Классификация документов
ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ
жүктеу/скачать 30,49 Kb.
|
referat klassifikatsiya dokumentov
ВИДЫ И КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВДокумент – зафиксированная на материальном носителе информация, составленные определенным образом, подписанные и заверенные деловые бумаги управленческого, организационно-экономического и правового характера, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц. Система документов – комплекс взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности предприятий, организаций. Классификация документов – это объединение их в отдельные виды и группы (дела, папки) по одному или нескольким характерным и аналогичным показателям. С помощью классификации работники аппарата управления получают информацию по тому или иному вопросу и возможность быстро найти документ, потребовавшийся в процессе работы. Признаки, по которым классифицируются документы, должны быть существенными и определяющими характер информации, которую несут в себе документы. По этим признакам именуются группы, наименование которых должны строго соответствовать их содержанию. Делопроизводство принято разделять на общее (административное), систематизирующее документацию административной управленческой деятельности, и на специальное, систематизирующее специальные документы (бухгалтерские, инженерные, кадровые и т.п.) Документы классифицируются по следующим признакам: 1.По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяются на: Письменные (рукописные и печатные); Технические- это обобщенное название документов, отражающих техническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую. Основная часть технических документов выполняется графическими приемами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам; фоно-, аудио·, акустические документы - содержание которых передано посредством звукозаписи (звуковые файлы); кинодокументы - изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении; фотодокументы - изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом; аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию. 2. По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д. 3. По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач. 4. По стадиям создания: черновик (предварительная редакция документа); беловик (чистовик); подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований ГОСТа); копия документа - точное воспроизведение подлинника. Копии бывают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотокопия); отпуск - копия исходящего документа, остающаяся в учреждении; дубликат - копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник; выписка - копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке; автограф - документ, написанный рукой автора. 5. По срокам хранения: документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др. документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), - личные дела, истории болезни, техническая документация и др.; документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет). 6. По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.). 7. По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные. 8. По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые. 9. По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др. 10. По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др. 11. По происхождению: именные, или личные (удостоверяющие личность); служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности; по личному составу. 12. По срокам изготовления: срочные, несрочные. 13. По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов. 14. По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов). 15. По месту составления: внутренние; внешние (делятся на входящие и исходящие). жүктеу/скачать 30,49 Kb. Достарыңызбен бөлісу:
|