Орындалуы туралы есеп

мұрағаттар және құжаттама басқармасы

Шығыс Қазақстан облысының мұрағат мекемелерінің есеп беру кезеңіндегі қызметі «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» Қазақстан Республикасы Заңын, «Әлеуметті экономикалық жаңғырту – Қазақстан дамуының басты бағыты» атты Қазақстан Республикасы Президентінің 2012 жылғы 27 қаңтардағы Жолдауын, Қазақстан Республикасындағы мұрағат істерін дамыту концепциясын, Қазақстан Республикасы Үкіметінің, Қазақстан Республикасының Байланыс және ақпарат министрлігінің, Ақпарат және мұрағаттар комитетінің нормативтік-құқықтық актілерін, Шығыс Қазақстан облысы әкімінің шешімдері мен өкімдерін, «Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасы» мемлекеттік мекемесінің 2011-2015 жылдарға арналған стратегиялық жоспарының», «XV-XX ғасырлардағы Қазақстан тарихы жөніндегі құжаттар көшірмелерін іздестіру және сатып алу бағдарламасының», «Шығыс Қазақстан облысы аумағының 2011-2015 жылдарға арналған даму бағдарламасының», «Мұрағат құжаттары мен басылымыдарының жарияланған тақырыптары тізбесінің», «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат мекемелерінде электронды мұрағат құрудың 2007-2010 жылдарға арналған жоспарының» жоспарларын және салалық бағдараламаларын іске асыруға бағытталған. Мұрағат ісі, құжаттандыру және құжаты басқарудың нормативті құқықтық және әдістемелік қорын құруға ұлкен назар бөлінді.

2012 жылғы 19 қаңтарда ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының облыстық мәжілісін өткізді, мұнда 2011 жылы атқарылған жұмыстар қорытындысы шығарылды және 2012 жылға арналған міндеттер белгіленді. Сондай-ақ, облыстың мемлекеттік мұрағаттарында 2011 жылы атқарылған жұмыстар қорытындысы және 2012 жылға арналған міндеттер жөнінде мұрағаттар қызметкерлерінің жалпы жиналысы өткізілді.

2012 жылдың 19 сәуірінде Зайсан ауданының мемлекеттік мұрағат базасында облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының облыстық мәжілісі өткізілді, мұнда 2012 жылдың 1 тоқсанында атқарылғын жұмыстар қортындысы жасалынып облыстың мұрағат мекемелері басшыларының есептері тындалды.

2012 жылдың 19 шілдесінде Зырян ауданының мемлекеттік мұрағат базасында облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының облыстық мәжілісі өткізілді, мұнда 2012 жылдың 1 жарты жылдығында атқарылғын жұмыстар қортындысы жасалынып облыстың мұрағат мекемелері басшыларының есептері тындалды.

2011 жылғы 1 наурыздағы № 413-IV «Мемлекеттік меншік туралы» Қазақстан Республикасы Заңының шеңберінде облыстық мемлекеттік мұрағат мекемелерін коммуналды мемлекеттік мекемелерге қайта тіркелуі жүзеге асырылды.

Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырмасын орындауға орай ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасымен дайындалып және іске асыруда: Мемлекет басшысының «Қазақстанды әлеуметтік жаңғырту: жалпыға ортақ еңбек қоғамына қарай жиырма қадам», «Әлеуметті экономикалық жаңғырту – Қазақстан дамуының басты бағыты» атты Қазақстан Республикасы Президентінің Жолдауын іске асыру жөніндегі іс-шаралар жоспарын, Семей қаласындағы орталығымен Шығыс Қазақстан облысы құрылғанының 80 жылдығын мерекелеу іс-шаралар жоспарын, Сыбайлас жемқорлық көріністерінің алдын алу жөніндегі іс-шаралар жоспарын, Қазақстан Республикасы Шығыс Қазақстан облысы және Ресей Федерациясы Алтай өңірі арасындағы сауда-экономикалық, ғылыми-техникалық және мәдени ынтымақтастық келісімін жүзеге асыру бойынша 2011 – 2012 жылдарға арналаған, Қазақстан Республикасының Бірінші Президенті күнін мерекелеуіне байланысты іс – шарлар жоспарын.

Сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес жөніндегі өңірлік бағдарламаны іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимылдар жөнінде бірқатар шаралар өткізді: лауазымды тұлғалардың заңсыз іс-әрекеттеріне арналған азаматтар үндеулері үшін жәшіктер орналастырылды, жәшіктерді ашуға жауаптылар тағайындалды. Басқарманың «ШҚО мұрағат қызметі» веб-сайтында «Басқарманың сыбайлас жемқорлыққа қарсы қызметі» тарауы бар, мұнда сыбайлас жемқорлыққа қарсы сипаттағы материалдар тұрақты жарияланып тұрады.

Қазақстан Республикасы Заңы «Қазақстан Республикасының мемлекеттік рәміздері туралы» орындау шенберінде құқық қорғау органдарымен облыстың мұрағат мекемелерінде тексерулер өтті. Облыстың мұрағат мекемелерінде мемлекеттік рәміздерді орналастыруы заңға сәкес өтті. Жасалынған жұмыстары туралы ақпаратты Шығыс Қазақстан облысының мұрағаттар және құжаттама басқармасына жолданды.

«Электронды үкімет» мемлекеттік бағдарламасын орындау шеңберінде Шығыс Қазақстан облысында азаматтардың сұрақтарын, үндеулерін қабылдауды қамтамасыз ететін және оларды жауапты тұлғалар өңдейтін электронды қызмет – виртуалды қабылдау жұмыс істейді.

«Әлеуметті экономикалық жаңғырту – Қазақстан дамуының басты бағыты» атты Қазақстан Республикасы Президентінің 2012 жылғы 27 қаңтардағы Қазақстан халқына Жолдауын түсіндіру іс-шаралары жоспарын іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында Жолдау ережелерін оқып, талдау ұйымдастырылды. ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы бастығы Жолдауды түсіндіру және насихаттау жөніндегі облыстық ведомствоаралық ақпарат-насихат топтарының басшысы ретінде Шығыс Қазақстан облысының Ұлан ауданының елді-мекендеріндегі тұрғындармен кездесулер өткізді.

Шығыс Қазақстан облысы әкімі сайтының және «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» web-сайтының құрылымдық рубрикаларын жаңарту үшін «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың 2012 жылға арналған негізгі бағыттары», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2011 жылы орындалуы туралы есеп», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2012 жылғы 1 тоқсандағы орындалуы туралы есеп» облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының қатысуымен өткізілген облыстық мәжілістер туралы ақпараттар, облыстың мұрағат мекемелерінің мемлекеттік сатып алулар жөніндегі жылдық жоспары және т.б. ұсынылды.

