Телефонограмма құрылымына

* адресаттың толық аты-жөні жазылады. Ақпарат телефон я радио арқылы бірден мекеменің өзіне келіп түсетіндіктен мекен-жайы корсетілмейді.

* негізгі мөтін (1000 белгінің шегінде болуы керек. 9-12 сөйлем).

* жіберушінің аты-жөні

* ақпаратты телефон арқылы жеткізуші адамның аты-жөні, Телефонограмма жіберілген телефонның нөмірі.

* Телефонограмма жіберіліп болған уақыт және айы, күні, жылы.

Телефонограмманы жіберуші қызметкер мәтінді "Телефонограмма журналында" жазылған мәтінмен салыстыра отырьш тексеруге, д.ұрыс жазылғандығына көз жеткізу үшін қайталап беруге міндетті.

Телефонограмманы кабылдап алған адам ақпарат кімге жіберілсе сол адамға телефонограмманың келгені туралы бірден мәлімдеуі керек. Телефонограмманы жіберуші адам қабылдап алған адамның аты-жөнін журналға жазып коюы керек.

Қызметтік телефонды пайдаланудың кейбір қарапайым ережелері:

* өте қажет жағдайда болмаса қызметтік телефонды бөгде оңгіме үшін қолданудың қажеті жоқ.

* қызмет бабында телефонмен сөйлескен кезде төңіректегі басқа адамдар тыныштық сақтау керек.

* маңызды қызметтік мәліметтерді телефон арқылы жеткізу барысында бөгде адамның болуы, жіберуші адамға да, бүл хабардын еріксіз куәгері болып түрған бөгде тындаушыға да ыңғайсыздық туғызады.

* әдеттегі қызметтік сұхбатты жүргізу 2-3 минуттан артык уақытқа созылмауы керек. Жер алыстығы мен уақыт тығыздығы болмаса көлемді, күрделі мөселелерді жеке кездесу кезінде шешкен абзал.

* Телефон аркылы сөйлесіп отырған адамыңызды жақсы ести алмаған жағдайда, оған қайта телефон соғатыныңызды ескертіңіз де, қайтадан байланысыңыз. Телефон байланысы үзіліп кеткен жағдайда ең бірінші хабарласқан адам қайталап телефон соғуы қерек. Телефон арқылы жүргізілген сұхбатты да бірінші аяқтаушы телефон соққан адам болуы керек.

* Телефон арқылы құпия ақпарат алудан бас тартыңыз.
Факс арқылы жіберілетін құжаттар.

Факсимильдік (фототелеграфтық) байланыс, көбінесе қысқаша "факс" деп аталады, қазір кең қолданылады. Факстің ен қүнды жері ол аппарат арқылы тек қана мәтінді құжаттарды ғана емсе, кестелі, кесінді қүжаттарды да тез арада екінші адамға немесе екінші мекемеге жеткізуге болады. Факс арқылы мәтіннің, кестенің, кескіннің, қол қойылған кез-келген құжаттың дәл сол күйінде қайталанған нүсқасы екінші мекемеге жеткізіледі. Сондықтан да дәл қазір факсті алмастыруға келетін байланыс түрі жоқ.

Қазіргі таңда еліміздің көптеген мемлекеттік, жеке кәсігюрындары мен мекемелерінің офистері жаңа заманның қабылдау-хабарлау аппараты факспен жабдықталған. Факстің жеткізу жылдамдығы өте жоғары, себебі факс арқылы жіберілген кез-келген құжат санаулы сағаттардан кейін-ақ адресат қолына тиеді.

. Фотография, сызба, кесте т.б. сияқты үлкен көлемді құжаттар алдын ала факс аппаратының мүмкіншілігіне сәйкес келетіндей етіліп кішірейтілуі керек.

* Жіберушінің толық мекен-жайы ұсақ шрифтермен бланкінің сол жақтағы бұрышына жоғарылау жазылады.

