ШЫҒыс қазақстан облысындағы мұРАҒат істері дамуының негізгі көрсеткіштерінің 2011 жылдың 1 жарты жылдығындағы орындалуы туралы есеп

2011 жылғы 20 қаңтарда ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының облыстық мәжілісін өткізді, мұнда 2010 жылы атқарылған жұмыстар қорытындысы шығарылды және 2011 жылға арналған міндеттер белгіленді. Сондай-ақ, облыстың мемлекеттік мұрағаттарында да 2010 жылы атқарылған жұмыстар қорытындысы және 2011 жылға арналған міндеттер жөнінде мұрағаттар қызметкерлерінің жалпы жиналысы өткізілді.

2011 жылғы 15 сәуірінде Глубокое ауданының мемлекеттік мұрағатының негізінде облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының облыстық жылжымалы жйын өтті, ол жерде 2011 жылдың 1 тоқсанының қортындылары шығарылды, облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының есептері тыңдалды.

Шығыс Қазақстан облысы әкімінің тапсырмасын орындауға орай ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы «Болашақтың іргесін бірге қалаймыз» атты Қазақстан Республикасы Президентінің Жарлығын іске асыру жөніндегі іс-шаралар жоспарын, Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 20 жылдығын мерекелеу бойынша іс-шаралар дайындау мен өткізу жоспарын, Сыбайлас жемқорлық көріністерінің алдын алу жөніндегі іс-шаралар жоспарын дайындады және іске асыруда.

Сыбайлас жемқорлыққа қарсы күрес жөніндегі өңірлік бағдарламаны іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері сыбайлас жемқорлыққа қарсы іс-қимылдар жөнінде бірқатар шаралар өткізді: лауазымды тұлғалардың заңсыз іс-әрекеттеріне арналған азаматтар үндеулері үшін жәшіктер орналастырылды, жәшіктерді ашуға жауаптылар тағайындалды. Басқарманың «ШҚО мұрағат қызметі» веб-сайтында «Басқарманың сыбайлас жемқорлыққа қарсы қызметі» тарауы құрылды, мұнда сыбайлас жемқорлыққа қарсы сипаттағы материалдар тұрақты жарияланып тұрады.

«Электронды үкімет» мемлекеттік бағдарламасын орындау шеңберінде Шығыс Қазақстан облысында азаматтардың сұрақтарын, үндеулерін қабылдауды қамтамасыз ететін және оларды жауапты тұлғалар өңдейтін электронды қызмет – виртуалды қабылдау жұмыс істейді. 2011 жылдың 1 жарты жылдық ішінде ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасына виртуалды қабылдау арқылы азаматтардың тұрғылықты жерін, еңбек өтілін жалақысын, мадақтамаларын және т.б. фактілерін растау туралы 84 үндеу келіп түсті.

«Болашақтың іргесін бірге қалаймыз» атты Қазақстан Республикасы Президентінің 2011 жылғы 28 қаңтардағы Қазақстан халқына Жолдауын түсіндіру іс-шаралары жоспарын іске асыру мақсатында облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында Жолдау ережелерін оқып, талдау ұйымдастырылды. ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы бастығы Жолдауды түсіндіру және насихаттау жөніндегі облыстық ведомствоаралық ақпарат-насихат топтарының басшысы ретінде Шығыс Қазақстан облысының Ұлан ауданының елді-мекендеріндегі тұрғындармен кездесулер өткізді.

Шығыс Қазақстан облысы әкімі сайтының және «Шығыс Қазақстан облысының мұрағат қызметі» web-сайтының құрылымдық рубрикаларын жаңарту үшін «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың 2011 жылға арналған негізгі бағыттары», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2010 жылы орындалуы туралы есеп», «Шығыс Қазақстан облысындағы мұрағат істерін дамытудың негізгі көрсеткіштерінің 2011 жылдың 1 тоқсанында орындалуы туралы есеп», облыстың мұрағат мекемелері бастықтарының қатысуымен өткізілген облыстық мәжілістер туралы ақпараттар, облыстың мұрағат мекемелерінің мемлекеттік сатып алулар жөніндегі жылдық жоспары және т.б. ұсынылды. Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағатының» ақпараттық сайты нәтижелі жұмыс істеуде және ақпаратпен тұрақты түрде толтырылып отырады, мұнда байланыстан, анықтамалық ақпараттан, облыстың мемлекеттік мұрағаты тарихынан басқа мәліметтердің көрсетілген базасы, анықтамалықтар, құжаттар жинақтары, кітапшалар, баяндамалар мәтіндері, сканерден өткен құжаттар да орналасқан, облыстың мемлекеттік мұрағаты, жеке шығу тегі қорлары қызметінің бағыттары бойынша қажетті барлық тараулар қарастырылған, Электронды қызметтер орталығының виртуалды қабылдауымен интеграция ұйымдастырылған.

ҚР Байланыс және ақпарат министірлігіне мемлекеттік регистрның электронды қорлар және ақпараттық жүйеге (басқарма, ШҚО ММ) Ғаламтор-қорына тіркелуі туралы сұраным жіберілді.

Құжаттар жарияланымдары мен басылымдарының 2006-2010 жылдарға арналған жоспарының орындалуы туралы ақпарат, Экономикалық даму және сауда министрлігі қызметінде және сақтау мерзімдерінің сақталуымен оның жүйесі туралы ақпарат, мемлекеттік және мемлекеттікемес мекемелерде құжатама ережелері және құжаттама басқармасына типтік жоспарларға ұсыныстармен ескертулер, мемлекеттік мұрағатардың жеке мұрағаттарымен әрекеттесуінін тәжербиелері туралы ақпарат, ҚР ҰМҚ сақталған құжаттар Ақпарат және мұрағаттар комитетіне жолданды.