Мемлекеттік және мемлекттік емес мемекемелерінің қызметінде құрылатын, үлгілі құжаттар тізімі үшін құжаттар түрінің сілтемелері, 2001-2012 жылдардағы шетел мемлекеттерінің мұрағаттарында және ғылыми мекемелерінде анықталған және алынған XVI-XX ғасырларындағы Қазақстан тарихы бойынша құжаттар тізімдерін Ақпарат және мұрағаттар комитетіне жолданды.

Қазақстан Республикасы Президентінің Мұрағатына «Қазақстан: соғыстан кейінгі қоғам (1946-1953)» атты конференцияға қатысу үшін «Шығыс Қазақстанның соғыстан кейінгі, бірінші жылдарда ауыл шаруашылығы артельдері Жарлығы бұзылуын жою туралы партиялық құжаттарындағы колхоз өмірінің көрнісі» хабарламасы жолданды.

Аштық жылдарына арналған көрме үшін Астана қаласындағы «Назарбаев орталығы» ғылыми-сараптамалық мекемесіне аймақ тарихының құжаттары жолданды.

Есеп беру кезеңінде 2012 жылға арналған жұмыстар жоспарын іске асыру мақсатында құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету саласындағы облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды тігу, картондау, жаңғырту, өшіп бара жатқан мәтіндерді қайта қалпына келтіру, қағаз және пленкалы тасмалдағыштардағы құжаттардың қолда барлығын және табиғи жай-күйін тексеру, аса құнды құжаттарды анықтау және оларға пайдалану қорын құру жөніндегі жұмыстар жүргізілді, «Электрондық мұрағатқа» арналған құжаттарды сканерлеу жөніндегі жұмыс жалғасты. Сондай-ақ, облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік есепке алу жұмыстарын жүргізді: жаңаларын жасау, қолдағы бар парақтарын жалғастыру, қорлар карточкаларын, қорлар құрамы мен көлеміне өзгертулер еңгізу туралы мәліметтерді жалғастыру жұмыстарын жүргізді. 2012 жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша мұрағат қорының паспорттары жасалды.

ҚР ҰМҚ құру саласында облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдауды, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуді, ұйымдарға, мекемелерге істер номенклатурасын, сараптама комиссиялары мен ведомстволық мұрағатттар туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланктерді әзірлеуге әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді. Мемлекеттік емес формадағы ұйымдармен және мекемелермен бірлесіп іс-қимыл жасауға келісімшарттар жасалды және ұзартылды. Ұйымдарда іс жүргізу жөнінде семинарлар, дәрістер өткізілді.

ҚЗТҚО мұрағатшыларымен жаңа нормативты құжаттардың талаптарын ескере отырып «Басқармалы құжатты ғылыми-техникалық өндеуден өткізу бойынша әдістемелік ұсыныстар» құрастырылды.

2012 жылдың 9 айындағы мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау саласында басқарманың сараптау-тексеру комиссиясы облыстық отырыстарында басқару құжаттамасының 43.681 сақтау бірлігі, жеке құрамы бойынша 15.422 сақтау бірлігі, 732 сақтау бірлігінде жеке бастекті құжаттары, 67 АҚҚ ісі, 6 сақтау бірлігінде киноқұжаттар, 347 сақтау бірлігінде фотоқұжаттар, 46 есеп бірлігінде бейнеқұжаттар, 330 сақтау бірлігі ғылыми-техникалық құжаттама.

Облыста ақпараттық-іздеу жүйесін құру аясында облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттарын, жеке шығу тегі құжаттарын, бейне және фото құжаттарын, істер тізбесін қайта өңдеумен құжаттарды каталогтаумен айналысты.

Есеп беру кезеңінде облыстық мемлекеттік мұрағаттарымен республикалық және аудандық баспа БАҚ мақалалар дайындалып жарйаланды.

Облыстық мұрағат мекемелерімен облыстық мұрағат мекемелерінің қызметтеріне Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын; Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік ережелерін; Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидаларын; Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін тәжірибелі енгізуіне үлкен мән берілді.

Облыстық мұрағат мекемелерімен іс құжатпен жұмыс істейтін мекеме, ұйымдар қызметшілері үшін семинарлар, консультативті-әдістемелік көмектер көрсетіледі.

Облыстың мұрағат мекемелері бюджет қаражатын, соның ішінде мемлекеттік сатып алуларға бөлінген қаражатты дер кезінде игерді. Мемлекеттік сатып алулар Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заңына сәйкес жүргізіледі. «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заң талаптары әрекетіне түсетін мұрағат мекемелеріндегі мемлекеттік сатып алулар электронды тәсілмен жүргізілді.

«Шығыс Қазақстан облысының мемлекетті мұрағаты», «Қазіргі заман тарихын құжаттандыру орталығы» ақпараттық сайттары табысты қызмет етіп үнемі жаңа ақпараттармен толықтырылып отырады, ақапараттық сайттарда байланыс мәліметтерінен, анықтамалық ақпараттардан, мұрағат тарихынан басқа мәліметтер қоры, анықтамалар, құжаттар жинағы, кітапшалар, баяндама мәтіндері, сканерленге құжаттар орналасқан, мұрағат қызметі бағыттары, жеке текті қорлар бойынша қажетті тармақтар қарастырылған, Электронды қызмет орталығының виртуалды қабылдауымен интеграция ұйымдастырылған. Облыстың мемлекеттік мұрағатының сайтында «Мұрағаттық бейне мәліметтер» жаңа тармағы құрастырылды, онда тарих оқытушысы В.Типтюкпен түсірілген Өскемен қаласының құрылған тарихы, Ұлы Отан соғысына қатысқан шығысқазақсатндық жауынгерлер туралы құжаттамалық фильмдер көрсетілген.

Құжаттамалық деректер мұрағат құжаттарының негізінде дайындалған.

Облыстық Қазіргі заман тарихын құжаттандыру орталығында ШҚО бойынша ҰҚК БД және АҚҚБ полиция батальоны өкілдерімен ғимарттың техникалық жағдайын және қауіпсіздігін тексеруін өткізді, текесеру нәтижесі бойынша ғимарат қауіпсіздігіен күшейтуі туралы ұсыныстар берілді. Жарма ауданының мемлекеттік мұрағатымен жылыту жүйесінің ағымдағы жөндеу жұмыстары жүргізілді және электір жылыту жүйесі орнатылды.

Зайсан ауданының мемлекеттік мұрағатымен жұмыс бөлмелерінде және мұрағат қоймаларында ағымдағы жөндеу жұмыстары жүргізілді, темір есіктер орнатылды.

Зырян ауданының мемлекеттік мұрағатымен ағымдағы жөндеу жұмыстары жүргізілді. Ғимарат қоршауы жөнделді, коляскалы мүгедектерге арналған пандустар құрылды.

Облыстың мұрағат мекемелері қорғау-өрт дабылы мен газды өрт сөндіргіш жүйесіне қызмет көрсетуге шарттар жасады. ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, ТЖ кезіндегі әрекет бойынша оқу және практикалық сабақ жүргізілді.

