Роль информации в системе управления предприятием

Информация — это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации.

В управленческой деятельности информация представляет собой совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды. Однако в практике управления организацией информация понимается упро¬щенно, как:

– совокупность сведений о состоянии управляющей, управляемой систем и внеш¬него окружения их функционирования;

– новые сведения о состоянии этих объектов управления;

– сведения, снижающие уровень неопределенности и риска в отношении будуще¬го, и т. п.

В современных условиях хозяйствования и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и перво¬степенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое зна¬чение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информации играет важную роль в предоставлении сведений для принятия решения и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принят решений.

Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:

– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

– определение основных направлений развития технологии обработки информации;

– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повыше¬ния качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме делом.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

– определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и со¬держании необходимой ему информации;

– определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;

– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

– разработка программных средств, прикладных программ.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение име¬ет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляю¬щей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происхо¬дящие изменения и реализуемые управленческие решения. Системный анализ информационного обеспечения, предполагая его четкую целевую направленность и подчиненность запросам управления, включает два взаимосвязанных направления:

– расчленение информационного обеспечения на его составные части;

– синтез отдельных сторон и элементов информационного обеспечения с оценкой их соответствия друг другу и комплексности всех включенных в него данных.

Расчленение информационного обеспечения создает основу его централизации и специализации, а синтез является гарантией комплексного обеспечения потребителей.

Для обеспечения адекватного функционирования процесса управления организа¬цией, в частности процесса принятий решений, определяющее значение имеют информационные процессы, т. е. процессы сбора, хранения и передачи данных с целью управления организацией. Информационные процессы подразделяются на три группы:

1) обеспечивающие выбор и формирование целей (целеполагание);

2) предназначенные для разработки программы действий (планирование);

3) обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану (регулирование).

Информация как совокупность данных и знания представляет собой меру орга¬низации системы управления и является ее достоянием. От уровня орга¬низации процессов сбора, накопления, хранения, поиска, передачи и методов обра¬ботки информации зависит эффективность системы управления организацией.

При обосновании направлений и характера движения в рамках блоков информа¬ционного обеспечения необходимо базироваться на следующих основных принципах организации массивов информации:

– принцип объединения данных по их входимости в задачи управления;

– принцип объединения данных по времени их возникновения;

– принцип объединения данных по частоте обращения к ним;

– принцип объединения данных по внутримассивным адресным связям.

Информация обладает многочисленными свойствами: материальности, накопле¬ния, превращения знания, социальности, процессуальности, неубываемости (много¬кратное использование), количественной и качественной определенности, превра¬щения в товар, обрабатываемости, свойством быть средством коммуникации.

Для обеспечения требуемого качества управления организацией используем» информационный процесс должен обладать следующими характеристиками:

– полнотой и качеством информации;

– ценностью и полезностью информации;

< 

– достоверностью и точностью информации;

– актуальностью информации, зависящей от ее возраста;

– плотностью информации;

– оперативностью и доступностью, информации;

– частотой использования определенных видов информации. Большое разнообразие информации, используемой в практике управления.

Управленческая информация весьма разнообразна и может классифицироваться по различным признакам:

– по различным аспектам управления (характеру возникающих задач) — организационно-экономическая, собственно управленческая, технико-технологическая, социально-психологическая, идейно-воспитательная;

– по характеру восприятия человеком — визуальная (зрительная), аудиоинфор¬мация (звуковая), тактильная, обонятельная, а также комбинированные формы, на¬пример аудиовизуальная;

– по форме представления различают звуковую информацию, имеющую в опре¬деленной степени абстрактную форму, и аналоговую, образную. Знаковая информа¬ция выражается в цифровой, буквенной (текстовой) и кодированной форме;

– по источникам возникновения — внешняя, внутренняя;

– по времени использования — постоянная, переменная;

– по отношению к хозяйственному субъекту — входная, выходная;

– по возможности использования — полезная, шум, избыточная, ложная, лживая;

– по типу отражаемых отношений — технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая, психологическая;

– по масштабам отражаемого объекта — глобальная, общегосударственная, региональная, муниципальная, внутрифирменная;

– по отраслям экономики — промышленная, сельскохозяйственная, транспорт¬ная, военная, гуманитарная (наука, образование, медицина);

– демографическая — семейно-бытовая;

– по структурированности — систематизированная (по составу показателей адресности, периодичности, срокам передачи, форме предоставления), несистематизиро¬ванная;

– по отношению к конкретному органу управления — внутренняя, внешняя, орга¬низационно-распорядительная (командная), информация состояния, информация согласования, отчетная;

– по характеру носителя информации — документированная для средств связи, вербальная.

Выделим три источника, из которых информация может поступать к лицу, прини¬мающему управленческое решение, либо в решающую систему.

Первым является исследовательская деятельность и в более широком смысле деятельность, основанная на активном поиске информации как во внешней среде, так и в среде, сохраняющей полученный опыт,, например в долговременной памяти компьютеризированной информационной системы.