ҚР ҰМҚ құру саласында облыстың мұрағат мекемелері құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдауды, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуді, ұйымдарға, мекемелерге істер номенклатурасын, сараптама комиссиялары мен ведомстволық мұрағатттар туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланктерді әзірлеуге әдістемелік, тәжірибелік көмек көрсетілді. Мемлекеттік емес формадағы ұймдармен және мекемелермен бірлесіп іс-қимыл жасауға келісімшарттар жасалды және ұзартылды. Ұйымдарда іс жүргізу жөнінде семинарлар, дәрістер өткізілді.

Мемлекеттік мұрағаттарда және ұйымдарда – Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорларын толықтыру көздерінде сақталатын жеке құрам жөніндегі құжаттардың орналасқан жері туралы анықтамаларды жасау жөніндегі жұмыс жалғасуда. Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарын жинақтау көздері – ұйымдар, мекемелер, кәсіпорындар және әлеуетті жинақтау көздерінің тізімдері жасалды.

2011 жылдың 1 жарты жылдығында мемлекеттік мұрағаттарды жинақтау саласында басқарманың сараптау-тексеру комиссиясы және ШҚО ҚЗТО СТҒӘК облыстық отырыстарында басқару құжаттамасының, 11.110 сақтау бірлігі, жеке құрамы бойынша 7.190 сақтау бірлігі, 514 сақтау бірлігінде жеке бастекті құжаттары, 423 АҚҚ ісі, ҒТҚ 67 сақтау бірлігі, 11 сақтау бірлігінде киноқұжаттар, 320 сақтау бірлігінде фотоқұжаттар, 165 сақтау бірлігі болатын 17 бірлік бейнеқұжаттарға арналған тізбелер және оларға арналған ғылыми-анықтамалық аппарат бекітілді.

Облыста ақпараттық-іздеу жүйесін құру аясында облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттарын, жеке шығу тегі құжаттарын, бейне және фото құжаттарын, істер тізбесін қайта өңдеумен құжаттарды каталогтаумен айналысды.

«Халыққа қызмет көрсету орталығы үшін ықпалдастырылған ақпараттық жүйе» ақпараттық жүйесімен жумыс басталды.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары мақалалар дайындап оларды республикалық және өңірлік БАҚ басылымдарында жариялады.

Облыстың мұрағат мекемелері мемлекеттік және мемлекетік емес ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың үлгілік ережелерін, ҚР ақпарат және мәдениет министрінің міндетін атқарушының 2009 жылғы 25 қыркүйектегі №128 бұйрығымен бекітілген, сақтау мерзімдерінің көрсетілуімен мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде қалыптасатын үлгі құжаттарының тізбесін, Ұлттық мұрағат қорларының құжаттарын жинақтауды, сақтауды, есепке алуды және пайдалануды ұйымдастыудың бірыңғай ережелерін енгізуге көңіл бөледі. Облыстың мұрағат мекемелері мен ұйымдардың іс өндірісі қызметтерінің қызметкерлеріне арнап семинарлар ұйымдастырады, кеңестік-әдістемелік көмек көрсетеді.

Облыстың мұрағат мекемелері бюджет қаражатын, соның ішінде мемлекеттік сатып алуларға бөлінген қаражатты дер кезінде игерді. Мемлекеттік сатып алулар Қазақстан Республикасының «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заңына сәйкес жүргізіледі. «Мемлекеттік сатып алулар туралы» Заң талаптары әрекетіне түсетін мұрағат мекемелеріндегі мемлекеттік сатып алулар электронды тәсілмен жүргізіледі.

Есеп беру кезеңінде «Шығыс Қазақстан облысының электронды мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенін дамыту жұмыстары жалғасуда, «Шығыс Қазақстан облысының электронды мұрағаты» бағдарламалық-аппараттық кешенін дамыту бойынша мемлекеттік сатып алулар жөніндегі конкурстың үшінші кезеңін өткізді. Бұл мақсаттарға 20 млн. 500 мың теңге бөлінді және игерілді. Нәтижесінде облыстың мемлекеттік мұрағаты мынадай жабдықтарды: 12 компьютер, А4, А3 форматты 19 сканер, мультимедиялық проектор және экран, кәсіби бейнекамера, бағдарламалық қамтамасыз ету, вирусқа қарсы бағдарламалар сатып алды.
1. Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз ету және олардың мемлекеттік есебі.

2011 жылдың 1 жарты жылдығында облыстың мемлекеттік мұрағаттарында сумен, жылумен және электрмен қамту жүйесінің жұмысына бақылау тұрақты жүргізілді. Құжаттарды сақтаудың қажетті жағдайын ұстап тұру үшін 124.406 мұрағат қоймаларында (арнайы қызметтердің көмегімен) желдету және дымқылдап сүртіп алу жолымен температуралық-ылғалдық режимді оңтайландыру жөніндегі іс-шаралар жүзеге асырылды, 55.473 сақтау бірлігі залалсыздандырылды.

Потанина, 12а көшесінде орналасқан облыстық мемлекеттік мұрағатының ғимаратын сейсмокүшейтуге бағыталған ағымды жөндеу жұмыстары жұргізіліп жатыр. Облыстың ҚЗТО-да ғимараттың жер төлелік үй-жайында өрт сөндіру жүйесін монтаждау жүзеге асырылды, мұрағат қоймаларының жылу жүретін калориферлік жүйесін жөндеу жүргізілді. Ұлан, Глубокое, Бесқарағай аудандарының мемлекеттік мұрағаттары үй-жайларға ағымдағы жөндеу жүргізді.

