Қызметтік хаттар



Дата29.01.2018
өлшемі321,51 Kb.
Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі
с.торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік университеті
Филолигия, журналистика және өнер факультеті
Қазақ тілі кафедрасы

қЫЗМЕТТІК ХАТТАР

Барлық мамандық студенттері үшін мемлекеттік тілде іс жүргізу пәні бойынша көмекші құрал




Павлодар


УДК 651.75 (07)

ББК 65.050.2 я7

М 44

Филология, журналистика және өнер факультетінің ОӘК ұсынады
Рецензент:

Филология ғылымдарының кандидаты, доцент Зейнулина А.Ф.



Құрастырушылар: Қасымова Г.Қ., Уразкенова З.И.
М44 Қызметтік хаттар: көмекші құрал / Құраст. Г.Қ.Қасымова, З.И.Уразкенова. – Павлодар, 2007. – 28 б.

Бұл басылым «Мемлекеттік тілде іс жүргізу» пәні бойынша «Қызметтік хаттар» тақырыбына арналған көмекші құрал ретінде барлық мамандық студенттеріне ұсынылады. Тақырып бойынша теория, сонымен қатар хаттардың үлгілері мен бақылау үшін тест ұсынылған.

УДК 651.75 (07)

ББК 65.050.2 я7


© Қасымова Г.Қ., Уразкенова З.И., 2007

© С.Торайғыров атындағы Павлодар мемлекеттік

университеті, 2007


ТІЛ ТУРАЛЫ
Қазақстан Республикасының заңы
Осы Заң Қазақстан Республикасында тілдердің қолданылуының құқықтық негіздерін, мемлекеттің оларды оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай жасау жөніндегі міндеттерін белгілейді, Қазақстан Республикасында қолданылатын барлық тілге бірдей құрметтен қарауды қамтамасыз етеді.
ЖАЛПЫ ЕРЕЖЕЛЕР

1 тарау
1 – бап. Негізгі ұғымдар

Осы занда мынадай ұғымдар пайдаланылады:



диаспора - өзінің тарихи шығу тегінен тысқары елде тұрып жатқан халықтың бір бөлігі (этникалық қауымдастық);

ономастика – тіл білімнің жалқы есімдерді, олардың пайда болуы мен өзгерунің тарихын зерттейін бөлімі;

орфография – дұрыс жазу ережесі, сөйленген сөзді (сөздер мен грамматикалық тұлғаларды) жазбаша беру тәсілдерінің бірізділігін белгілейтін ережелер жүйесі;

топонимика – ономастиканың географиялық объектілердің атауларын, олардың пайда болу, өзгеруі, қолданылу заңдылықтарын зерттейтін бөлімі;

транслитерация – бір графикалық жүйедегі мәтіндер мен жекелеген сөздерді басқа графикалық жүйенің құралдарымен әріппе - әріп арқылы беру.
2- бап. Осы заңның реттейтін мәселесі

Мемлекеттік, мемлекеттік емес ұйымдар мен жергілікті өзін - өзі басқару органдарының қызметінде тілдерді қолдануға байланысты туындайтын қоғамдық қатынастар осы Заң реттейтін мәселе болып табылады.

Осы Заң жеке адамадар арасындағы қатынастарда және діни бірлестіктерде тілдердің қолданылуын реттемейді.
3 – бап. Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заңдар

Қазақстан Республикасындағы тіл туралы заңдар Қазақстан Республикасының Конституциясына негізделеді, осы Заңнан, тілдерді қолдануға және дамытуға қатысты Қазақстан Республикасының өзге де нормативтік – құқықтық актілерінен тұрады.

Тіл туралы заңдар Қазақстан Республикасының азаматтарына, Қазақстан Республикасында тұрақты тұратын шетелдіктерге және азаматтығы жөқ адамдарға қолданылады.
4 – бап. Қазақстан Республикасының мемлеттік тілі

Қазақстан Республикасының мемлекеттік тілі – қазақ тілі.

Мемлекеттік тіл – мемлекеттің бүкіл аумағында қоғамдық қатынастардың барлық саласында қолданылатын мемлекеттік басқару, заң шығару, сот ісін жүргізу және іс қағаздарын жүргізу тілі.

Қазақстан халқын топтастырудың аса маңызды факторы болып табылатын мемлекеттік тілді меңгеру – Қазақстан Республикасының әрбір азаматынын парызы.

Үкімет, өзге де мемлекттік, жергілікті өкілді және атқарушы органдар:

Қазақстан Республикасында мемлекттік тілді барынша дамытуға, оның халықаралық беделін нығайтуға;

Қазақстан Республикасының барша азаматтарының мемлекеттік тілді еркін және тегін меңгеруіне қажетті барлық ұйымдастырушылық , материалдық – техникалық жағдайларды жасауға;

қазақ диаспорасына ана тілін сақтауы және дамытуы үшін көмек көрсетуге міндетті.


