Қазіргі кезде факс арқылы хат-хабар алмасу кең қолданысқа енді. Сондықтан оны ресімдеу мәселесі өзекті болып отыр.
Факс – телефон байланыс арнасы арқылы арнайы аппаратпен алынған құжат. Факс мәні бойынша берілетін құжаттың көшірмесі болып табылады. Телефакс бойынша құжаттардың кез келген түрі жіберіледі. Алайда факстер көп жағдайда іскерлік әріптестер мен мекемелер арасындағы хат алмасудың бір түрі болып қалады. Факсті ресімдеу қызметтік хатты ресімдеу секілді жүреді. Тек адресат деректемесінде почталық мекен-жаймен бірге алушы қаласының коды мен факс нөмірі көрсетіледі.
Қалған деректерді аппараттың (теелфакс) өзі қояды:
- жіберушінің коды;
- беру күні мен уақыты, сондай-ақ оның ұзақтығы;
- ақпарат берілген телефакстың нөмірі;
- берілген беттердің саны
Егер алынған факсте маңызды ақпарат болса және ұзақ уақыт қолдануға арналса, оларды көшіріп алу керек, өйткені көптеген факс аппараттарының пайдаланатын қағазы жұқа болып келеді. Ал кәдімгі қағазды пайдаланатын қымбат факстерді көшірмесе де болады.
4.4.10. Электрондық хабарлама
Электронды хабарлама – компьютерлер арасындағы желілік байланыс бойынша «электрондық почта» арқылы жіберілетін электрондағы нұсқадағы құжат.
Электронды хабарлама электронды почта адресатынан, қызметтік ақпарат атауынан және мәтіннен тұрады.
Электронды почта арқылы жөнелтілетін құжаттарға мынадай талаптар қойылады:
● құжаттар Word мәтін редакторының немесе Excel кеслеік редактордың көмегімен Times New Roman, Arial шрифтерін пайдалана отырып дайындалады және графикалық бейнелерден тұрмауы тиіс;
● құжаттың жоғарғы бөлігінде «Электронды почта арқылы жіберілді» деген белгі болуы тиіс;
● файлдың атауы латын қарпімен жазылады.
4.4.11. Хаттама
Хаттама – жиналыстарда, мәжілістерде, конференцияларда, бас қосуларда мәселелерді қарау барысын және онда қабылданған шешімді белгілейтін құжат. Негізінен хаттамалар қысқаша жасалады, онда баяндамалар мәтіні толық келтіріле бермейді. Әйтсе де хаттамаға мәжілістің стенограммасы тіркелгені жөн. Хаттама жалпы бланкіде де сол секілді А4 форматтағы қағазға да ресімделе береді. Мынадай деректемелерден тұрады: Құжат түрінің атауы және оның рет тік нөмірі; Күні; Хаттама жасалған орын; Мәтіннің тақырыбы; Мәтін; Төраға мен хатшының қолдары. Мәтіннің тақырыбы әдетте жиналыстың атауынан тұрады, мысалы: Оқу кеңесінің мәжілісі Зауыт бөлімшелері басшыларының жиналысы Кәсіподақ комитетінің мәжілісі Хаттама мәтіні екі бөліктен – кіріспе және негізгі бөліктен тұрады. Кіріспе бөлімде жиналысқа қатысушылар көрсетіледі, оның ішінде жиналыстың төрағасы мен хатшысы да көрсетіледі. Егер бұл өндірістік жиналыс болса, барлық қатысушының қызметінің атауы көрсетіледі. Кіріспе бөлім күн тәртібімен аяқталады. Хаттаманың негізгі бөлімі мынадай сұлба бойынша құрылады: ТЫҢДАЛДЫ – СӨЙЛЕДІ- ҚАУЛЫ ҚАБЫЛДАДЫ (ШЕШІМ ҚАБЫЛДАДЫ) ТЫҢДАЛДЫ бөлімінде баяндамашының аты-жөні, (лауазымы көрсетілмейді, ол кіріспе бөлімінде көрсетілген) жазылып, сызықша қойылады да баяндаманың қысқаша мазмұны баяндалады. СӨЙЛЕДІ деген бөлімде де осылайша жүргізіледі. ҚАУЛЫ ЕТТІ деген бөлімде қабылданған қаулы жазылады. Хаттама мәтініне төраға және хатшы қол қояды.
Достарыңызбен бөлісу: |