Ч.Валиханов, 44 және Семенова, 13 кошесінде орналасқан мұрағатқоймаларының ғимараттарында ағымды жөндеу жұмыстары жұргізілді, терезе жақтаушысы ауыстырылды, темір торлар, жана кіреберіс есік орнатылды.

Облыстың мұрағат мекемелері қорғау-өрт дабылы мен газды өрт сөндіргіш жүйесіне қызмет көрсетуге шарттар жасады. ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, ТЖ кезіндегі әрекет бойынша оқу және практикалық сабақ жүргізілді.

Есеп беру кезеңі ішінде облыстың мұрағат мекемелері құжаттардың табиғи жай-күйін жақсарту мақсатында 1.587 істе қағаз негізіндегі құжаттардың 24.957 беті қалпына келтірілді, 6.364 сақтау бірлігі тігілді, 265 іс тізімдемелерімен тігілді, 272 істер тізімдемесінің мұқабасы хатталды.

Мұрағат мекемелері 18.089 сақтау бірлігін картондады, 1670 қорап қолдан жасалды, 1531 қорап қайта шифрленді, құжаттарды мемлекеттік сақтауға қабылдау барысында 1100 ескірген жапсырмалар ауыстырылды, 3.339 жаңа жапсырмалар, 3.522 бумалар жасалды. Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 12.444 бет қайта нөмірледі, 1.245 сақтау бірлігі қайта картондалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 1.031 бет өшіп бара жатқан мәтінді, соның ішінде электронды нұсқасын қалпына келтірді.

ҚЗТО мемлекеттік мұрағатымен «Жана-Семей ауданының халықты бақылау комитеті» қорының құжаттардың құндылық сараптамасы өткізілді-100 сақтау бірлігі.

Аса құнды құжаттарды (АҚҚ) анықтау мақсатында облыстың мемлекеттік мұрағаттары есептік кезеңде 4.029 сақтау бірлігі (1481 іс - бет бойынша, 2548 іс - тақырып бойынша) қарады .Бұл «Поповтар жанұясы қоры: Валентин Егорович – геолого-минералогиялық ғылымдар кандидаты, доцент, Өскемен педагогикалық институтының табиғаттану факультетінің деканы, 1941-1945 ж.ҰОС қатысушысы; Ксения Ивановна – география ғылымдарының кандидаты, Өскемен педагогикалық институтының физикалық география кафедрасының доценті», «Керамика АООТ», «Жұмысшылар, шаруалар және қызыл армия депутаттары кеңесінің уездік атқарушы комитетінің Өскемен уездік азық-түлік комитеті», «Семей қаласының денсаулық сақтау бөлімі» қорлары және т.б. Облыстың мемлекеттік мұрағаттары 2.545 аса құнды істі анықтады. (АҚҚ) анықтау қортындылары тіркеу құжаттарында, тізімдемелерде көрсетілген және қораптарда «АҚҚ» деп белгіленген.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында есептеу мезгілі кезінде жеке текті құжаттарға қолданыс қорын жасау жумыстары жүріп жаты, онын ішінде (АҚҚ).

Электронды түрде әрі қарай сақтау үшін мұрағатшы, жазушы, өлкетанушы С.Е. Черныхтың жеке қорынан 6586 аса құнды құжаттың скан бейнесі / 133 сақтау бірлігі (3765 Мб) сканерленді. Бұлар жеке құжаттар, хат алмасулар, фотосуреттер.

Құжаттарды сандық жүйемен жөндеу төмендегідей жабдықтармен жүргізілді: «Элар ПланСкан-А» сканері (формат А3-Ц), компьютер Intel 2 DUO CPU E 6550, 2,33 Ггц, жедел есте сақтау 1,5 Гб, жесткий диск 220 Гб.

Облыстық мемлекеттік мұрағатының «Электрондық мұрағатын» толықтыру үшін «Өскемен қалалық халық депутаттары және оның атқарушы комитеті» қорының құжаттары сканерленді, барлығы 104 с.б. сканерленді, 23.121 скан-бейне (16423 м.б.) жасалды. Барлық сканерленген құжаттар «Мұрағат тіркеушісі» деректер базасына енгізілді. Жарма ауданының мемлекеттік мұрағаты «Гиоргиевка ауылының Халық депутатар советі» қорының құжаттары 2682 скан-бейнесі /95сақтау бірлігі сканерленді. Базаға барлығы 1035 сақтау бірлігі, 100.728 скан-бейне (с.қ. АҚҚ) енгізілді. Сканерден өткеннен кейін 83 сақтау бірлігі ерекшеленді және басылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты көрмелер дайындау және безендендіру үшін, жұмысқа арналып оқу залында 267 құжат сканерледі және басып шығарды. Есеп беру кезеңінде 3439 парақ көшірмесі жасалды (әлеуметтік-құқықтық сипаттағы сұраныстарды орындаған кезде зерттеушілер оқу залына және т.б.)

2011 жылғы 1 жарты жылдықтың ішінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары құжатар мен істердің қолда бары мен табиғи жағдайын тексеруді жүргізді – 78.112 сақтау бірлігі тексерілді. Сондай-ақ бұрын 2010 жылы пайдаланылуда болған істер де – 26.241 сақтау бірлігі және 3703 сақтау бірліктің санитарлық-биологиялық жай-күйі таңдап тексерілді. Тексерулер қорытындысы бойынша актілер жасалды және құжатты есепке алу және оның табиғи жай-күйі карточкалары толтырылды. 142 қордың есепке алу құжаттарын салыстырмалы тексеру жүргізілді.