5 – бап. Орыс тілін қолдану

Мемлекеттік ұйымдарда және жергілікті өзін-өзі басқару органдарында орыс тілі ресми түрде қазақ тілімен тең қолданылады.


6 – бап. Мемлекеттің тіл жөніндегі қамқорлығы

Қазақстан Республикасының азаматының ана тілін қолдануына, қарым – қатынас, тәрбие, оқу және шығармашылық тілін ерсін тандауына құқығы бар.

Мемлекеттік Қазақстан халқының тілдерін оқып-үйрену мен дамыту үшін жағдай тұғызу жөнінде қамқорлық жасайды.

Ұлттық топтар жинақы тұратын жерлерде іс-шаралар өткізілген кезде олардың тілдері пайдаланылуы мүмкін.




7 – бап. Тілдердің қолданылуына кедергі келтіруге жол бермеу

Қазақстан Республикасында тілдің және басқа да тілдердің қолданылуына және оларды үйренуге кедергі келтіретін лауазымды адамдардың іс-әрекеттері Қазақстан Республикасының заңдарына сәйкес жауаптылыққа әкеп соқтырады.



О ЯЗЫКАХ В РЕСПУБЛИКЕ КАЗАХСТАН

Закон Республики Казахстан от 11 июля 1997 года №151-1

Настоящий закон устанавливает правовые основы функционирования языков Республики Казахстан, обязанности

государства в создании условий для их изучения и развития, обеспечивает одинаково уважительное отношение ко всем, без исключения, употребляемым в Республики Казахстан языкам.
ГЛАВА I ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1.Основные понятия.

В настоящем Законе используются следующие понятия:



Диаспора – часть народа (этническая общность), проживающая вне страны его исторического происхождения;

Ономастика – раздел языкознания, изучающий собственные имена, историй и возникновений и преобразования;

Орфография – правописание, система правил определяющих единообразие способов передачи речи (слов и грамматических форм) на письме;

Топонимика – раздел ономастики, изучающий названия географических объектов, закономерности их возникновения, изменения, функционирования;

Транслитерация – побуквенная передача текстов и отдельных слов одной графической системы средствами другой графической системы.
Статья 2. Предмет регулирования настоящего Закона

Предметом регулирования настоящего Закона являются общественные отношения, возникающие в связи с употреблением языков в деятельности государственных, негосударственных организаций и органов местного самоуправления. Настоящий Закон не регламентирует употребление языков в межличностных отношениях и религиозных объединениях.


Статья 3.Законодательство о языках в Республике Казахстан

Законодательство о языках в республике Казахстан основывается на Конституции Республики Казахстан, состоит из настоящего Закона, иных нормативных правовых актов Республики Казахстан, касающихся употребления и развития языков.

Законодательство о языках Распространяется на граждан Республики Казахстан, на иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих в Республики Казахстан.

Статья 4.Государственный язык Республики Казахстан

Государственным языком Республики Казахстан является казахский язык. Государственный язык – язык государственного управления, законодательства, судопроизводства и делопроизводства, действующий во всех сферах общественных отношений на все территории государства.

Долгом каждого гражданина Республики Казахстан является овладение государственным языком, являющимся важнейшим фактором консолидации народа Казахстана.

Правительство, иные государственные, местные представительные и исполнительные органы обязаны:

Всемерно развивать государственный язык в Республике Казахстан, укреплять его международный авторитет;

Создавать все необходимые организационные, материально-технические условия для свободного и бесплатного овладения государственным языком всеми гражданами Республики Казахстан;

Оказывать помощь казахской диаспоре в сохранении и развитии родного языка.

Статья 5.Употребление русского языка


В государственных организациях и органов местного самоуправления наравне с казахским официально употребляется русский язык.


Статья 6. Забота государства о языках


Каждый гражданин Республики Казахстан имеет право на пользование родным языком, на свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества.

Государство заботится о создании условий для изучения и развития языков народа Казахстана.

В местах компактного проживания национальных групп при проведении мероприятий могут быть использованы их языки.


Статья 7. Недопустимость препятствования функционированию языков

В Республике Казахстан не допускается ущемление прав граждан по языковому признаку.

Действия должностных лиц, препятствующих функционированию и изучению государственного и других языков, представленных в Казахстане, влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.


Ақпараттық – анықтамалық құжаттар




Хаттар

Қызметтік хаттар ол қандай да бір мәселе туралы мекемелермен Ұйымдармен және жеке тұлғалармен пікір алмасу құралы қызметін атқаратын әр түрлі мазмұндағы басқару құжаттарының үлкен тобының жинақталған аты.

