Ж. Ж. Шайекенов 2010ж

2.

а) Нұсқау – ақпараттық-әдістемелік немесе ұйымдастырушылық сипатқа ие құжат. Нұсқаулар бұйрық, нұсқау, жарлықтардың орындалуы тәртібін түсіндіреді. Нұсқауға қол қою құқығына бірінші басшы, бас мамандар ие.

Белгілеуші бөлігі: «орындау мақсатымен», «соған сәйкес», «мақсатында» деген сөздермен басталады. Жарлық бөлігі бұрықтағыдай құрылады.

б) Жарлық – басқарудың шұғыл мәселелері бойынша шығарылатын құқықтық акт. Оған директордың орынбасарлары, өз өкілеттіліктері шегінде құрылымдық бөлімше басшылары қол қояды.

в) Жарлық құжаттың сапалы болуы пішімі жағынан дұрыс болуына ғана емес, маөмұны жағынан толық, анық, дәл болуына да байланысты. Тәжірибе көрсеткендей, бұйрықты құруда көбінесе мындай қателер жіберіледі:

• 
  Құжатты шығаруға себеп болған дәлелдерді талдаудың орнына қабылданған шешімге байланысты басшыны ақтау орын алады;
  
• 
  Жарлық құжатты бір мезгілде бірнеше адамға немесе бірнеше бөлімшелерге қатысты болып келеді де, кімге не істеу қажеттігі нақты айтылмайды;
  
• 
  Құжатта оны орындауға жауапты адамдар аталмайды, мерзімі көрсетілмейді;
  
• 
  Құжат не шамадан тыс нақты болып келеді де, орындаушының бастама көрсетуге ынтасын жояды, не бұрықты орындаудың оған бұрынна жақсы таныс жолдары мен әдіс-тәсілдерін көрсетеді.
  

а) Хаттамалар мәжіліс барысының жазбасы, стенограммалар, мәжілісті өткізуге дайындалған дыбыстық жазбалар мен материалдар, шешім жобалары негізінде толтырылады.

Егер мәжіліс барысы стенограммаға жазылса, стенограмма мәтіні ашылып, куәлландыруды да хаттамамен бірге сақталады.

Хаттама – жиналыстарда, кеңестерде, конференцияларда және алқалық органдардың мәжілістерінде мәселені талқылау мен шешім қабылдаудың барысы туралы мәлімет беретін құжат.

Толтырудың тәсілі мен көлемі жағынан хаттамалар стенография, фонография, конспект түрінде және сөйлеген сөздердің мазмұны жазылмаған ықшамды түрде болып келуі мүмкін.

Толық хаттамаларда сөйлеген сөздердің барлығы көрсетіледі. Бұл жағдайда құжаттың заңдылық жарамдылығын қамтамасыз ету қажет. Құжаттың заңдылық жарамдылығы барлық қажетті деректермен, олардың дұрыс толтырылуымен және хаттамадағы мәліметтердің шындыққа сәйкестігімен анықталады. Мысалы, жиналысқа қатысушылардың санының көрсетілуі маңызды, ол қабылданған шешімнің жеткілікті дауыспен қамтамасыз етілгенін көрсетеді.

б) Хаттаманың деректемелері: мекеменің атауы; құжаттың атауы; мәжіліс өткен орын; мәжілістің өткен күні; индексі; бекіту грифі; тақырыбы; мәтіні.