Сұраныстарды орындау, оқу залында жұмыс істеу, тізімдемелерді қайта өңдеу, ҒАА жетілдіру, АҚҚ анықтау үшін мұрағат қоймаларынан есепті кезеңде 185.720 сақтау бірлігі, 38.768 іс тізімдемелерімен берілді. Облыстық мемлекеттік мұрағат уақытша пайдалануға 196 іс берді.

Мемлекеттік мұрағаттар мұрағат қоймаларында оңтайлы орналастыру мақсатында 18.685 іс және 4.610 бума мен қораптардың орны ауыстырылды.

Өрт қауіпсіздігін қамтамасыз етудің перспективалық жоспарына және 2011 жылға өрт қауіпсіздігін қамтамасыз ету бойынша іс-шаралар жоспарына сәйкес өрттен қорғану дабылына қызмет көрсету үшін облыстық мемлекеттік мұрағат «Пождитекс» ЖШС-мен келісімшартқа отырды. Кадрлық өзгерістерге байланысты ДПД құрамы туралы бұйрық жаңаланды, қызметкерлерге нұсқаулар жүргізіледі, өрт қауіпсіздігі бұрыштары жаңаланды.

Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағкат қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алу.
2011 жылдың 1 жарты жылдықта облыстың мемлекеттік мұрағаттары 2010 жылы өткен құрамға және қорлар көлеміне өзгертулер енгізу туралы мәліметтерді, 2011 жылғы 1 қаңтардағы жағдай бойынша мұрағат қорларының көлемін де жасады.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарында жаңадан 18 парақ қор жасалды, 66 парақ қор жалғастырылды, 10 қорға 35 карточка жасалды, есепке алу кітабына 89 қор енгізілді.

2011 жылдың 1 жартыжылдықта «Мұрағат қоры» бағдарламалық кешеніне ақпарат енгізуі жалғастырылды, 1 нұсқа.
2. Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыру. Ведомстволық мұрағаттарға ұйымдастыру-әдістемелік басшылық жасау және мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізуіндегі құжаттарды ұйымдастыру. Мемлекеттік емес заңды тұлғалардың және олардың бірлестіктерінің мұрағаттарымен жұмыс.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттары басқару құжаттамаларының 6.976 сақтау бірлігін, жеке құрам құжаттарының 21.716 сақтау бірлігін, жекетекті құжаттарының 551 сақтау бірлігін, ҒТҚ 516 сақтау бірлігін, бейне құжаттардың 20 сақтау бірлігін, фотоқұжаттардың 256 сақтау бірлігін, киноқұжаттарының 11 сақтау бірлігін, 3 сақтау бірлігін (264 сақтау есебі) мемлекеттік сақтауға қабылдады.

Есеп беру кезеңінде 290 ұйым бойынша құжаттама басқармасы, ведомстволық мұрағаттар қызметтері қызметкерлеріне істер номенклатурасын, ведомстволық мұрағат және сараптама комиссиясы туралы ережелерді, іс жүргізу жөніндегі нұсқаулықтарды, елтаңбалық бланкілерді, құжаттарды ғылыми-техникалық өңдеуге әдістемелік, практикалық көмек көрсетілді.

2011 жылдың 1 жартыжылдығының ішінде облыстың мемлекеттік мекемелері 232 ұйымның істер номенклатурасын: оның 17-құпия іс жүргізу, 3 – «ҚПҚ» грифімен, 1 - «құпиялық» грифімен; ұйымдардың сараптама комиссиялары туралы ережелерді, іс жүргізу туралы нұсқаулықтарды, ШҚО мемлекеттік мұрағаттары көмек көрсетті.

Сараптама комиссиялары туралы ережелері жасалды және бекітілді, ұйымның ведомстволық мұрағаты туралы ереже, 53 ұйымның ҰӨҚ бланкілері келісілді.

Мемлекеттік емес меншік түрлерінің 29 заңды тұлғаларымен іс жүргізу және мұрағат істері саласындағы өзара қарым-қатынас және ынтымақтастық жөнінде келісімшарттар жасалды және мерзімдері ұзартылды: («Гармония» отбасылық емхана, «Семей қаласының орталық қаралу емханасы» ЖМ, «Халықтық және дәстүрлі медицина орталығы» мекемесі), «Орман шаруашылығының қазақ ғылыми-зерттеу институты» ЖШС Алтай филиалы», Глубокое ауданының 8 жеке натариустарымен, «Бұқтырма су электр станциясы» АҚ, Зырян ауданының «Нотариус – 193» жеке натариусымен, жана құрылған жеке меншік мектептермен, «Е.Зейтенов» ШҚ, Бородулиха ауданының пошта байланыс торабымен, «Таулы Восток» ШҚ.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары мекемелердің, ұйымдар мен кәсіпорындардың істер номенклатурасын, сараптама комиссиялары мен ведомстволық мұрағаттар туралы ережелерді әзірлеуге және жасауға, құжаттарды ғылыми-техниалық өңдеуді жүргізуге, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдардағы құжаттандыру және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелерін, сақтау мерзімдерінің көрсетілуімен (Астана – 2009) мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде қалыптасатын үлгілік құжаттар тізбесін, Бірыңғай ережелерді енгізуге, жауапты қызметкерлерге 26 кеңес берілді, Бірыңғай ережелер......