Қызметтік хаттар басқару қызметінде туындайтын көптеген жедел мәселелерді шешу үшін қолданылады. Мазмұны және мақсаты бойынша хаттар: кепілдік беру, ақпараттық, жарнамалық, коммерциялық, сұрату хаттары, хабарлау хаттары, шақыру хаттары, жауап хаттар, өтініш хаттар, хабарлама хаттар, еске салу хаттары болып бөлінеді.



Қызметтік хаттар кәсіпорындар, мекемелер, ұымдар арасын байланыстыратын звено болып табылады және мекеменің келіп түскенжәне жіберілетін құжаттамасының 80%-ын құрайды. Олар бухгалтерия қызметінде де жиі қолданылады.

Қызметтік хаттың мәтіні қарапайым жазылады, бір мәселеге ғана арналады. Бұл аушы мекеменің хатты өндеу бойынша (ең алдымен, тіркеу, бақылау, іске қалыптастыру) техникалық операцияларын жеңілдетеді және құжатты орындауды тезтеді. Хаттың мәтіні жүйелі, нақты және нық болуы тиіс. Фактілер мен оқиғалар объективті ұсынылады, ал ұсынылып отырған мәселе жеткілікті түсініктермен қысқа және анық айтылады.

Хат арнайы бланкіде толтырылады және оның тақырыбы, адресаттың аты көрсетіледі, қол қойған тұлғаның аты-жөні және құрастырушының телефон нөмірі жазылады. Жіберілетің хаттың екінші данасы (көшірмесі) бланкіде басылмайды.

Хаттың мәтіні екі бөліктен тұрады: кіріспе және негізгі. Кіріспе бөлікте фактіге, күнге, хатқа сілтеме жасай отырып, хатты жазудың себептері көрсетіледі.

Екінші бөлгінде хаттың негізгі мақсаты (ұсыныс, бас тарту, өтініш, кепілдік және т.б.) айтылады. Хаттағы ақпаратты жақсы қабылдау үшін мәтінді жазудың дәстүрлі тәртібін өзгерту ұсынылады және екінш бөлікке дәлелдер мен тұжырымдарды орналастыра отырып мәселені оның негізгі мәнінен бастау қажет.

Күрделі емес, мәселелері алдын-ала талқыланған хаттар түсіндірмесіз бір ғана бөліктер тұрады.

Қызметтік хаттардың негізгі іс-әрекетке кірісудің қажеттігін сендіру, көрсетү, түсіндіру. Бұл мәтінің анықтығынан, нақтылығынан және қысқалығынан көрініу тиіс. Сөздерді нақты мағынада анық қолданған дұрыс. Көпсізділік құжаттың мәнін түсінүге қиындық тудырады.

Жүргізілген фактілер объективті, сандық деректер дәл, хаттың жалпы тоны қалыпты болуы тиіс.

Хаттаүзілді-кесілді сөздерден аулақ болған жөн: бұрынғыша, белгілі болғандай, мүмкін болса деген сияқты конструктивті тіркестердің болғаны дұрыс.

Адресатқа көсемше сияқты айналымдармен: «Сіздің ұсынысыңызды мұқият қарап...», «Сіздің ескертпелеріңізді жан-жақты зерделеп...» деген тіркестермен жауап беру арадағы сыйластықты көрсетеді.

Хаттрада көрсетілетін мәселелердің алуан түрлілігіне қарамастан, іс-әрекетті негіздеу кезінде бастапқы және қорытынды сөздер мен сөз тіркестерінің шектелген жиынтығы: «Айырбастау тәртібімен...», «Ерекше жағдайда...», «сәйкес...», «мақсатында» деген тіркестер қолданылады.

Шешімдеррді қабылдау себептері көсемше арқылы беріледі: «есепке ала отырып», «назарға ала отырып», «қарап», «басшылыққа ала отырып» және т.б.



Кепілдік хаттардан басқа, хаттарда, факстереде құжат түрінің атауы көрсеілмейді. Хаттың тақырыптық бөлігінде мынадай деректемелер болады: «Құжаттың күні», «Құжаттың тіркеү нөмірі», «Құжаттың тіркеү нөміріне және күніне сілтеме», егер жауап хат болса, онда мәтіннің тақырыбы көрсетіледі.

Хаттарда «Адресат» (хатты алушының) деректемесінің құрамдас бөліктері дұрыс көрсеьілүі керек: фирма; құрылымдық бөлімшелер; лауазымы; аты-жөні; алушының почталық мекен-жайы.

Бір мазмұнды хат бірнеше адресатқа жібері-летін болса, онда бірінші негізі алушының мекен-жайы, сосын басқалары көрсітіледі. Егер құжат үшеуден көп адресатқа жіберілсе, жіберу тізімі жасалады және әрбір данасына нақты дана жіберлетін адресат қана жазылады.

Егер хат бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хатқа қосымша ретінде болса, онда бұрын жіберілген хаттың нөмірі мен күні көрсетіледі.

