Қазақстан республикасының білім және ғылым министрлігі батыс

14 
Іс қағаздары қоғам өмірінде үлкен қызмет атқарады. Іс қағаздарының саяси, құқықтық, 
экономикалық маңызы өте зор. Іс қағаздарын қазақша жүргізу –
қазақ тілінің мемлекеттік тіл 
ретінде қызмет етуінің алғы шарттарының бірі болып табылады. Мемлекет, республика, 
қала, мекеме тарихын жазғанда іс қағаздары ақпараттың табылмас қайнар көзі бола алады. 
Құжаттар фактілерді, оқиғаларды, қоғам өмірінің құбылыстарын дәлелдейтін айғақ қызметін 
де атқарады.
Қазіргі кезде қазақ тілі сыртқы қатынас, табиғи және техникалық ғылымдар, 
өнеркәсіп, өндіріс орындары, қарула күштер, ғарышкерлік, медицина, фармацевтика т.б. осы 
сияқты салаларда қолданыс табуда. Іс қағаздарын жүргізу
-
мекеме жұмысының нақты 
құжаттармен, деректермен реттелген, дәйектелген жүйесі.
Құжаттау дегеніміз кез
-
келген мекеменің қызметін, әрекетін көрсететін құжаттарды 
жасау, толтыру. Бұған дайын құжаттармен жұмыс та, мекеме ішінде дайындалған 
құжаттармен жұмыс та, сырттан келген құжаттармен жұмыс та, сондай
-
ақ оларды қабылдау, 
тіркеу, ол бойынша жұмыс істеу, орындалуын бақылау, құжаттарды қолдануға дайындау, 
архивке дайындау сияқты толып жатқан жұмыстар кіреді.
Адамдардың күнделікті тұрмыс
-
тіршілігінде іс қағаздарының алатын орны ерекше. Іс 
қағаздарының түрлері өте көп. Олардың негізгі түрлерін мақсаты мен мазмұнына, жасалған 
орнына, жасалу сатысына, қызметіне, формасына, т.б. ерекшеліктеріне қарап топтастыруға 
болады. 
Ұйымдар мен мекемелердің іс жүргізу барысында негізгі орын алатын құжаттарды 
жалпы мақсатына қарай кеңселік іс қағаздары, іскерлік іс қағаздары және қызметтік хаттар 
деп бірнеше топқа топтауға болады. 
Сондай
-
ақ іс қағаздары мазмұна қарай жеке адамға қатысты және қызметтік іс 
қағаздары
деп екіге бөлінеді. Жеке іс қағаздары жеке азаматтар атынан жазылады. Оған 
өмірбаян, арыз, сенімхат, қолхат, т.б. құжаттар жатады. Қызметтік іс қағаздарына мекемелер 
мен ұйымдардың іс жүргізу барысында дайындайтын барлық құжаттарын жатқызуға болады. 
Мысалы, қызметтік хаттардың барлығы, бұйрық, хаттама, т.б.
Формасына қарай типтік, трафареттік және еркін мәтінді болып бөлінеді. Типтік іс 
қағаздары деп қалыптасқан үлгі бойынша жазылатын іс қағаздарын айтамыз. Мысалы, арыз, 
өтініш, хаттама, т.б. Трафареттік іс қағаздары деп мәтіннің белгілі бір бөлігі алдын
-
ала 
типографиялық әдіспен басылып дайындалған құжаттарды айтамыз. Мәтіннің алдын
-
ала 
дайындалған бөлігінде өзгермейтін ақпарат жазылады. Мысалы,
студенттің белгілі бір оқу 
орнында оқитынын растайтын анықтама. Еркін мәтінді іс қағаздарына қалыптасқан үлгі 
бойынша емес, оны жазушы адамның еркінше жазылатын құжаттар жатады. Мысалы, пікір, 
баяндама, өмірбаян.
Ал жасалу орнына қарай мекеменің ішкі іс қағаздары және сырттан келіп түсетін іс 
қағаздары болып бөлінеді. Мекеменің ішкі іс қағаздарына мекеменің қызмет ету барысында, 
оны құжаттау процесінде мекеме ішінде дайындалған іс қағаздары жатады. Ал мекемеге 
басқа ұйымдар мен мекемелерден келіп түсетін құжаттар сырттан келіп түсетін іс 
қағаздарына жатады.
Шұғыл жасалу сатысына қарай түпнұсқалық және көшірмелік болып бөлінеді.
Түпнұсқалық іс қағазадарына кез
-
келген құжаттың бірінші рет жасалған нұсқасы (оригинал) 
жатады. Ал көшірмелік іс қағаздарына түпнұсқаның мәтіні сол күйінде, өзгеріссіз сақталып 
алынған толық нұсқасы немесе белгілі бір бөлігі жатады. Мысалы, диплом көшірмесі, 
бұйрықтың көшірмесі, хаттамадан үзінді, бұйрықтан үзінді, т.б. 
Үзінді деп –
құжаттың қажетті бөлігінің мәтіні өзгертілмей жазылған, қолға берілетін 
нұсқасы.
Дубликат –
құжат жоғалған кезде берілетін құжаттың түпнұсқасымен күші бірдей 
көшірмесі. Кез
-
келген мекеме тек өзінде жасалған құжаттың ғана көшірмесін беруге құқы 
бар. Құжат көшірмелерінің олардың көшірме екендігі расталып, қол қойылғанда ғана күші 
бар. Егер көш
ірме мекемеден тыс жерге берілетін болса, оған мөр басылады.

15 
Азаматтардың қолында болатын құжаттарды нотариалдық кеңселер куәландырылады. 
Нотариалдық кеңселер жоқ елді мекендерде жергілікті әкімшілік қызметкері құжаттарды 
олардың түпнұсқасымен бірге салыстыра отырып куәландырылады.

жүктеу/скачать 0,66 Mb.

Достарыңызбен бөлісу: