С.АМАНЖОЛОВ АТЫНДАҒЫ ШЫҒЫС ҚАЗАҚСТАН МЕМЛЕКЕТТІК УНИВЕРСИТЕТІ
ЖОҒАРЫ КОЛЛЕДЖІ
Сабақ: №16 сабақ
Пән: Мемлекеттік тілде іс қағаздарын жүргізу
Топ: П2А (9)
Күні:14.05.2020
Уақыты: 13.40-15.10
Пән оқытушысы: Жунусова Б.М.
7 бөлім. Істерді өңдеу, сақтау, мұрағатқа тапсыру
7.3. Істерді қалыптастуры.
Формирование документов в дела
Текст лекций:
Исполненные и соответственно оформленные документы формируются в дела.
Одно из основных требований к формированию документов – раздельное формирование в дела документов постоянного и временного хранения.
Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы формировать в дела запрещается.
При формировании дел необходимо:
проверить правильность отнесения документов в то или иное дело;
внутри дела документы группировать в определенной последовательности – в порядке разрешения вопроса, по алфавиту, по хронологии;
группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением документов продолжительность исполнения которых более одного года вызывается ходом решения вопроса;
проверять правильность оформления документов, отметок об исполнении, виз и др. ;
не допускать включения в дела черновиков;
документы по каждому вопросу подкладываются в следующем порядке;
документ, на основании которого возник вопрос;
документ, которым решен вопрос;
заключения, справки и другие документы в хронологическом порядке.
Приказы по производственным вопросам и по личному составу группируются в отдельные дела в порядке их номеров по хронологии.
Протоколы заседаний располагаются в деле по их порядковым номерам или создаются дела на каждый протокол со всеми материалами к нему.
Материалы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При наличии большого количества приложений материалы к протоколам выделяются в самостоятельные дела.
Планы, отчеты, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления или поступления.
Переписка группируется в дела по конкретным вопросам со всеми приложениями к основному документу. Документы в переписке располагаются в хронологической последовательности решения вопроса по датам исполнения, причем документ- ответ помещается после документа- запроса.
Документы в личных делах располагаются по хронологии.
Заявления, письма и жалобы граждан формируются в самостоятельные дела и располагаются внутри дела по алфавиту фамилий заявителей или по вопросам , по которым написаны заявления.
Приложения, независимо от их дат, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения большого объема могут составлять отдельный том дела.
В каждое дело подшивается не более 250 листов, при толщине дела 3-4 см. Если документов в деле больше, они делятся на тома.
В начале года в каждом структурном подразделении в соответствии с номенклатурой дел оформляются обложки каждого дела по форме, утвержденной в установленном порядке.
Даты начала и окончания дела и сведения о количестве листов проставляются на обложке после завершения его делопроизводством.
Задание:
Прочитать и написать данную лекцию в рабочию тетрадь;
Письменно ответить на следующие вопросы:
Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
Назовите общие правила составления номенклатуры дел?
Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы?
Как определяются сроки хранения дел?
Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?
Дом. задание:
Составить презентацию или написать реферат на тему:
«Номенклатура дел и формирование документов в дела»
ПАЙДАЛАНЫЛҒАН ӘДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ
В.Салагаев «Іс қағаздарын жүргізу» 2015 жыл.
Н.Ә. Асқаров, Ж.Б. Нәлібаев, Б.Б. Белғара. Іс қағаздарын жүргізу негіздері. – Алматы: 2007 жыл.
В.И.Скала, Б.В.Скала, Н.В. Скала. Қазақстан Республикасындаіс қағаздарын жүргізу – Алматы: LEM, 2016 жыл.
Достарыңызбен бөлісу: |