Есеп беру кезеңі ішінде облыстың мұрағат мекемелері құжаттардың табиғи жай-күйін жақсарту мақсатында 2.924 істе қағаз негізіндегі құжаттардың 30.702 беті қалпына келтірілді, 7.089 сақтау бірлігі тігілді, 307 іс тізімдемелерімен тігілді, 1.244 істер тізімдемесінің мұқабасы хатталды.

Мұрағат мекемелері 31.056 сақтау бірлігін картондады, 3.056 қорап қолдан жасалды, 2.829 қорап қайта шифрленді, құжаттардың мемлекеттік сақтауға қабылдау барысында 5.414 ескірген жапсырмалар ауыстырылды, 1.746 жаңа жапсырмалар, 13.230 бумалар жасалды. Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен қайта нөмірленді 28.772 бет, қайта картондалды 1182 сақтау бірлігі.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 1.480 бет өшіп бара жатқан мәтінді, соның ішінде электронды нұсқасын қалпына келтірді.

ҚЗТҚО мемлекеттік мұрағатымен «Жана-Семей ауданының халықты бақылау комитеті» қорының құжаттардың құндылық сараптамасы өткізілді-650 сақтау бірлігі.

Аса құнды құжаттарды (АҚҚ) және тарихи – мәдени нысандарының құжаттарын анықтау мақсатында облыстың мемлекеттік мұрағаттары есептік кезеңде 14.458 сақтау бірлігі (2567 іс - бет бойынша, 11.261 іс - тақырып бойынша) қаралды. Бұл: Шаруашылық, қызыл әскер және жұмысшылар депуттары кеңесінің Зайсан уезді атқарушы комитетінің қаржы бөлімі, Жұмысшы депуттар кеңесінің Предгоренко ауданы атқарушы комитетінің қаржы бөлімі, Шемонаиха ауданының Халықтық депутаттар кеңесі және оның атқарушы комитеті, Тавриа ауданының Халықтық депутаттар кеңесі, Зайсан қалалық еңбекшілер депутаттар кеңесінің атқарушы комитеті, «Востокместпром» АҚ, «Шығыс Қазақстан облысы адвокаттар алқасының төралқасы. Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 25 аса құнды істі анықтады, 233 сақтау бірлігі тарихи-мәдении мұра нысандарына жатқызылды. (АҚҚ) анықтау қортындылары тіркеу құжаттарында, тізімдемелерде көрсетілген және қораптарда «АҚҚ» деп белгіленді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында есептеу мезгілі кезінде жеке текті құжаттарға қолданыс қорын жасау жумыстары жүріп жаты, онын ішінде (АҚҚ).

Облыстың ҚЗТҚО «ШҚО электрондық мұрағаты» АБЖ сканерленген құжаттар енгізілді – 11 сақтау бірлігі. Семей облысынің әкімі аппартының экономика басқармасы № 710 қорының 1882 скан бейнесі. Облыстың ҚЗТҚО «Қалалық атқарушы комитетінің шешімі» ДБ енгізу бойынша жұмыс жалғасуда.

Электронды түрде әрі қарай сақтау үшін мұрағатшы, жазушы, өлкетанушы С.Е. Черныхтың жеке қорынан 21102 скан бейнесі / 335 сақтау бірлігі (18851,55 Мб) сканерленді. Бұлар жеке құжаттар, хат алмасулар, фотосуреттер.

Облыстық мемлекеттік мұрағатының «Электрондық мұрағатын» толықтыру үшін №1 «Өскемен қалалық халық депутаттары және оның атқарушы комитеті» қорының құжаттары сканерленді. Барлығы 56 с.б. сканерленді, 12356 скан-бейне (9096,61 Мб) жасалды. Барлық сканерленген құжаттар «Мұрағат тіркеушісі» деректер базасына енгізілді. Базаға барлығы 1634сақтау бірлігі, 151382 скан-бейне (с.қ. АҚҚ) енгізілді. Сканерден өткеннен кейін 79 сақтау бірлігі ерекшеленді және басылды.

«ШҚО электронды мұрағаты» автоматтандырылған басқару жүйесінде (АБЖ) жұмыс басталды, «Электронды қор каталогы», «мұрағат тіркеушісі», «Мұрағат қоры»құрылған мәліметтер базасын біріктірді. Құжаттардын сақталуын қамтамасыз ету және мемлекеттік тіркеу модуліне 102 қорлар 285 тізімдеме енгізілді, мекемелер мен жұмыс істеу есебі бойынша деркетер «жинақтау көзі» модуліне енгізілді (30 айқындамалар).

«ШҚО электронды мұрағаты» АБЖ үшін сканерленді – 1.985 сақ.б., 146.088 бет.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты көрмелер дайындау және безендендіру үшін, жұмысқа арналып оқу залында 215 құжаттар және фотобейнелері сканерледі және басып шығарды. Есеп беру кезеңінде 6.993 парақ көшірмесі жасалды (әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындаған кезде зерттеушілер оқу залына және т.б.).

2012 жылдың 9 айдың ішінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары құжатар мен істердің қолда бары мен физикалық жағдайын тексеруді жүргізді – тексерілді 129.841 сақтау бірлігі. Сондай-ақ бұрын 2011 жылы пайдаланылуда болған істер де – 28.460 сақтау бірлігі және 4937 сақтау бірліктің санитарлық-биологиялық жай-күйі таңдап тексерілді. Тексерулер қорытындысы бойынша актілер жасалды және құжатты есепке алу және оның табиғи жай-күйі карточкалары толтырылды. 340 қордың есепке алу құжаттарын салыстырмалы тексеру жүргізілді.

Сұраныстарды орындау, оқу залында жұмыс істеу, тізімдемелерді қайта өңдеу, ҒАА жетілдіру, АҚҚ анықтау үшін мұрағат қоймаларынан есепті кезеңде 282.784 сақтау бірлігі, оқу залына – 45.905 тізімдемелері берілді. Облыстық мемлекеттік мұрағатына уақытша пайдалануға 96 іс дайындалды.

Мемлекеттік мұрағаттар мұрағат қоймаларында оңтайлы орналастыру мақсатында 20.724 іс және 16.415 бума мен қораптардың орны ауыстырылды.

Облыстың мемлкеттік мұрағаттарымен «Алтайсвинецстрой» ААҚ аз қолданылатың қорлардың 565 сақ.б. сүргі салынды.
Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алу.
2012 жылдың 9 айында облыстың мемлекеттік мұрағаттары 2011 жылы өткен құрамға және қорлар көлеміне, 2012 жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша мұрағат қорларының төлқұжаттарына өзгертулер енгізу туралы мәліметтер жасалынды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарында жаңадан 94 парақ қор жасалды, 189 парақ қор жалғастырылды, 10 қорға 108 карточка жасалды, 10 қорға 135 карточка жалғастырылды, есепке алу кітабына 91 қор енгізілді. Қор істерімен жұмыстар жүргізілді. Топографиялық сілтемелердін 587 карточкасы жасалынды.

