– жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және ал- қалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау, шешім шы- ғару мен қаулы қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат

– жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және ал- қалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау, шешім шы- ғару мен қаулы қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.

• Хаттаманы хатшы отырыс кезінде жүргізеді. Жиналысқа қатысушылардың сөздерін конспекті етіп жазып отырады. Кейбір жағдайларда стенография жасайды немесе диктофонға жазып алады.
• Хаттаманың күні (отырыс, мәжіліс) жиналыс өткен күн болып табылады, ал хаттаманың нөмірі алқалық орган отырысының реттік нөмірі болады (реттік нөмір жыл басынан басталады).
• Хаттаманың тақырыбы (отырыс, мәжіліс) қандай жиналыс екендігі көрсетіліп жазылады. Мысалы, «комиссия отырысы», «бухгалтерия қызметкерлерінің жиналысы», «кафедраның мәжілісі». Хаттаманың тақырыптық бөлігін отырысқа дейін рәсімдеуге болады.
• Мәжіліс, отырыс барысында қаралған мәселелер бойынша көп жағдайда қаулы қабылданады, я болмаса шешім шығарылады. Ал қабылданған қаулы мен шығарылған шешімнің жүзеге асырылуы міндетті, сондықтан хаттама мазмұн-мақсатына қарай өкілетті құжат болып табылады.