Бақылау процесі 3 кезеңнен тұрады

1. Стандарттарды белгілеу. Бақылауға пайдаланылатын барлық стандарттар ұйымның мақсаты мен стратегиясына орай таңдап алынуы тиіс.

Нәтижелік көрсеткіштер түскен пайда, сату көлемі, материалдар құны болуы мүмкін. Бұл көрсеткіштер сандық өлшеммен беріледі.

2.Қол жеткен нәтижені белгіленген стандарттармен салыстыру арқылы менеджер олардың сәйкес келуін немесе ауытқуын айқындайды. Бақылаудың осы кезеңінде тиісті баға беріліп, олардың өзі тиісті шешім қабылдауға негіз қалайды. Мұндағы мақсат ауытқу ауқымын, өлшемін, нәтижелерін, анықтау және оны бағалау.

3. Егер нақты нәтижені стандартпен салыстырғанда көздеген мақсатқа жеткені айқындалса, онда ештене қолданбауды ұсынады.

Ауытқу байқалған жағдайда, олардың себебі байқалса, ауытқу жойылады.

Бақылаудың тиімділігін қамтамасыз етуде мәліметтерді берудің және таратудың ролі зор. Бақылау жүйесі тиімді әрекет ету үшін міндетті түрде тиісті жұмыскерлерге стандарттарды, қол жеткен нәтижелерді хабарлап отыру қажет. Бұл мәліметтер дәл болуы, уақытында келіп түсуі және қажетті шешімдер мен әрекеттер жасау үшін басшыларға дер кезінде беріліп отыруы тиіс. Стандарттар қызметкерлерге барынша түсінікті болуы керек.

4). Бақылауды жүзеге асыруға басшы тікелей жауап береді. Егер тікелей басшымен қоса тағы да өндіріс басшысы болса, онда олар, бақылау қызметін өзара бөліседі. Тікелей басшы жұмысқа адалдықты, дәлдікті, сенімділікті, жарлықтарының орындалуын бақылайды, ал өндіріс басшысы өнім сапасын, олардың жарлықтар мен нормаларға сәйкес келуін қадағалайды.

Бақылай білудің де зор маңызы бар. Кейде жөн – жосықсыз бақылау салдарынан басқа біреудің жұмысына киілігу., наразылық туғызу кездеседі. Кейбір қызметкерді дұрыс – барысына қарамастан үнемі сынай беруден де шығатын нәтиже шамалы.

Кімде кім бақылауды талапқа сай жүргізгісі келсе, ең әуелі ол өзін - өзі бақылауы, өрескел қателіктерге жол бермеуі тиіс.

В. Зигерт пен Л. Ланг наразылық туғызатын 7 түрлі қателікті атап көрсетеді:

1. Бақылау қақтығыспен шектелмеуі тиіс.

2. Жаппай бақылау ұқыпсыздыққа ұшыратады.

3. Жасырын бақылау реніш тудырады.

4. Тек жуапты учаскені бақылаумен шектелуге болмайды.

5. Сенбегенің үшін бақылауға болмайды.

6. Бақылау сырт көзге көріну үшін істелмейді.

7. Өз қорытындыңды іште сақтама.

Бақылаудың түпкі мақсаты – нәтижелік. Егер ұйым ойлаған мақсатына жетіп, алдына жаңа мақсатты қоя білсе бақылауды тиімді деуге болады.

Бақылаудың тиімділігі оны дер кезінде жүргізуге байланысты. Бақылау жоспарлау секілді, барынша икемді болып жатқан өзгеріске бейім болуы тиіс.

Бақылау барынша қарапайым болғаны жөн. Бақылаудың қарапайым тәсілдері әрі женіл, әрі тиімді.

Тиімді бақылаудың келесі сипаттамасы – үнемділік. Бақылауда көптеген жанама шығындар болады, мысалы, жұмыс уақыты шығыны тмен ресурстар бөлу.

Өз бизнесін шетел нарықтарында жүзеге асыратын ұйымдар үшін бақылау қызметі біршама күрделене түседі. Менеджерлер өз еліндегі бизнестің ғана емес, халықаралық бизнестерің де жай – күйін білуі тиіс.

5). Күнделікті және жедел шешімдерді қабылдау үшін бейресми жолмен жиналған мәліметтер пайдаланылады. Ол үшін басшы қол астындағылармен пікірлеседі, әріптестерімен және клиенттермен әңгімелеседі, газеттер және мерзімді басылымдарды оқиды. Сол арқылы ол көптеген пайдалы жайттарды біледі, алайда осы мәліметтердің өзі тіпті шағын ұйым үшін басқару ісінде шешім қабылдауғажеткіліксіз. Сондықтан да басшы үшін мәліметтерді ресми жолмен жинау және өндеу қажет.

Мәлімет көлемінің артуына байланысты тиімді, әрі жедел шешім қабылдау үшін ақпарат – басқару жүйесін (АБЖ) ұйымдастыру қажет болады. Ол әкімшілікке шешім қабылдауға қажетті мәлімет беріп отыратын ресми жүйе.

Ұйымдарда компьютерлерді кеңінен пайдалану барлық деңгейдегі басшыларға өз қызметінде өте мол мәліметті пайдалануына мүмкіндік береді.

Бақылау үшін мәлімет ішкі, сыртқы көздерден келіп түсуі тиіс.

Жедел бақылау үшін мәлімет дәл, қысқа, ең снңғысы болуы, әрі ішкі көздерден келіп түсуі тиіс.