Әрбір бухгалтерлік құжат онда орындалған әрекеттер туралы керекті түсініктер алу үшін қажетті барлық қажетті мәліметтерден тұратындай етіп ресімделуі керек. Құжаттың құрамдасы болып табылатын осы мәліметтер реквизиттер деп аталады.
Құжаттардың реквизиттері шаруашылық әрекеттердің сипатына байланысты болады. Әр түрлі әрекеттер үшін олар сан алуан болып келеді.
Алайда көптеген құжаттарда кездесетін негізгі үлгі, оның ішінде олар ақпараттарды қағаз және машиналық тасушыларда және олар үшін міндетті болып табылатын реквизиттері бар.
Міндетті реквизиттердің қатарына келесілер жатады:
1) Құжаттаың атауы (талап, лимит-алу картасы, аванстық есеп және т.б. ) және оның реттік нөмірі;
2) Құжат құрылған кәсіпорынның аты мен мекен-жайы;
3) Осы құжатпен ресімделген шаруашылық әрекетіне қатысушы тараптар;
4) Құжатты құру күні;
5) әрекеттің мазмұны мен оны орындау шарты, сонымен қатар оны орындауға негіздеме (келісім-шартқа сілтеме, наряд, бұйрық және т.б.);
6) әрекеттердің өлшем бірліктері, яғни оның ақшалай және заттай көрсеткіштеріндегі сандық көрсетілуі;
7) әрекетке және оның құжатта дұрыс ресімделуіне жауапты тұлғалардың қолтаңбасы.
Құжаттарды құруға және ресімдеуге қойылатын талаптар
1) құжатты бланкіде сиямен не химиялық қарындашпен, не жазба машинасымен жазу керек (ал бланк болмаған жағдайда таза бет парағында);
2) құжаттың белгіленген нысаны мен реквизиттерін қатаң сақтау керек;
3) құжаттың мазмұнын тура және анық жазу;
4) құжаттың мәтіні мен санын анық және түсінікті жазу;
5) құжат бланкісіндегі бос толтырылмаған жерлерін сызу;
6) ақша құжаттарындағы сомаларды санмен және жазбаша жазу;
7) қол қойған тұлғаның қызметін көрсете отырып анық жазылған
қолдармен құжатты қамтамасыз ету.
Құжаттарды тексеру және бухгалтерлік өңдеу
Бухгалтерияға құжаттар субъектінің басшысымен бекітілген кесте бойынша қатаң бекітілген мерзімде келіп түседі.
Бухгалтерияға келіп түскен құжаттар үш әдіспен жүргізілетін міндетті тексеруге жатады:
құжаттар мәні бойынша тексеріледі, яғни құжатта көрсетілген әрекеттердің заңдылығы мен мақсаттылығы бекітіледі, осы әрекеттің құжатта көрсетілген көлемде болуы керек пе екендігі анықталады. Мұндай жағдайда құжаттарды қарама-қарсы тексеру әдісін пайдаланады. Мысалы, өнім өндіруге нарядтардың және осы өнімдерді қабылдау накладнойларының салыстырылуы, өнімді тиеуге накладнойлар мен осы өнімді қабылдап алуға сатып алушылардың түбіртектері және т.б.
құжаттарды формалды тексеру жүргізіледі (нысаны бойынша), яғни осы құжаттың бекітілген нысанды бланкілерде толтырылғандығын, барлық реквизиттерінің толтырылу дұрыстығын, әрекеттерді орындауға және құжаттарды ресімтеуге қатысатын лауазымды тұлғалардың қарастырылған қолтаңбалары бар екендігін тексереді.
Құжаттарды арифметикалық тексеру, құжаттарда жүргізілген есептеулердің дұрыстылығы тексеріледі.
Егер тексеру кезінде құжат жұрыс құрылмаса, онда жаңа құжатты қайта құру үшін оны құрушыға кері қайтарылады.
Бухгалтерияман тексерілген және қабылданған құжаттар таксировка, топтастыру және контировкадан тұратын бухгалтериялық өңдеуге жатады.
Құжаттар таксировкасы– бұл заттай көрсеткіштердің ақшалай түрде көрсетілуі және сомаларын есептеу.
Топтастыру – бұл құжаттадың атауы ғана емес, сонымен қатар олармен байланысты құжаттар бойынша құжаттарды таңдау. Ол біртекті құжаттар бойынша жалпы жиындарын шығаруға мүмкіндік береді, бұл топтастырылған мәліметтердің есептің өңделуін жеңілдетіп, бір бухгалтерлік жазбамен жазба жүргізуге мүмкіндік береді.
Құжаттар контировкасы құжаттарда ұсынылған шаруашылық әрекеттерінің дебеті мен кредиті бойынша жазылуға тиісті шоттарды анықтаумен түсіндіріледі (құжаттарда шоттар корресподенциларын қою).