Есеп беру кезеңінде 425 ұйым бойынша құжаттама басқармасы, ведомстволық мұрағаттар қызметтері қызметкерлеріне істер номенклатурасын, ведомстволық мұрағат және сараптама комиссиясы туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланкілерді, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуге әдістемелік, практикалық көмек көрсетілді.

2012 жылдың 9 айдың ішінде облыстың мемлекеттік мекемелері 306 ұйымның істер номенклатурасын, ұйымдардың сараптама комиссиялары туралы ережелерді, іс жүргізу туралы нұсқаулықтары бойынша – 101 ұйымға көмек көрсетілді.

Мемлекеттік емес меншік түрлерінің 24 заңды тұлғаларымен іс жүргізу және мұрағат істері саласындағы өзара қарым-қатынас және ынтымақтастық жөнінде келісімшарттар жасалды және мерзімдері ұзартылды: «Казцинк» ЖШС ЗТБК, «Геос» ЖШС, Шемонаиха қаласы «Достық үйі» КМҚК, «Политехникалық колледж» КМҚК, мекеме «Офтальмохирургия», ММ «Орталық қаралу емханасы», Мекеме «Халық және дәстүрлі медецина орталығы», «Георгиевка сорғыш жабдықтарының зауыты» ЖШС, 5 жекеше нотариустармен ЖШС «Геос», КШ «Багратион», ЖШС «КХ Багратион ВВГ», КШ «Азат» және т.б.

2012 жылдың 9 айында облыстың мұрағат мекемелері құжаттандыру және құжаттарды ведомстволық сақтау мәселелері жөнінде 21 семинар өткізді: ШҚО Мемлекеттік мұрағаты «Ғылыми-техникалық ақпараттардың ұлттық орталығы» АҚ Шығыс Қазақстан филиалының негізінде өткізілген 2 семинарда қытысты. Семинарларда Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары на сәйкес құжаттардын ғылыми-техникалық өндеу мәселесі, іс тізімдемелерін жасауындағы және ғылыми-анықтамалық аппартарындағы өзгертулер қарастырылды. Нормативті базалар талаптарының өзгерістеріне сәйкес міндетті құжаттар реквизиттерін жасауындағы және іс номенклатурасын жасауында және құрастыруындағы өзгерістер туралы айтылды. Семинарда барлық меншік түрлеріндегі ұйымдарының 75 іс жүргізуші және мұрағатшы қатысты. Сонымен қатар Шығыс Қазақсан облыстық сотында семинар өткізілді. 62 қатысушыларының арасында кеңсе және арнайы соттың, аудан және оған теңестірілген облыстық соттарының ведомстволық мұрағаттарының қызметшілері болды. Семинарда өзекті мәселелер талқыланды, құжаттардың ғылыми-техникалық өндеуі, сот мәліметтерін өндеуін өткізу бойынша. Орта мектептін іс қағаз жүргізу қызметі жұмысшылары үшін ҰИҚ және істер номенклатурасын құру бойынша семинар өткізілді, семинарға 30 адам қатысты. Жекеше нотариустарға құжаттарды ғылыми – техникалық өндеу және іс құжатта оларды құру ерекшелігі мәселелері жөнінде семинар өткізілді, семинарда 22 адам қатысты. «Виза» іскерлік оқыту орталығында облыстың мемлекеттік мұрағатымен барлық меншік нысандағы ұйымдары үшін дәріс оқылды, ол жерде іс қағаздарын жүргізу қызметінің 25 қызметкерлері мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларымен таныстырылды. Аудан және ауыл аймақтарының әкімдік қызметкерлері үшін құжатты дұрыс жасау және құжат айналымы талаптары мәселелерін қамтитын 2 дәріс оқылды, іс қағаздарын жүргізу қызметінің 36 қызметкерлері тартылды.

ҚЗТҚО Семей эксплуатациялық басқармасы «Казсельзащита» ММ, «Политехникалық колледж» КМҚМ іс қағазды жүргізу қызметінің қызметкерлеріне семинарлар өткізілді, 2012 жылдың 25 сәуірінде Шығыс Қазақстан облысының нотариалды палатасында Семей қаласының нотариустары үшін «Құжаттаманы ұйымдастыру тәртібі, нотариустардың ведомстволық мұрағаттарында құжаттарды қабылдау және сақтау» тақырыбында семинар өткізілді.

Зырян ауданының мемлекеттік мұрағатымен ауыл аймағының әкім аппаратарының іс қағаз жүргізу қызметінің қызметкерлеріне 2 семинар өткізілді. Глубоко ауданының мемлекеттік мұрағатымен аудан мекемелеріне іс қағазды жүргізу, құжаттарды реттеу және мемлекеттік тапсыруға беру бойынша семинарлар өткізілді; Көкпекті ауданының мемлекеттік мұрағатымен – іс қағазды жүргізу жөнінде мекеме және ұйым басшыларына семинар өткізілді; Шемонаиха ауданымен мемлекеттік мұрағатымен - ауданның білім беру бөлімі және орташа жалпы мектептеріне іс қағаздарды жүргізу үшін семинарлар, іс құжатты жүргізу жөнінде құқықтық базаларды енгізу бойынша ауыл шаруашылық қызметкерлеріне семинарлар өткізілді; Зайсан ауданының мемлекеттік мұрағаты – әділет қызметкерлері және жекеше нотариустарға іс қағазды жүргізу, құжаттарды ведомстволық сақтау мәселелері бойынша семинарлар өткізілді.

Жаңадан шыққан Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 Қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары және Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Қаулысымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік ережелеріне байланысты облыстың аудан, қала мемлекеттік мұрағаттарының қызметшілері үшін, жойылған және жаңадан шыққан нормативті базасын талдап салыстырмалы түрінде семинар өткізілді.

Рұқсат беруге шектеулі құжаттарымен жұмыс істеуге рұқсат берілген ұйымдардың құрамы өзгеруіне байланысты, «өте құпия» және «құпия» грифтары бар құжаттарымен облыстың мұрағат мекемелерінің жинақтау көзі болып табылатын, ұйымдары, мекемелер және кәсіпорындар тізімі қайта жасалынды, барлығы 100 мекеме.

2012 жылдың 9 айында жеке текті құжаттарымен облыстың мемлекеттік мұрағаттарында жинақтау бойынша жұмыс жалғасады. Ұлы Отан соғысының қатысушысы, дара зейнеткер Н.И.Шереметьевпен келіс сөздер өткізілді. Келіссөздер нәтижесінде мемлекеттік сақтауға фотобейнелер, қол жазбалық естеліктерінен тұратын дәптерлер, машинамен басылған баяндама, мақалалармен газет үзінділері. Барлығы сақтауға 12 құжат берілді. Мемлекеттік сақтауға келесі жеке құжаттар (11 кітап) берілді, Н.В.Алексеенко атақты ғалым-демограф, тарих ғылымдарының докторы, профессор, Өскемен қаласының құрметті азаматы. С.С.Царегородцева философия ғылымдарының кндидаты сақтауға 96 кітап және кезендік баспаларын тапсырды.