* Бланкіңің ортасына "факс арқылы" деп үлкен шрифтілермен жазылады.

* Алушының аты-жөні сол жаққа, барыс септігінде жазылады. Мысалы, кімге: Муратбеков Асқар К,урамысулына, 0

Жіберушінің аты-жөні оң жаққа шығыс септік тұлғасында жазылады. Мысалы, кімнен: Досжанов Едіге Әлиасқарүлынан.

* Одан төмен, сол жаққа факс нөмірі жазылады. Мысалы, факс: 13-01.

* Оң жақ шетке, қүжат көлемінің неше беттен түратыны жазылады. Мысалы, Көлемі: 7 (жеті) бет.

* Факс нөмірінің төменгі жағына мәлімет немесе ақпарат жіберілген аппарат нөмірі жазылады. Мысалы, 8-3292-43-50-66

* Оң жаққа, қүжат көлемі жөніндегі моліметтің төменгі жағына дата, қажет жағдайда жіберілген сағаты көрсетіледі.

* Сол жақ шетке, аппарат нөмірінен төмен, факс арқылы жіберілетін хабардың тақырыбы жазылады, Мысалы, 1 жарты жылдық есеп,

* Он жаққа, қажет болған жагдайда датадан төмен қүжаттың көшірмесін алушы адамның аты-жөні жазылады. Мысалы, Көшірмесі: Аяпова Назира Жакенқызына.
ХІІІ. Хабарландыру, жарнама.

Хабарландыру – мекемелердің, ұйымдардың атынан оның мүшелеріне алдағы болатын іс-шаралар туралы хабарлап жеткізетін құжат түрі.

Мұнда хабарланып отырған мәселенің (жиналыс, мәжіліс, кездесу т.б. жайлар) айы, күні, болатын уақыты мен орны көрсетіледі. Соңынан хабарландырушы мекеменің, ұйымның аты қойылады. Хабарланатын мәселенің мазмұны мен мақсатына қарай хабарландыру түрлі-түрлі көлемімен, көркемделуімен ерекшеленеді.

Қазіргі нарық заманында баспасөз беттерінде жұмысқа шақыру, бос қызмет орындарына конкурс жариялау үшін де хабарландырулар жарияланады. Хабарландыруларда қызметке алынатын кандидатураға қойылатын талаптар мейлінше тұжырымды, нақты жазылады.
Хабарландыру түрлері мен ерекшеліктері:

1.Мәжіліс, жиналыстарға хабарландыруда - Күн тәртібі толық.

2.Мәдени шараларға хабарландыруда - Бағдарламасы ұсынылады.

3.Тендерге хабарландыруда – Шарттары ұсынылады.

4.Вакансияға хабарландыруда – жұмыс орнына тиісті талаптар.

Хабарландыру!

14 сәуір күні, сағат 15.00-де Жаратылыстану-гуманитарлық институтының ұйымдастыруымен "ҚБТУ көктемі шақырады" атты фестиваль өткізіледі. Келемін деушілерге есік ашық. Бағдарламада:

1. Қаржы-экономика факультеті деканының құттықтау сөзі.

2. Көркемөнерпаздар өнер көрсетеді.

"Томирис" мейрамханасына сымбатты қыз-жігіттер конкурс негізінде жүмысқа қабылданады. Қатысамын деушілерге есік ашық, талапқа сай құжаттарды 1 мамырға дейін тапсыруға болады. Мекен-жайы: Достық даңғылы, 15^а-үй, Абай даңғылының қиылысы. Телефон: 56-48-31, ұялы телефон: 8-333-768-65-34.

Ертең, 15 мамыр күні, сағат 19.00-де, Республика сарайында Қазақстан халық әртісі Р.Рымбаеваның " Көктем шақырады " атты концерті болады. Билеттер Қазақконцерт кассасында сатылады. Келіңіздер! Келіңіздер!