Мекемеден жіберілетін барлық хаттар екі топқа – бастама және жауап хаттар болып бөлінеді. Егер жауап хат болса, онда құрыстырүшы жауап беріп отырған бастама хаттың күні мен нөмірін көретеді. Бұл деректеме хат түпкілікті ресімделгеннен кейін бланкіге толтырылады.

Мазмұнының сипаты бойынша хаттарды шартты түрде мынадай түрлерге бөлүге болады:



Ілеспе хаттар - адресатқа хатқа қоса жіберілген құжаттар туралы ақпарат беретін құжат. Іліспе хаттарды жасау ұсынылып отырған құжатқа қандай да бір түсінік немесе қосымшы қажет болғанда ресімделеді: орындау уақытын көрсету, кешіктіру себептеррін түсіндіру, күрделі тұстарын түсіндіру және т.б. Хат: «Жібереміз», «Қайтарамыз», «Ұсынамыз» сияқты сөздерден тұрады және жіберілетін құжаттың тақырыбы және ізхдеү белгілері (күні мен нөмірі) көрсетіледі.

Егер ілеспе хаттың мәтіні өте қысқа болса, онда А5 форматында дайыендалады және өзіндік тақырыбы болмайды.

Барлық қалған жағдайларда, мазмұнында қандай да бір ақпарат болмаса, іліспе хат ресімделмейді.

Хабарлама хат - өзінің стилі бойынша шақыру хаттарына және ақпараттық хаттарға ұқсас. Нақты адресат үшін толтырылады және сұратуға жауап болып табылады. Ол: «Хабарлайымыз», «Хабардар етеміз», «Сіздің назарыңызға ұсынамыз» деген сөздер арқылы жазылады. Оданәрі қандай да бір фактілер көрсетіледі.

Жарнамалық хаттар – ақпараттық хаттардын бір түрі, нақты адресатқа жіберіледі және жан-жақты сипаттамасы және жарнамалап отырған тауарлар мен қызмет көрсетүлердің бағасы көрсетіледі.

Жарнамалық хаттардын мақсаты – адресаттың ұсынылып отырған қызметтерге қызығушылығын тудыру. Хаттың мәніні нақты, анық әне толық ақпаратқа ие болуы тиіс. Мұндай хаттарда автор-ұйымның мекен-жайы бөлек көрсетіледі.



Шақыру хаты – адресатты қандай да бір жүргізілетін іс-шараларға қатысуғашақыру. Нақты тұлғаларға, сондой-ақ мекемелерге жіберіледі. Хат: «Қатысуыңызды өтінеміз», «Сізді шақырамыз», «Біз Сізді шақырғанымызға өте қуаныштымыз» және т.б. сияқты сөздер арқылы жазылады.

Шақыру хатнда жүргізілетін іс-шараның сипаты беріледі, өтетін мерзімі, нақты уақыты көрсетіледі.



Ақпараттық хат адресатқа қандай да бір факті немесе іс-шара туралы хабарлайды.

Көбінесе, ақпараттық хаттардың көмегімен қандай да бір ұйымның қызметін, өндіретін өнімін, шығаратын әдебиеттерін үгіттейді.



Растау хаттары – бұрын жіберілген құжаттың күшінде қалатынын хабарлайтын (мысалы, шарт, нұсқаулық және т.б.) жіберілімдерді (хат, телеграмма, аударым, бендероль, тауарлар, құндылықтар) алу туралы хабар. Хат қандай да бір фактіні, іс-әрекетті, телефонмен сөйлесүді растайды. Бұл хатта «растаймыз» деген сөз болуы тиіс.

Осындай хаттарды уақтылы жіберу мәселені бақылаудан алуға және ескертпе хат жіберуді болдырмауға мүмкіндік береді.



Ескертпе хат қандай да бір міндеттеменің не жүргізілген іс-шаралардың орындалу мерзімнің жақындағанын немесе өтіп кеткенін көрсетеді. Бұл хат өте қысқа болуы мүмкін және маңызды бір бөліктен ғана тұрады. Мұндай хаттар «Ескертеміз» деген сөзбен аяқталады.

Бастама хаттар – бұл жауап талап ететін хат. Осындай хаттардың көпшілігі қандай да бір мәселені шешүді өтіну (ұсыныс, сұрату) болып келеді. Бұл хаттың ең көп тараған түрі, оның тақырыбы алуан түрлі. Оның сипаттамасы қойылған мәселенің оң немесе теріс шешілуін білдіреді.

Кепілдік беру хаты – ондағы міндеттемелерді орындауды қамтамасыз ететін құжат. Бұл хаттарда ақы төлеуге, өнімді немесе оның қандай да бір бөлігін жеткізу мерзімдеріне кепілдік беріледі. Кепілдік беру хаттарының жоғары құқықтық функциялары бар, сондықтан хаттың мәтіні анық және нақты болуы тиіс.