2011 жылдың 1 жарты жылдығында облыстың мұрағат мекемелері құжаттандыру және құжаттарды ведомстволық сақтау мәселелері жөнінде 9 семинар өткізді: ШҚО Мемлекеттік мұрағаты – «Құжаттамалық қамтамасыз ету. Құжаттарды ресімдеуге қазіргі заман талаптары» тақырыбында меншіктің барлық түрлеріндегі ұйымдар мен кәсіпорындардың іс жүргізу қызметкерлері үшін 1 семинар өткізілді. Семинар «Ғылыми-техникалық ақпараттардың ұлттық орталығы» АҚ, ШҚО ҚЗТО 2 семинар өткізілді.Зайсан ауданының мемлекттік мұрағаттымен Зайсан ауданыны Шиликті ауыл округының әкім аппаратының қызметкерлерімен іс құжатты жүргізу, ведомстволық сақтау және нормативты құқықтық актілер енгізу тақырыбына жылжымалы семинар-кеңесі өтті; Глубокое ауданының мемлекеттік мұрағаттымен мемлекеттік мекемелерге «Іс жүргізу, құжаттарды реттеу және мемлекеттік мұрағатқа сақтауға тапсыру» тақырыбына семинар өткізілді.

«Мемлекеттк мемлекеттікемес мекемелерде құжаты басқару және құжаттандырудың типтік ережелері» ережесіне байланысты, құжаттандыру және құжаттармен жұмысты ұйымдастыру бойынша аудандық, қала салушылық және архитектуралық қала бөлімдері қызметкерлеріне лекция оқылды. Сонымен қатар қағаз тасмалдаушыларындағы құжаттарды дайындау және әзірлеу тақырыбына білім жұйесіндегі қызметкерлерге лекция оқылды.

ҚЗТО мемлекеттік мұрағаттымен Семей өңіріндегі іс құжат және ведомстволық мұрағат қызметіндегі қызметкерлерге (27 адам) мамандығын арттыру курстарын өткізді.

2011 жылдың 1 жарты жылдығында Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын толтыру (жинақтау) көздерінде – жеке құрам бойынша орналасқан жері туралы анықтама жасау жұмысы жалғасуда.

Кәсіпорындардың, ұйымдардың қайта таратылуымен, банкротқа ұшырауымен байланысты қызметінде Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорының ажырамас құрамдас бөлігі болып табылатын құжаттары бар жаңа мекемелер құрылуымен облыстың мемлекеттік мұрағаттарын жинақтау көздері – ұйымдар, мекемелер, кәсіпорындар және әлеуетті көздер тізімі қайта жасалды.

Ұйымдармен жұмысты есепке алу карточкаларына мәліметтерді енгізу жөніндегі жұмыс жүргізілуде, негізгі есепте болып табылатын ұйымдардың қадағалау істері тұрақты толықтырылып отырады.

2011 жылдың 1 жарты жылдығында төмендегідей іс-шаралардың 26 бейне түсірілімі түсірілді: И.В. Бердустың 105 жылдығына арналған «След на Иртышской земле»; облыстың мемлекеттік мұрағатында өндірістік сабақ; «Азиада алауы 2011 жылы Өскеменде», «Алтай буыны» әдеби бірлестігінің 90 жылдығына арналған салтанатты кеш; Скапборо Айзек Мак Кеан (АҚШ) – ШҚО ҚМ оқу залында зерттеушімен интервью алынды; қазақтың қара сөз шебері Роллан Сейсенбаевпен кездесу, «Жидебай» әдеби журналыңын тұсаукесері, «Жидебай Борилик»; филмнін тұсаукесері, «Абай әлемі» вернисажы; жазушы, ақын, өлке танушы А.И.Егоровтың 85 жылдығы; «Чистяковские чтения»; А.М.Волковтың 120 жылдығына арналған «Мен туған Алтайда өстім» аты «Волковские чтения»; А.С.Пушкин кітапханасының 115 жылдығы; ақын, жазушы, өлке танушы М.Л.Немцевтын 55 жылдығы; (Саясат қуғын-сүргін құрбандарына арналған) «Кінәсіз кінәләнған тағдырлар»; «Гребенщиковские чтения»; «Аймақ тарихы: жаңа дерекнама және ұғым, зерттеуі»; Семей бөлімінін «Нұр Отан» партиясының мүшелері жиналысында Қазақстан әйелдері 1 съезінің делегаттарымен ҚР Президентінің сайлау штабында кездесу өткізілді.

ШҚО ҚЗТО ҰОС басталғанына 70 жыл және Шығыс Қазақстан облысынан құралған әскери дивизиялардың құрылғанына 70 жыл толуына арналған іс-шаралар жоспары жасалды.
3. Ақпараттық-іздестіру жүйелерін құру, ғылыми ақпарат, құжаттарды пайдалану.

2011 жылдың 1 жарты жылдығының ішінде облыстың мемлекеттік мұрағаты тарихшы-өлкетанушы З. Қайсеновтың, фотосуретші, «Титан» газетінің штаттан тыс тілшісі И.А. Григорьевтің, музыка жүргізуші, Өскемен қаласының өнер колледжі оқытушысы, «Рудный Алтай» газетінің штаттан тыс тілшісі Н.И. Мельникованың; мұрағатшы, Өскемен қаласының мұрағатының директоры С.И.Лебедь; ССР Журналистер одағының мұшесі, ҚР Құрметті журналисті, ҰОС қатысушысы М.Ш.Мусин; Қазақ ССР халық ағартушылар үздігі, тілші Е.К.Турлыбаевтың; Өскемен қаласының құрметті азаматы А.С. Куленовтың; журналист, жазушы, ақын, ҰОС қатысушысы А.И.Егоровтың , барлығы – 586 сақтау бірлігі жазылды. Сондай-ақ, 4.021 сақтау бірлікте басқару құжаттамасы, 2.972 сақтау бірлігінде жеке құрам жөніндегі, 67 сақтау бірлігінде ҒТҚ, 11 есепке алу бірлігінде киноқұжаттар, 3 сақтау бірлігінде/45 есепке алу бірлігінде бейне құжаттар және 320 фотоқұжаттар жазылды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Тұтынушылар қоғамының Шығыс Қазақстан облыстық одағы» қоры істерін қайта өңдеу тізімін жасау жөніндегі жұмыс жалғастырыады (850 сақтау бірлігі), жұмыс баысында істер құндылығына парақтай сараптама жүргізілді, істе атаулары түзетілді.

