Культура составления документации»
Bcя дeятeльнocть opгaнизaции, пpeдпpиятия, фиpмы cвязaнa c дoкyмeнтaциeй, Дoкyмeнт – этo дeлoвaя бyмaгa, oфopмлeннaя c yчeтoм cooтвeтcтвyющиx нopм и пpaвил, cлyжaщaя дoкaзaтeльcтвoм чeгo–либo, пoдтвepждaющaя пpaвo нa чтo–либo и имeющaя юpидичecкyю cилy. Дoкyмeнт являeтcя ocнoвaниeм или cpeдcтвoм peгyляции yпpaвлeнчecкиx, opгaнизaциoнныx, финaнcoвыx дeйcтвий opгaнизaций или oтдeльныx дoлжнocтныx лиц. Дoкyмeнтaция вecьмa paзнooбpaзнa пo выпoлняeмым eю фyнкциям, пo coдepжaнию и нaзнaчeнию, пo cтeпeни дocтyпнocти coдepжaщeйcя в нeй инфopмaции. Пo фaктopy aдpecaции дoкyмeнты paздeляют нa внyтpeннюю и внeшнюю дeлoвyю пepeпиcкy. Bнyтpeнняя дeлoвaя пepeпиcкa вeдeтcя мeждy дoлжнocтными лицaми, пoдpaздeлeниями oднoй opгaнизaции, yчpeждeния. Пpи этoм aдpecaнт и aдpecaт cocтoят в oтнoшeнияx дoлжнocтнoгo coпoдчинeния, Дoкyмeнтaцию этoгo типa нaзывaют cлyжeбнoй. Bнeшняя дeлoвaя пepeпиcкa вeдeтcя мeждy paзными opгaнизaциями, yчpeждeниями, дoлжнocтными и чacтными лицaми, нe cocтoящими в пpямoм пoдчинeнии пo oтнoшeнию дpyг м дpyгy Дoкyмeнты, кoтopыми oбмeнивaютcя opгaнизaции нaзывaют oфициaльными пиcьмaми.
.Переписка - самый распространенный способ обмена информацией; он объединяет большую группу документов разного содержания (по почте), различающихся способом передачи текста. Письма составляют большинство входящих и исходящих документов любого учреждения и разнообразны.
Типы писем:
инструкции; сопутствующий; Информация; гарантия; Реклама; требования; арбитраж; письма-подтверждения; напоминания; письма-уведомления; письма-заявки.
Буквы означают поздравления, пожелания, поздравления по особым случаям. Письма отправляются в знак причастности и соболезнования в драматических и трагических ситуациях. Письмо оформляется на бланке, специально разработанном для данного вида документов. А4 ... Если текст письма не превышает семи строк, допускается использование формата букв А5.
Датой письма считается дата его подписания.
Графически нанесение текста письма:
Введение (здесь мотивы написания письма, ссылки на события, факты, решения вузов и другие факторы, которые легли в основу письма);
доказательства (здесь в письме объясняют основание вопроса);
Заключение (список выводов, запросов, требований, рекомендаций). Часто в практике документации используются буквы, содержащие одну последнюю часть текста без объяснения причин. Текст письма не должен превышать одной страницы.
Цель и направление сбора писем обычно сводится к мотивации, а значит, к основным требованиям к тексту: ясность, ясность, лаконичность изложения. В заочной практике выработано несколько общих правил, которые необходимо соблюдать при составлении и форматировании писем. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает их обработку операций и ускоряет их выполнение в организации по адресу.
Право официальных писем обычно принадлежит руководителю, а в его отсутствие (болезнь, отпуск, командировка) - его заместителю или официальному исполняющему обязанности руководителя. В настоящее время письма отправляются не только по почте, но и по телеграфу, факсу, компьютерной сети (e-mail). Независимо от способа подачи документа, к его подготовке и оформлению применяются одни и те же требования.
Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сформировались 150 лет назад. Вообще их родина - Англия, где впервые были введены правила деловой переписки. Общие правила переписки
Прежде чем начать писать письмо деловому партнеру, вам необходимо понять следующее: Тип письма (сопроводительное письмо, заказное письмо, письмо-уведомление, письмо-напоминание, рекомендательное письмо, письмо об отказе, письмо гарантии и др.); Ожидается ли ответ на ваше письмо (будут неожиданные отклики на письмо, например, презентационное письмо); Будет ли понятно содержание письма вашему адресату, не оставит путаницы в вопросе переписки; Вы уверены, что письмо, отправленное по почте, придет вовремя (в противном случае лучше воспользоваться телефоном, DHL или отправить письмо через Интернет).
Тон письма всегда должен быть правильным.
Тщательно подбирайте лексику, избегая неточностей, двусмысленностей, чрезмерного употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть легким для понимания.
Деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации, которую вы представляете. Как внешний вид фирменного бланка типа визитки Вашей компании, то к оформлению официального фирменного бланка следует подходить с особой тщательностью. Чем формальнее форма, тем формальнее должен быть оттенок.
При подготовке документов текстовый редактор Microsoft Word (программное обеспечение Microsoft Corporation) использует Times New Roman Cyr 12-мерный (для табличных материалов) 13, 14, 15, Times DL 12, 13, 14 шрифтов в 1-2 пробела.
При заполнении делового письма номера страниц размещаются в правом нижнем углу страницы, а при составлении других деловых документов - посередине верхнего края страницы. Текст самого письма рекомендуется печатать в формате А4 с межстрочным интервалом 1,5-2, форматом А5 и меньше - одним межстрочным интервалом. Детали многострочного документа (кроме текста) печатаются с одним межстрочным интервалом.
Достарыңызбен бөлісу: |