Вторым источником информации является канал обратной связи, по которому поступает информация о результатах предшествующих решений.

Третьим источником является информация предвидения. В то время как рас¬смотренная ранее информация о результатах предшествующих решений, поступая по каналу обратной связи, влияет на будущее поведение человека, принимающего реше¬ние, информация предвидения, базируясь на представлении человека о будущем, влияет на его нынешние решения. Иными словами, в последнем случае ситуация в данный момент определяется тем, что ожидается в будущем. Информация предвиде¬ния играет принципиальную роль в процессе принятия многоступенчатых решений.

Информация, поступающая как из внешней среды, так и из долговременной па¬мяти или тому подобных источников, изменяет управленческую ситуацию:

во-первых, эта информация может изменять предметное представление о ситуа¬ции;

во-вторых, новые данные изменяют субъективную вероятность подтверждения гипотез о положении дел;

в-третьих, данные, полученные в процессе решения, могут изменять полезно приписываемую их результатам.

Для целей оперативного управления производством информация может быть сгруппирована по признакам:

– источнику возникновения: на первичную и производную, а последняя — в зависимости от назначения — на промежуточную командную, отчетную;

– способу фиксирования: на устную, документированную;

– способу выражения: на алфавитную, цифровую;

– носителям информации и органам восприятия человека и приборов: на хроматическую и звуковую;

– характеру фиксации данных: на фиксируемую и нефиксируемую;

– направлению движения: на исходящую и входящую;

– степени стабильности: на постоянную (условно) и переменную;

– назначению в процессе управления: на директивную (распорядительную, командную), отчетную, учетную, контрольную;

– принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: на конструкторскую, технологическую, финансовую, бухгалтерскую, планово-экономическую, оперативно-производственную;

– времени возникновения: на информацию о прошлых, текущих и будущих событиях;

– видам преобразования: на стратегическую и тактическую (оперативную).

Информация, используемая в системах управления, должна удовлетворять определенным требованиям. К числу этих требований относятся:

необходимое и достаточное количество и качество информации, причем доминирующее значение имеет качественная сторона;

информация в системе управления должна быть надежной, достоверной и точ¬ной, т. к. она служит основанием для принятия решений;

объем информации должен быть минимальным при максимуме его смысловой содержания;

информация должна быть объективной, отражать как положительные, так и отрицательные стороны управленческой проблемы;

текст информации должен быть сжатым и ясным;

информационные материалы должны содержать факты, а также данные о тен¬денциях развития на длительный период времени;

своевременность получения информации;

полнота информации;

полезность информации;

технологические характеристики, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, представления и т. п.

2. ИНФОРМАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ. ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ

Информатика – область человеческой деятельности, связанная с процессами преобразования, хранения и организации доступа к информации при помощи компьютеров, а также их взаимодействием со средой применения.

Термин информатика возник в конце 60 гг. во Франции. Он образован путем слияния слов information (информация) и automatigue (автоматика) означает «автоматизированная переработка информации». В англоязычных странах этому термину соответствует синоним computer science (компьютерные науки).

Как самостоятельная наука информатика возникла на базе сформировавшейся в конце 40 гг. кибернетики – науке об общих принципах управления в различных системах: технических, биологических, социальных и др.

Главная функция информатики — заключается в разработке новых методов и средств преобразования информации и их использовании на практике.

Информатика решает следующие задачи:

исследование информационных процессов любой природы.

разработка информационной техники и создание новейшей технологии переработки информации на базе полученных результатов исследования информационных процессов.

решение научных и инженерных проблем создания, внедрения и обеспечения эффективного использования компьютерной техники и технологии во всех сферах общественной жизни.

условно информатику можно разделить на три взаимосвязанных части:

аппаратно-технические средства

программные средства

алгоритмические средства

Информатика в широком смысле представляет собой единство разнообразных отраслей науки, техники и производства, связанных с переработкой и хранением информации при помощи компьютеров и средств телекоммуникации во всех отраслях человеческой деятельности.

В узком смысле информатика состоит из трех частей: технических средств, программных, алгоритмических. Также информатику рассматривают как отрасль народного хозяйства, фундаментальную науку, прикладную дисциплину.

Как отрасль хозяйства она представляет совокупность предприятий, занимающихся производством вычислительной техники, программного обеспечения и т.д.

Как фундаментальная наука информатика занимается разработкой методологии информационного обеспечения процессов управления любыми объектами на базе компьютерных технологий.

Как прикладная дисциплина она занимается разработкой информационных систем в конкретных областях производственной деятельности человека.

Одной из важнейших разновидностей информации является экономическая. Ее отличительная черта связь с процессами управления большими коллективами людей, организациями, предприятиями и другими экономическими структурами.

Экономическая информация – совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах.