2011 жылдың 1 жарты жылдығында облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен жеке құрлым бойынша үздіксіз сақтау істер тізбесін қалпына келтіру жөніндегі жұмыстар жұргізілді, «Горпромторг» № 6 шаруашылық кәсіпорын» 35 сақтау бірлігі және «Қазақстанкоммунистік партиясының Ұлан аудандық комитеті» қорының 120 сақтау бірлігі, «Востокмашзавод» Ғылыми-өндірістік бірлестік» қорында 131 сақтау бірлігі, «А.С.Пушкин атындағы ШҚО кітапханасы» қоры 20 сақтау бірлігі жазылды. «Геологиялық-барлау экспедициясы және «Лениногор геологы» АҚ» бірлескен қорларының 27 атауы қалпына келтірілді.

«Халық депутаттарының Өскемен қалалық кеңесі және оның атқарушы комитеті», «Семей атқарушы комитетінің құрылыс және сәулет істері бөлімі», «Лениногор қаласы әкімінің аппараты» қорлары құжаттарын каталогтауды жүргізу кезінде 481 сақтау бірлігі қарастырылды және 786 карточка жасалды. Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Өскемен қаласы әкімі» қорының құжаттарын – 34 сақтау бірлігі/580 карточка каталогтау жөніндегі жұмысты бастады.

Бейне құжаттар (28 карточка) және фотоқұжаттар (150 карточка) каталогы каталогталды және қосылды.

«Лениногорская правда», «Вечерка», «ЛЗ-Сегодня» газеттерін тақырыптық әзірлеу нәтижесінде 60 карточка жасалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатында НСА жай-күйі және есепке алу картотекасымен жұмыс жүргізілді – 95 қорға 536 карточка жасалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты «Әкімшілік-аумақтық бөлініс» мәліметтер базасымен жұмысты аяқтады (826 позиция), «Есімдер каталогы» мәліметтер базасына 3000 позиция, «Естелік кітабына» - 1790 позиция енгізілді. «Видеотека» мәліметтер базасымен жұмыс басталды.

Облыстың мемлекеттік мұрағатымен республикалық мұрағатшылар коллегиясына «Шығыс Қазақстаның мұрағат қызметі, облыстың мемлекеттік мұрағатына ақпараттық технологияны енгізу, «ШҚО электронды мұрағаты» туралы» «Шығыс Қазақстаның мұрағат қызметі» атты кітапша шығарылды.

ШҚО ҚЗТО ғылыми-насихат қызметі жоспарына сәйкес Семей ядролық сынау полигонының жабылуының 20 жылдығына арналған «Полигонға – жоқ» кітапшасы басылымға дайын тұрған.

ҰОС женісінін 66 жылдығына «Оларды құтқарылған әлем ұмытпайды......» атты альбом дайындалды.

Облыстың мемлекеттік мұрағаттары есеп беру кезеңінде облыстық, қалалық және аудандық газеттерде төмендегідей 52 мақала дайындады және жариялады: Қазақстан Республикасы Президентін сайлау алдында Н.Ә. Назарбаев туралы «Феномен – лидер», журналист, өлкетанушы, КСРО журналистер Одағының мүшесі П.А.Иевлевтың туғанына 105 жыл толуына орай «Такой знакомый и незнакомый Павел Алтайский», ҰОС Жеңісі күнінің 66 жылдығын тойлауға байланысты «Вся её жизнь посвящена людям…», «Он прошёл всю войну без ранений», «Память о Героях продолжает жить в сердцах родных и близких», «Мұрағат қорында сақталған», «Өз ісінің майталмандары», «Солдат и журналист», «Всегда в строю...», «О строительстве зоны отдыха в городе Зыряновске».

Есеп беру кезеңінде «Записки Казахского географического общества» журналында «Хахлову А.С. – 165 лет», «История энергетики ВКО в лицах – М.Ф.Кейлин, И.В.Бердус» мақалалары; анызға айналған Қозы-Көрпеш Баян-Сулу кесенесі туралы «Памятник любви» атты мақала «Қазақстан мұрағаттары» республикалық журналына жіберілді, «Чистяковские чтения» жинағында - «Документы о Г.Д.Чистякове в фондах ГА ВКО» және «Переписка Ф.М.Карбышева с М.И.Чистяковым» мақалалары жарияланды.

ЖТҚО оқу залында абайтанушы-ғалым, Қазақ КСР-нің алғашқы әнұранының авторы, профессор, Қазақ КСР мен КСРО-ның үздік ағартушысы, Абай халықаралық академиясының (Лондон) алтын медаль иегері, КСРО жазушылар Одағының мүшесі, «Алаш» халықаралық әдеби сыйлығының бірінші медалі иегері, Қазақстан жазушылар Одағының Абай халықаралық сыйлығының бірінші лауреаты Қайым Мұхамедхановтың 95 жылдығына арналған кеш-портрет өтті. Кешке Қ. Мұхамедхановтың балалары, ЖОО мен мектептер оқытушылары, қалалық газет журналистері шақырылды. Іс-шара барысында Қайым Мұхамедханов туралы фотоқұжаттар, фильм фрагменттері көрсетілді, оның даусы қосылды, Қайым Мұхамедхановтың оларға Карлагадан 1952 жылы жазған хаттары оқылды.