Коммерциялық хаттар – келісім-шарттар жасау және оны орындау кездерінде жасалады. Олар сатып алушының тауарлар, қызметтер туралы жан-жақты ақпарат берүін өтіну және\немесе тауар жіберуге ұсыныстар (оферта), сатушылардың жауаптары, жарнамаға жауап, кредиттік хаттар болуы мүмкін.

Рекламациялық (шағым) хаттарда кәсіпорын басқа тараптың (қарсы агенттің) келесім-шарт талаптарын орындамауынан болған шығындарды өтеүін талап етеді. Рекламацияда осы фактіні растайтын құжаттардың көшірмелері қоса беріледі. Осы негізгі құжатқа дайындалған көшірмелер ресімделеді.

Шетелдік әріптестермен келісім-шарт жасау кезінде кредиттік хаттар (L\C Letter of credit) пайдаланылады. Онда сатушы алушының банкінен валюталық есептік шотының нөмірі мен сатып алушының тауарлар және қызмет көрсету үшін ақы төлеуге берген банк кепілдігін көрсете отырып, көпілдік беру хатын сұрайды.

Жауап хаттар – бастама хаттардың сипаттамасына байланысты болады, өйткені оның мәтінің тақырыбы белгілі, бастама хатта қойылған мәселелерді шешу сипатын жазу ғана қалады: ұсынысты, әтінішті орындауды қабылдау немесе одан бас тарту. Жауап әрқашанда анық, қысқа болады: қандай өтініштер қанағаттандырылады, өтініштердің барлығы қанағаттандырылды ма, қашан, қай мерзімде. Ұсыныстан бас тарту дәлелді болуы керек.

Қаржы мәселелері бойынша хаттарға фирманың бірінші басшысы және бас бухгалтері қол қояды. Қандай да бір кепілдіктер беретін хаттардың заңдық және қаржылық зардаптары болады, сондықтан оларға фирманың мөрі соғылады.



ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Письма

Служебные письма – это обобщенное название большой группы управленческих документов различного содержания, которые служат средством общения с учреждениями, организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных кооперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-уведомления, письма-напоминания и др.

Служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями и занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения в целом. Они достаточно часто используются в деятельности бухгалтерии.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е освещать один вопрос. Это позволяет

упростить технические операции по обработке письма в учреждении – получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в деле) и ускорит исполнение документа. Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны предоставляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Письмо составляется на специальном бланке и должно содержать заголовок, указание адресата, должность, фамилию и инициалы подписывающего, фамилию и номер телефона составителя. Второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, вводной и основной. В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формируется его основная цель (предложения, отказ, просьба, гарантия и т.п.). Для активизации восприятия информации письма рекомендуют изменить традиционный порядок изложение текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросом могут состоять из одной основной части, без пояснений.

Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это может быть достигнуто ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны быть точно подобраны. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтральным.

Рекомендуется избегать в письме категоричных выражений, что достигается вводными словами и конструкциями: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогает выразить деепричастные обороты типа: «Внимательно рассмотрев ваши предложения …», «Тщательно изучив Ваши замечание.

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В порядке обмена …>>, «В порядке исключения …>>, « В связи …>>, «В соответствии …>> и т.п.

Причины приятия решений также формируется с помощью деепричастных оборотов: «Учитывая», «Считая», «Принимая во внимание», «Рассматривая», «Руководствуясь» и т.д.

В письмах, факсах название вида документа не указывается, кроме писем-гарантий. В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты. ( Дата документа), (Регистрационный номер документа), (Ссылка на регистрационный номер и дату документа), если письмо является ответом, - заголовок к тексту.

На письмах должны быть правильно указанны составные части реквизита «Адресат» (Получателя письма): фирма; структурное подразделение; должность; фамилия; почтовый адресат получателя.

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, в начале указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем трем адресатам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. Если письмо направляется в дополнении к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Все письма, отправляемые из учреждения делятся на две группы – инициативные и ответные. Если письмо является ответом составитель должен указать дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк при окончательном оформлении письма.

По характеру содержания можно условно следующие виды писем:



Сопроводительное письмо – это документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: Указать срок исполнения объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем», затем указываются заголовок и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Если текст сопроводительного письма очень короток, то может оформляться на формате А5 и не иметь самостоятельного заголовка.

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно не должно составляться.



Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим вас в известность» и т.п. Далее излагаются какие-либо факты.

Рекламное письмо-разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание и цены рекламируемых услуг и товаров.

Цель рекламного письма – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем должен быть конкретным, четким, содержащим полную информацию. В этих письмах адрес организации – автора указывается отдельно.



Письмо – приглашение предлагает адресату принять участие каком-либо проводимом мероприятии. Может адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениями. Начинаются письма этой разновидности словами: «Просим принять участие в…», «Приглашаем Вас…», «Мы рады пригласить Вас…» и т.п.