Мәдениет министрлігі


ХАБАРЛАНДЫРУ

2003 жылдың 8 мамыр күні, таңертеңгі сағат 10-да университеттің мәжіліс залында Ұлы Отан соғысы ардагерлерімен кездесу өткізіледі.

2. ¥лы Отан соғысы ардагерлерінің естелік-әңгімелері.

3. Көркемөнерпаздардың концерті.

Ректорат


Жарнама

Ең алғаш жарнама жұмысын 1841 жылы ағылшын азаматы Волни Пальмер ашты. Ең үлкен жарнамалық агенттіктің бірін XIX ғасырда Джордж Роуел басқарды. Әлемнің әр түкпірінде жарнама жасаумен айналысатын арнайы компаниялар құрыла бастады. Бұл жарнама бизнесінің дамуына үлкен әсер етті. Мысалы: «Хайнс», «Американ тобакко», «Проктер энд Гэмбл» т.б.осының үлкен дәлелі. Қашан да тұтынушылар жарнамасы сәтті сауда маркаларын қолдайды.

Жарнамалардың жылдам дамуына байланысты ХІХ ғасырда тек қана жарнамалық сипаттағы көлемді журналдар шыға бастады. 1885 жылы жарнамалық журналдардың таралымы 100000 данаға дейін жетті, ал 20 жылдан кейін жарнамалық журналдың бұл көрсеткіші бес миллионға жетті.

Джон Ласкер - жарнамамен қамтамасыз ету агенттігінің атасы деп аталады. Д. Ласкер басқаратын «ЛОРД ЭНД ТОИАС» ең үлкен жарнамалық агенттік болып саналады.

ХХ ғасырдан бастап жарнама жаңа бағытта дами бастады. 1986 жылы газет бетіндегі жарнамаға 27миллиард доллар жұмсалса, қазіргі таңда ол бес есеге ұлғайды.
Жарнама тарату тәсілдері мен түрлері:

• 
  қала көшелерінде ілінетін суретті жарнамалар;
  
• 
  қала көшелеріндегі ауыспалы-аудармалы көп нұсқалы жарнамалар;
  
• 
  қала көшелеріндегі арнайы экран арқылы ұлғайтылған ролик жарнамалар;
  
• 
  бұқаралық ақпарат құралдары арқылы берілетін ролик жарнамалар;
  
• 
  мерзімді басылым беттерінде жарияланатын фото жарнамалар;
  
• 
  киімге салынатын сурет жарнамалар;
  
• 
  шаруашылық тұтыну заттарына (сіріңке қорабы, сумка-пакеттер) салынатын сурет жарнамалар;
  
• 
  кітап, дәптер, альбомдардың сыртқы мұқабасына салынатын сурет жарнамалар;
  
• 
  күнтізбеде салынатын сурет жарнамалар;
  
• 
  плакаттарға салынатын сурет жарнамалар;
  
• 
  визит карточкаларына салынатын жарнамалар;
  

- тауардың өтімділігін арттыру;

• 
  коммерциялық мақсатта;
  
• 
  жұртшылықты белгілі бір өніммен таныстыру, құлағдар ету;
  
• 
  тілдің қолданыс аясын кеңейту;
  

• 
  насихаттылығы;
  
• 
  тартымдылығы;
  
• 
  дәлдігі;
  
• 
  түсініктілігі;
  
• 
  тосындылығы;
  
• 
  көркемділігі;
  
• 
  мазмұндылығы;
  

Анықтама-ақпарттық қүжаттардың бірі – кесім Ол мекеме жетекшісінің тағайындалуымен қүрылған тексерушілер тобы және жауапты адамдардың қатысуымен жазылады. Кесімдердің бірнеше түрлері жазылады. Олар: материалдық құндылықтарды жарамсыз деп санау, іс қағаздарын қабылдап алу, өткізу, материалдық қүндылықтарды қабылдау, өткізу т.б.

Құжатта кесім жазушылардың аты-жөндері міндетті түрде жазылады. Олардың ұсыныстары мен көзқарастары кесімде белгіленбейді. Тексеруші топ мүшелері тегіс қол қояды. Кейбір актілерге мекеме жетекшісі қол қояды және мекеме мөрі басылады.
АНЫҚТАМА

Анықтама - мазмұны белгілі бір фактіні я оқиғаны дәлелдейтін, растайтын, сипаттайтын акпараттық-анықтамалық іс қағазының түрі.

Өмірдің түрлі жағдайларына байланысты бізге әр кезеңде, түрлі мекемелерге барып әр мазмұнда анықтамалар алуға тура келеді.Біздің жеке басымызды куәландыратын қүжаттарды жоғалтып алғанда да анықтама оның орнын уақытша ауыстыра алады.

Мекеме жетекшісі өз билігі мен өкілеттігінің шеңберіне анықтама беруге нұсқау береді және оны растап қол қояды.

І.Анықтама көп жағдайда жеке адамға байланысты нақты бір ақпаратты растау үшін беріледі. Мысалы, фамилиясы, аты-жөні, туған күні, туған жері, еңбек стажы, атқаратын қызметі, білімі туралы мөләмет, мамандығы т.б.

Анықтамада берілген мәлімет әркез мұқият тексерілуі кажет. Мәліметтің дәлдігін тексерумен кадр бөлімінің қызметкері я ұйым жетекшісі, өкілдік берген секретариат қызметкері айналысады. Анықтамадағы қызметтік сипаттағы мәліметті тиісті бөлім қызметкері тексереді. Мысалы, еңбекақы туралы мәліметті бухгалтерия бөлімінің қызметкері тексеріп, дайындайды. Анықтама беру журналындағы рет санының өсу тәртібіне орай әр анықтамаға нөмір қойылады және бірнеше дана берілсе, ол да көрсетіледі. Мысалы, "422/2",Берілген анықтаманың көшірмесі мекемеде қалдырылмайды. Кейбір ерекше жағдайда көшірмесі қалдырылатан болса, ол жеке іс папкасына немесе қызметкердің жеке ісіне тігіледі. Анықтама А5 форматты параққа дайындалады. Кейбір көлемі үлкен анықтамалар үшін А4 форматты қағаз парағы пайдаланылады.

Анықтаманың мазмұндық- құрылымдық жүйесі:.

*құжат аты;

*негізгі мәтін;

*анықтаманың қай үйымға берілгені туралы мәлімет;

*анықтаманың жарамдылық мерзімі жайлы мәлімет;

*анықтаманы беріп отырған үйымның мөрі мен анъгқ-

тама беруші адамның қолы.

Құжат аты. Қүжат аты үлкен әріптермен парақтың ортасына жазылады.

Негізгі мәтін. Негізгі мәтін анықтаманың берілу мақсатына қарай, жүйелі түрде жазылады. Мысалы, "Осы анықтама Бердібаева Айгул Оралбекқызына, оның Абай атындагы Алматы Мемлекеттік университеті Қазақ филологиясы факультеті кундізгі бөлімінің III курсында оқитынын растау үшін берілді. "

Аныктаманың қай үйымға арналып берілгені туралы мәлімет. Бұл мәлімет негізгі мәтіннен төмен, азат жолдан басталып жазылады. Мысалы,

"Анықтама Алматы қаласы Алмалы аудандық паспорт бөліміне көрсету ушін берілді. " Немесе "Анықтама теміржол жәпе аэрофлот касаларына көрсету ушін берілді. "

Анықтаманың жарамдылық мерзімі туралы мәлімет.

Бұл мәлімет те жаңа жолдан жазылады және берілген анықтаманың қай мерзімге дейін күші бар екендігі көрсетіледі. Мысалы,

№ 301 балалар бақшасының меңгерушісі ^__^^_ Сейітқазиева Қ. С. (қолы)

Егер анықтама жоғары тұрған ұйымға берілсе, онда ол арнайы бланкте дайындалып, оған ұйым жетекшісі қол қояды.