Мүдделі мекемелерге, мұрағатшыларға естелік және мерейтойлық күндерге 32 бастамалы-ақпараттық құжаттар дайындалып, жіберілді: Зайсан кеден учаскесі құрлғанына 130-жылдығына және Ресеймен Қытай арасындағы сауда ашылуына, жер аударылған революционер, Кедерел тас көмір кен жерін тұңғыш ашушысы Е.П.Михаэльстың 160-жылдығына, Зайсан қаласындағы приход училещесінін құрылғанының 130-жылдығына, облыстың мемлекеттік мұрағатымен Шығыс Қазақстан облысының С.Аманжолов атындағы университетіне ақпараттық құжаттар дайындады, өлке танушы, «Русских личных имен» сөздігінің құрушысы Н.А.Петровскидың 120-жылдығына, Зырян мемлекеттік мұрағатымен Зырян қаласының 220-жылдығы туралы Зырян ауданының және Зырян қаласының әкімшіліктеріне, «Заря Восток» газет редакциясына газетін 80-жылдығына.

Облыста құжаттарды пайдаланып облыстық мұрағаттарымен 16 фотоқұжаттама көрмесі дайындалды: Қайым Мұхамедхановтың 95 жылдығына арналған «Адам-аңыз», «Чистота души и совести», Лениногорецтар Совет одағы батырлары Д.И.Ефремовтың 85-жылдығына және С.К.Гуляевтың 90-жылдығына арналған «Юбилейный год», «Ол үиге женіспен оралды», «Ұланым, ұлағатты – ел мекенім», «Отан үшін ел үшін от кешкен жерлестеріміз», Қазақстан Республикасының Тәуелсіздігінің – 20 жылдығына орай: «Наш край: хроника истории Восточно-Казахстанской облости».

«Семей қ. Энциклопедиясы» топтамасы бойынша Семей қаласындағы СТР каналында 5 телебағдарлама шықты: «Ғалым, абайтанушы, ақын – Қаюм Мухамедханов», «Дала өлкесінін зерттеушісі – Н.Я.Коншин», «Ақын, философ – Шәкәрім», «Алаш-Орда шығыс бөлімі».

Облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен Женістін 66-жылдығына арналған «Я пишу тебе с войны...», Қазақстан Республикасы Тәуелсіздігінің 20-жылдығына, әйгілі қазақ ақыны Жамбыл Жабаевтың 175 – жылдығына арналған шығармашылығы мен өмірбаяны туралы «Реч народа – это я» атты мектептік сабақтар және дәрістер өткізілді. Зырян ауданының мемлекеттік мұрағатымен, мұрағат жұжаттарымен дайындалған «Біздін өлке» атты көрсетілімімен Зырян қаласының тарихы бойынша экскурсиялар және дәрістер өткізілді.

Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаты, Зырян қаласының № 10 кәсіби лицеиімен бірге ауданың және қаланың ұйымдарымен мекемелері бойынша «Я этим городом храним» ұстаздармен студенттердің жұмыстарының конкурсы өткізілді.

Зайсан ауданының мемлекеттік мұрағатты қуғын-сүргін саясат құрбандарына арналған күніне мұрағат құжаттары бойынша дайындалып сөз сөйледі.
Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаттымен Зырян ауданының әкімінің ішкі саясат аппаратымен бірге қуғын-сүргін саясат құрбандарына арналған күніне «Қасірет жылдары» атты конференция өткізілді, соның ішінде сол кезендері туралы енбек армиясың өткен Э.В.Перлинаның естеліктері бойынша видеоролик көрсетілімі өткізілді.

Жазушы А.М.Волковтың 120-жылдығына арналған «Волковские чтения» шарасында облыстың мемлекеттік мұрағаттымен «Усть-Каменогорс город моего детства» атты мультимедиялық көрсетілім, «Чистяковски чтения» шарасына «Переписка Ф.М.Карбушева с М.И.Чистяковым» алғашқы таныстыру өткізілді.Облыстың мемлекеттік мұрағатты «След на Иртышской земле» атты шығармашылық кешінде «И.В.Бердустың 105-жылдығына арналған» баяндамасымен, « «Звено Алтая» әдеби бірлестігінің 90-жылдығына шығармашылық кешінде «ШҚО ММ құжаттарында С.М.Анисимовтың эпистолярлық мұрасы» баяндамасымен қатысты.

Зырян ауданының мемлекеттік мұрағаты А.И.Егоровтың 85-жылдығының тойлауында қатысты, осы оқиғаның бейнетүсірілімі бойынша Зырян қаласынның «Алва» телевизиялық арнасында көрсетілді.

ШҚО ҚЗТО директоры ағартушы-өлкетанушы, педагог, қоғам қайраткері, тарих ғылымдарының кандидаты, доцент, М. Қозыбаев атындағы тарихи зерттеулер ғылыми орталығының директоры М.К. Кәрімовтың туғанына 60 жыл толуына орай өткен «Региональная история: новые источники и понятия, исследования» атты ғылыми-практикалық конференцияға «Сотрудничество ЦДНИ ВКО и Научного центра исторических исследований им.академика М.Козыбаева Семипалатинского государственного педагогического института» атты баяндамасымен қатысты.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты, ШҚО ҚЗТО А.С. Пушкин және Абай атындағы облыстық кітапханамен бірлесіп «Шығыс Қазақстанның айтулы және еске алу күндерінің 2011 жылға арналған күнтізбесін» жасады. Шығару мақсаты: облыстың аса мәнді саяси, қоғамдық, ғылыми және мәдени өмірі, танымал жерлестеріміздің өмірімен және қызметімен байланысты айтулы күндер туралы ақпараттандыру болып табылады.

ШҚО ҚЗТО № 6 мектеп-гимназиясының 10-11 сынып оқушыларына үшін Қ. Мұхамедхановтың мерейтойына арналған сабақтар өтті. Оқушылар «Человек-легенда» и «Чистота души и совести» көрмелерімен, Қ. Мұхамедхановтың биографиясымен және шығармаларымен танысты.

