Құжаттарды бақылау процедурасы

2.2 Сапа бойынша нұсқаулық

Калибрлеу зертханасының айнымалы токін құрайтын барлық процестер және олардың өзара әрекеттесуі осы сапа бойынша нұсқаулықта белгіленген.

Нұсқаулықта осы процестердің тиімді басқарылуын қамтамасыз ететін өлшемдер мен әдістер анықталған.
2.3 Құжаттарды бақылау (оның ішінде жазбалар)
Калибрлеу зертханасының құжаттарын (оның ішінде жазбаларды) бақылау келесі принциптерге негізделген:

- бекітілгенге дейін құжаттар (оларға енгізілген өзгерістер) олардың сәйкестігі (орындылығы, тиісті деңгейі, белгіленген талаптарға сәйкестігі және т.б.) бойынша қаралуы керек;

- құжаттарды (оларға өзгертулерді) уәкілетті персонал мақұлдауы керек;

- құжаттар уақытында жаңартылуы керек;

- жарамсыз құжаттар жедел түрде қайтарып алынуы керек; құжаттар пайдалану орындарында болуы керек;

- қолданылған құжаттардың барлық көшірмелері ескерілуі керек;

- құжаттар оңай анықталатын және қадағаланатын болуы керек;

- құжаттар жұмыс істеуі керек (шынымен іске асырылатын және олар реттейтін процестерге сәйкестігін қамтамасыз ету үшін қажет);

- құжаттар адресаттарға уақытында жеткізілуі керек.

Калибрлеу зертханасының құжаттамасын (оның ішінде жазбаларды) басқару тәртібібораторий Қазақстан Республикасының Федералдық Жиналысының 392049020261 ААҚ-018-2020 корпоративті стандартында белгіленген.

Құжат айналымы

Жалпы ережелер

СМЖ құжаттамасы - бұл жүйенің құрылысын, жұмысын және жетілдірілуін анықтайтын құжаттар.

Нормативтік сілтемелер

ҚР СТ ИСО 9000-2017 «Сапа менеджменті жүйелері. Негізгі ережелер мен сөздік ».

ISO 9000: 2015 - «Сапа менеджменті жүйелері. Негізгі ережелер мен сөздік ».

ISO 9001: 2007 - Сапа менеджменті жүйесі. Талаптар ».

«NaTsEks» АҚ СКФ ұйымның барлық деңгейлерінде, басқарудың жоғары деңгейінен бастап, персоналмен аяқталған құжатталған.

Құжат айналымы төрт негізгі компоненттен тұрады, олар бірге «құжаттық» іс-әрекеттің тиімділігіне қол жеткізуге мүмкіндік береді және құжатталған ақпаратты жүйелі пайдалану арқылы ұйымның дамуына ықпал етеді. Құжаттамалық бақылау құжаттардың бүкіл өмірлік циклын қамтиды.

1 Құжаттар жасаңыз. Бұл элемент пайдаланылатын құжаттардың қажетті тізбесін, олардың атаулары мен функционалдық мақсаттарын белгілеу, құжат нысандарын рәсімдеу, олардың қолданылуын бақылау, құжаттарды дайындау үшін заманауи ақпараттық технологияларды қолдану деп түсініледі.

2 Құжатталған ақпаратты сақтау және пайдалану. Бұл элемент деп істерді қалыптастыру, құжаттар мен ақпараттарды іздеу үшін файлдар мен жүйелер құру, ақпаратты тарату жүйелерін, телекоммуникацияларды дамыту, құжаттарды көшіру және көбейту деп түсінеді; құжаттарды сақтау орталықтарын немесе әкімшілік мұрағаттарын құру.

3 Құжаттарды тұрақты сақтауға беру. Бұл элемент сақтау мерзімдері бар құжаттар тізімдерін құру, құжаттарды бағалау, әр құжат пен құжаттар жиынтығын сәйкестендіру және сипаттау деп түсініледі. Сақтаудың құндылығы мен қажеттілігі қолданыстағы мәмілелерді дәлелдеуге немесе тарихи зерттеулер жүргізуге қызмет ете алатын құжаттар үшін танылады.

4 Мұрағатты басқару. Бұл элемент архивтерді жобалау және салу, сақтау мен қалпына келтіру әдістерін жетілдіру, мұрағат қорларын жүйелеу және сипаттау, құжаттарға қол жетімділік, анықтамалық құралдарды жинақтау және қоғамдағы архивтер туралы ақпаратты тарату деп түсінеді.

СИ тексеру жұмысының сапалық көрсеткіштеріне әсер ететін калибрлеу зертханасы персоналының қызметі зертханалық сапа менеджменті жүйесінің құжатталған рәсімдері (сапа нұсқаулығы, компания стандарттары, жұмыс нұсқаулықтары) және СИ тексеру әдістері негізінде жүзеге асырылады. .