Есептік кезенінде ЖШС «Казцинк» қызметі барысында құрылған ғылыми-техникалық құжаттаманы мемлекеттік сақтауға тапсыру бойынша ұйымдастыру жұмыстары жүргізілді. Келіссөздер нәтижесінде 1500 нысанға 7 мың сақтау бірлігі санында мемлекеттік сақтауға жоспарлы, ғылыми-зерттеулік құжаттама берелді.

2012 жылдың наурыз айында ҚЗТҚО мемлекеттік сақтауға дәрігер, ұстаз, Семей қаласының атақты өлкетанушы Светашев Борис Петровичтын құжаттары қабылданды. Борис Петрович «Күн әлемі» республикалық ұйымының еріктік жұмысшысы, Қазақстандағы БҰҰ Бағдарламасының сертификатымен марапатталған. Светашев Б.П. – «Прииртышье» өлкетану қоғамдастығының мүшесі.Светашев Б.П. № 1603 қорын құрады және 1867 – 2012 жылдарды қамтиды.

Ұлы Жеңіс күні қарсанында ҚЗТҚО жауынгер Николай Иванович Сырниковтың фронтағы ерекше сақталған хаттары түсті. Ерекше жинақтаманы «Прииртышье» Семей қоғамының өлкетанушыларымен тапысырылды. Жалпы жинақтамада 100 астам хат оның 80 анаға арналған. Соңғы хат 1944 жылдың қаңтар айынының күнімен белгіліенген, ал 1944 жылдың 12 ақпан айында Николай Сырников Витебск шайқасында қаза тапты. Қор, сонымен қатар әулет мұрағатының фотобейнелерінен тұрады. Құжаттар 1938 жылдан 1944 жылға дейін кезенін қамтиды.

Видеоқұжаттарды жинақтау бойынша ұымдастыру жұмыстары жалғасуды. ЖШС «Студия «Реал Тайм» облыстық мемлекеттік мұрағатқа 5 диск филімдерін сақтауға берді: «Мы приближали как могли» (жеңістін 65 жылдығына арналған), «Регион неисчерпаемых возможностей», «Мои университеты», «Восток, Время взлета», «Успешная молодежь».

Ұйымдармен жұмыс істеу есеп карточкаларына мәліметтерді енгізу бойынша жұмыс жүргізіліп жатыр, негізгі есепте орналасқан ұйымдардын бақылаулы істері үнемі толықтырылады.

2012 жылдың 9 айында төмендегідей іс-шаралардың түсірілімі түсірілді: Семей қаласының тарихи-өлкетану мұражайын қайт құруынан кейін ашылуы; Қазақстан Республиасы Парламенті Мәжілісінің спикері Н.Нигматулинмен кездесу; Шәкәрім Құдайбердіұлына арналған кездесулер; Невзоровтар әулеті атындағы мұражайында «Твое лицо мне так знкома» сүреттер көрмесінің ашылуы; ҰОС ардагері Б.Кітапбаев, ШҚО ардагерлер кеңесінің төрағасы Г.Л.Бердюгинмен, жұмыспен қамту және халықты әлеуметтік қорғау басқармасының бастығы О.Г.Кузавлевамен, ШҚО Көкпекті ауданының әкімі Д.М.Мусинмен интервьюлар; «Краеведческие чтения» (А.С.Пушкин атындағы кітапхана); ҰОС жылдарындағы Мәскеу асындағы шайқастың 70 жылдығына арналған «Великий подвиг советского народа» ғылыми-тәжірибелік конференция (Достық Үйі); 2011 жылғы арналған Шығыс Қазақстан огблысының әкімі Б.М.Сапарбаевтың жұмыс қортындысы туралы есебі; ақын Первушкин К.С. дүниеге келгенінің 65 жылдығы – прозаик және жазушы, Ресей жазушылар одағының мүшесі; ҰОС ардагерлерінің, Кенингсбер қамалына шабулдағандардың «Бізді Кенинсберг біріктірген» 12 кездесулері, Өскемен қаласында өткен 2012 жылғы Лондон- қазақтандық толағайларының мерекелі кездесуі; Ертіс өзенінің сол жағалауында республикада үшінші көлемді мешіттін ашылуы және т.б.
3.Ақпараттық іздеу жүйесін жасау, ғылыми ақпараттарды

және құжаттарды пайдалану.

2012 жылдың 9 айында облыстың мемлекеттік мұрағатымен геология-минералогия ғылымдарының кандидаты, ақын, оқытушы В.С.Аксеновтың (67 сақ.б.), Казақ ССР еңбек сінірген заңгері Клигер Арон Зельмановичтың (13 сақ.б.), сүретші, ақын С.Я.Семибратовтың (33 сақ.б.), Қазақстан Республикасының құрметті журналисті, ҰОС қатысушысы М.Ш.Мусинның тізімдемелерінің жалғасы (22 сақ.б.), география ғылымдарының докторы, проффесор А.В.Егорина (34 сақ.б.), шет мемлекеттерінің ғылыми және мұрағат мекемелерінде айқындалған Шығыс қазақстан облысының тарихы бойынша құжаттар жинағы (28 сақ.б.) жазылды. Филология ғылымдарының кандидаты Э.З.Юфтың құжаттарын тізімдеу бойынша жұмыс басталды (31 сақ.б.). Барлығы 1.288 сақ.б. тізімделді.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен сібір казак әскерінің тарихы бойынша В.И.Петровтың жеке қорынан скан-бейнелерін тізімделуі жалғасуда (4700 б/50 сақ.б); «Тұтынушылар қоғамының Шығыс Қазақстан облыстық одағы» қоры істерін қайта өңдеу тізімін жасау жөніндегі жұмыс жалғастырыады (575 сақтау бірлігі), жұмыс баысында істер құндылығына парақтай сараптама жүргізілді, істе атаулары түзетілді, жаңа тізмдемелер жасалынды – 2465 сақтау бірлігі.
2012 жылдың 9 айында есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен жеке құрлым бойынша үздіксіз сақтау істер тізбесін қалпына келтіру жөніндегі жұмыстар жұргізілді: Шығыс Қазақсатн облысының туберкулезға қарсы диспансер, Казақ ССР Тағам өндірісі министрлігінің Өскемен майпресс зауыты, Өскемен горпромторгтың №8 шаруашылық есеп дүкені, Өскемен горпромторгтың №5 шаруашылық есеп дүкені, Өскемен қалалық әкімшілігінің денсаулық сақтау бөлімнің физиотерапиялық емханасы, Өскемен қалалық әкімшілігінің денсаулық сақтау бөлімнің № 2 Баларға арналған емхана. Осы тексерудін барысында 137 сақ.б. сараптамасы өткізілді. Сақтау кезені өткен 124 сақтау бірлігі жоюға алынды. Риддер қаласының мемлекеттік мұрағатымен 126 қор басты беті қалпына келтірілді: «Уба ауылының Халықтық депутаттар кеңесі және оның атқарушы комитеті» және «Лениногор геологогбарлау экспедициясы».

Есеп беру кезенінде облыстың мемлекеттік мұрағатында сақталған республикалық және шетел мемлекеттік шығарылымдарының (газет) кезендік тізімі жасалынды, барлығы тізімге 1061 газет енгізілді.

В.И.Петровтың жеке қорынан Сібір казак әскерінің тарихы бойынша скан-бейнелерін баяндау бойынша жұмыс жалғасуда.

«Өскемен қаласының әкімі», «Лениногр политеметалды комбинат және «Лениногор политеметалды комбинат» АҚ құжаттар қорларына каталогтауды жүргізу кезінде 590 сақ.б. қаралды және 1656 карточка жасалынды. Журналист, «Ақ Ертіс» журналының редакторы С.Габдулинның жеке тектіт құжаттарын, Қазақстанның еңбек сінірген мұғалімі Р.М.Мусин, Қазақстан Журналистер кеңесінің мүшесі, К.Т.Тортаевтың құжаттарын каталогтауды жүргізу кезінде 127 сақ.б. қаралды, 127 карточка жасалынды.

Сонымен қатар «ШҚО жер орналастырушы бойынша құжаттар коллекциясы» қорының 80 сақ.б. 80 карточкасы, 150 сақ.б. фотоқұжаттамалары, 31 есеп бірлігінің видео құжаттары, «Рудный Алтай» газетінің каталогтау кезінде 100 карточка жасалынды.

«Лениногрская правда», «Вечерка», «ЛЗ-Сегодня» газеттерінің тақырыптық қарастыру нәтижесінде 30 карточка жасалынды.

«Атаулы каталог» мәліметтер базасына «Қазақстан Коммунистер партиясының «Шығыс Қазақстан облыстық комитеті» қоры бойынша мәліметтер енгізілді (1 қ. 3т.) – 4355 позициялар, «Естелік кітабіне» - Тарбағатай (565 позициялар), Күршім (2255 позициялар), Серебрянс қаласы (1223 позуиялар және Зырян қаласында (922 позициялар) аудандары бойынша Ұлы Отан соғысы жылдарындағы қаза тапқан және жоғалған дар туралы мәліметтер. «Вдеотека» мәліметтер базасына мәліметтер енгізілген (64 позициялар). «Тарихта өз ізінді қалдыр» мәліметтер базасымен жұмыс басталды (136 позициялар). Барлығы тақырыптық мәліметтер базасына 9520 позициялар енгізілді, қортынды 20.698 позициялар тіркелді.

ҚЗТҚО қызметінің ғылыми-баспа жоспарын сәйкес «Избранные труды семипалатинских краеведов, 1903-1929гг.» факсимильді жинақ басып шығарылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен «Григорий Николаевич Потанин» саяхатшы туралы кітап шығару бойынша жұмыс басталды. М.Ш.Мусин туғанының 85-жылдығына «Біз естелік қалдырамыз...» кітап макеті дайындалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары есеп беру кезеңінде облыстық, қалалық және аудандық газеттерде төмендегідей 69 мақала дайындады және жариялады: : «Ұлықтаймыз ұлыстың ұлы күнін!», «Шәкерімнің үшінші суретін біз тапқан едік», мұрағат ісінің үздігі, Казақ ССР мәдениетінің еңбек сінірген қызметкері С.Е.Черныхтың дүниеден кеткенінің 20 жылдығына орай «Старые документы как «книги» истории», ҰОС ардагері ҚР еңбек сінірген журналисті М.Ш.Мусиның дүниеге келгенінің 85 жылдығына «Почему Мусин разминулся с Джамбулом»; Өскемен қаласының құрметті азаматы А.С.Куленовтың дүниеге келгенінің 80 жылдығына «Я прожил век, но продолжаю век...», М.И. Чистяковтың дүниеге келгенінің 95 жылдығына, Н.Э.Ватсон туралы «Вольное сердце», ақын-прозаик Ю.С.Манаковтың дүниге келгенінің 55 жылдығына, суретші, сурет салу өнерінің үйірмесін құрушы, Лениногорск-Риддер қаласының бірінші сәулетшісі Ф.Ф.Иванчуктың дүниге келгенінің 120 жылдығына «Ридде и Франц Феликсович Иванчук», Лениногорск қаласының құрметті азаматы, КСРО жазушылар кеңесінің мүшесі В.Н.Петровтың дүниеге келгенінің 85 жылдығына, «Тәуелсіздікпен нық басқан қазақ мектебі»; «Век красного директора»; «Голод в нашем крае», «Время газетной строкой» және т.б.

«Қазақстан мұрағаты» журналына мақалалар жолданды: Орыс географиялық қоғамының Батыс-Сібір бөлімшесі құрылғанының 110 жылдығына «Семипалатинские краеведы» және Қазақстан Республикасының еңбек сіңірген дәрігері А.А.Козыбагаровтың 95 жылдығына, саяси қуғын сүргіндердің естелік күніне«Семей мұрағатындағы саяси қуғын-сүргінге ұшыраған қазақ зиялыларының құжаттары», «Памятный день в Семипалатинском крае», «Отражение колхозной жизни в партийных документах о ликвидации нарушений Устава сельскохозяйственной артели в первые послевоенные годы в Восточном Казахстане», «Усть-Каменогорск – город моего детства» .

ҚЗТҚО «Время» республикалық газетіне «Прости, что не писал...», Жеңіс Күніне арналған.

«Алексинская городская» ресей газетінде, «Экспрес К» республикалық газетінде Зырян ауданының мұрағаты, ҰОС жылдары қаза тапқан зырын – жауынгері туысқандарын іздеуінде қатысқаны туралы мақалал шықты.

«Мой город» газетінің «Я пока жив...» мақаласы үшін құжаттар дайындалды, майданнан келген хаттар.

«АВ Контент» (РФ, Мәскеу қаласы) студиясына Азия-Тынық мухит экономикалық келісім үшін фильмдер түсіру үшін көмек көрсетілді, Рессей-Америкалық компанияның негізін қалаушы Г.И.Шелиховтың өміріне және қызметіне арналған.; «Я Казахстан» ЖШС «Восточноказахстанцы – Кавалеры Ордена Славы III степеней» филімін түсіруде; «Реал-Тайм» ЖШС «Шығыс Қазақстан облысна – 80 жыл» филімін түсіруде көмек көрсетілді.

