Басшылар мен мамандар кұжаттарға қойылатын негізгі талаптарды білуі тиіс

• Құжаттарды өкілетті органдар немесе тиісті билігі бар лауазымды адамдар шығаруы тиіс;
• Құжаттар қолданылып жүрген зандарға кайшы келмеуі тиіс;
• Құжаттар дұрыс болуы және нақты басшылық ету міндеттеріне жауап беруі, яғни нақты мерзімге негізделуі, әрі айқын ұсыныстары немесе нұсқаулары болуы тиіс;
• Құжаттар белгіленген нышан бойынша жасалуы тиіс;
• Қүжат нышаны кәсіпорын алдына қойылған мақсатқа және қабылдаған жүмыс тәсіліне сай келуі, орындауға ыңғайлы болуы тиіс;
• Құжаттар мәліметтерді логикалық және күні бұрын әзірленген тәртіпке тіркеуді қамтамасыз етуі, мәліметтердің тиісті тақырыпшаларын, графа атауларын тауып алу оңайлатылуы тиіс;
• Құжат нышаны қажетті жазуларды енгізуге ыңғайлы болуы тиіс;
• Құжаттар дәл, айқын, кысқа, сенімді толтырылуы тиіс. Құжат мазмұнын баяндау;

а) дәл, яғни нақты жағдайды көрсету;

б) толық — мәселені шешуге байланысты барлық жағдай қарастырылуы;

в) айқын, яғни қарапайым тілмен баяндалуы;

г) сенімді — толық негізделуі және дәлме-дәл дәлелденуі тиіс.

Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру шартты түрде екіге бөлінеді

Құжаттарды уақтылы және сауатты дайындап, ресімдеуді ұйымдастыру

Құжаттармен жұмыс жүргізуді ұйымдастыру

Қазақстан Республикасында құжаттарды жасау және олармен жұмысты ұйымдастырудың жалпы талаптары Қазақстан Республикасының Мәдениет, ақпарат және қоғамдық келісім министрлігінің Мұрағаттарды және құжаттаманы басқару жөніндегі комитеті Төрағасының 2003 жылғы 29 сәуірдегі «Қазақстан Республикасының мемлекеттік ұйымдарында құжаттау және құжаттаманы басқарудың үлгі ережелері туралы» № 33 бұйрығымен белгіленген. Ережелер құжаттармен жүргізілетін жұмыстардың негізгі бағыттарын белгілейді Олар: • құжаттардың бір ізге келтірілуі; • Құжаттар айналымын ұйымдастырудың негізі; • Құжаттардың номенклатурасын құрастыру негізі; • Құжаттарды істерге қалыптастыру, мұрағат жұмысының негіздері

Құжат функцияларын жалпы және арнайы функциялар деп екі салаға бөлуге болады. Жалпы функциялар құжаттардың бәріне ортақ. Ал арнайы функциялар – құжаттардың тек шектеулі топтарына ғана тән. Құжаттың жалпы функцияларына мыналарды жатқызуға болады:

1) әлеуметтік – құжат әлеуметтік мәнге ие объект болып табылады, өйткені ол әлеуметтік қажеттіліктен туындаған әрі сол әлеуметтік жүйеде жүзеге асырылады;

2) ақпараттық – құжат ақпаратты жазып алу, сақтау және тарату құралы ретінде қызмет етеді;

3) қарым-қатынастық – құжат қоғамдық құрылымдар мен жеке адамдар арасында байланыс құралы ретінде жүреді, ол жай хабарландырып қана қоймайды, сонымен бірге қоғамдық сананы шоғырландырып, бірыңғай пікір қалыптастыруға, ұжымдық реакция туғызуға, бүкіл қауымды жұмылдыруға ықпал етеді;

4) мәдени – құжат әлеумет тәжірибесі мен мәдени дәстүрлерді бекіту және оларды болашаққа қалдыру құралы ретінде қызмет етеді;

Құжаттың арнайы функцияларына мыналар жатады:

1) құқықтық –құжат қоғамдағы құқықтық нормалар мен құқықтық қарым-қатынастарды бекіту және өзгерту құралы ретінде қызмет етеді. Хабарланып отырған мәліметтерге, оқиғаларға баға беру арқылы құжат құқықтық сананың қалыптасуына, мінез-құлықтың әлеумет тарапынан қолдау тапқан үлгілерін әзірлеуге, моральдық-этикалық нормаларды игеруге ықпал етеді;

2) дәрістік –құжат жинақталған әлеуметтік тәжірибелерді ой елегінен өткізе отырып, бұл жөніндегі білім қазынасын ұрпақтан ұрпаққа жеткізуге көмек береді, тұлғаның қалыптасу процесіне қатысады;

3) танымдық –құжат ой елегінен өткізіліп жазылған мәтін негізінде шындықтың неғұрлым ауқымды, абстрактылы, теориялық үлгісін жасауға мүмкіндік береді.

4) басқарушылық –құжат басқару құралы болып табылады, қоғам мүшелерінің ұжымдық қызметін мейлінше тиімді ұйымдастыру мақсатына сәйкес жоспарлау, үйлестіру және реттеу ісіне көмектеседі;

5) мемориальдық –құжат қоғамның, ондағы жекелеген құрылымдардың дамуы туралы және дербес тұлғалар жайлы тарихи дерек көзі ретінде көрінеді;

6) есептік –құжат өндірістік және шаруашылық қызметтің барлық кезеңдерінде атқарылған жұмыс процестерін сүзгіден өткізіп отыратындықтан, оның нәтижелерін есептеп шығаруға мүмкіндік береді.

7) эстетикалық –құжат өзінің материалдық негізі құрамына болмысты образды-көркем игеру нәтижелерін түсіру арқылы жинақтап қорытылған эстетикалық тәжірибелерді сақтайды және таратады;