Кез-келген анықтаманың тіркелген нөмірі, жауапты адамның колы, мекеме мөрі болғанда ғана заңды күші бар.

Үлгі

Анықтамада тексерудің мақсатына қарай барлық фактілер мен оқиғалар рет-ретімен жүйелі түрде жазылуға тиіс.

анықтама қағаз

жұмыс орнынан анықтама алу

анықтама беру

анықтама бюросы

растау

бағалау

- справка, справочный

- справка

- принести справку с места работы

- дать справку

- справочное бюро

- удостоверять, подверждать

- сделать вывод

Өкілеттік құжаттарға мекеменің қызметтік іс-әрекеттеріне және қызметкерлеріне байланысты жазылатын бұйрықтар мен нұсқаулар жатады. Мұндай құжаттарға мекеме, ұйым, бірлестік жетекшісі қол қояды. Бұйрықтарда ұйымның, өндірістік-шаруашылық және маңызды бағыттағы моселелері жазылады. Сондықтан оларды безендіруде, сақтауда нактылы талаптар қойылады.

Бұйрықтар жобасын дайындауда реквизиттер құрамы толык болуы тиіс жоне безендірілуі мен оған қол қойылуы белгіленген тәртіп бойынша жүргізіледі.

Бұйрыққа қол қойылған соң ол тіркеуге алынады, түп нұсқасы немесе оның көшірмесі я үзіндісі бұйрықта орындаушыларға беріледі және оларға бақылау жасалады.

Бұйрықты безендірудің ең негізгі бөлігі — оның мәтіні. Бұйрық мәтіні өкілеттік бөлімдерден құралып, "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзбен беріледі және жеке жолға жазылады.

Орындалуы міндетті бүл өкілеттік құжат мәтіні нақты, түсінікті, қысқа жазылады. Онда іс-әрекеттің орындалу мерзімі, орындаушының аты-жөні көрсетіледі. Бұйрықта түсініксіз сөз орамдары мен сөйлемдер болмауы керек.

Егер бұйрық бірнеше ісәрекетгің орындалуына негізделген болса, мәтіннің өкіметтік бөлігі бөліктерге бөлінеді және олар араб цифрларымен белгіленіп, азат жолдан басталып жазылады.

Бұйрықта іс-әрекетті орындаушы көрсетілсе, онда оның аты-жөні, фамилиясы, кызметі толық жазылуы тиіс.

Бұйрықтың орындалуы үнемі іске асып отыруды қажет ететін жағдайда, орындалу уақытына шек қойылмайды яғни мерзімі көрсетілмейді. Бұйрықтың соңында жауапты адамның аты-жөні, фамилиясы жазылады.

Бұйрықтың соңғы бөлімінде оны орындауға міндетті және жауапты тұлғаның қызметі көрсетіледі.

Бұл құжаттың жауапкершілігі оған қол қоятын лауазымды адамға жүктеледі. Бұйрық ауызша да жазбаша да беріледі, төменде біз жазбаша берілетін бұйрық түрлерін қарастырамыз. Жұмыс жүргізу ыңғайлы болу үшін мекемеде бұйрықты екі топқа бөледі: 1) мекеменің негізгі жұмыстарына байланысты; 2) жеке құрамға байланысты. Ірі мекемелердің маңызды іс-әрекетіне байланысты бұйрықтар А4 форматты қағазда басылады. Бұйрықтың мынадай реквизиттері бар: елтаңба, мекеме немесе кәсіпорынның аты және оның қандай ұйымға қарасты екені, құжат аты, жазылған күні, орны, индекс, тақырып, қол, қол қойылған адамның аты-жөні, келісім туралы белгі. Бұйрық мөтіні әдетте екі бөліктен тұрады:

Егер бұйрықтың берілуіне жоғары тұрған ұйымнан келіп түскен құжат негіз болса, онда ол құжаттың аты, нөмірі, күні осы бөлікте жазылады.

Егер берілетін бұйрық түсіндіруді қажет етпесе констатациялык бөлік жазылмайды.