В письме-приглашении раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо факте или мероприятии. Чаще всего с помощью информационных писем пропагандируют деятельность каких-либо организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.

Письмо содержит сообщение о получении, какого либо отправления (письмо, телеграммы, переводы, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.) Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».

Своевременность отправки данных писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем – напоминаний.

Письмо – напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнение, какого либо обязательства или проведения мероприятия. Это письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Разновидность данных писем, как правило, начинается словом «Напоминанием».

Инициативные письма – это письма, которые требуют ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу «предложение, запрос» к адресату в решении каких-либо вопросов. Это самое распространенное разновидность писем, их тематика неограниченна. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Гарантийное письмо – это документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. Эти письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции или предоставления чего-либо. Гарантийные письма имеют повышенную правовую функцию, по этому изложение текста должно быть приделано четким и ясным.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах или направить предложение (оферту)

На поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т.п.



Рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за не выполнения или нарушения условий контракта другой стороной «контрагента». Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (LC – Letter of credit). В них продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.



Письма – ответы носят зависимый характер от инициативных писем, поскольку тема их текста уже заданна и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть конкретным, четки. Отказ должен быть хорошо аргументирован.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие –либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, должны быть заверены печатью фирмы.



Хат үлгілері

КОММЕРЦИЯЛЫҚ ХАТ

РИВЕР БАНК 67 АИПЭ ТЕМЗ СТРИТ,

Сіздің нөміріңіз: RM/si Біздің нөміріміз: ДВ/ ар/175 Лондон, ЕС V ЗАН

Телефон


Моррисон мырзаға 012482217

Телекс: 886678 LTN

П.Марлоу & К.Лтд. 17 мамыр 2006

21 Берд стрит

Лондон Е 16 ТМ
Құрметті Моррисон мырза,
345 тапсырыс туралы
Өкінішке орай, біздің тапсырысымыздың бір бөлігі болып табылатын “ОПТIМА -133” компьютерлерін әлі алған жоқпыз. Сіздер осы тапсырысымызды тезірек жіберсеңіздер, ал жібере алмаған жағдайда, бізден алған ақшаны қайтарсаңыздар екен.
Сізден жауап күтеміз.
Ізгі тілекпен D’ Barker
Дерек Баркер мырза

Басқарма
345- тапсырыстың көшірмесі бірге жіберіліп отыр

Көшірме М.Прайерге

ЕСКЕРТУ ХАТ
ЖШС «Көмек» Директор

Павлодар қ., ак.Марғулан к-сі, 25-үй А.Н.Соколовқа

Тел. 70-77-77

Факс (83182) 70-75-75 121002, Мәскеу қ.

12.12.05 № 21/1-3 Остоженко, 9

Жиһаз жеткізуді кешіктіру туралы

Құрметті Алексей Николаевич!

Біз Сізге 09.09.2005-дағы №10 келісім-шарт бойынша келісілген үш офис жиһазының комплектісін, өкінішке орай, уақытында жеткізіп бере алмағаныңыз туралы хабарлаймыз. Өзара келісілген мерзімненбері екі апта уақыт өтіп кеткенін естеріңізге саламыз.

Бұдан әрі кешіктіретін болсаңыздар бірлескен қызметті доғаруымыз әбден мүмкін.

Біз Сіздер қажетті шаралар қолданып, оның нәтижесі туралы бізге хабарлайды деген үміттеміз.

Директор М.К.Сүлейменов


Сапарова 234 592

ТЕСТ
1. Іс қағаздарын жүргізудің негізгі мақсаты қандай?

А) кәсіпорынның іс-әрекетін белгілі бір құжаттарда көрсету;

Б) кәсіпорынның басқару, өндірістік және басқа іс-әрекетін белгілі бір құжаттарда көрсету;

В) кәсіпорынның ресми тәжірибесінде құжаттарды үнемді пайдалануды қамсыздандыру;

Г) жоғары айтылғанның бәрі.
2. Кәсіпорында кіріс құжаттары неше рет тіркеледі?

А) 1 рет;

Б) 2 рет;

В) қажетті мөлшерде;

Г) тіркелмейді.
3. Құжаттардың қайсысы басшыға болған жағдай туралы, орындалған жұмыс туралы ақпарат береді де, бұл сұрақ бойынша қорытынды мен ұсыныстарды қамтиды?

А) баяндама;

Б) түсініктеме;

В) жауап – хат;

Г) баяндау хат.
4. Хаттың қай түрінде көбінесе жұмыстың орындалмайтыны туралы хабарланады?

А) өтініш-хат;

Б) жауап-хат;

В) ескерту-хат;

Г) шақыру-хат.
5. Жасалу орнына қарай құжаттар қандай топтарға жіктеледі?

