Рекомендации по совершенствованию системы документирования поощрений, взысканий, увольнения работников ООО «СИМС»

Результатом кадровой проверки является заключение, отражающее ситуацию в компании по осуществлению ведения кадрового дела и регистрации трудовых отношений.

Заключение эксперта - это документ, который предоставляется клиенту после проведения кадрового аудита и отражает ситуацию в реализации ведения кадрового дела и учета трудовых отношений. Каждый пункт заключения подробно сформулирован по схеме:

1) предмет проверки - указание на документ;

2) вид нарушения - указание на нарушенные нормативные правовые акты;

3) комментарии - указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае;

4) риски компании - указание на возможные санкции;

5) рекомендации по исправлению нарушений.

Изучив основные положения номенклатуры кейсов ООО «СИМС», можно сделать вывод о деятельности инспектора по персоналу в целом. Все документы, указанные в номенклатуре, не только используются кадровой службой, но и непосредственно составляют основу ее работы. Сотрудник занимается разработкой и поддержанием тем, которые регулируются в этих документах.

Были выявлены следующие проблемы:

- кадровой документацией занимается бухгалтер;

- на предприятии не ведется соответствующего контроля воинского учета;

1) при приеме на работу инспектор по кадрам проверяет;

- наличие в паспорте отметки об отношении к воинской обязанности;

2) заполняется личная карточка в соответствии с записями в документах воинского учета;

- никаких других военных документов не ведется.

- Сотрудник, выполняющий функции инспектора по персоналу, работает с автоматизированной системой бухгалтерского учета 1С, что не позволяет вести работу по кадровым документам[4, с. 68].

Мои предложения по управлению человеческими ресурсами в ООО «СИМС»:

- пригласить инспектора по кадрам - специалиста;

- вести военный учет сотрудников;

-установить программу для кадровых файлов (1С заработная плата и управление персоналом).

Результаты согласования документов и местных нормативных актов, которые необходимо пересмотреть, показаны в Таблице 1.

Таблица 1 - Сверка документов кадровый служба документация аудит

Наименование проверяемого документа	Наличие	Комментарии
Штатное расписание	Утвержден 01.01.2010	Разработать новое штатно расписание с учетом все новых кадровых изменений
Положение об оплате труда и премировании	Утвержден 01.01.2008г.	В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст.135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией Положения под роспись
Трудовые договоры		Отсутствуют трудовые договоры со следующими работниками: Трофимов О.Г. (менеджер по продажам), Ярославцева С.Э. (уборщица), Кожевникова В.Н. (водитель)

У микробизнеса и другие сложности: нужно вести кадровые дела, но объем работы настолько мал, что одного специалиста недостаточно. В этой ситуации вы можете:

- нанять сотрудника и договориться об оплате полного рабочего дня с небольшой нагрузкой;

- Передайте функции отдела кадров бухгалтеру, секретарю или другому сотруднику.

Минусы очевидны: это будет не специалист по кадрам, а простой сотрудник, которому придется доплачивать. Платите дополнительно за неквалифицированную работу, неся при этом риски, которые вам придется заплатить при посещении регулирующих органов.

Проблемы, с которыми сталкиваются микро-, малый, средний и крупный бизнес, различны, но переход на аутсорсинг решает обе трудности.

Что такое аутсорсинг?

Передача всех функций по расчету заработной платы сторонней организации. Фактически, компания получает весь отдел кадров удаленно: он передает всю работу с персоналом выбранному подрядчику, который несет ответственность за достигнутый результат.

Плюсы такого выбора очевидны:

Вы получаете услуги профессионалов именно в том количестве, которое вам нужно. Обычно с вашей компанией может работать специалист. Но если, например, вы нанимаете людей для нового объекта, больше специалистов могут мгновенно подключиться к задаче и нужному количеству специалистов для ее решения. Вам не нужно искать менеджеров по найму, проводить с ними собеседования, проверять их компетенцию, нанимать их для работы: вам просто нужно запросить у подрядчика больший объем работы [9, с. 91].

Вы платите за точный объем работы, необходимый вашей компании.

Минусы аутсорсинга довольно условны и обычно уходят от него при выборе хорошего подрядчика.

Из возможных проблем следует отметить поверхностное понимание работы компании. Аутсорсер не работает в вашей компании и может не знать ее специфику. Однако эта проблема возникает при выборе подрядчика, у которого в портфеле есть клиенты из разных сфер бизнеса. Специалисты знают, как выстроить грамотное взаимодействие и какие вопросы нужно задать, чтобы быстро погрузиться в специфику вашей компании.

Отдаление сотрудников. Самое страшное, что вы не можете контролировать работу удаленного агента - только результаты. Но будьте спокойны, аутсорсеры дорожат своей репутацией и несут финансовую ответственность за результат своей работы. Кроме того, процесс взаимодействия с клиентами структурирован таким образом, что изначально регламентировано качество и сроки выполнения задач.

Риск конфиденциальности. Это сомнение разрешается в момент подписания контракта: обычно в нем оговариваются обязательства аутсорсера по хранению конфиденциальной информации (включая коммерческую и банковскую тайну) и ответственность за ее разглашение.

В конечном итоге - и при правильном выборе подрядчика - риски будут сведены к нулю, а выгода от перехода на аутсорсинг позволит быстро окупить все затраты на поиск и организацию работы с аутсорсером.

Какие задачи можно передать на аутсорсинг? Все. Если говорить об основных, то это:

1.Составление типовых документов – трудовых договоров, соглашений, штатных расписаний, должностных инструкций, положений о материальной ответственности, правил внутреннего распорядка и пр.

2. Кадровый учет первичной документации – табелей, приказов (формы Т-1, Т-8, Т-5, Т-6 и др.), личных карточек, графиков отпусков и пр.;

3. Ведение персонифицированного учета, который занимает важное место в эффективном кадровом учете;

4. Заполнение трудовых книжек и журнала их движения;

5. Консультирование по трудовым вопросам;

6. Взаимодействие с надзорными органами (Трудовая инспекция, Пенсионный Фонд, Фонд Социального страхования, Прокуратура в части соблюдения норм трудового законодательства и т.д.).

Все эти задачи должны быть закрыты, даже если работает только один сотрудник, потому что за отсутствие хотя бы одного документа налагаются серьезные штрафы. Кроме того, они присваиваются и суммируются для каждого обнаруженного нарушения. Следовательно, вы должны быть уверены в качестве кадровых файлов.

Проще всего выполнить все основные задачи по управлению человеческими ресурсами для профессиональных аутсорсеров: специалисты, знакомые с законодательством, специально созданы для работы с персоналом и не допускают ошибок. Соответственно, собственный HR-отдел вообще не нужен (если у вас много работы, вы можете нанять 1 сотрудника для взаимодействия с аутсорсером).