Мүдделі мекемелерге, мұрағатшыларға естелік және мерейтойлық күндерге 14 бастамалы-ақпараттық құжаттар дайындалып, жіберілді. ҚЗТҚО Орыс географиялық қоғамының Батыс-Сібір бөлімі Семей бөлімшесінің 110 жылдығына арналған ҚЗТҚО сақталған құжаттар құрамы туралы ақпараттық хатты мүдделі ұйымдармен мекемелерге жолданды.Облыстық мемлекеттік мұрағатымен жазушы-өлкетанушы, ҰОС қатысушасы Д.Ф.Черепановтың дүниеге келгенінің 105 жылдығына байланысты С.Аманжолов атындағы Шығыс Қазқстан облысының мемлекеттік университетіне бастамалы-ақпараттық құжат жолданды, Зырян ауданының мемлекеттік мұрағатымен Зырян мырыш комбинатының директоры - Н.К. Жаксыбаевтың дүниге келгенінің 100 жылдығына байланысты Зырян ауданының әкімдігіне және Зырян қаласының әкімдігіне, Зырян тау-байыту комбинатының «Казцинк» кешенінің басқарамсына бастамалы-ақпараттық құжат жолданды.

Облыста құжаттарды пайдаланып облыстық мұрағаттарымен 16 фотоқұжаттама көрмесі дайындалды: ОГҚ Батіс-Сібір бөлімінің Семей бөлімшесінің мерейтойына, және онда құжат үзінділері фотобейнелері, бөлімше басылмдарының түпнұсқалары көрсетілген – «Записки за 1903-1923 гг.», Шығыс Қазақтан облысы құрылғанының 80 жылдығына «Шығыс Қазақстан: вехи истории», «Их именами названы улицы города», «...И помнит мир спасенный», «Семей қаласының 16 – аймағының өткені және қазіргі шағы».

«Время вашего вопроса» телевизиялық цикылы шенберінде ТВК-6 телеарнасында Семей елтаңбаларына араналған және мұрағат құжаттарына негізделген тікелей эфирде бағдарлама өтті. ОГҚ Семей бөлімінің 110-жылдығына Семей қаласының СТР арнасында тікелей эфир арналды. В.Н.Кашляковқа арналған телебағдарламада ҚЗТҚО қызметшілері қатысып аймақта атақты өлкетанушының еңбек жолы туралы айтты.

Мұрағат құжаттары бойынша «Альва» телеарнасы мұрағатшылар көмегімен 4 телебағдарлама дайындады: Новосибирь электрвакумды зауытының Зырян филиалының - бұрынғы «Союз» НПО директоры туралы – «В.К.Цыбра» (1991 жылдан – «Алькор» электр жабдықтар зауыты); 1867, 1869-1883 жылдардағы және 1930 жылдағы аштық туралы Зырян ауылының Николаевск шіркеуінің метрикалық кітаптары; облыстың мұрағат мекемелері басшыларының көшпелі жиналысы.

Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаты Зырян қаласының әкімдігімен бірге, қала әкімі және Зырян маслихаты хатшысы қатысуымен, Зырян қаласының бес колледждер судеттеріне Н.К.Жаксыбаевтың меререйтойына арналған «Дөнгелек үстел» өткізді. Осы шарада жастар Н.К.Жаксыбаев туралы қызқты мәліметтер алуға, естелік және құрмет көрсетуге мүмкіндік алды. «Зырыян, Серебрянск қаласының Социалистік еңбек батырларының жеке мұрағат құжаттарының біріккен қорлары» құжаттар қорын пайдаланып мұрағат дайындаған электронды таныстырулырды және Жақсыбаевтың бұрынғы қызметкерлернің естелктерінен тұратын бейнероликтер дайындалды. Қалада ескеркіш тақта ашылды, Зырян қаласының Мәдениет сарайында құжатпен фотоқұжаттамалық көрме ұйымдастырылды. Мерекеге келді: Жақсыбаевтар әулеті – оның ұлы, немересі, Алматы және Өскеменнен келген достары. Жақсыбаевтың – ұлы А.Н.Жақсыбаев қала тұрғындарына және мұрағат құжаттарында әкесі туралы сақтаған естелігіне мұрағат қызметкрлеіне алғысын білдірді.

Зырын аудананың орталық кітапханасында, саяси қуғын сүргін құрбандарына арналған «Дөнгелек стөл» өткізілді. Шараға маслихат, «Нұр Отан» өкілдері, этномәдени және діни бірлестіктер өкілдеріде қатысты. Мұрағатшылар 1930 жылдарға жататың құжаттарды көрсетті.

2012 жылдың 24 ақпанында Семей қаласының орталықтындырылған кітапханасында ҚЗТҚО және кітапхана қызметкерлерімен бірлесіп Радиотехника және байланыс колледжінің студенттеріне жазушы, ақын, философ – Шәкәрім Құдайбердіұлының өмірімен шығармашылығына арналған кеш өтті.

2012 жылдың 20 сәуірінде Достық үйінде ҚЗТҚО Императорлық Ресей геграфиялық қоғамының Батыс – Сібір бөлімінің Семей бөлімшесінің 110 – жылдық мерей тойына арналған кеш өтті. Бөлімше Семей облыстық статистикалық комитетінің мұрагері болып табылады. Бөлімшенін мақсаты өлкені барлық жағынан Семей облысының геграфиялық, геологиялық, археологиялық, этнографиялық, статистикалық және тарихи жағдайын зерттейді. Кеш екі бөлімнен тұрды – біріншісінде Қазақстанды зерттеу Семей қоғамдастығы бөлімшесінің қызметі туралы баяндама ұсынылды, М. Әуезовтың сөз сөйлеуінің үзінділері, Абай Құнанбаевтың шығармашылығы, өлендері, «Абай-Биржан» спектакілінің үзінділері ұсынылды. Кештін бірінші бөлімінің аяқталуында ҚЗТҚО шығарылған «Избранные труды семипалатинских краеведов, 1903-1929гг.» жинағы көрсетілді. Кештін екінші бөлімі XIX соңы XX басы ғасырларындағы Семей өлкетану істерінің қазіргі күнде жалғастырушысы болып табылатың «Прииртышье» өлкетану қоғамының қызметіне арналды. Кеш барысында ҚЗТҚО қызметкерлерімен дайындалған «Светлое явление в местной жизни»құжаттар көрмесі таныстырылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты Москва астындағы шайқастын 70 жылдығына арналған «Великий подвиг Советского народа» ғылыми-тәжірибелік конференцияға қатысты, және онда аттас көрмені көрсетті.

«Орталық Азия және Қазақстан еврейлерінің тарихы» VI Халықаралық ғылыми-тәжірибелік конференцияда қытысу үшін «Қазақ ССР еңбек сінірген заңгері А.З.Клигер» баяндама дайындалды; Алматы қаласындағы Орталық мемлекеттік мұрағатының құрылғанының 30-жылдығына арналған «Қазіргі заманда мұрағаттың рөлі» ғылыми-тәжірибелік конференцияға қатысу үшін - «Ол өтірікті шыдамайтын...» баяндамасы дайындалды.