А) ішкі және кіріс;

Б) типографтік және қолдан жазылған;

В) мемлекеттік және кәсіпорындық;


Г) трафареттік және қызметтік.

6. Жеке адам өмір жолын хронологиялық тәртіпте қысқаша жазған ресми құжатты қалай атайды?

А) түйін;

Б) мінездеме;

В) өмірбаян;

Г) хаттама.
7. Адамның іскерлігін, біліктілігін, кәсіби деңгейін сипаттайтын ресми құжат:

А) түйін;

Б) мінездеме;

В) өмірбаян;

Г) хаттама.
8. Белгілі бір құндылықтарын алғанын куәландыратын ресми құжат қандай?

А) арыз;


Б) өтініш;

В) қолхат;

Г) анықтама.
9. Посткриптум хатың қай жерінде жазылады?

А) басында;

Б) ортасында;

В) аяғында;

Г) жазылмайды.
10. Ақпаратты тез жеткізу үшін қандай хат жазу қажет?

А) жеделхат;

Б) кепілхат;

В) өтініш;

Г) баяндау хат.
11. Жеделхат қанша сөзден аспау керек?

А) 100;


Б) 200;

В) 300;


Г) 50.


12. Қай хатты міндетті түрде нотариуспен тіркеу қажет?

А) сенімхат;

Б) жеделхат;

В) кепілхат;

Г) баяндау хат.
13. Кейбір оқиғаларды, фактілерді сипаттайтын құжат қалай аталады?

А) хабарландыру;

Б) жеделхат;

В) анықтама;

Г) сенімхат.
14. Анықтаманың неше түрі бар?

А) 1 түрі;

Б) 2 түрі;

В) 3 түрі;

Г) 4 түрі.
15. Көпшілікке арналып жазылатын құжатты қалай атайды?

А) арыз;


Б) қолхат;

В) хабарландыру;

Г) анықтама.
16. Неге байланысты құжаттар күрделі мен дара болып бөлінеді?

А) оған қол қойған адамдардың санына байланысты;


Б) қарастырылған сұрақтардың санына қарай;
В) көшірмелердің санына қарай;
Г) бет санына қарай.
17. Құжаттың индексі неден құрылады?

А) күн жады, реттік тіркеу нөмірі;


Б) реттік тіркеу нөмірі, іс номенклатурасы бойынша нөмір;
В) күн жады, реттік тіркеу нөмірі, қол;
Г) күн жады, реттік тіркеу нөмірі, іс номенклатурасы бойынша нөмір.

18. Сенімхат неше жыл заңды күшін сақтайды?

А) 3 жыл;

Б) 5 жыл;

В) 10 жыл;

Г) 1 жыл.
19. Адресатқа құжаттар немесе құнды заттар жіберілген жағдайда қандай хат жазылады?

А) сенімхат;


Б) жолдама хат;
В) шақыру хат;
Г) жауап хат.
20. Құнды затты немесе қарыз алған жағдайда қандай құжатты жазу керек?

А) жеделхат;


Б) сенімхат;
В) қолхат;
Г) өтініш.
Кілттер

сұрақ

жауап

сұрақ

жауап

1

В

11

В

2

А

12

А

3

Г

13

В

4

Б

14

В

5

А

15

В

6

В

16

Б

7

Б

17

Г

8

В

18

А

9

В

19

Б

10

А

20

В


ТЕСТ
1. Кто на предприятии несет персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов?

А) первый заместитель руководителя;

Б) руководитель предприятия;

В) секретарь главного руководителя:


Г) начальник отдела кадров.
2. Каковы основные задачи делопроизводства?

А) отражение управленческой деятельности предприятия в соответствующих документах;

Б) отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

В) обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия;

Г) все перечисленное.
3. Сколько раз должны регистрироваться входящие документы?

А) 1 раз;

Б) 2 раза;

В) необходимое количество раз;

Г) нисколько.
4. Кто на предприятии обязан знакомить вновь принятых рабоников с документами, установленными Инструкцией по делопроизводству?

А) директор отдела;

Б) руководитель предприятия;

В) секретарь главного руководителя:


Г) начальник отдела кадров.
5. Кто имеет право ставить документ на контроль?

А) директор отдела;

Б) генеральный директор;

В) секретарь главного руководителя:


Г) начальник отдела кадров.
6. Какой распорядительный документ издается для решения оперативных вопросов?

А) приказ;

Б) инструкция;

В) распоряжение;

Г) извещение.
7. Какая часть приказа содержит конкретные задания, поручения или мерроприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения?

А) констатирующая;

Б) распорядительная;

В) заключительная;

Г) приказывающая.
8. Какую последовательность избирают при составлении доклада цель которого информирование.

А) хронологическая последовательность событий;

Б) географическая последовательность;

В) степень важности;

Г) все вышеперечисленное.
9. Какие цели может преследовать составление доклада?