Риддер қаласының мемлекеттік мұрағатымен № 16 орта мектебінін 6-7 сынып оқушыларына сабақ өткізілді: «Наш Герой» (Совет Одағының Батыры, біздін жерлес Төлеген Тохтаров туралы). Крупская аттындағы орта мектебінін оқушыларына «Память о них будет жить вечно» тақырыбына сабақ өткізілді. Зырян ауданының мемлекттік мұрағатымен құрлыс және автокөлік колледжінің студенттеріне: «Война в судьбе моей», «Зыряновск в годы войны» тақырыптарына сабақ өткізілді. Кездесуге ҰОС қатысушысы А.И.Егоров шақырылды, сол қатерлі соғыз заманы туралы жазған шығармалары туралы әнгімеледі.

К.Мұхамедхановтың мерейтойына арналған Семей қаласының орталық кітапханасында радиотехника және байланыс колледжінің студенттерімен кездесу өткізіп ШҚО ҚЗТО мұрағатшылары атақты ғалым-абайтанушының жеке қор құжаттары бойынша хабарламамен сөз сөйледі.

Облыстың мемлекеттік мұрағаты және А.С.Пушкин аттындағы облыстық кітапханамен бірге «Чикаго-Өскемен» телекөпір ұйымдастырылды – Совет Одағының Батыры С.Н.Борзовецпен кездесті.

Өскемен қаласының кәсіптік даярлау және сервис колледжі және Қазақстандық – Америкалық еркін университетінін колледжінің «іс жүргізу және мұрағаттану» мамндығының 3 курс студенттеріне оқу-мұрағат тәжірбие өткізілді. Дәрістер оқылды: «Мұрағат ісінің тарихы», «Ақпарат құжаттамасы және каталог тұсінігі», «Жеке текті қорлар», «Әлеуметті-құқықтық сипаттардың сауалдарын орындау», мұрағатта экскурсия өткізілді.

Облыс мемлекеттік мұрағаттарының оқу залдарында 381 зерттеуші жұмыс істеді, 578 адам келді. Олар оқытушылар, студенттер, мұражай қызметкерлері, жеке адамдар. Зерттеу тақырыбы әртүрлі: өлкетану, елді мекендердің, көшелердің тарихы, ШҚО әлеуметтік-экономикалық дамуы, жеке үй салуға жер бөлу туралы шешімдер және т.б.

Есеп беру кезеңінде облыстың мемлекеттік мұрағаттарымен «Мұрағат анықтмаларын беру» мемлекеттік қызмет көрсетілді: әлеуметтік-құқықтық сипаттағы 26.247 сұраныс түсті, оның 27.478 (Қазақстан азаматтарынан – 22.900, ТМД елдерінен – 4.578) орындалды; оның 22.899 оң жауаппен қайтарылды. ҚР СІМ тарапынан 21 сұраныс түсіп, орындалды.

Облыстың мұрағат мекемелері 2011 жылдың 1 жарты жылдығы ішінде облыстың мұрағат қызметкерлерін кезекті атестациялауды және жұмысқа жаңадан қабылданғандарды аттестациялауды өткізді.

Кәсіби білім алу жоспарында Шығыс Қазақстан облысының мемлекеттік мұрағаты мұрағатшылары «Мұрағат жүргізу және іс жүргізу», «Тарих және мұрағат жүргізу», «Мемлекеттік және жергілікті басқару» мамандықтары бойынша жоғары және орта арнайы оқу орындарында білім алады.

2011 жылдың 1 жарты жылдығында мемлекеттік сатып алулар жөніндегі 2011 жылға арналған жоспарға сәйкес мемлекеттік сатып алулар жөніндегі жұмыстар жүргізілуде.

ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы мамандары оқу жоспарына сәйкес Мемлекеттік қызметшілердің біліктілігін арттыру және қайта даярлаудың Шығыс Қазақстан өңірлік орталығында, Шығыс Қазақстан өңірлік орталығында қазақ тілін оқыту бойынша оқып жатыр.

Облыстың мұрағат мекемелері ұжымдарында 8 наурыз, Наурыз, 1 мамыр, 9 мамыр мейрамдарын мерекелеуге арналған салтанатты іс-шаралар өткізілді.

Облыстың мемлекеттік мұрағат мекемелері ұжымдарында: «Болашақтың іргесін бірге қалаймыз» атты Қазақстан Республикасы Пезидентінің кезекті Жолдауы, Президент өкілеттілігін ұзарту, Қазақстан Республикасы Президентінің кезектен тыс сайлауына дайындалу туралы референдум талқыланды.

Есеп беру кезеңінде облыстың мұрағат мекемелері қажеттілігі шегінде компьютерлер мен ұйымдастыру техникаларын сатып алды, компьютерлер мен ұйымдастыру техникаларына қызмет көрсету және жөндеу, локальды есептеу желілерін реттеу, вирусқа қарсы бағдарламалар орнату, қажетті драйверлер орнату, «Тұлғалардың үндеулерін бірыңғай есепке алу» (ТҮБЕ) автоматтандырылған ақпараттық жүйесін іске қосу және жаңарту жүргізілді.

ШҚО мұрағаттар және құжаттама басқармасы және облыстың мемлекеттік мұрағаттары қызметкерлері ақшалай қаражат жинап оны Шығыс азақстан облыстық «Парыз» қайырымдылық қорына аударды.

Мұрағатшылар апталық сембіліктерде жинау және мұрағат ғимаратының іргелес ауданың сонымен қатар бекітілген аумақтарын көгаландыру жұмыстарында қатысты.

Орындаған: А. Сүлейменова