2. Өкімдік бөлік "БҰЙЫРАМЫН" деген сөзден басталады да, бұйрық мазмұны жаңа жолдан басталып, әр бөлімі араб цифрларымен белгіленді. Бұйрықты дайындау барысында, оны орындалуына мүдделі мекемелер және құрылымдармен келісіледі. Келіскені туралы белгі бұйрық жобасынын бір данасына қойылады. Келісілген, бланкке басылған бұйрыққа мекеме басшысы қол қояды. Бұйрық қол қойылган күннен бастап күшіне енеді. Бұйрық журналаға тіркеліп, оган нөмір қойылады және канцелярияда сақталады.

Жеке құрам жөніндегі бұйрықтар кадрлар бөлімінде дайындалады. Бұл бұйрықтарда мекеме жұмысшыларының атқаратын қызметіне байланысты қабылданған әкімшілік әрекеттері мен шаралар айқын көрсетіледі.

Бұйрықтың өкімдік бөлігі нақты, қысқа, анық, басы артық түсіндірмелерсіз жазылады. Онда тек не істеу керек, кім істеу керек және қашан істеу керек деген мәселе ғана сөз болады.

Егер бұйрық орындаушының үнемі атқаруга тиіс мәселесіне байланысты болса, онда атқару мерзімі көрсетілмейді.

Егер бұйрық бірнеше бөлімнен тұрса, оның барлыгының орындалуына бір ғана адам жауапты болса, онда ол соңгы бөлімде ғана корсетіледі. Мекеменің ішкі іс қағазына жататын қызметтік құжаттың бүл түрін сипаттай отырып, мынадай бұйрықтарды атап көрсетуге болады:

- жыл бойы үздіксіз атқарылатын жұмыстарға байланысты бұйрықтар;

- күнделікті мәселелерге байланысты бұйрықтар;

- арнайы бұйрықтар;

- төтенше жағдайға байланысты бұйрықтар;

- басқа да бұйрық түрлері.

Басқа да бұйрык түрлері мекеменің күнделікті жұмыс барысындағы кейбір мәселелерді қажет жағдайда шешу барысында беріледі. Мысалы, уақытша бөлім бастығының немесе басқа қызметкердің қызметін атқару, маусымдық жұмыс мерзімін белгілеу т.б. Түрлі жағдайға байланысты бұйрыктардың да түрлі нұсқалары болады.

бұйрық - приказ

жеке құрам бойынша бұйрық - приказ по личному

составу

бұйрық шығару - издавать приказ

бұйрықпен танысу - ознакомиться с приказом

бұйрыққа бағыну - подчиниться приказу

басқа жұмысқа ауысуына денсаулығына

зейнеткерлікке шығуына

в связи с/со

тағайындалсын

қабылдансын

босатылсын

ауыстырылсын

уақытша атқару

жүктелсін

бұрыштама

байланысты

переходом на другую работу

здоровъем

уходом на пенсию

- назначитъ

- принять

- освободить

- заменить

- временно возглавить

- возложить

- виза

# Үлгілермен танысықыз.

Қаныш Сәтбаев атындағы ҚазҰТУ-ға жұмысқа қабылдау туралы

Гүлсім Бақытжанқызы Қазақ Ұлттық техникалық университетінің қазақ тілі кафедрасына штаттық кестеге сәйкес оқытушылық қызметіне қабылдансын.

Ректор (қолы)
II. БҰЙРЫҚ

Перспективалық даму департаментінет жұмысқа қабылдау туралы

Жәнібек Темірғалиев Перспективалық даму департаментіне штаттық кестеге сәйкес жалақы көлемі -150000 теңге, бас маман қызметіне қабылдансын. Айрықша жұмыс жағдайлары ушін 20% көлемінде үстем ақы белгіленсін.
Директор (қолы)
III. БҰЙРЫҚ

Медициналық колледж директорын уақытша ауыстыру туралы