Сонымен қатар мемлекеттік мұрағат 1941-1945 ж. ҰОС Жеңісінің 67 жылдығы қарсанына, баяндамамен, мультимедиялық көрсетілім, көрмелермен ғылыми –техникалық, және Алматы қаласында ҚР Президенті мұрағатында өткен халықаралык конференцияларға қатысты, дөнгелек стөл барысында Жеңіс күніне арналған мектеп сабақтары өткізілді.

2012 жылдың 31мамырында «ҚЗТҚО» КММ директоры Г.Т.Касымова Астана қаласында Мұрағаттар және құжаттама басқармасымен ұйымдастырылған Саяси қуғын-сүргін естелік күніне арналған «XX ғасырдың 20-30 жылдарында Қазақстандағы саяси қуғын-сүргін» тақырыбындағы ғылыми-тәжірибелік конференцияға қатысты. Қазақстан Республикасының Конституция күніне орай «Халық қабылдаған - Баршаның игілігіне» көрме дайындалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттының мұрағатшыларымен Шығыс Қазақстан облысы құрылғанының 80 жылдығына көрме «Вочточный Казахстан: вехи истории» және Шығыс Қазақстан облысы құрлғаның 80 жылдығы тақырыбына «Краеведческие чтения» шығармашылық кеші үшін баяндама дайындалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Чистяковсие чтения» аймақтық семинарына «Письма М.И.Чистякова к Д.Ф.Черепанову в фондах государственного архива ВКО» баяндамасымен және «Гребенщиковские чтения» семинарына «Документы о Г.Д.Гребенщикове в фонде Д.Г.Панкратьева» баяндамасымен қатысты.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен «2012 жылға арналған Шығыс Қазақстанның мереке және айтулы күндер тізбесі» дайындалды. Шығыру мақсаты: облыстың саяси, қоғамдық, ғылыми және мәдени өмірі, атақты жерлестердің өмірі және қызметтеріне байланысты атаулы күндер туралы ақпараттандыру.

Қазақстаның саяси қайраткері Д.А.Конаевтың 100 жылдығына арналған мұрағат құжаттарының тақырыптық талғауы дайындалды.

Жоғарғы және орташа оқу орындарында «Іс құжатты жүргізу және мұрағат», «Халықаралық қарым-қатынастар» мамандықтары бойынша студентеріне оқу-мұрағаттық тәжірибелер өткізілді.

«Мұрағат ісінің тарихы», «Жеке текті қорлар», «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат мекемелерінде ақпараттық технологиялар» және т.б., тақырыптар бойынша дәрістер оқылды, экскурсиялар өткізілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаттарының оқу залдарында 696 зерттеуші жұмыс істеді, 760 адам келді. Олар оқытушылар, студенттер, мұражай қызметкерлері, жеке адамдар. Зерттеу тақырыбы әртүрлі: өлкетану, елді мекендердің, көшелердің тарихы, ШҚО әлеуметтік-экономикалық дамуы, жеке үй салуға жер бөлу туралы шешімдер және т.б.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен «Мұрағат анықтмаларын беру» мемлекеттік қызмет көрсетілді: әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 44.013 сұраныс түсті, оның 45.980 орындалды (Қазақстан азаматтарынан – 41.467, ТМД елдерінен – 4513) оның 39.318 оң жауаппен. ҚР СІМ тарапынан 59 сұраныс түсті.

2012 жылдың 9 айында тақырыптық сұраныс түсті және орындалды 753. Бұл сұраныстар жерлерді жеке пайдалануға беру, ұйымдардың қайта атаулары, шағын, жеке фирмалардың, кәсіпорындардың жойылуы, ғимараттарды сату-сатып алу және т.б. туралы қалалық және аудандық әкімшілігінің, әкімдігінің шешімдерінің көшірмелерін берумен байланысты.

Барлық түскен өтініштер ТҮБЕ АЖО базасында, «Е-әкімдік» ақпараттық жүйесінде және ХҚО ИАЖ тіркеледі. «Е-әкімдік» жүйесіндегі жұмысты жақсарту мақсатында облыстың мемелекеттік мұрағатында локалды есептеу желісі орнатылған.
4.Ғылыми-техникалық ақпарат. Кадрлардың біліктілігін арттыру. Ұжымның әлеуметтік дамуы.
Облыстың мемлекеттік мұрағаттарының қызметкерлерімен Қазақстан Республикасы Президентінің «Әлеуметті экономикалық жаңғыру-Қазақстан дамуының басты бағыты» халқына Жолдауы тындалып талқыланды.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағат мекемелерінде құқықтық және өндірістік сабақтар жүргізілді. Өндірістік оқу жөніндегі сабақтар жоспарына Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 26 желтоқсандағы № 1604 қаулысымен бекітілген Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын, басқа да мұрағат құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік мұрағаттардың толықтыруы, сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары, Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын және басқа да мұрағат құжаттарын ведомстволық және жеке мұрағаттардың қабылдауы, Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2011 жылғы 22 желтоқсандағы № 1583 қаулысымен бекітілген сақтауы, есепке алуы мен пайдалануы қағидалары, Қазақстан Республикасы Үкіметінің Қаулысы 2011 жылғы 21 желтоқсандағы № 1570 Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың Үлгілік ережелері жөніндегі тақырыптар енгізілді және қарастырылды.

Облыстың мұрағат мекемелері 2012 жылдың 1 жартыжылдық ішінде облыстың мұрағат қызметкерлерін кезекті атестациялауды және жұмысқа жаңадан қабылданғандарды аттестациялауды өткізді.

Кәсіби білім алу жоспарында Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты мұрағатшылары «Мұрағат жүргізу және іс жүргізу», «Тарих және мұрағат жүргізу», «Мемлекеттік және жергілікті басқару» мамандықтары бойынша жоғары және орта арнайы оқу орындарында білім алады.

1941-1945 жж. ҰОС Жеңіс күнінің 67 жылдығын мерекелеу мақсатында тыл еңбеккері мәртебесі бар облыстың мемлекеттік мұрағатының бұрынға қызметкерлеріне қаржылай көмек көрсетілді.

Облыстың мұрағаттар мекмелерімен ШҚО «Парыз» қайрымдылық қорына және басқармамен қамқорлыққа алынған мүгедек-баланың «Үйқұрлысжинақтау банк» жеке есебіне қаражат берілді.

Облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында 8 наурыз, Наурыз, 9 мамыр, Қазақстан Республикасының Конституция Күні мейрамдарын мерекелеуге арналған салтанатты іс-шаралар өткізілді.

Есеп беру кезеңінде облыстың мұрағат мекемелері қажеттілігі шегінде компьютерлер мен ұйымдастыру техникаларын сатып алды, компьютерлер мен ұйымдастыру техникаларына қызмет көрсету және жөндеу, локальды есептеу желілерін реттеу, вирусқа қарсы бағдарламалар орнату, қажетті драйверлер орнату, «Тұлғалардың үндеулерін бірыңғай есепке алу» (ТҮБЕ) автоматтандырылған ақпараттық жүйесін іске қосу және жаңарту жүргізілді.

Орындаған: А.А.Шаитова