С. Ю. Малышева основы архивоведения учебное пособие
II. УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВОВ
жүктеу/скачать 0,63 Mb.
|
Основы Архивоведения
2.СӨЖ.ҚЖЗТ.Жүрсінәлі Ернар, Тілеуберген Санжар СӨЖ 1. АЗИЯ және АФРИКА, 1.СӨЖ. АЗИЯ ЖӘНЕ АФРИКА. ЖҮРСІНӘЛІ ЕРНАР, 1.СӨЖ. МҰРАҒАТТАНУ. ЖҮРСІНӘЛІ ЕРНАР, 2.СӨЖ.ҚЖЗТ.Жүрсінәлі Ернар (1), 1.СӨЖ.ҚҚЗТ.Жүрсінәлі Ернар, Диоклетиан реформалары, ФИЛОСОФИЯ СРС4.Жүрсінәлі Ернар, ФИЛОСОФИЯ.СӨЖ.5. Жүрсінәлі Ернар, 1. ҚҚЗТ Семинар. ЭССЕ, ИСПАНИЯНЫҢ МҰРАҒАТ ІСІ, АНГЛИЯНЫҢ МҰРАҒАТ ІСІ, ҚЖЗТ СӨЖ.Жүрсінәлі ЕРНАР, Архивтану тарихы
| II. УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВОВ.
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ АРХИВОВ. ПОИСК И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ Учетные документы. К функциям и задачам деятельности архивных учреждений относятся учет документов, а также создание научно-справочного аппарата. Учет, закрепляя организацию и хранение документов, является средством обеспечения их сохранности и в то же время облегчает поиск архивных материалов. Все документы, поступающие в государственные архивы, подлежат немедленному учету. В каждом архиве имеется целый ряд единообразных учетных документов архивов. К обязательным учетным документам относятся: книга поступлений документов, список фондов, листы фондов, описи, внутренние описи в делах, заверительные надписи в делах, книга поступлений микрофотокопий документов, паспорт архива, дело фонда. К вспомогательным формам учета в госархивах относятся: реестры описей, книги учета фондов, передаваемых в другие архивы, книги учета ежедневных изменений в составе и объеме фондов, и другие. Книга поступлений документов - это учетный документ, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив документов. Здесь указывается порядковый номер поступления, когда, от кого, на основании какого документа поступили материалы, их наименование, годы, объем, состояние этих материалов, какие номера фондов им присвоены или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены. Все поступления документов в архив записываются в хронологическом порядке. Список фондов - учетный документ, представляющий собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов дает представление о фондовом составе архива. Каждый фонд имеет свой порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду даже в случае передачи или утраты фонда. В списке фондов указывается номер фонда, дата его первого поступления, полное официальное название фондообразователя и сокращенное название (если менялось - указывают все варианты в хронологической последовательности), если фонд выбыл в другое учреждение, указывают куда и на основании какого документа. Лист фонда - это учетный документ, отражающий сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Он составляется при первом поступлении документов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Это важнейшая форма учета архивных документов, так как дает суммированные сведения о составе фонда и о происходящих с ним изменениях. Лист фонда состоит из трех разделов: 1 - общая характеристика документов - название фонда и крайние даты каждого названия, дата первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дата посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание; 2 - учет неописанных документов - количественные показатели, документальное основание поступления и выбытия документов, наличное количество дел на каждую дату записи; 3 - учет описанных документов - характеристика описей (номера описей, их названия, даты и объем - в единицах хранения), выбытие описанных документов, а также наличное количество единиц хранения по каждой описи и по фонду в целом - по состоянию на каждую дату записи. Листы фондов архива прошнуровывают (сшивают) в порядке номеров фондов в один или несколько опечатанных печатью архива томов. Листы фондов выполняют не только учетные, но и информационные функции. Но листы фондов систематизированы по номерам фондов, а не по названиям. Для поиска фондов по их названиям создан подсобный справочный аппарат - карточный указатель к листам фондов. В него включаются сведения о названии фонда (если название фондообразователя менялось, то указывают все названия), его номере, объеме, крайних годах документов. Фонды или группы фондов в указатели располагаются чаще всего по алфавиту. Опись дел фонда - это учетный документ, но также и часть научно-справочного аппарата архива (об описи, как архивном справочнике, будет сказано ниже). В описи перечислены заголовки и другие необходимые сведения о составе и содержании единиц хранения архивного фонда. На основании описи определяется архивный шифр единицы хранения (сведения о ее местонахождении: сокращенное название архива, номер фонда, описи, единицы хранения) - это поисковый адрес каждой единицы хранения, на который ссылаются при использовании архивных документов. В описях имеются сведения и об изменениях поисковых данных, если они происходили. В реестре описей на каждую опись указываются следующие сведения: номер описи по порядку в реестре, номер фонда, номер описи, название описи, крайние годы материалов в ней, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии (если это произошло), примечания. Реестры описей создаются в случае, если в архиве хранится большое количество описей. Важным средством учета архивных документов является итоговая запись, которая содержится в конце каждой описи и содержит сведения о количестве единиц хранения, внесенных в данную опись. Другим важным средством учета состава единицы хранения является нумерация листов единицы хранения, которая производится черным “простым” карандашом в правом верхнем углу листа. Оборотные стороны листов не нумеруются, при ссылке на текст на оборотной стороне листа к номеру листа добавляется: “об.”. При перенумерации листов дела номера листов не стираются, а аккуратно зачеркиваются косой чертой, рядом ставится новый номер. В конце каждой единицы хранения на отдельном листке делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указано количество пронумерованных листов. Дело фонда - это дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. В дело фонда обычно помещают историческую справку о фондообразователе, схему систематизации единиц хранения фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов к уничтожению, акты проверки наличия и состояния документов, акты о неисправимом повреждении документов, обзоры фонда, и так далее. Паспорт архива - это учетный документ периодической отчетности, он составляется ежегодно на 1 января наступившего года в двух экземплярах: один для самого архива, второй - для архивного управления, которое также ведет учет архивных документов и фондов. Паспорт архива содержит сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе научно-справочного аппарата к ним, кадрах архива. В паспорт включаются сведения о количестве фондов архива, количестве единиц хранения, в том числе внесенных в описи, микрофильмированных. Архивные управления составляют фондовые каталоги из карточек фондов, которые им предоставляются государственными архивами сразу же после поступления документов по каждому фонду. Карточка фонда - это сокращенный вариант листа фонда. В ней указывается номер и название фонда (со всеми переименованиями и датами переименований фонда), название архива, где хранится фонд, а также вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в этот архивный орган, объем фонда (включая описанные и неописанные единицы хранения) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. Карточка заверяется подписью составившего ее сотрудника. Карточка в фондовом каталоге располагается по алфавиту названий архивов, а внутри - по номерам фондов. жүктеу/скачать 0,63 Mb. Достарыңызбен бөлісу:
|