Стандарт 2. «Управление информацией и отчетность»

Для автоматизации процесса сбора и анализа информации в КРМУ внедрены и действуют следующие системы сбора, анализа и управления информацией на основе применения современных информационно-коммуникационных технологий и программных средств: управление информацией в рамках официального сайта вуза (http://krmu.kz/ ); управление учебно-методической информацией в рамках АИС «PLATONUSv5.2» и АИС «MOODLE 3.8.2». Система предоставляет возможности управления академическим календарем, формирования индивидуальных планов, размещение УМКД, формирование экзаменационных ведомостей, текущее тестирование обучающихся на учебных занятиях, анкетирование.

Интеграция данных средствами АИС Platonus обеспечивает доступность образовательных ресурсов и систем поддержки для обучающихся, получение информации, предназначенной для оперативного и стратегического управления вузом.

В связи с применением дистанционных оброазовательных технологий в вузе был создан Департамент цифровизации и ДОТ: Ведущий администратор АИС Platonus & Moodle; Администратор АИС Platonus & Moodle, менеджер сайта krmu.kz; Администратор АИС Platonus & Moodle, SMM – менеджер; Администратор АИС Platonus & Moodle, менеджер ЭЦОС; Системный администратор, оператор видеолаборатории.

С целью обеспечения информирования студентов в вузе имеется интерактивная информационная панель. Для консультирования обучающихся на сайте университета размещены контакты Call-центра для звонков и сообщений WhatsApp и e-mail для письменных обращений.

Мониторинг поступающей информации проводится ежемесячно. По кафедре обновлена следующая информация: персональные страницы ППС, научные и творческие достижения ППС, учебно-методические работы ППС.

Сохранность информации обеспечивается эффективным распределением ролей и функций в используемых ИС, наличием антивирусных программ, системным администрированием серверов, системой резервного копирования на серверах; ограничением доступа физических лиц в помещение с серверами; техническим оснащением помещений с серверами для обеспечения безопасности работы.

В целях предупреждения хакерских атак на Интернет-ресурсы университета производится периодический мониторинг состояния служб, отвечающих за работоспособность сервиса, введены ограничения для доступа пользователей к ресурсу и в сетевую ОС.

Все обучающиеся, сотрудники и ППС университета, согласно действующему законодательству Республики Казахстан, в том числе в соответствии с Законом Республики Казахстан «О персональных данных и их защите» (от 21 мая 2013 года № 94-V с изменениями и дополнениями по состоянию на 25.06.2020 г.), оформляют соглашения на обработку своих персональных данных при обращении в ЭЦОС, что подтверждает правомерность деятельности КРМУ в данной сфере, а также должностные инструкции, Положения, внутренние нормативные документы служат гарантией правомерного сбора и анализа информации, регламентом ответственности должностных лиц за достоверность информации, размещенной в АИС «Platonus».

Система отчетности включает годовые отчеты структурных подразделений, отчеты по НИР и НИРО, финансовую отчетность. Отчет ректора о деятельности вуза и о задачах коллектива на предстоящий учебный год заслушивается ежегодно на расширенном заседании Ученого Совета.

На уровне ВУЗа коллегиальными органами, рассматривающими вопросы развития модульных образовательных программ, являются Ученый совет, Учебно-методический совет, Ректорат и другие коллегиальные органы. По итогам заседаний коллегиальных органов и заседаний кафедр оформляются протоколы, в которых отражаются принятые решения.

Система сбора, анализа и управления информацией КРМУ используется для обеспечения качества реализации ОП. Например, формирование сводных экзаменационных ведомостей, списка задолжников, электронный архив отчетов по сессии используются для анализа результатов сессий и принятия решения о совершенствовании учебного процесса.

В КРМУ принята политика открытых дверей. Департамент организации и мониторинга учебного процесса регулярно проводит опросы для сбора пожеланий и предложений обучающихся; ректор регулярно проводит с обучающими встречи. Согласно положению Департамента организации и мониторинга учебного процесса (Приложение 2.1) в конце каждого семестра осуществляется качественная оценка собранных данных менеджером.