А) текущий отчет;

Б) информирование;

В) информирование и убеждение;

Г) убеждение.
10. В каком виде доклада применяется хронологическая последовательность событий?

А) текущий отчет;

Б) доклад информирование;

В) доклад информирование и убеждение;

Г) доклад убеждение.
11. В каком виде доклада может быть такая часть «констатация достижений к определен­ному времени»?

А) текущий отчет;

Б) информирование;

В) доклад информирование и убеждение;

Г) доклад убеждение.
12. Как именуются часть доклада, выраженная словами

«Введение», «Резюме»

А) резюм;

Б) заголовок;

В) нумерация разделов;

Г) выводы.


13. В связи с чем документы делятся на простые и сложные?

А) по количеству подписавших его лиц;

Б) по количеству рассмотренных в нем вопросов;

В) по количеству его копии;

Г) по количеству разделов.
14. Документ в организации регистрируется:

А) 1 раз;

Б) 2 раза;

В) 3 раза.

Г) не регистрируется.
15. Какой из документов информирует руководителя о сложившейся ситуации, имевшей место, явлений или факте, о выполненной работе и содержит выводы и предложения по данному вопросу?

А) доклад-убеждение;

Б) объяснительная записка;

В) письмо-ответ.

Г) докладная записка.
16. В каком виде письма чаще всего пишут отказ?

А) письмо-просьба;

Б) письмо-ответ;

В) письмо-подтверждение;

Г) сопроводительное письмо.
17. Документ, содержащий в себе свод правил, регистрирующих деятельность организации, учреждения, граждан их взаимосвязь с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной и хозяйственной деятельности называется:

А) устав предприятия;

Б) трудовой договор;

В) должностная инструкция;

Г) положение о персонале.
18. Кем утверждаются общие уставы?

А) народом;

Б) высшим органом государственной власти;

В) съездами;

Г) генеральным директором.
19. Что включает в себя ІІ раздел устава?

А) органы управления и контроля;

Б) предмет и цели деятельности, правапредприятия;

В) уставной фонд;

Г) права о обязанности.
20. Фиксация фактов создания и поступления документа путем проставления на нем индекса называется:

А) учет документов;

Б) регистрация документов;

В) номенклатура дел;

Г) хранение документов.

КЛЮЧИ


1

Б

11

А

2

Г

12

Б

3

А

13




4

А

14




5

Б

15




6

В

16




7

Б

17




8

Г

18




9

В

19




10

Б

20





Әдебиеттер
Негізгі

1 Қазақстан Республикасының Тіл туралы, Қазақстан Республикасының негізгі заң актілері. Астана: Елорда, 2002. – 180 б.

2 Делопроизводство в Республике Казахстан. /Сост. Скала В.И., Скала Б.А., Скала Н.В. – Алматы: «LEM», 2001. – 216 б. 3-издание

3 Ерғазиева Н., Сүлейменова Б. Іс қағаздарының орысша-қазақша сөздігі. – Алматы, 1992. – 86 б.



Қосымша

1 Делопроизводство в Республике Казахстан. / Сост. Скала В.И., Скала Б.А., Скала Н.В. – Алматы: «LEM», 2001. – 216 б. 1,2-издание

2 Тілдерді қолдану мен дамытудың 2001-2010 жылдарға арналған Мемлекеттік бағдарламасы. – Алматы, 2001. – 42 б.

Мазмұны
1 Қазақстан Республикасының Тіл туралы заңы.....................3

2 Закон о языках в Республике Казахстан.............................. 5

3 Ақпараттық – анықтамалық құжаттар..................................8

4 Информационно-справочные документы............................12

5 Хат үлгілері..............................................................................17

6 Тест...........................................................................................19



7 Әдебиеттер...............................................................................27





Каталог: fulltext -> buuk
buuk -> Қазақстан республикасы білім және ғылым министрлігі жүсіпов нартай қуандықҰЛЫ
buuk -> Мамандыққа кіріспе «Музыкалық білім»
buuk -> МӘШҺҮР – ЖҮсіптің лингвистикалық КӨЗҚарастары оқу құралы Павлодар Кереку
buuk -> Кітаптану және кітап тарихы 050418 «Кітапханатану және библиография»
buuk -> Қазақстан Республикасының Білім және ғылым министрлігі
buuk -> Психотерапия технологиялары
buuk -> ДӘСТҮР – ДӘріс қазақ тілі пәнінен студенттерге арналған оқу құралы Павлодар Кереку 2010 Т. Х. Сматаев ДӘСТҮР – ДӘріс
buuk -> Ашимбетова Р. Д. Журналистің тіл мәдениеті Оқу құралы 050504 «Журналистика» мамандығының студенттеріне арналған Павлодар


Достарыңызбен бөлісу:


©engime.org 2017
әкімшілігінің қараңыз

    Басты бет