Калибрлеу зертханасының СМЖ құжаттары төрт деңгейге бөлінетін бүкіл филиалдың СМЖ құжаттамасының құрылымына енгізілген.

Бірінші деңгейлік құжат - бұл бүкіл филиалға ортақ сапа нұсқаулығы.

Калибрлеу зертханасының сапасына арналған нұсқаулық және калибрлеу зертханасының қызметін реттейтін корпоративті стандарттар екінші деңгейлі құжаттар болып табылады.

Калибрлеу зертханасы туралы ережелер, калибрлеу зертханасы персоналының лауазымдық нұсқаулықтары, калибрлеу зертханасының функцияларын орындаудың құжатталған рәсімдері (жұмыс нұсқаулықтары, әдістері және т.б.) үшінші деңгейлі құжаттар болып табылады.

Калибрлеу зертханасының барлық СМЖ құжаттары өзара байланысты және жүйеленген.

Ішкі нормативтік құжаттар келесі типтерге сәйкес құрылымдалады:

• 
  кәсіпорынның стратегиялық құжаттары: жарғы; даму тұжырымдамасы; сапа саясаты; сапа мақсаттары.
  
• 
  компанияның және бөлімшенің басқару құжаттары: сапа бойынша нұсқаулық; сапа жүйесінің құжатталған рәсімдері; технологиялық карталар; жұмыс нұсқаулары.
  
• 
  жедел құжаттар: жоспарлар; ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттар; шарттық-құқықтық құжаттар.
  

• 
  нормативтік-техникалық құжаттар: стандарттар мен техникалық регламенттер
  
• 
  нормативтік құжаттар: Қазақстан Республикасының заңдары; Қазақстан Республикасының мемлекеттік ережелері; жергілікті өзін-өзі басқару заңдары мен ережелері.
  

• 
  стандартты нысандар мен жазбалар;
  
• 
  анықтамалық материалдар.
  

Сапа жөніндегі нұсқаулықты жоспарлы қайта қарау жылына бір рет, басшылықтың СМЖ талдауларынан кейін жүзеге асырылады.

Сапа жөніндегі нұсқаулықты жоспардан тыс қайта қарау ішкі аудит нәтижелері бойынша немесе түзету-алдын алу шаралары кезінде жүргізілуі мүмкін.

Бас метролог - пайдаланылған МС НД есепке алу, сақтау және жаңартуға жауапты тұлға.

Құжаттарды бақылау процедурасы - ұйымның құжаттамасын ресімдеуге арналған.

Бұл рәсім сапа менеджменті жүйесінің қағаз және электронды тасымалдағыштағы құжаттамасына қолданылады.

Төменде сапа жүйесінің құжаттамасын басқару процесінің сызбасы келтірілген.

Шартты белгілер:

• 
  құқықтық, ұйымдастырушылық және нормативтік құжаттар;
  
• 
  калибрлеу әдістеріне арналған нормативтік құжаттар;
  
• 
  бухгалтерлік журналдар;
  
• 
  тексеру хаттамалары;
  
• 
  шағымдар мен олар бойынша қабылданған шешімдер;
  
• 
  МК МС ішкі және сыртқы тексерулер туралы құжаттар;
  
• 
  АЖ СК ​​басқа құжаттары.
  

ND-ді жаңарту кезінде ND-ге енгізілген барлық өзгерістер мен толықтырулар ND Update Journal журналында тіркеледі.

Жаңартылған көшірмелер НД персоналына жіберіледі, ал ескі даналары тәркіленеді. Егер жойылған құжатты АЖ архивінде сақтау қажет болса, ол тиісті түрде белгіленеді.

Калибрлеу процедурасына арналған ұйымдастырушылық, әдістемелік, нормативті құжаттардың әрбір көшірмесінің өзіндік сәйкестендіру нөмірі болады.

Сапа жүйесі құжаттарының қағаз нұсқаларының түпнұсқаларын сақтау сапалы қызмет көрсетуде жүзеге асырылады.

Құжаттардың электрондық нұсқаларын сақтау компанияның серверінде жүзеге асырылады.

Ескірген сапа жүйесінің құжаттамасын мұрағаттауды сапа менеджері жүзеге асырады. Мұрағат құжаттарын сақтау мерзімі файлдар тізімінде белгіленген. Мұрағат құжаттарын сақтау мерзімі аяқталғаннан кейін олар жойылады.

Сақталатын құжаттардың сақталуына бас метролог жауап береді.

Құжаттардың қағаз нұсқаларын тарату пошталық тізімге сәйкес жүзеге асырылады. Тарату тізімін сапа менеджері жасайды.

Құжаттамаға өзгерістерді құжатты қайта қарауға және жаңартуға жауапты адам енгізеді.