Механизмы коммуникации с обучающимися, работниками и другими заинтересованными лицами включают: анкетирование обучающихся, встречи с руководством, рассмотрение предложений на заседаниях кафедр, ректорате и Ученом совете вуза. Интервью преподавателей и студентов показало, что предложения и рекомендации заинтересованных сторон находят отклик в решениях руководства. Согласно кадровой политики повышение вклада каждого ППС в достижениях стратегических цели университета, т.е. характеризует и отражает нормы и правовые акты, в котором есть наличие статей и пунктов разрешающие спорные моменты конфликтов.

Система информирования и обратной связи ориентирована на обучающихся и сотрудников и включает информационные стенды на кафедрах, функционирование официального сайта вуза на трех языках.

Обучающие и ППС, работодатели вовлекаются в процессы сбора и анализа информации путем анкетирования, интервьюирования и принятия решений на их основе на заседаниях кафедр, Ученого совета КРМУ.

Приоритетным направлением политики КРМУ является ориентация на потребителей: выявление их требований и оценка степени соответствия установленным требованиям.

Актуальность исследования удовлетворенности потребителей образовательных услуг заключается в том, что полученные результаты позволяют не только диагностировать образовательный процесс, но и эффективно управлять им.

Анкетирование ППС и сотрудников проводится ежегодно и включает исследование уровня удовлетворенности ППС и сотрудников условиями работы, перспективами профессионального развития и административным руководством ВУЗа.

Анкетирование обучающих об удовлетворенности условиями учебы проводится ежегодно с целью изучения мнений студентов относительно качества учебных и административных услуг ВУЗа. Целью данной анкеты является определение уровня удовлетворения образовательных и социальных потребностей студентов, отношение к университету, учебному процессу и выбранной специальности, социокультурной среде и психологической атмосфере в коллективе университета, проблеме воспитания и сферам воспитательной работы.

Главный акцент при формировании системы управления качеством делается на принципы «ориентация на потребителя» и «принятие решений на основе фактов».

Методы сбора первичных данных – анализ документов, интервью с работниками аппарата управления, ректората, заведующими кафедрами, анкетный опрос. Методика проведения последнего предусматривает проведение анкетирования каждой группы потребителей по разработанным анкетам или опросным листам.

По результатам потребительского мониторинга составляются планы корректирующих и предупреждающих мероприятий для улучшения качества предоставляемой образовательной услуги. Информационное наполнение и актуализация осуществляется сотрудниками Департамент организации и мониторинга учебного процесса совместно с сотрудниками структурных подразделений Университета. Размещение информации в соответствующий раздел осуществляется на основании служебного письма руководителя структурного подразделения, курирующего проректора на бумажных и электронных носителях.

Представители молодежного крыла партии «НУР ОТАН» из числа обучающихся, а также активисты Университета вносят большой вклад в создание контента для социально-медийных платформ Университета.

При планировании работы по трудоустройству поддерживается обратная связь с выпускниками специальностей, учитывается контингент выпускников, поступившие предложения и рекомендации от внешних и внутренних потребителей. За анализируемый период трудоустроенность выпускников отражена в диаграмме результатов трудоустройства и показателей карьерного роста выпускников. Данные о трудоустройстве выпускников кафедры в разрезе аккредитуемых образовательных программ представлены в трехлетнем диапазоне данных в приложении 2.2.

Результаты оценки трудоустройства и карьерного роста выпускников КРМУ за период за 2016-2017, 2017-2018, 2018-2019, 2019-2020 учебные годы свидетельствуют о положительной динамике. Информация по трудоустройству представлена на странице сайта УМР/ Трудоустройство (http://krmu.kz/assets/files/Трудоустройства/2019-2020%20трудоустр.pdf ). Здесь же даны сведения по трудоустройству в разрезе специальностей за последние 4 года.

Необходимо отметить, что большим достижением и показателем высокой потребности этих специальностей свидетельствует анализ контингента студентов по аккредитуемым ОП за последние три года: увеличение количества студентов, обучающихся на государственном языке по очной форме обучения; увеличение числа студентов заочной формы обучения на базе высшего профессионального образования.

Современные тенденции развития мирового образовательного пространства ставят перед Казахско-Русским Международным университетом задачу дальнейшего развития и совершенствования применения информационных образовательных технологий в соответствии с новациями в сфере информатизации и телекоммуникации. SWOT-анализ по стандарту «Управление информацией и отчетность» представлен в приложении 2.3.