Важным условием практического использования информации является ее своевременность и адекватность. Адекватность задает определенный уровень соответствия образа построенного на основе полученной информации реальному объекту.

Систему, реализующую функции управления, называют систе¬мой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой сис¬темой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонен¬тами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый мо-мент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объ¬ектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система — это совокуп¬ность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информаци¬онной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управ¬ленческих решений.

Информационная система является системой информацион¬ного обслуживания работников управленческих служб и выпол¬няет технологические функции по накоплению, хранению, пе¬редаче и обработке информации. Она складывается, формирует¬ся и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на кон¬кретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопреде¬ляет использование новейших технических, технологических, про¬граммных средств в различных информационных системах эконо¬мических объектов.

Автоматизированная информационная система представ¬ляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет: оптимизировать планы работы, быстро вырабатывать решения, четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются: активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений; интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса; наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте; создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей; формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение; постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационная технология — системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Перечислим основные принципы построения экономических информационных систем.

Принцип системного подхода — первый и основополага¬ющий принцип построения предполагает рассмотрение и оцен¬ку каждого явления (процесса, объекта) во взаимосвязи с другими процессами и объектами как единого целого, а не совокупности его отдельных частей. Свойства системы могут быть оценены только с позиций всей системы, так как со¬ставные элементы системы и происходящие в ней процессы взаимоувязаны с учетом внутренних и внешних факторов. Системный подход позволяет глубже изучить объект, полу¬чить более полное представление о нем, выявить причинно-следственные связи между отдельными его частями. При фор¬мировании системы определяются: цели и требования к сис¬теме, выделяются функциональные подсистемы, их структу¬ры и решаемые в них задачи, выявляются и анализируются связи между подсистемами. Данный принцип влияет на дру¬гие принципы, определяя их успешную реализацию.

Принцип решения новых задач означает, что в систему должны постоянно вводиться новые задачи, обеспечивая ее эффективность.

Принцип первого руководителя состоит в том, что самые ответственные решения, связанные с проектированием и фун¬кционированием системы, принимает руководитель предпри¬ятия. Пользуясь своими полномочиями, он координирует ход работ, выявляет их приоритетные направления, выделяет не¬обходимые материальные и людские ресурсы, разрешает воз¬никающие спорные вопросы, предоставляет разработчикам системы необходимую информацию.

Принцип типовости проектных решений обязывает раз¬работчика системы стремиться к тому, чтобы разработанные им проектные решения подходили возможно более широкому кругу заказчиков.

Принцип непрерывного развития предполагает, что созда¬ваемая система должна постоянно совершенствоваться и раз¬виваться, быстро реагировать на возникновение новых задач управления, обеспечивать возможность совершенствования уже решаемых задач.

Принцип совместимости означает, что при разработке си¬стемы должны быть реализованы информационные интерфей¬сы, благодаря чему система может взаимодействовать с други¬ми системами в соответствии с установленными правилами.

Принцип модульности построения программного и ин¬формационного обеспечения требует, чтобы система строи¬лась из набора функционально независимых блоков-моду¬лей, обладающих определенной степенью законченности и устойчивости к изменениям.

Принцип разработки «сверху — вниз» — это рассмотре¬ние проектируемой системы как древовидной, состоящей из отдельных, функционально связанных блоков.

Принцип эффективности — затраты на создание систе¬мы должны окупаться.

Принцип единой информационной базы означает возмож¬ность решения многочисленных задач управления, базируясь на единой информационной базе.

1.1. Информационные технологии: основные понятия, терминология и классификация

ИТ присущи следующие свойства:

- высокая степень расчленённости процесса на стадии, что открывает новые возможности для его рационализации и перевода на выполнение с помощью машин. Это – важнейшая характеристика машинизированного технологического процесса;

- системная полнота (целостность) процесса, который должен включать весь набор элементов, обеспечивающих необходимую завершенность действий человека при достижении поставленной цели;

- регулярность процесса и однозначность его фаз, позволяющие применять средние величины при их характеристике, и, следовательно, допускающие их стандартизацию и унификацию. В результате появляется возможность учета, планирования, диспетчеризации информационных процессов.

В такой развитой форме, имеющей все отмеченные признаки, информационно-коммуникативные процессы присутствуют в машинизированных кибернетических системах.

Основная цель автоматизированной информационной технологии – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения.

ИТ в экономике и управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Информационные процессы – процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе и имеющая реквизиты для ее идентификации.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, как сами по себе, так и в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Информационная система – упорядоченная совокупность документированной информации и ИТ. Проектирование и эксплуатация ИС обеспечивается следующими средствами: программными (программы для компьютеров различного назначения); техническими (средства вычислительной техники и связи); лингвистическими (словари, классификаторы); правовыми (положения, уставы, должностные инструкции); организационными (инструкции, методики, схемы, описания и другая эксплутационная документация).

Все виды ИС и сетей, ИТ и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации.