Жұмыскерлердің жеке істерін жүргізу, есепке алу және сақтау

Жұмыскерлердің жеке істерін жүргізу, есепке алу және сақтау

Жеке істерден құжаттарды алу ұйым басшысының рұқсатымен ғана мүмкін. Алынған құжаттың орнына кадрлық құжаттамаға жауапты жұмыскер қол қойған анықтаманы салады, анықтамада жауапты жұмыскер құжаттың қандай мақсатпен, кімнің өкімімен алынғанын, кімге берілгенін, қашан қайтарылатынын көрсетеді.

Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жеке іс уақытша пайдалануға берілуі немесе ұйым басшысының рұқсаты бойынша (ұйғарым, санкция) мемлекеттік бақылау органдары, құқық қорғау органдары, сот және өзге органдарының сұратуы арқылы алынуы мүмкін.

Беруді әр жеке іске салатын бақылау карточкасы бойынша ескереді (2-қосымша). Онда істің қашан, қайда және кімге берілгені көрсетіледі, және істі алған адамның қолы қойылады. Істі қайтарғанда бақылау карточкасында оның қайтарылған күні көрсетіп, жеке іске салады.

Жеке істерді негізгі есептік құжат болып табылатын Жеке істерді есепке алу журналында ескереді (3-қосымша).

Журналдағы нөмірлер саны бар жеке істер санына сәйкес болуға тиіс. Жұмыстан босатқанда істің нөмірін жаңадан қабылдаған жұмыскердің жеке ісі үшін пайдаланады.

Жыл сайын жеке істерге, олардың жағдайына тексерулер өткізіп тұрады, ол туралы еркін түрде акт жасалады.

Жеке істерді сақтау үшін кадрлық қызметтің бөлмесінде құлыпқа жабылуға және сүргі салуға тиіс, жанбайтын шкафтар (металл сейфтер) пайдаланады. Жеке істерді – құрылымдық бөлімшелер бойынша, ал мұндай топтың ішінде – нөмірлер бойынша топтастырады.

Іс жүргізумен жеке істі аяқтау күні жұмыскерді жұмыстан босату күні болып табылады, ол істі аяқтаған соң оның мұқабасына қойылады. Жеке істерді сақтау мерзімдері мұқабада қойылмайды, өйткені бұл мерзімдер, белгіленген өлшемдерге қарай, 75 жылдан (жұмыскердің жасын ескере отырып) тұрақты сақталу шегінде сараланады.

Жұмыстан босатылған жұмыскерлердің жеке істері кадрлық қызметте бір жылдық жедел сақтаудан кейін ұйымның тізімдеме жөніндегі ведомстволық (жеке) мұрағатына беріледі және Жеке істерді есепке алу журналында (кітабында) тиісті белгі қойылады. Тізімдеме нысаны Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларында (бұдан әрі – Құжаттама жасаудың үлгілік қағидалары) келтіріледі.

Істерді ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатына тапсыру үшін, ішкі тізімдеме мен істің куәландыру парағынан басқа (4-қосымша) барлық парақтарды қара жұмсақ графит қарындашын пайдалану арқылы араб сандарымен нөмірлейді. Тапсыру барысында куәландыру парағына енгізілген деректерді тексереді.

Жеке істер құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтарын жеке істің парақтарынан бөлек нөмірлейді.