы логикалық тізбек құру. Көзбе-көз əңгімелесу

арқылы түсініскен хат жазғаннан едəуір тиімді екендігіне қарамастан əрбір басшы өз ойын жазбаша білдіре алуы керек. Хат жазудың жағымды жəне жағымсыз тұстары бар. Жағымды тұстарына: хат мазмұны жоспарланады, оқушыға хаттағы сандық мəліметтерді түсіну аңайға түседі, хатты оқушы түсінбеген жерлерін қайта оқиды. Жағымсыз тұстарына: хат жазушы өз ойын мимика, жест арқылы көрсете алмайды, хатты оқушы оны тез қабылдап, жылдам оқымауы мүмкін, хатты жазушы жіберген мəліметтермен нақты кім танысатындығын білмеуі мүмкін.

Хаттағы сөз, əсіресе фразаның мəн-мағынасы бар. Сөздерді тек сұрыптап қана емес, оларды сөйлем ішінде байланыстыруға тырысу керек. Қазіргі таңда құрамында 12-14-тен аспайтын сөзі бар сөйлемдер қолданылады. Ал басқару мəселесі жайлы жəне экономикалық мəселелер жайлы тексттің өзінде 18-ге дейін сөздер қолданылады. 20 сөзден асқан фразаны оқыған кезде оқушы фразаны қайта оқуына тура келеді. Сондықтан құрмалас сөйлемге қарағанда жай сөйлемдерді қолданған ыңғайлы. Əйтсе де құрмалас сөйлемді тексттен алып тастауға болмайды. Хат жазуда мына талаптарды ескеру керек:

• 
  бір фразада бірнеше мəліметтерді енгізбеу керек;
  
• 
  тексттегі барлық мəліметтер ортақ негізге біріктірілуі керек;
  
• 
  фраза жинақы шамамен 18 сөзден аспауы керек;
  
• 
  «құрғақ» мəліметтердің өзін «жандандыра» білу керек, яғни эмоция байқалуы тиіс;
  
• 
  жинақталған барлық фактілерге талдау жасап, артық бөліктерін қысқарту керек;
  
• 
  фактілерді топтастыру керек;
  
• 
  мазмұндалу реті, жүйелілігі сақталуы керек;
  
• 
  кестелер, графиктер, суреттер, т.б. қолдану керек;
  
• 
  текст оқуға қолайлы болуы керек.
  

Əдетте телефонға жəне телефон арқылы байланыс жүргізуге жас мамандар да, басшылар да мəн бермейді. Эксперттердің түсініктемесіне назар аударсақ:

1. 
   Тлефонмен хабарласқанда абоненттер өздерін көзбе-көз əңгімелескенге қарағанда өзгеше ұстайды.Сондықтан, сөздер мен фразалар толық айтылуы керек.
   
2. 
   Түрлі интонациямен сөйлей білу керек, яғни жай хабар жеткізу, таңдану, құпия ашу, сұрақ қою.
   
3. 
   Дауыс энергияға толы болуы керек, минутына шамамен 125 сөз айтуға болады, монотониядан аулақ болу керек.
   
4. 
   Телефон қоңырауына жауап бергенде сəлемдесіп, ұйым атын атап, өзіңізді таныстырып, қай мəселе бойынша телефон шалғандығын анықтау керек. Дауыста ынта, қызығушылық байқалуы тиіс. Абонент сіздің қуанышпен жауап бергеніңізді сезінуі керек. Əңгімеде міндетті түрде «қоңырау шалғаныңызға рахмет», «не көмек бере аламын?», «жағдайыңыз қалай?» деген фразалар болуы шарт.
   
5. 
   Əңгімелесіп болған соң да клиентпен байланысты үзбеуге тырысу керек.
   
6. 
   «Иə», «жоқ» деген нақты жауап алатын тұйық сұрақ қойған дұрыс, ал толық жауап алғыңыз келсе, «сіздің ойыңызша ...», «бұған қалай қарайсыз?», деген сияқты ашық сұрақ қоюға да болады.
   
7. 
   Егер сіз телефон соққан болсаңыз, əңгіме жоспарын айқындап алыңыз, достық ниетпен сəлемдесіңіз,өз атыңызды атап, қай ұйымның атынан хабарласып отырғандығыңызды ескертіңіз, жауап алуға асықпаңыз, тағы да хабарласу жөнінде келісіңіз.
   
8. 
   Нашар хабарды жеткізудің екі жолы бар: бірден хабарлау, жақсы хабардан кейін хабарлау.
   
9. 
   Əңгімелесуді аяқтауда абоненттің телефон соққаны үшін ризашылығыңызды білдіріңіз, келісілген мəселе бойынша барлығы орындалатындығын айтыңыз, абонент сіз туралы жақсы ойда қалуы керек.
   
10. 
    Телефон арқылы құттықтау сөздер шынайы болып, асыра сілтеу болмауы керек, өйткені көзбояушылық тез байқалады.